Les trois paramètres les plus importants sont les suivants :

Si ces trois paramètres sont correctement définis, il est dans tous les cas possible d'établir un décompte techniquement correct.

Il est important de remplir le formulaire de facturation dans l'ordre. Complétez les champs du formulaire de décompte de haut en bas. La saisie sera ainsi simple et rapide.

Si vous avez des questions, cliquez sur le point d'interrogation en haut à droite de votre compte. La fenêtre de chat s'ouvrira. Vous pourrez y poser vos questions à notre chatbot ou demander à être mis en relation avec un collaborateur du support.

Dans la configuration, sélectionnez la spécialité "Centres de mouvement et de santé ou centres de fitness".

Le tarif est également disponible dans quelques autres spécialités.

Selon les informations dont nous disposons, le fournisseur (par exemple le studio, le centre de santé ou la succursale) doit être enregistré comme fournisseur de prestations.

Les fournisseurs de prestations salariés peuvent également être enregistrés, mais dans la section "Autres thérapeutes". Ils pourront ensuite être sélectionnés lors de la saisie des différentes prestations.

Enregistrez le "VPT pour LCA" dans l'onglet "Configuration", section "Configuration facture". Celui-ci correspond au prix d'une minute de votre prestation. Vous pouvez donc diviser votre tarif horaire par 60 et saisir le résultat dans ce champ.

Ce VPT de base est utilisé automatiquement pour calculer le prix des prestations facturées à la minute ou par tranche de 5 minutes. Le tarif 595 contient quelques chiffres tarifaires facturés par tranche de 5 minutes. Ils concernent principalement les prestations proposées par les centres de santé, comme les piscines couvertes et les centres de fitness.

Laissez tous les autres VPT dans la configuration de la facture avec leur valeur par défaut.

Dans l'onglet "Saisir décompte", la zone de saisie des prestations est affichée sur un fond gris clair. Toutes les prestations ajoutées au décompte sont répertoriées dans la partie inférieure de cette zone grisée.

Attention : La loi LCA doit être sélectionnée. Ce n'est qu'à cette condition que les tarifs appropriés seront disponibles pour la saisie des prestations.

Commencez par sélectionner la date de la prestation à l'aide du calendrier.

La date de la prestation n'est pas la même que la date de la facture. La date de la facture n'est définie que lorsque la facture est envoyée ou finalisée. Lors de la saisie des prestations, vous devez indiquer la date à laquelle la prestation a été fournie ou le premier jour de l'abonnement.

Avec le tarif 595, il n'est pas possible de saisir une période avec une date de début et une date de fin. Sélectionnez la date à partir de laquelle la prestation (l'abonnement) est valable.

Dans le champ "Thérapeute", le fournisseur de prestations enregistré dans la configuration est automatiquement sélectionné. Si la prestation a été fournie par une personne salariée, celle-ci peut être sélectionnée dans ce champ.

Si les paramètres de base (spécialité et loi) sont correctement définis, le tarif 595 peut être sélectionné dans le champ "Tarif" lors de la saisie des prestations.

Selon le chiffre tarifaire utilisé, la saisie des prestations se déroule différemment. Remplissez les différents champs de saisie dans l'ordre. Vous pouvez ainsi être certain que tous les champs nécessaires apparaîtront automatiquement pour établir une facture techniquement correcte.

Le champ "Chiffre tarifaire" est également un champ de recherche. Si vous y saisissez un nombre ou un mot, l'ensemble du tarif est parcouru.

Cliquez sur l'un des résultats de la recherche pour le sélectionner.

Les chiffres tarifaires destinés aux prestations des centres commencent par 10 (chiffres tarifaires 1001 à 1013).

Il existe également le chiffre tarifaire 1101 pour facturer un forfait en cas de rendez-vous manqué. Le chiffre tarifaire 1100 est prévu pour un forfait couvrant des frais administratifs, par exemple des frais d'inscription ou d'ouverture de dossier.

Il existe également le chiffre tarifaire 9999 pour les prestations qui ne correspondent à aucun autre chiffre tarifaire.

Dès qu'un chiffre tarifaire est sélectionné, tous les champs de saisie supplémentaires correspondant à ce chiffre tarifaire apparaissent automatiquement.

Le champ "Description" se trouve directement sous le champ "Chiffre tarifaire". Il est automatiquement rempli avec le même texte que celui affiché dans le champ "Chiffre tarifaire". Ce texte peut être remplacé, complété ou adapté.

Pour la plupart des chiffres tarifaires du tarif 595, un prix individuel doit être saisi dans le champ "Prix". Pour ces chiffres tarifaires, le prix correspond au prix par unité (par exemple le prix d'un abonnement mensuel ou d'une leçon individuelle).

Seuls les chiffres tarifaires facturés par tranche de 5 minutes font l'objet d'un calcul automatique du prix par le système.

Si vous sélectionnez un chiffre tarifaire portant la mention "par 1 leçon" ou "par 1 mois", vous devez saisir dans le champ "Prix" le prix d'une leçon ou d'un abonnement mensuel.

Le prix individuel saisi dans le champ "Prix" est multiplié par la valeur du champ "Nombre".

Si vous avez sélectionné un chiffre tarifaire comportant, par exemple, la mention "par 1 leçon" ou "Entrée individuelle", vous pouvez indiquer le nombre, si nécessaire.

(Ce champ n'apparaît pas lorsqu'un chiffre tarifaire facturé "par 5 minutes" est sélectionné.)

Pour certains chiffres tarifaires du tarif 595, le champ "Nombre de participants" est affiché. Cela concerne les chiffres tarifaires destinés aux cours en groupe. Le prix du cours collectif est réparti entre le nombre de participants.

Quelques chiffres tarifaires destinés aux prestations des centres (chiffres tarifaires 1007, 1009 et 1010) sont facturés par tranche de 5 minutes. Dans ces cas, le champ "Prix" est déjà prérempli avec le prix correspondant à 5 minutes. Le système calcule automatiquement ce prix sur la base du "VPT pour LCA" enregistré dans la configuration.

En règle générale, il n'est donc pas nécessaire de modifier la valeur du champ "Prix". Laissez simplement la valeur proposée et saisissez uniquement la durée de la prestation (durée du traitement ou de la séance) dans le champ "Minutes".

Pour ces chiffres tarifaires, il suffit de compléter le champ "Minutes". Saisissez-y la durée de la séance.

Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser ce champ sur la valeur 1.

Le champ de saisie "Séance" est uniquement nécessaire lorsque plusieurs traitements ont eu lieu le même jour. Dans ce cas, les différentes séances peuvent être numérotées dans ce champ.

Le champ de saisie "Remarque" est le dernier champ disponible lors de la saisie des prestations. Vous pouvez y décrire plus précisément la prestation ou ajouter une référence.

(Il existe également un champ de texte "Remarques", mais celui-ci ne se trouve pas dans la zone grisée de saisie des prestations et doit rester vide.)

Lorsque vous avez saisi une prestation, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter".

Une liste de toutes les prestations ajoutées apparaît dans le formulaire de facture.

Les prestations ajoutées peuvent être modifiées en cliquant sur le bouton "crayon" visible à droite.

Le bouton "corbeille" permet de supprimer une seule prestation de la facture.

Le bouton "plus" sert à référencer les prestations et n'est pas pertinent pour le tarif 595.

Avec le tarif 595, il est notamment possible de saisir des abonnements mensuels.

Dans le tarif 595, il existe des chiffres tarifaires spécifiques pour les abonnements mensuels. Soit une facture séparée est créée pour chaque mois avec une seule position correspondant à un mois, soit une facture groupée est créée.

Pour saisir un abonnement annuel, vous pouvez saisir un abonnement mensuel et ensuite indiquer 12 dans le champ "Nombre".

Attention : Les abonnements annuels qui sont par exemple payés en douze mensualités ne peuvent pas être représentés avec cette méthode. Vous devez créer une facture séparée pour chaque mensualité.

Chez Medical Invoice, nous ne pouvons malheureusement pas vous indiquer avec une certitude absolue comment vos prestations doivent être saisies. Dans le domaine de la LCA en particulier, les assurances disposent d'une grande liberté. En cas de doute, il est préférable de vous renseigner auprès de l'assurance complémentaire concernée afin de savoir comment la prestation doit être saisie.

Dans le tarif 595, il n'existe pas de chiffre tarifaire spécifique pour les abonnements de 10 séances. Il est probable que les assurances attendent qu'une position correspondant à une entrée individuelle soit saisie avec une "Nombre" de 10.

Prestations de centres : Dans le tarif 595, il faut utiliser un chiffre tarifaire correspondant à une entrée individuelle pour saisir un abonnement hebdomadaire. Pour cela, indiquez 7 dans le champ "Nombre". Le prix est automatiquement multiplié par le nombre.

Les abonnements hebdomadaires correspondent à 7 entrées journalières.

Prestations de centres : Pour les abonnements dont la durée du contrat est supérieure à 12 mois, une ligne de prestation distincte doit être saisie à partir du 13e mois. Il en va de même pour une durée de contrat de 24 mois.

Dans le cas d'un abonnement pluriannuel, une ligne (prestation) distincte doit être saisie pour chaque année.

Remarque : Nous sommes actuellement encore en discussion avec les organismes compétents afin de déterminer quelle serait la meilleure solution concernant la date de facture.

Normalement, les assurances complémentaires ne remboursent pas les prestations qui n'ont pas encore été fournies. Si la date de la prestation (date du traitement) indiquée sur le justificatif de remboursement se situe dans le futur, le remboursement au patient est en règle générale refusé.

C'est pourquoi il n'est pas possible de sélectionner dans Medical Invoice une date de facture antérieure à la dernière date de prestation. En d'autres termes, il n'est pas possible d'établir une facture avant que la prestation n'ait été fournie.