Médecin / institution référente (Mandataire) dans Medical Invoice
Dans Medical Invoice, il est possible, dans certains cas, d’indiquer un médecin prescripteur (médecin / institution référente) dans l'onglet "Saisir décompte". L’indication d’un médecin référent n’est pas requise dans tous les cas : elle dépend de la spécialité médicale ainsi que du tarif utilisé pour la saisie des prestations. Elle varie également selon l’assurance à laquelle la facture est adressée (LAMal, LAA, LAI, LAM ou LCA).
Précisions terminologiques :
Dans le cadre de la facturation électronique (norme XML), le terme REFERRER est le terme technique standard. En français, selon le contexte, on utilise alternativement :
Prescripteur : Le terme le plus courant pour celui qui signe l'ordonnance.
Ordonnant : Souvent utilisé dans les textes légaux (LAMal).
Mandataire : terme utilise sur la facture TP.
Le champs pour saisir le REFERRER en Medical Invoice est appelé: Médecin/institution référente.
Le médecin référent (Mandataire) ne doit pas être saisi manuellement dans Medical Invoice. Une liste est mise à disposition (dans l'onglet "Saisir décompte") et comprend tous les médecins et toutes les institutions (cabinets médicaux, hôpitaux) autorisés à agir en tant que mandataire. Cette liste correspond au registre RCC.
Les médecins exerçant en tant que salariés utilisent un numéro C, qui est lié au numéro RCC de leur employeur. En tant que médecin référent, c’est donc l’employeur, à savoir le cabinet médical ou l’hôpital, qui doit être indiqué. Dans la liste disponible dans Medical Invoice, les médecins avec des numéros C sont également répertoriés, mais en arrière-plan le numéro RCC de l’employeur est automatiquement utilisée.
Important: sélectionnez le prescripteur dans la liste disponible dans l'onglet "Saisir décompte". Ne le saisissez pas manuellement. Cela n’est presque jamais nécessaire.
Il est possible que le médecin qui vient d'être inscrit depuis très peu de temps au registre RCC ne figure pas encore dans la liste des médecins disponibles.
Conseil : recherchez un "Médecin / institution référente" dans Medical Invoice en saisissant le code postal du cabinet ou demandez à l'hôpital ou au cabinet quel numéro GLN ou RCC vous devez indiquer sur la facture.
Mandataire dans la liste des partenaires sur une facture TP:
Facture TP – LAA (SUVA)
Dans une facture adressée à la SUVA (Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents), le champ "médecin ou institution référente" désigne la personne ou l’institution qui a initié ou prescrit le traitement (Mandataire). Il s’agit en général du médecin de famille, d’un médecin spécialiste ou du médecin du travail qui oriente le patient vers le spécialiste traitant ou l’hôpital.
Pour la SUVA, la prescription médicale est légalement obligatoire : seuls les traitements prescrits par un médecin sont remboursés par la SUVA.
En Suisse, le numéro A (autorisation de pratiquer) constitue le principal identifiant du médecin. Il atteste que celui-ci est autorisé à exercer au niveau cantonal et/ou fédéral.
Facture TP – LAI
Le "médecin / institution référente" (Mandataire) est la personne ou l’entité mentionnée dans la décision officielle (il peut également s’agir de l’AI elle-même).
Par médecin référent, on entend le médecin ou l’institution médicale qui a prescrit ou autorisé le traitement.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer le Mandataire dans tous les cas.
Médecins prescripteurs étrangers
Selon nos informations, les assurances (y compris la SUVA) exigent une GLN pour chaque Médecin / institution référente.
Un médecin étranger ne peut agir comme médecin référent que s’il possède une autorisation valable en Suisse. Cela signifie qu’il est enregistré auprès de MedReg (Registre des professions médicales) et qu’il a obtenu une autorisation du canton. Dans ce cas, il disposera certainement d’une GLN suisse ; sinon, la prescription doit être effectuée par un médecin autorisé en Suisse.
Il est possible que le médecin étranger concerné dispose d’une autorisation suisse et donc d’une GLN et éventuellement aussi d’un numéro RCC, ou qu’il ait un partenaire contractuel en Suisse.
Veuillez vous renseigner directement auprès du médecin ou du cabinet concerné pour obtenir la GLN correcte nécessaire à l’enregistrement du médecin référent.
Saisir manuellement le médecin référent
Cela devrait être évité dans la très grande majorité des cas. Toutefois, dans certains cas particuliers, il peut être nécessaire de saisir manuellement le médecin référent.
Cliquez dans le champ de saisie, puis sur le bouton "Ajouter un référent" qui s'affiche.
Saisissez ensuite les informations relatives au mandataire : prénom, nom, NPA, lieu, GLN et RCC.
Les données saisies seront inscrites dans la facture, mais elles ne seront pas enregistrées dans le système en arrière-plan. La raison est que la liste des mandataires enregistrée en arrière-plan correspond à la liste officielle du Registre des codes-créanciers (RCC).
Saisie manuelle, telle qu'elle apparaît sur le formulaire de facture :
Lorsque un mandataire/prescripteur est saisi manuellement dans Medical Invoice, les informations enregistrées ne sont pas vérifiées quant à leur exactitude. Aucun message d’erreur n’apparaît lorsqu’un numéro RCC ou GLN est saisi alors qu’il n’est pas autorisé à intervenir en tant que prescripteur. Il existe toutefois un risque que la facture concernée soit refusée par l’assurance.
GLN du mandataire
Le GLN est obligatoire pour le mandataire.
Un numéro GLN doit être saisi dans tous les cas, car ce champ ne peut pas être laissé vide conformément à la norme de facturation XML 5.0. En l’absence de GLN officielle, une pseudo-GLN (p. ex. 2000000000008) doit être utilisée.
Dans certains cas particuliers, un numéro AVS peut être utilisé à la place du numéro GLN, sous réserve d'accord avec la compagnie d'assurance, si le traitement est effectué par le patient lui-même ou un proche.