Comment créer un document contenant toutes les données de facturation souhaitées ainsi que la clôture de l'exercice pour une année donnée ?
Ouvrez un nouveau document Excel.
Dans le compte Medical Invoice, ouvrez l'onglet « Factures ».
Cliquez en bas à gauche sur « Gérer les colonnes », puis sur « TOUT SÉLECTIONNER ».
Cliquez maintenant sur le bouton vert EXPORTER en haut à droite.
La fenêtre suivante s'ouvre, dans laquelle vous devez cliquer sur « Ouvrir le fichier ».
Selon la configuration de votre ordinateur et de votre navigateur, le fichier que vous venez d'exporter s'ouvrira dans votre navigateur. Il sera très probablement téléchargé directement dans votre dossier de téléchargement.
Passez maintenant à votre feuille de calcul Excel ouverte.
Dans Excel, ouvrez l'onglet « Données ». Sélectionnez « Données à partir d'un
fichier texte/CSV ».
Une fenêtre s'ouvre avec les dossiers et fichiers de votre ordinateur. Vous pouvez cliquer sur le fichier CSV nommé « Medical_Invoice_export_Invoices », puis sur « Importer » ou « Ouvrir ».
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous devez vérifier le séparateur. Pour les données de facturation, veuillez sélectionner « Virgule » comme séparateur.
Cliquez ensuite sur « Charger ».
Les données s'ouvrent alors dans la feuille de calcul Excel. Elles sont généralement déjà formatées sous forme de tableau.
Remarque :
Si une colonne de données de votre fiche Excel est illisible car elle affiche uniquement des symboles « # », cela n'a aucune importance. Ces symboles signifient simplement que la colonne est trop étroite pour afficher les données. Vous pouvez les ignorer. (Si nécessaire, vous pouvez toujours élargir les colonnes à la tout dernière étape.)
Traitement des données dans Excel
Dans la fiche Excel, dans la colonne « Date de traitement », veuillez cliquer sur la petite flèche et sélectionner l'année souhaitée dans le menu. Veuillez cliquer sur OK.
Dans la fiche Excel, dans la colonne « Statut », veuillez cliquer sur la petite flèche et sélectionner dans le menu les factures dont le statut est « Payé ». Vous pouvez également ajouter le statut « Prêt à imprimer » si vous souhaitez afficher l'ensemble du chiffre d'affaires de l'année. Votre compte peut également contenir des factures avec le statut « Terminé » ou « Refusé ». Si le statut des factures a toujours été correctement mis à jour, vous pouvez maintenant sélectionner simplement tout ce qui vous semble approprié.
Veuillez cliquer sur OK. La liste ne devrait désormais contenir que les factures que vous devez inclure dans le chiffre d'affaires de l'année sélectionnée.
Si vous devez supprimer des factures individuelles, vous pouvez le faire maintenant. Il vous suffit de sélectionner la ligne correspondante dans la fiche Excel, puis de la supprimer ou de la corriger.
Vous devez maintenant supprimer toutes les colonnes superflues de la fiche Excel. Veuillez cliquer en haut de la colonne souhaitée pour la sélectionner.
Dans mon exemple, je sélectionne la colonne E car elle contient l'assurance des patients dans mon fichier Excel. Pour supprimer la colonne sélectionnée, je clique avec le bouton droit de la souris sur la ligne sélectionnée et je sélectionne « Supprimer » (vous pouvez également sélectionner « Masquer » au lieu de « Supprimer »).
Supprimez toutes les colonnes inutiles de la fiche Excel.
Cliquez maintenant dans la première cellule vide sous la colonne « Total ».
Veuillez vous rendre dans l'onglet « Formules » et cliquer sur « Somme automatique ».
La fiche Excel est prête.
Enregistrer la fiche Excel au format approprié
Dans la fiche Excel, cliquez sur l'onglet « Mise en page » et sélectionnez l'option « Paysage » sous « Orientation ». Sous « Ajuster », vous pouvez choisir l'option qui permet d'afficher tout le contenu sur la largeur d'une page. La largeur doit être définie sur 1 et la hauteur sur « Automatique ».
Dans la fiche Excel, veuillez cliquer sur l'onglet « Fichier » situé à l'extrême gauche.
Un menu s'ouvre. Sélectionnez l'option « Enregistrer sous ». Entrez un nom approprié pour le fichier et sélectionnez le format souhaité. Dans mon exemple, j'ai sélectionné PDF.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Votre document pour les impôts est maintenant prêt. Fermez la fiche Excel et ouvrez le dossier sur votre ordinateur dans lequel vous avez enregistré le nouveau document.