Pour terminer l’enregistrement du compte, vous devez remplir et enregistrer la configuration.

Ne vous inquiétez pas si vous remplissez la configuration pour la première fois. Dans Medical Invoice, de nombreuses spécialités peuvent créer leurs factures. Vous n’aurez probablement pas besoin de remplir tous les champs.

Si des informations importantes vous manquent, vous pouvez saisir des numéros fictifs dans certains champs jusqu’à ce que vous disposiez des informations correctes et soyez prêt à les enregistrer dans la configuration.

Vous pouvez ouvrir la fenêtre de discussion à tout moment en cliquant sur le point d'interrogation en haut à droite. Dans la fenêtre de discussion, vous pouvez poser des questions à notre chatbot ou demander à être mis en relation avec nos collaborateurs du support. Nos manuels peuvent également être consultés directement depuis la fenêtre de discussion.

Si vous n’êtes pas sûr de la spécialité la mieux adaptée à vos besoins, vous pouvez ignorer cette étape pour l’instant, mais nous vous recommandons d’y revenir ultérieurement. Si nécessaire, contactez notre support et indiquez à qui vous enverrez vos factures, c’est-à-dire quelle assurance ou quel patient.

Le prénom et le nom saisis lors de la création du compte sont déjà présents et peuvent être modifiés ici si nécessaire.

Si vous devez enregistrer une entreprise (par exemple un cabinet ou une succursale) en tant que fournisseur de prestations, vous pouvez sélectionner l'option correspondante. Vous pouvez vérifier sur Refdata si votre GLN est attribué à une personne physique ou à une entreprise / un cabinet.

Un numéro GLN valide doit impérativement être saisi. Vous avez droit à un GLN si, par exemple, vous devez envoyer une facture à l'assurance-invalidité.

Il est important d’indiquer votre propre GLN correcte. Sans GLN, il n’est pas autorisé de créer des factures dans Medical Invoice.

Tous les prestataires de services ont droit à une GLN, y compris les entreprises artisanales qui facturent à l’AI. Vous pouvez obtenir le GLN gratuitement auprès de Refdata.

Vérifiez sur Refdata si vous avez déjà une GLN ou demandez-en une.

Le champ "GLN" ne doit pas rester vide, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.
Si vous n’avez pas encore de GLN, vous pouvez par exemple utiliser 7601000000000 comme valeur de remplacement. Très important : avec un GLN de remplacement, vous n’avez pas le droit d’émettre des factures. L’assurance ne les rembourserait pas. Ne créez pas de factures avec ce numéro !

Si un champ est rempli en rouge (fond rouge), vous devez encore y saisir quelque chose, sinon vous ne pourrez pas enregistrer la configuration.

Pendant la configuration de votre nouveau compte, vous pouvez utiliser des numéros fictifs comme substituts pour les informations que vous n’avez pas encore.

Toutes les options choisies peuvent être modifiées ultérieurement. L’onglet "Configuration" peut être ouvert dans n’importe quel compte Medical Invoice en un clic.

Pour le numéro RCC, vous pouvez utiliser G999999 comme numéro fictif. Ce numéro peut être saisi s’il n’y a pas de numéro RCC, car toutes les méthodes de facturation ne nécessitent pas un numéro RCC.
Notez que l’utilisation d’un numéro fictif peut empêcher le type de facturation choisi de fonctionner correctement. Sans numéro RCC, vous ne pouvez pas envoyer directement des factures aux compagnies d'assurance (factures TP).

Le champ "RCC" ne doit pas rester vide, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.

Si vous saisissez votre numéro de TVA dans ce champ (ou UID), il sera dans tous les cas imprimé sur les factures. Cependant, la part de la TVA sur le prix de votre prestation n'apparaîtra sur la facture que si vous activez l'option correspondante "Soumis à la TVA".

L’adresse e-mail saisie lors de la création du compte a également été utilisée dans la configuration. Si vous ne souhaitez pas que cette adresse apparaisse sur les factures, remplacez-la par une autre.

En plus de votre spécialisation, vous pouvez saisir ici une désignation plus précise, qui est visible sur le décompte.

Vous devez entrer l'IBAN avec des majuscules au début : par ex. CH900xxxxxxxxxxxxxxx1

Si vous entrez un IBAN standard, vous pouvez choisir si un numéro de référence doit être généré sur les factures. Vous pouvez activer ou désactiver l'option correspondante.

Si vous entrez un QR-IBAN (il s'agit d'un IBAN dont le cinquième chiffre en partant de la gauche est un trois, il s'agit généralement d'un compte professionnel), un champ supplémentaire pour le numéro d'identification apparaît alors automatiquement.

Que dois-je faire si je n'ai pas de compte bancaire ?

Dans les informations de paiement, vous pouvez indiquer vos coordonnées bancaires. Si vos clients paient en espèces, vous pouvez saisir l’IBAN fictif CH1111111111111111115.

Au lieu du nom et de l’adresse de la banque, saisissez xxxx ou 9999.

Important : le code QR généré ainsi ne peut pas être utilisé pour effectuer des paiements. Lorsque vous finalisez vos factures, choisissez l’option "sans bulletin de paiement" pour générer uniquement le reçu de remboursement.

Il s'agit des thérapeutes qui effectuent le traitement et qui sont généralement salariés. Ils peuvent être enregistrés dans une liste et sélectionnés plus tard lors de la création de la facture.

Il n'est pas nécessaire dans tous les cas d'indiquer d'autres thérapeutes. Si vous le faites, une boîte de dialogue correspondante apparaît, vous permettant de les saisir. Les réglementations diffèrent selon chaque domaine spécialisé. Veuillez consulter nos manuels, contacter notre support ou vous renseigner auprès de votre association professionnelle.

Dans le domaine de la médecine alternative, aucun autre thérapeute ne doit être ajouté.

Si vous devez appliquer des valeurs de points tarifaires différentes selon les cantons dans votre spécialité, vous pouvez les adapter ici. Veuillez vous renseigner auprès de votre association professionnelle ou des services compétents pour connaître la valeur de point tarifaire (VPT) correcte.

Dans le domaine de l'assurance-accidents et de l'assurance-invalidité, le réglage de base de 1 est correct dans presque tous les cas.

Pour les factures LCA, le "VPT standard" doit être adapté. Cela concerne surtout le domaine de la médecine alternative. Divisez votre taux horaire par 60 et saisissez le résultat ici.

Dans certaines spécialités, le "VPT standard pour LAMAL" doit également être ajusté par vos soins. Cela varie souvent selon le canton.

Le canton du lieu de prestation est pré-rempli automatiquement. Il s'agit d'une information importante qui est imprimée sur les factures. Il ne s'agit pas du canton de domicile du patient.

Dans la configuration de la facture, vous pouvez également saisir un délai de paiement et un délai pour les relances. Par défaut, 30 jours sont déjà définis.

N’oubliez pas : vous pouvez revenir sur ces paramètres et les modifier ultérieurement. L’onglet "Configuration" peut être ouvert en un clic.

Si vous disposez d'un Trustcenter, vous pouvez l'indiquer dans le champ correspondant. Dans ce cas, vos factures TP (tiers payant) seront également envoyées automatiquement au Trustcenter dès que vous les émettrez.

Cette désignation concerne uniquement les fournisseurs de prestations qui facturent selon TARDOC, par exemple les médecins.

Dans la section numéro de facture, vous pouvez déterminer quel sera le premier numéro utilisé pour la numérotation des factures. Ce n’est pas un paramètre important, et la plupart de nos clients laissent 1. Si vous souhaitez une numérotation personnalisée, notre support recommande 20260000001 comme bon premier numéro de facture.

En règle générale, l’émetteur de la facture correspond au prestataire de soins. Si vous souhaitez indiquer un auteur de facture distinct, différent du prestataire, vous pouvez le faire en décochant l’option "Fournisseur de prestations est aussi auteur des factures". Les champs de saisie nécessaires pour l’auteur de facture séparé apparaîtront alors.