Lien vers le chapitre dans lequel vous trouverez des explications détaillées sur la facture TG et le justificatif de remboursement : Facture TG et justificatif de remboursement

Un peu plus bas dans l'onglet, "Configuration" vous trouverez l'option "Soumis à TVA". Cette option ne doit pas être remplie par tous les prestataires. Si vous ne savez pas si vous êtes assujetti, veuillez vous renseigner auprès des services compétents.

https://www.estv.admin.ch/estv/fr/accueil/taxe-sur-la-valeur-ajoutee.html

Saisissez ici vos coordonnées bancaires. Normalement, les données du fournisseur de prestations sont également utilisées pour l'auteur de la facture. Toutefois, si vous souhaitez saisir un auteur de la facture distinct, vous pouvez le faire dans la section "Auteur facture".

Dans la section "Configuration facture", vous pouvez saisir les valeurs de point tarifaire standard, qui sont ensuite utilisées automatiquement par le système pour calculer le prix de la prestation.

Le délai de paiement ainsi qu'un texte de rappel peuvent également être saisis dans cette section de la configuration.

Si vous établissez des factures avec le tarif 590, vous souhaitez peut-être appliquer un certain taux horaire.

L'équipe d'assurance de la médecine complémentaire (Versichererteam Komplementärmedizin) a souhaité que le TP/prix et le TPW soient conformes au standard du formulaire PDF 590. Medical Invoice calcule donc en arrière-plan le TP/prix pendant 5 minutes. De cette manière, la VPT apparaît toujours comme 1.00 sur la facture/ le justificatif de remboursement.

Vous pouvez uniquement saisir le premier numéro. Ensuite, les numéros de facture sont attribués automatiquement par le système.

Vous pouvez laisser le paramètre tel quel. Dans ce cas, la numérotation des factures commencera à 1.

Cette section doit uniquement être remplie si l'auteur facture (le titulaire du compte bancaire saisi dans la section "Informations paiement") n'est pas la même personne que le fournisseur de prestations.

Si, par exemple, le cabinet ou l'entreprise doit être indiqué comme facturier, vous pouvez le saisir dans la section "Auteur facture".

Dans l'onglet "Saisir décompte", la loi LCA est alors automatiquement sélectionnée pour vous.

Avec le tarif 590, il faut établir une facture TG qui doit être adressée aux patients. Le justificatif de remboursement correspondant est transmis par les patients à l'assurance complémentaire. C'est pourquoi la loi LCA doit être choisie.

Dans la zone sur fond gris clair de l'onglet "Saisir décompte", vous pouvez saisir les différentes prestations. Chaque prestation possède sa propre date, correspondant à la date à laquelle elle a été effectuée.

La date de la facture est définie uniquement lors de la finalisation de la facture.

Dans Medical Invoice, vous disposez automatiquement des tarifs corrects pour l'établissement des factures.

Pour que vous puissiez sélectionner ces tarifs, il faut que vous ayez sélectionné dans la configuration la spécialité Médecine empirique / alternative / complémentaire (tarif 590).

Une fois que vous avez choisi le bon tarif, il vous reste à trouver le bon chiffre tarifaire. Chaque tarif contient de nombreux chiffres tarifaires (par exemple, dans le tarif 590, le chiffre 1034 correspond à la thérapie craniosacrale).

Le tarif et son contenu sont des documents officiels. Medical Invoice met en œuvre les tarifs, mais nous n'avons aucune influence sur les chiffres tarifaires qu'ils contiennent. Nous ne pouvons pas non plus les modifier.

Si vous trouvez que votre prestation n'est pas correctement représentée dans le tarif, vous pouvez vous adresser à votre association professionnelle pour que le tarif soit adapté.

Temps, durée du traitement, durée de la prestation

Le champ "Nombre" a été remplacé par le champ "Minutes". Saisissez simplement la durée du traitement en minutes. Par exemple 60 pour une durée de traitement d'une heure ou 90 pour une durée de traitement de 1,5 heure.

Après l'enregistrement de la prestation, vous verrez en bas dans la liste des prestations saisies que le système a automatiquement converti les minutes en nombre en arrière plan, conformément aux exigences du standard de facturation XML 5.0. Vous n'avez plus besoin d'effectuer la conversion vous même.

Si vous avez organisé plusieurs sessions le même jour, vous pouvez les numéroter dans le champ "Sessions".

Normalement, vous n'avez pas besoin de saisir ou de modifier le prix manuellement.

Le système calcule automatiquement ce prix sur la base de la valeur du point tarifaire standard que vous avez enregistrée dans la configuration.

Le prix indiqué dans ce champ correspond à 5 minutes de thérapie.

Vous pouvez à tout moment remplacer ce prix si vous souhaitez facturer un autre montant pour une prestation donnée. Veuillez toutefois noter qu'avec le tarif 590, le prix doit dans la plupart des cas être saisi pour une durée de 5 minutes.

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour enregistrer une prestation individuelle dans la facture.

Les prestations enregistrées apparaissent dans une liste avec les colonnes "Date", "Nom du chiffre tarifaire", "Nombre", "Séance", "PT/Prix", "VPT" et "Montant". Le système remplit automatiquement ces colonnes. Il vous suffit de remplir correctement les champs de saisie lors de l'enregistrement de la prestation pour que le système reprenne correctement ces informations.

À droite des prestations ajoutées, plusieurs icônes sont disponibles :

Une fois toutes les prestations saisies, vous pouvez enregistrer la nouvelle facture. Celle-ci s'ouvre ensuite automatiquement dans l'onglet "Factures".

Pour cela, il faut ouvrir l'onglet "Factures". Toutes les factures que vous avez déjà créées sont listées ici.

Toutes les factures ont un statut. Les factures qui n'ont pas encore été finalisées ont le statut "OUVERT". Le statut "OUVERT" signifie qu'aucune date de facture n'a encore été définie.

Les filtres de statut disponibles permettent de limiter la sélection des factures affichées.

En premier lieu, la facture doit être finalisé. Ce n'est que par la suite qu'on doit l'imprimer. Lors de la finalisation, la date de la facture est définie. Après la finalisation, les factures ont le statut "Prêt à imprimer".

Il est très important de choisir une date de facturation et de finaliser correctement la facture.

Si le statut d'une facture patient est "NON ENVOYÉ", cela signifie que la facture n'a pas encore été finalisée. En d'autres termes, aucune date de facturation n'a encore été définie.

Afin d'éviter que les factures soient refusées par les assurances, certaines restrictions s'appliquent au choix de la date de facturation. Vous disposez d'une plus grande liberté pour les factures de patients avec justificatif de remboursement (factures TG). Les factures TG peuvent être établies jusqu'à 30 jours à l'avance. Ainsi, en cas d'absence pour cause de vacances, par exemple, les factures peuvent être préparées et finalisées jusqu'à 30 jours à l'avance.

Avec l'option "Générer un PDF", il est uniquement possible de générer un aperçu provisoire pour une facture ayant le statut "OUVERT".

Pour envoyer les factures, cliquez sur l'option "Envoyer par e-mail / courrier postal".

La fenêtre "Finaliser la facturation" s'ouvre. Un calendrier est disponible dans cette fenêtre, vous permettant de sélectionner la date de la facture. En cliquant sur "FINALISER", vous définissez la date de la facture.

Dans l'onglet "Factures", le statut de la facture a été automatiquement placé sur "Prêt à imprimer" après la finalisation.

Une facture avec ce statut ne peut pas être supprimée. L'icône "Poubelle" est grisée.

La facture reste dans ce statut jusqu'à ce qu'il soit modifié manuellement en "Payé".

Veuillez contrôler les versements dans votre compte bancaire et adapter le statut de la facture en conséquence.

Après avoir cliqué sur "FINALISER", la fenêtre de dialogue "Générer le PDF" s'ouvre. Dans cette fenêtre, vous pouvez positionner l'adresse du destinataire à droite ou à gauche (le paramètre par défaut est à droite). Vous pouvez également sélectionner ici la langue du document et, si nécessaire, choisir l'option d'impression "Sans bulletin de versement". Une fois toutes les options souhaitées sélectionnées, cliquez sur le bouton vert "Générer le PDF".

Dans la fenêtre suivante, le fichier qui vient d'être généré peut être ouvert au format PDF et (si vous le souhaitez) enregistré sur votre propre ordinateur.

L'option "ENVOYER UN LIEN DE TÉLÉCHARGEMENT" remplace le bouton utilisé précédemment pour l'envoi des factures par e-mail aux patients.

Une nouvelle fonction a été introduite dans Medical Invoice, permettant de transmettre en toute sécurité des documents tels que les factures destinées aux patients (factures TG) et les copies destinées aux patients. L'envoi s'effectue au moyen d'un lien de téléchargement vers notre portail patient. Les patients reçoivent du fournisseur de prestations un e-mail contenant un lien permettant de télécharger le document concerné en toute sécurité. Cette solution est plus sûre que l'envoi traditionnel par e-mail.

Voir également : Envoi sécurisé aux patients

Après avoir cliqué sur "Ouvrir le fichier", la facture TG s'ouvre normalement dans votre navigateur.

Depuis la fenêtre du navigateur, le fichier peut être directement imprimé ou téléchargé sur l'ordinateur personnel :

Selon le type d'ordinateur / de navigateur utilisé, cette fenêtre peut se présenter très différemment.

Pour générer à nouveau la facture, il est possible de cliquer sur l'option "Générer le PDF" pour une facture patient ayant le statut "PRET À IMPRIMER".

Dans Medical Invoice, une nouvelle fonctionnalité a été introduite permettant de transmettre en toute sécurité aux patients des documents tels que des factures patients (factures TG) et des copies destinées aux patients.
La transmission s’effectue via un lien de téléchargement vers notre portail patients.

Les patients reçoivent de la part du prestataire une e-mail contenant un lien, leur permettant de télécharger le document concerné de manière sécurisée. Cette solution est plus sûre que l’envoi traditionnel par e-mail.

L’ancien bouton permettant l’envoi par e-mail aux patients a été supprimé. À la place, cette nouvelle fonctionnalité est désormais disponible pour envoyer des documents de manière sécurisée via le portail patients.

Voici un lien pour des instructions : Envoi sécurisé aux patients

Envoi par e-mail:

Étant donné que les factures et les justificatifs de remboursement contiennent des données sensibles, nous vous déconseillons de les envoyer par e-mail.

Si vous avez obtenu le consentement écrit de vos patients, vous pouvez bien sûr envoyer les factures téléchargées en pièce jointe à un e-mail. L'envoi direct par e-mail non sécurisé n'est pas disponible dans Medical Invoice.

Si le montant total est payé en espèces par vos clients, le champ "Montant prépayé" ne doit pas être utilisé.

Dans ce cas, vous devez créer une facture normale. Ce n'est que plus tard, dans la boîte de dialogue d'impression (lors de la finalisation de la facture), que l'option "sans bulletin de versement" doit être sélectionnée. Seul le justificatif de remboursement est alors généré, sans partie paiement.

Si une facture d'un montant nul est créée, aucune partie paiement (bulletin de versement avec code QR et IBAN) ne sera imprimée.

Ce champ "Montant prépayé" est réservé aux paiements partiels.

Veuillez ne pas saisir d'acompte si le patient a déjà réglé la facture TG en espèces. Dans ce cas, il est nécessaire de créer une facture patient normale avec un document de remboursement. Par la suite, il sera possible d'imprimer que justificatif de remboursement sans la partie paiement.

Le montant total est indiqué sur le justificatif de remboursement. Tout acompte éventuellement versé est déduit du montant total, ce qui réduit le montant de la facture (sur le justificatif de remboursement) du montant correspondant. (Si le montant total est ramené à zéro en raison d'un acompte, aucune facture patient n'est alors émise).

Les montants suivants sont indiqués sur la facture du patient :

Pour facturer un rapport formalisé, vous pouvez sélectionner le chiffre tarifaire 1253 dans le tarif 590. Pour facturer un rapport non formalisé, le chiffre tarifaire 1254 est disponible.

Chaque assurance a des exigences différentes en matière de rapport. En règle générale, le rapport et le justificatif de remboursement sont transmis par vos patients/clients à leur assurance. Toutefois, si l'assurance exige que la facture lui soit envoyée directement, vous pouvez saisir l'adresse de l'assurance dans les données du patient en tant qu'adresse postale alternative.

Pour ce faire, ouvrez les données du patient dans l'onglet "Patients" (avec le symbole "crayon") et faites défiler vers le bas. En bas de la fenêtre, sélectionnez l'option "Adresse alternative (parents, tuteur, curateur)". Ensuite, les champs pour saisir l'adresse postale alternative apparaissent en bas. Saisissez l'adresse de l'assurance du patient.

Si vos clients/patients sont d'accord, vous pouvez maintenant sélectionner la deuxième option "L'adresse alternative est destinataire de la facture".

Désormais, chaque nouvelle facture TG créée ou finalisée sera adressée à l'assurance jusqu'à ce que vous désélectionniez l'option "L'adresse alternative est destinataire de la facture".

Dans Medical Invoice, les tarifs appropriés sont automatiquement disponibles pour l'établissement de vos factures, à condition que vous ayez sélectionné la bonne loi, à savoir la LCA.

Cas particulier :

354 KVG-FL : Médecine alternative au Liechtenstein (uniquement lorsque la loi LAMAL est sélectionnée)

Pour l’enregistrement des médicaments homéopathiques et anthroposophiques, le tarif 401 LS Groupe thérapeutique 70 (Homoeopathie / Anthroposophie /Médicaments relevant de l'immunothérapie spécifique) peut être utilisé, entre autres.

Pour l’enregistrement des médicaments homéopathiques et anthroposophiques, deux structures tarifaires différentes sont possibles :

Il s’agit des tarifs :

Ces tarifs peuvent être sélectionnés dans le champ "Tarif", à condition que la spécialité "Médecine d’expérience, alternative et complémentaire" ait été enregistrée dans la configuration.

Dans le champ "Chiffre tarifaire", il faut saisir le numéro figurant sur l’étiquette du médicament.

Le tarif 999 Autres : ce tarif a été supprimé, il est possible de sélectionner à la place le "Tarif spécifique à l’assurance".

Si le champ "Tarif" contient "Tarif spécifique à l’assurance", un nouveau champ de saisie avec le code tarif 999 apparaît. Vous pouvez y saisir votre propre libellé.

Veuillez vous renseigner auprès de l’assurance complémentaire pour savoir quel code tarif utiliser.
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L'utilisation du tarif 590 ou 999 ne garantit pas aux thérapeutes que les prestations seront remboursées par l'assureur. Les assureurs sont libres de fixer leurs propres conditions dans le domaine des assurances complémentaires (LCA). Cela signifie que chaque assureur décide lui-même si et quelles prestations sont remboursées conformément à ses conditions d'assurance.

Si, par exemple, vous sélectionnez un code tarifaire qui est facturé à la pièce, les champs de saisie "Prix" et "Nombre" apparaissent automatiquement. Dans ce cas, le système ne calcule bien entendu pas automatiquement le prix. Celui-ci doit être saisi manuellement.