Certains prestataires sont actifs dans plusieurs cantons ou fournissent des services dans plusieurs spécialisations. Ils peuvent posséder plusieurs numéros RCC. Dans ces cas, il est intéressant d'enregistrer un profil de configuration alternative (par exemple avec un numéro RCC différent) qui pourra être sélectionné lors de l'établissement des factures.
La création de profils de configuration alternatifs est une fonction disponible dans l'abonnement PRO.
Les profils de configuration mémorisés peuvent être sélectionnés lors de la saisie des factures :
RCC = Registre des codes-créanciers, https://apps.sasis.ch/zsr/fr/kurzversion
La configuration initiale reste la configuration principale du compte.
La spécialité enregistrée dans la configuration principale influence les options disponibles lors de l'envoi. Si la spécialité "Médecine alternative" est enregistrée dans la configuration principale, l'envoi via MediData n'est pas disponible dans le compte Medical Invoice.
Les profils de configuration alternatifs une fois créés ne peuvent plus être supprimés. Une fonction permettant leur suppression est toutefois en cours de planification.
Création d'un nouveau profil de configuration
L'onglet "Configuration" a été divisé en plusieurs sections. La première est la configuration principale.
Pour créer un profil alternatif, cliquez sur +Nouvelle configuration
Sélectionnez un nom pour le nouveau profil
Les informations de la configuration principale sont transférées au nouveau profil et doivent être modifiées si nécessaire.
Presque tous les détails de la configuration principale peuvent être modifiés dans les profils alternatifs. Par exemple, une spécialisation et un numéro ZSR différents peuvent être saisis.
Aussi le GLN du prestataire principal peut être modifié.
Cliquez sur le bouton vert "REPRENDRE" pour enregistrer la configuration alternative.
Une fois créées, les configurations (profils de configuration) ne peuvent plus être supprimées. Cela ne pose aucun problème lors de la création des factures, car la configuration principale est toujours saisie automatiquement en premier par défaut.
Si vous souhaitez éviter qu'un profil de configuration non valide ne soit utilisé par inadvertance, vous pouvez lui attribuer un nom approprié, tel que « ne pas utiliser », « archivé » ou « configuration non valide ».
Autres thérapeutes
Si souhaité, on peut établir ici une liste des employés. Les thérapeutes figurant dans cette liste peuvent être sélectionnés lors de la saisie des factures.
La liste existante est reprise de la configuration principale. Des employés peuvent être ajoutés à la liste (dans le profil alternatif) ou les entrées existantes peuvent être supprimées.
Canton du prestataire
Peut être indiqué dans la section "Configuration facture".
Valeur du point tarifaire
Les valeurs des points tarifaires peuvent être indiquées dans la section "Configuration de la facture".
Lien vers l'article Configuration du compte
Auteur facture
Si, dans la configuration principale, un responsable de la facturation différent du "Fournisseur de prestations" a été saisi, ce dernier apparaîtra également dans la nouvelle configuration.
Si vous le souhaitez, il est possible d'introduire une personne (ou une institution/un studio) autre que celle indiquée dans le champ "Fournisseur de prestations" en tant qu'auteur de la facture. Par exemple, une entreprise ou une institution.
Dans ce cas, l'IBAN doit également être vérifié. Celui-ci doit correspondre aux données de l'auteur de la facture.
Numéro de facture
Les factures créées avec un profil de configuration sont toutes affichées dans la même liste dans l'onglet "Factures". La numérotation des factures suit également la séquence définie dans la configuration principale. Il n'existe pas de numérotation distincte pour les différents profils de configuration.
Tous les décomptes d'un même compte sont numérotés de manière continue, indépendamment du profil de configuration utilisé pour leur création.
C'est pourquoi la section "Numéro de facture" n'est pas disponible dans les profils de configuration alternatifs.
(Si les factures doivent être séparées selon la configuration utilisée, les profils de configuration ne sont pas adaptés. Dans ce cas, vous avez besoin de comptes complètement distincts. Il est également possible de créer des espaces de travail séparés au sein de votre compte. Toutefois, ceux-ci nécessitent chacun un abonnement PRO dédié pour fonctionner.)
Imprimer le logo sur la facture
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Choisir un logo", une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez ouvrir un dossier sur votre propre ordinateur. Vous pouvez ensuite télécharger directement l'image sélectionnée.
Sélectionner la configuration de facturation alternative
Dans le champ supérieur de l'onglet "Saisir facture", il est possible de sélectionner la configuration de facturation alternative. Le champ est intitulé "Configuration de la facturation". La configuration principale est présélectionnée par défaut.
Une fois créées, les configurations supplémentaires (profils de configuration) ne peuvent plus être entièrement supprimées. Il est toutefois possible de les réécrire entièrement et de les renommer (nom du profil de configuration). Comme la configuration principale apparaissant toujours comme présélectionnée, les profils de configuration créés par inadvertance ne posent pas de problème.