Il y a deux types de factures, qui se distinguent fondamentalement :

Factures TP - Elles peuvent être envoyées directement à partir de Medical Invoice sous forme numérique (via Medidata) (le destinataire est un assureur).

Factures TG - Elles sont établies au format PDF, puis imprimées et envoyées par voie postale (le destinataire est le patient).

Le déroulement et les désignations de statut de ces deux types de factures ne sont pas les mêmes.

Le déroulement en bref

Passer à l'onglet "Factures"
Sélectionner une facture
Cliquer sur l'icône "Enveloppe"
Pour les factures TP, sélectionner "Envoi numérique". Pour les factures TG, sélectionner "Envoi postal"
Sélectionner la date de la facture.
Le statut de la facture passe à "envoyé" (facture TP) ou "prêt à imprimer" (facture TG).
Pour les factures TG, ouvrir le fichier PDF dans le navigateur et l'imprimer.

Onglet "Factures"

Dans cet onglet, les factures sont envoyées, relancées ou marquées comme payées / réglées.
Dans la vue "Tous", toutes les factures jamais créées sont listées.
Pour chaque facture, le statut dans lequel se trouve la facture est affiché.
La petite flèche à côté du statut permet d'ouvrir le menu d'édition.
Des icônes sont également disponibles pour l'édition
La liste des factures peut être filtrée. Les différents onglets "Tous", "En attente", "Envoyé", etc. sont utilisés à cet effet.
En bas de la liste, vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher. Cette sélection est enregistrée dans votre navigateur et reste valable tant que les cookies ne sont pas supprimés.

Envoyer les factures TG et le justificatif de remboursement

TG = Tiers garant

Les factures TG doivent être envoyées aux patients (imprimer et les envoyer par la poste).

Le statut des factures nouvellement créés est "Non envoyé".
Une fois la facture TG finalisé, le statut passe à "Prêt à imprimer".
En outre, une date de facturation définitive a été fixée.
Le statut de la facture peut être modifié manuellement en "Payé". La date de paiement peut être saisie.

Finaliser la facture TG et l'imprimer

Après avoir cliqué sur l'icône "Enveloppe" à côté de la facture TG, l'option "Envoi postal/par e-mail" peut être sélectionnée.
La spécialité et la loi choisie déterminent les options d'envoi disponibles. L'envoi numérique via Medidata n'est disponible que pour les factures TP.

À ce stade, il est possible d'ouvrir un aperçu de la facture et du justificatif de remboursement. L'aperçu est marqué comme provisoire (PROV) par un filigrane.
Un clic sur le bouton "Finaliser la facture" permet de fixer la date de la facture.

Attention :

Ne jamais imprimer la facture via l'aperçu sans l'avoir finalisé au préalable ! Sinon, aucune date de facturation n'est fixée.

Positionnement de l'adresse du destinataire

L'adresse du destinataire de la facture TG peut être positionnée à droite ou à gauche sur le document PDF. Ces paramètres conviennent aux enveloppes à fenêtre les plus courantes.

Bulletin de versement oui ou non

Si l'option "Sans bulletin de versement" est sélectionnée, seul le justificatif de remboursement sera produit. Dans ce cas, la facture du patient n'est pas généré.

Quand l'option "sans bulletin de versement" est-elle la bonne ?

Lorsque la facture a déjà été payée en espèces et que le patient concerné n'a besoin que du justificatif de remboursement pour le présenter à sa compagnie d'assurance.

Si la facture a déjà été payée en espèces, mais que le patient souhaite recevoir non seulement le justificatif de remboursement, mais aussi la facture, il convient d'établir une facture normale (avec bulletin de versement). Ensuite, veuillez barrer à la main le code QR sur la facture imprimée afin que la facture ne soit pas payée à nouveau par erreur.

Langue de la facture

Chaque facture peut être générée en trois langues différentes. Sélectionnez la langue souhaitée dans la boîte de dialogue d'impression (lors de la finalisation du décompte).

Choisir la date de facturation pour les factures TG

Il y a deux dates différentes :

La date de facturation et la date de fourniture de la prestation.

La date de facturation peut être sélectionnée lors de la finalisation de la facture. En l'absence de sélection, la date du jour est utilisée par défaut.

Le choix de la date de facturation est soumis à certaines restrictions :

On ne peut antidater ou postdater la facture que de sept jours.
La facture ne peut pas non plus comprendre de prestations qui n'ont lieu qu'après la date de facturation indiquée.
Cela signifie que si un poste a été saisi dans la facture avec une date de prestation qui n'arrive qu'après la date de facturation que vous avez indiquée, la facture ne peut pas être finalisée.
Les restrictions concernant la date de facturation servent à protéger les prestataires, car les factures dont la date de prestation est postérieure à la date de facturation sont généralement rejetées par les compagnies d'assurance.

Pour plus de détails sur l'établissement des factures dans le domaine de la médecine alternative (tarif 590), veuillez cliquer ici : Tarif 590

Date de fourniture de la prestation

Dans l'onglet "Saisir décomptes", une date a été fixée pour chaque prestation (la date à laquelle la prestation a été fournie).

Instructions pour fixer la date de la prestation

La date de la prestation (date du traitement) peut être affichée dans la liste des factures (onglet "Factures").

Menu d'édition pour les factures TG

La petite flèche à droite de l'état du décompte vous permet d'ouvrir le menu d'édition.
Si le statut est "prêt à imprimer", la facture peut être mise manuellement sur "payé".
En cliquant sur l'élément "Sélectionnez une action" du menu d'édition, le même menu s'ouvre qu'avec l'icône "Enveloppe".

Rechercher les Factures

Affichage filtré

Veuillez noter :

La vue "Tous" ne contient plus la liste de tous les décomptes. Il existe une nouvelle option de filtre qui permet de masquer les anciennes factures.

Trier les factures :

Les factures peuvent être triés par numéro de facture (symbole flèche).

Filtrer les factures :

Avec l'icône "Entonnoir", on peut filtrer les factures. Par exemple, par numéro de facture ou par nom de patient.
Attention : si vous avez défini un filtre, toutes les factures ne sont plus visibles.
La colonne filtrée est marquée d'un cercle autour du symbole "Entonnoir". Cliquez sur "Entonnoir" et supprimez le filtre défini pour afficher à nouveau tous les factures.

Déterminez le nombre de factures à afficher :

Vous pouvez déterminer combien de factures doivent être affichées avec l'option correspondante tout en bas de la liste des factures dans l'onglet "Factures".

Recherche dans le navigateur

Comme la plupart des sites Internet, Medical Invoice peut également être consulté via une fonction du navigateur. Appuyez sur la touche CTRL et simultanément sur la touche F. Une petite fenêtre de recherche s'ouvre en haut ou en bas de la fenêtre du navigateur. Il s'agit d'une fonction du navigateur et non de Medical Invoice.

Voici ce que cela donne dans firefox :

Cette fonction de votre navigateur permet une recherche très rapide et précise dans un site web, en utilisant tous les mots, caractères, lettres et chiffres souhaités. Les lettres majuscules et minuscules peuvent également être distinguées.

Toutefois, la recherche ne porte que sur la page affichée (pas de sous-pages). Les résultats peuvent être mis en évidence.

Cette fonction apparaît différemment dans chaque navigateur. Ici dans Safari :

Factures dans l'onglet "Patients"

Toutes vos factures sont listées dans l'onglet "Factures", mais il est également possible d'accéder aux factures dans l'onglet "Patients".
Toutefois, seules les factures associées au patient sélectionné sont listées dans l'onglet "Patients". Les factures peuvent être modifiées ou envoyées à partir de cet onglet.