Les garanties de prise en charge des frais (KoGu) électroniques sont créées dans votre compte Medical Invoice, puis envoyées directement. L'envoi est effectué de manière sécurisée via l'intermédiaire MediData.
Cependant, comme tous les assureurs ne sont pas encore en mesure de les recevoir, il est également possible de créer les demandes de prise en charge au format PDF et de les envoyer par voie conventionnelle.
Configuration du compte Medical Invoice
Il est très important d'enregistrer la spécialité correcte du fournisseur de prestations dans la configuration. C'est uniquement dans ce cas que les tarifs correspondants seront disponibles.
Veuillez également vérifier les valeurs du point tarifaire enregistrées dans l'onglet "Configuration", section "Configuration de la facture".
Créer une nouvelle demande de prise en charge
La garantie de paiement électronique (eKoGu) a été mise en place dans Medical Invoice. La SUVA reçoit et traite déjà les demandes de prise en charge envoyées par voie électronique via le réseau sécurisé MediData. Certaines caisses maladie sont également en mesure de recevoir les demandes électroniques.
Dans l'onglet "Garanties de prise en charge des frais", vous pouvez créer et envoyer des demandes. La procédure est similaire à celle de la création d'une facture.
Cliquez sur le bouton "NOUVELLE DEMANDE". Le formulaire "Créer une demande de garantie de prise en charge des frais" s'ouvre.
Configuration de la facturation
Il s'agit du premier champ de saisie du formulaire. Vous ne devez faire un choix dans le champ de saisie supérieur "Configuration de la facturation" que si différents profils de configuration sont disponibles dans votre compte.
Patients
Veuillez cliquer dans le champ "Patient" de l'onglet "Garanties de prise en charge des frais" et sélectionner un patient dans votre liste ou cliquer sur le bouton "AJOUTER UN PATIENT" (après avoir cliqué dans le champ "Patient").
Les informations du patient affichées au premier coup d'œil dépendent des colonnes sélectionnées dans l'onglet "Patients".
Sélectionner la loi
Sélectionnez la loi applicable à votre cas (assurance obligatoire des soins, assurance-accidents, assurance-invalidité). Dépendant de la loi choisie, des champs de saisie supplémentaires s'affichent.
Pour LAA, les champs "Numéro AVS" et "Numéro cas" doivent être remplis.
Pour LAI, vous devez remplir les champs "Numéro AVS" et "Numéro cas" et "Date cas". Si un numéro cas/numéro de décision incorrect est saisi, la demande de garantie de prise en charge des frais peut, dans certains cas, ne pas être enregistrée. Si un numéro AVS incorrect est saisi pour le patient, la demande de garantie de prise en charge ne pourra pas être enregistrée.
Sélectionner l'assurance (destinataire)
Après avoir sélectionné la loi appropriée pour créer votre demande de garantie de prise en charge des frais, vous devez sélectionner une assurance dans le champ "Assurance".
Le champ "Assurance" est également un champ de recherche. Cliquez dans ce champ et commencez à saisir le nom de l'assurance. Le système vous proposera une liste de résultats correspondants.
Les listes des assurances-accidents et des assurances de base (caisses-maladie LAMal) sont différentes. Si vous ne trouvez pas une assurance donnée, veuillez vérifier que vous avez sélectionné la loi appropriée. (Pour l'assurance contre les accidents non professionnels, vous devez choisir LAMal).
Remarque : toutes les assurances proposant une assurance-accidents selon la LAA figurent dans la liste de Medical Invoice.
Si vous créez une demande de garantie de prise en charge des frais pour l'assurance militaire (loi LAM), le destinataire correct est déjà présélectionné et le champ "Assurance" n'est pas affiché.
Si vous sélectionnez une assurance qui ne peut pas encore recevoir de demandes électroniques de garantie de prise en charge des frais, vous pouvez générer la demande au format PDF et l'envoyer par la voie habituelle.
Motif du traitement
Sélectionnez le motif du traitement correspondant à votre cas.
Ce champ n'est pas présent dans tous les cas. Pour certaines spécialités, il n'est pas nécessaire d'indiquer un médecin prescripteur.
Dans Medical Invoice, la demande de garantie de prise en charge des frais est créée et envoyée sous la forme d'un fichier XML. Ce format permet à la Suva de traiter automatiquement la demande.
Médecin/institution référente
Si nécessaire, indiquez un médecin référent. Vous pouvez rechercher une personne ou une institution dans la liste existante. Cliquez dans le champ et saisissez un terme de recherche, par exemple le nom, la rue, le code postal, le numéro RCC ou GLN.
Veuillez noter que seules les personnes et institutions disposant d'un numéro RCC sont répertoriées. Un professionnel de la santé salarié se voit attribuer un numéro C, et ses prestations sont facturées via le numéro RCC de l'employeur. Les personnes qui ne disposent que d'un numéro C ne peuvent pas être enregistrées en tant que médecins prescripteurs.
Dans la spécialité "Technologie dentaire", la personne indiquée dans le champ "Prescripteur" est enregistrée comme destinataire du PDF.
Joindre des documents à la demande de prise en charge des frais
Les documents doivent d'abord être scannés et enregistrés avec les données du patient (onglet "Patients").
Une fois le patient sélectionné, les documents éventuellement présents sont visibles dans le formulaire de la demande et peuvent être sélectionnés.
Seuls les documents sélectionnés par une coche seront envoyés avec la demande de prise en charge des frais.
Si vous créez la demande de prise en charge des frais au format PDF, il n'est pas nécessaire de joindre de documents. Lors de la création ou de l'impression des PDF, la sélection des documents scannés n'aurait aucun effet.
Le volume total des pièces jointes est limité. Si vous dépassez le volume maximal, veuillez réduire la taille des pièces jointes.
SUVA
Vous ne devez pas scanner un devis ou une demande de prise en charge créée sur un autre système et l’ajouter à une demande vide. La SUVA n’accepte pas cela. Chaque prestation doit être saisie dans Medical Invoice de manière à ce que le montant de la demande électronique ne soit pas nul. L’envoi de la demande en pièce jointe à une demande électronique avec un montant nul n’est pas autorisé.
Champs de texte Diagnostic et Remarque
Le champ de texte "Diagnostic" peut contenir jusqu'à 350 caractères. Le champ de texte "Remarque" peut contenir jusqu'à 700 caractères.
Saisir les prestations
Il est également possible d'enregistrer une demande de garantie de prise en charge des frais sans saisir de prestation. Toutefois, cette possibilité n'est pas acceptée par toutes les assurances dans tous les cas d'utilisation.
Pour les demandes adressées à la Suva, les prestations doivent impérativement être saisies dans Medical Invoice.
Il n'est pas nécessaire d'indiquer une prestation dans la demande de prise en charge des frais dans tous les cas. Veuillez vous renseigner auprès de l'assurance concernée afin de connaître les exigences applicables à votre situation.
Si vous ne savez pas quelle date sélectionner pour les différentes prestations, nous vous recommandons de vous renseigner directement auprès de l'assurance.
Dans la section "Prestations", vous pouvez sélectionner une date pour la prestation. La date de la demande de prise en charge des frais n'est définie qu'ultérieurement, au moment de la finalisation de la demande.
Sélectionnez le tarif approprié, puis recherchez la position correspondante dans le champ "Chiffre tarifaire".
Les champs de saisie nécessaires s'affichent après la sélection d'une chiffre tarifaire.
La saisie des prestations est décrite plus en détail dans ce guide : Rédiger les factures
Veuillez enregistrer la nouvelle demande de garantie de prise en charge des frais.
Après l'enregistrement, la nouvelle demande apparaît dans la liste. Elle doit ensuite être envoyée ou générée au format PDF.
Envoi de la garantie de prise en charge des frais
Toutes les garanties de prise en charge des frais déjà enregistrées sont affichées dans l'onglet "Garanties de prise en charge des frais". Chaque demande est associée à un statut, affiché à droite.
Envoyer les demandes de garantie de prise en charge des frais en attente
Après avoir créé et enregistré une nouvelle demande de garantie de prise en charge des frais, celle-ci porte d'abord le statut "NON ENVOYÉ".
Cela signifie que la demande n'a pas encore été envoyée.Cliquez sur l'icône "Enveloppe" pour finaliser la demande de garantie de prise en charge des frais. La finalisation consiste à attribuer une date à la demande.
L'option "Envoi électronique" n'est pas disponible dans tous les cas. Si l'assurance que vous avez sélectionnée n'est pas encore prête à recevoir les demandes de garantie de prise en charge des frais sous forme électronique via MediData, vous devez générer votre demande au format PDF.
Sélectionnez l'option "Envoyer par e-mail / courrier" si vous souhaitez générer votre demande de garantie de prise en charge des frais au format PDF.
Aperçu : avec l'option "Générer un PDF", un aperçu du document s'ouvre d'abord. Veuillez ne pas imprimer cet aperçu. La date n'a pas encore été attribuée.
Dans la spécialité "Technologie dentaire", il faut d'abord cliquer sur le bouton "Envoyer par e-mail/courrier" afin de définir une date et de finaliser la demande. Ce n'est qu'ensuite que l'option XML est disponible pour la demande de garantie de prise en charge des frais.
Finaliser la demande de prise en charge des frais
Déterminez la date de votre document.
Si vous ne sélectionnez pas de date lors de la finalisation, la demande recevra la date du jour.
Si vous envoyez votre demande par voie électronique via MediData, vous devez ensuite cliquer sur "Envoyer"
Déterminer la date de la demande
Après avoir cliqué sur l'icône "Enveloppe" située à côté de la demande avec le statut "OUVERTE" afin de sélectionner le mode d'envoi, il est possible de définir la date de la demande.
Si vous ne sélectionnez aucune date lors de la finalisation, la demande de garantie de prise en charge des frais reçoit automatiquement la date du jour.
Procédure pour les demandes électroniques de garantie de prise en charge des frais
Si l'option "Envoyer électroniquement" a été sélectionnée, il faut cliquer sur "Envoyer" après avoir défini la date de la demande.
Le statut de la demande passe alors à "A ENVOYER", puis automatiquement à "ENVOYÉ".
Procédure pour les demandes de garantie de prise en charge des frais générées au format PDF
Si l'option "Envoyer par e-mail / courrier" a été sélectionnée, il faut cliquer sur "Finaliser" après avoir défini la date de la demande.
Après la finalisation, le statut de la demande au format PDF passe automatiquement à "PRÊT À IMPRIMER".
Après avoir finalisé votre demande, cliquez sur "Générer PDF" et "Ouvrir le fichier" pour télécharger et imprimer votre demande ou l'envoyer par e-mail.
Votre demande de prise en charge des frais au format PDF s'ouvre normalement dans votre navigateur. Vous pouvez maintenant la télécharger sur votre propre ordinateur ou l'imprimer directement.
L'affichage varie en fonction de l'appareil et du navigateur. Sur Firefox, les icônes de téléchargement et d'impression ressemblent à l'image ci-dessous.
Modifier le statut de la demande de garantie de prise en charge
Initialement, le statut de la "demande de garantie de prise en charge" est "NON ENVOYE".
Une fois finalisée, la demande de garantie de prise en charge passe au statut "PRÊT À IMPRIMER" si vous avez sélectionné l'option "Envoyer par e-mail / courrier postal". Vous pouvez alors générer le fichier PDF et l'envoyer par voie postale.
Une fois finalisée, la demande de garantie de prise en charge passe au statut "A ENVOYER" si vous avez sélectionné l'option "Envoi électronique".
En cliquant sur le statut d'une demande, vous pouvez ouvrir le menu de traitement.
Demandes acceptées
Si votre demande de garantie de prise en charge des frais a été acceptée par l'assurance, le statut passe éventuellement automatiquement à "ACCEPTÉ" (pour les demandes électroniques de garantie de prise en charge des frais), et une icône en forme de coche est ajoutée à droite de la demande.
Pour une demande au format PDF, vous pouvez définir manuellement le statut "ACCEPTÉE".
Créer facture à partir de la garantie de prise en charge
Pour créer une facture à partir d'une demande acceptée, vous pouvez notamment cliquer sur l'icône en forme de coche, puis sur le bouton "SAISIR FACTURE".
Retours de l'assurance
Si vous avez envoyé votre demande de garantie de prise en charge des frais sous forme électronique (directement à l'assurance via MediData), vous pouvez éventuellement recevoir des retours de la part de l'assurance.
Ces retours peuvent être consultés en cliquant sur le symbole "Triangle d'avertissement" ou "Coche", qui apparaît dans ces cas tout à droite de la demande de garantie de prise en charge des frais.
Lorsque vous cliquez sur le symbole "triangle d'avertissement" ou "coche", l'aperçu des réponses s'ouvre. Si l'assurance a envoyé un message, vous pouvez le lire à cet endroit.
Corriger une demande refusée
Si vous souhaitez corriger une demande de garantie de prise en charge des frais refusée, veuillez utiliser le symbole "Crayon" ou sélectionner "Corriger la demande" dans le menu du statut. Après avoir corrigé une demande refusée, celle-ci peut être envoyée à nouveau.
Les demandes avec le statut "ENVOYÉ" ne peuvent pas être corrigées. Veuillez attendre le retour de l'assurance.
Créer une facture sur la base d'une garantie de prise en charge
Il est possible de créer une facture basée sur une demande de garantie de prise en charge des frais acceptée.
Pour utiliser la fonction "Saisir facture", vous pouvez par exemple cliquer sur l'icône "Enveloppe" affichée à droite de la demande de garantie de prise en charge des frais.
Cette fonction est uniquement disponible lorsque la demande de garantie de prise en charge des frais possède le statut "ACCEPTÉ".
Attention : il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité encore en cours de développement. Veuillez vérifier la loi sélectionnée et toutes les données, et les saisir à nouveau si nécessaire.
Dans le menu "Sélectionner une action", cliquez sur l'option "Saisir facture". Un nouveau formulaire de facturation s'ouvre, dans lequel les informations du patient ont déjà été saisies.
Remarques générales
Avec Medical Invoice, plus de trente spécialités différentes peuvent établir leurs factures. Tous les fournisseur de prestations ne doivent pas créer les demandes de garantie de prise en charge des coûts de la manière décrite ici. Dans certaines spécialités, il existe des règles spécifiques qui déterminent la manière de soumettre les demandes de garantie de prise en charge des coûts. Veuillez vous renseigner auprès de l'assurance afin de savoir sous quelle forme elle souhaite recevoir les demandes de garantie de prise en charge des coûts.
L'option permettant de saisir les demandes de garantie de prise en charge des coûts dans Medical Invoice a été introduite parce que la SUVA souhaite désormais recevoir ces demandes uniquement sous forme électronique. Chez Medical Invoice, nous estimons qu'à l'avenir, de plus en plus d'assurances, y compris dans d'autres domaines, souhaiteront également recevoir les demandes de garantie de prise en charge des coûts sous forme électronique. Bien que nous ne puissions pas prévoir en détail les évolutions futures dans ce domaine, il est évident que la tendance générale va vers la numérisation et l'automatisation. Afin de garantir que Medical Invoice soit prêt à relever les défis futurs, nous avons introduit cet outil, dans un premier temps sous une forme simple. Nous avons ainsi créé une base solide pour tous les développements futurs dans ce domaine, ce qui nous permettra de réagir rapidement aux exigences à venir. Cet outil sera continuellement développé et adapté aux besoins évolutifs des assurances.
Si, en tant que fournisseur de prestations et client de Medical Invoice, vous avez des idées ou des suggestions pour améliorer cet outil, nous serions ravis de recevoir un message adressé au support.