Il y a deux types de factures, qui se distinguent fondamentalement :
Factures TP - Elles peuvent être envoyées directement à partir de Medical Invoice sous forme numérique (via Medidata) (le destinataire est un assureur).
Factures TG - Elles sont établies au format PDF, puis imprimées et envoyées par voie postale (le destinataire est le patient).
Le déroulement et les désignations de statut de ces deux types de factures ne sont pas les mêmes.
Le déroulement en bref
Passer à l'onglet "Factures"
Sélectionner une facture
Cliquer sur l'icône "Enveloppe"
Pour les factures TP, sélectionner "Envoi numérique". Pour les factures TG, sélectionner "Envoi postal"
Sélectionner la date de la facture.
Le statut de la facture passe à "envoyé" (facture TP) ou "prêt à imprimer" (facture TG).
Pour les factures TG, ouvrir le fichier PDF dans le navigateur et l'imprimer.
Onglet "Factures"
Dans cet onglet, les factures sont envoyées, relancées ou marquées comme payées / réglées.
Dans la vue "Tous", toutes les factures jamais créées sont listées.
Pour chaque facture, le statut dans lequel se trouve la facture est affiché.
La petite flèche à côté du statut permet d'ouvrir le menu d'édition.
Des icônes sont également disponibles pour l'édition
La liste des factures peut être filtrée. Les différents onglets "Tous", "En attente", "Envoyé", etc. sont utilisés à cet effet.
En bas de la liste, vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher. Cette sélection est enregistrée dans votre navigateur et reste valable tant que les cookies ne sont pas supprimés.
Envoyer les factures TG et le justificatif de remboursement
TG = Tiers garant
Les factures TG doivent être envoyées aux patients (imprimer et les envoyer par la poste).
Le statut des factures nouvellement créés est "Non envoyé".
Une fois la facture TG finalisé, le statut passe à "Prêt à imprimer".
En outre, une date de facturation définitive a été fixée.
Le statut de la facture peut être modifié manuellement en "Payé". La date de paiement peut être saisie.
Aperçu de la facture
Dans l'onglet "Factures", toutes les factures que vous avez créées sont listées. Toutes les factures non envoyées ou non finalisées portent le statut "NON ENVOYE". Les factures créées le jour même sont également temporairement marquées avec "(nouveau)" dans la colonne "Date création facture".
À ce stade, vous pouvez, si vous le souhaitez, ouvrir d'abord un aperçu de la facture du patient TG et du justificatif de remboursement. Cette vue de page est marquée d'un filigrane "PROV" pour indiquer qu'elle est provisoire.
Pour cela, cliquez sur le symbole "Enveloppe" puis directement sur "Générer PDF", sans finaliser la facture au préalable. Dans le PDF généré en aperçu, une date apparaît dans le champ "Date de facture", mais il ne s'agit que d'un aperçu. Aucune date de facture n'est enregistrée et la facture reste au statut "NON ENVOYE".
Finaliser la facture TG et l'imprimer
Après avoir cliqué sur l'icône "Enveloppe" à côté de la facture TG, l'option "Envoi postal/par e-mail" peut être sélectionnée.
La spécialité et la loi choisie déterminent les options d'envoi disponibles. L'envoi numérique via Medidata n'est disponible que pour les factures TP.
Sélectionner la date de facturation. En cliquant sur le bouton "Finaliser", la date de facturation est définie. Une fois la facture TG finalisée, le statut passe à "Prête à imprimer". De plus, une date de facturation définitive est enregistrée lors de la finalisation.
Factures TG : Dans Medical Invoice, vous pouvez créer des factures TG avec une date de facturation pouvant aller jusqu’à 30 jours dans le futur, à compter de la date actuelle. Mais la date de facturation ne peut pas être antérieure à la date de traitement.
La fenêtre "Générer PDF" s'ouvre, dans laquelle l'adresse du destinataire peut être positionnée à droite ou à gauche (si une facture non finalisée est ouverte en aperçu, l'option de positionnement de l'adresse n'est pas disponible). Il est également possible de choisir la langue dans laquelle le document sera généré.
Si nécessaire, l'option "sans bulletin de versement" peut être sélectionnée. Dans ce cas, la "facture patient" ne sera pas générée. Seules les trois autres feuilles sont produites : "Résumé des prestations pour le traitement", "Justificatif de remboursement" et "Feuille QR-Code du justificatif de remboursement". La facture patient (facture TG) n'est pas créée dans ce cas.
Après avoir sélectionné les options d'impression, cliquez sur "Générer PDF".
Après avoir cliqué sur le bouton "Générer le PDF", il est possible de cliquer sur "Ouvrir le fichier" pour ouvrir la facture TG qui vient d'être générée au format PDF.
La facture patient, le résumé des prestations, la feuille QR et le justificatif de remboursement s'ouvrent dans une fenêtre de navigateur séparée et peuvent être téléchargés ou imprimés directement depuis celle-ci.
Il n'est normalement pas nécessaire de sauvegarder les factures TG au format PDF sur votre ordinateur, car la facture originale au statut "Prête à imprimer" peut être reproduite à tout moment.
Positionnement de l'adresse du destinataire
L'adresse du destinataire peut être imprimée à droite ou à gauche.
Bulletin de versement oui ou non
Si une facture est émise avec un montant nul, aucun bulletin de versement (avec code QR et IBAN) n'est imprimé.
Si l'option "Sans bulletin de versement" est sélectionnée lors de la finalisation, la "facture patient" n'est pas générée. Seules les trois autres feuilles "Aperçu des prestations de traitement", "Justificatif de remboursement" et "Justificatif de remboursement Feuille de code QR" sont produites. Cela correspond à la nouvelle norme de facturation 5.0.
Quand l'option "sans bulletin de versement" est-elle la bonne ?
Lorsque la facture a déjà été payée en espèces et que le patient concerné n'a besoin que du justificatif de remboursement pour le présenter à sa compagnie d'assurance.
Si la facture a déjà été payée en espèces, mais que le patient souhaite recevoir non seulement le justificatif de remboursement, mais aussi la facture, il convient d'établir une facture normale (avec bulletin de versement). Ensuite, veuillez barrer à la main le code QR sur la facture imprimée afin que la facture ne soit pas payée à nouveau par erreur.
Dans Medical-Invoice, il n'est pas possible de générer un document PDF contenant uniquement la facture TG sans le "justificatif de remboursement" correspondant. Toutefois, après l'impression, vous pouvez jeter les pages contenant le "justificatif de remboursement" et utiliser uniquement la facture TG créée. Sur votre ordinateur vous pouvez également modifier le document PDF créé afin qu'il ne contienne que les pages avec la facture TG. Vous pouvez le faire à l'aide d'un programme approprié ou via la fenêtre d'impression de votre appareil (téléphone portable ou ordinateur).
Langue de la facture
Chaque facture peut être générée en trois langues différentes. Sélectionnez la langue souhaitée dans la boîte de dialogue d'impression (lors de la finalisation du décompte).
Choisir la date de facturation pour les factures TG
Il y a deux dates différentes :
La date de facturation et la date de fourniture de la prestation.
La date de facturation peut être sélectionnée lors de la finalisation de la facture. En l'absence de sélection, la date du jour est utilisée par défaut.
Le choix de la date de facturation est soumis à certaines restrictions :
On ne peut antidater ou postdater la facture que de quelques jours.
La facture ne peut pas non plus comprendre de prestations qui n'ont lieu qu'après la date de facturation indiquée.
Cela signifie que si un poste a été saisi dans la facture avec une date de prestation qui n'arrive qu'après la date de facturation que vous avez indiquée, la facture ne peut pas être finalisée.
Les restrictions concernant la date de facturation servent à protéger les prestataires, car les factures dont la date de prestation est postérieure à la date de facturation sont généralement rejetées par les compagnies d'assurance.
Afin de planifier les absences pour cause de vacances, il est possible de préparer, finaliser et imprimer la facture jusqu'à 30 jours à l'avance.
Si la date de prestation de la facture TG se situe à plus de 30 jours dans le futur, le décompte TG ne peut pas encore être finalisé aujourd’hui. Il faut alors attendre de pouvoir finaliser la facture. Cette facture TG ne peut être finalisée que lorsque la date de prestation se situe à 30 jours ou moins dans le futur.
Pour plus de détails sur l'établissement des factures dans le domaine de la médecine alternative (tarif 590), veuillez cliquer ici : Tarif 590
Date de fourniture de la prestation
Dans l'onglet "Saisir décomptes", une date a été fixée pour chaque prestation (la date à laquelle la prestation a été fournie).
La date de la prestation (date du traitement) peut être affichée dans la liste des factures (onglet "Factures").
Envoy par e-mail
Nous proposons une fonctionnalité permettant de rendre accessibles aux patients les factures patients, les justificatifs de remboursement ainsi que les copies destinées aux patients, en leur envoyant par e-mail un lien vers notre portail patients. Depuis ce portail, les patients peuvent télécharger les documents.
La fonction initiale permettant l’envoi non sécurisé des factures et des copies destinées aux patients par e-mail n’est plus disponible. Il reste toutefois bien entendu possible d’enregistrer les documents sur son propre système et de les envoyer ensuite par ses propres moyens.
Instructions relatives à la nouvelle fonctionnalité : Envoi sécurisé aux patients
Menu d'édition pour les factures TG
La petite flèche à droite de l'état du décompte vous permet d'ouvrir le menu d'édition.
Si le statut est "prêt à imprimer", la facture peut être mise manuellement sur "payé".
En cliquant sur l'élément "Sélectionnez une action" du menu d'édition, le même menu s'ouvre qu'avec l'icône "Enveloppe".
Numéros de facture manquants
Si vous supprimez une facture TG (ou TP) au lieu de la corriger, la prochaine facture que vous créerez sera enregistrée sous un nouveau numéro de facture dans votre compte Medical Invoice. La facture supprimée ne sera plus visible, mais son numéro de facture continuera d'exister en arrière-plan à des fins de documentation.
Il n'est pas nécessaire de supprimer les factures. Vous pouvez les corriger et même modifier toutes les informations du formulaire de facturation afin de créer une facture entièrement nouvelle.
Veuillez également consulter notre guide sur la recherche et la localisation des factures : Rechercher et trouver des décomptes