Ansichten im Register "Patienten"
Liste der Patienten:
Im Register "Patienten" ist die Liste der Patienten als erstes zu sehen. Die Patientinnen und Patienten können hier erfasst werden, mit der grünen Schaltfläche "Neuen Patienten erfassen" oben im Fenster. Es entsteht eine Liste, die später bei der Erfassung der Rechnungen zur Verfügung steht. Um die Grunddaten der Patienten zu bearbeiten bitte rechts das Symbol "Schreibstift" anklicken. Einige Daten der Patienten, die hier gespeichert werden, werden bei der Rechnungserstellung automatisch ins Abrechnungsformular eingetragen (z.B. das Verfügungsdatum, Krankenkasse, etc.).
Detailansicht der einzelnen Patienten:
Im Register "Patienten" ist die Liste der Patienten als erstes zu sehen. Sie können einen bestimmten Patienten auswählen, um die für diese Person gespeicherten Dokumente und Rechnungen anzuzeigen. Klicken Sie auf den Doppelpfeil links neben dem Namen des Patienten um die Detailansicht zu öffnen.
Sie können zwischen der Patientenliste und der Detailansicht eines bestimmten Patienten hin und her wechseln.
Patientenliste bearbeiten
Die bestehende Patientenliste kann durchsucht werden. Dafür ist oben ein Suchfeld vorhanden. Einen Namen eingeben, um die Patientenliste zu durchsuchen.
Die Patientenliste kann auch gefiltert werden. Dafür auf das kleinen Symbol "Trichter" klicken. Dieses Symbol befindet sich ganz oben in den einzelnen Spalten, neben dem Spaltentitel.
Spalten verwalten
Im Register "Patienten" können Sie selbst bestimmen, welche Informationen in der Liste der Patienten angezeigt werden sollen.
Um die Übersicht zu verbessern, werden standardmässig nur der Patientenname angezeigt. Klicken Sie auf "Spalten verwalten", um weitere Spalten auszuwählen.
Beim Export der Patientendaten werden nur die hier sichtbaren Informationen exportiert.
Ganz unten im Register "Patienten" die Schaltfläche "Spalten verwalten" anklicken und bei den gewünschten Spalten ein Häklein setzen.
Wenn im Register "Abrechnung erfassen" ein Patient ausgesucht wird, werden jene Informationen zum Patienten angezeigt, die zuvor über die Schaltfläche "Spalten verwalten" ausgewählt wurden.
Diese Einstellungen werden in Ihrem Browser gespeichert. Das heisst, wenn Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen, dann werden die vorgenommenen Einstellungen wieder zurückgesetzt.
Neue Patienten erfassen
Im Register "Patienten" auf die grüne Schaltfläche "NEUEN PATIENTEN ERFASSEN" klicken.
Auf kleinen Bildschirmen wird das Register anders dargestellt. Ev. muss man zuerst auf das Menü-Symbol (grünes Quadrat mit drei Punkten) und danach auf "Neuen Patienten erfassen" klicken.
Daten der versicherten Person eintragen
Beim Patienten müssen nur die Felder Geschlecht, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort und Geburtsdatum obligatorisch eingetragen werden. Sobald diese Felder alle ausgefüllt wurden, kann der Patient gespeichert werden.
Falls Sie nicht speichern können, kontrollieren Sie jene Felder, die mit der Bemerkung "Dies ist ein Pflichtfeld." in roter Farbe markiert wurden. Kontrollieren Sie, ob Sie ein Geburtsdatum eingegeben haben.
Falls beim Erfassen eines neuen Patienten die Konfiguration nicht gespeichet werden kann, und nichts passiert, wenn auf die Schaltfläche "HINZUFÜGEN" geklickt wird, dann bitte im Fenster etwas nach unten scrollen und kontrollieren, ob wirklich bereits alle obligatorischen Felder ausgefüllt wurden. Kontrollieren Sie vor allem auch das Feld für das Geburtsdatum des Patienten.
Beispiel: In diesem Beispiel wurde die PLZ und der Ort sowie die Adresse des Patienten korrekt eingetragen. Nur das Geburtsdatum wurde noch nicht eingetragen. Sobald das Feld "Geburtsdatum" ausgefüllt wurde, können diese Patientendaten gespeichert werden.
BFS-Nummer
Die BFS-Nummer wird im Normalfall automatisch vom System ergänzt. Falls das nicht passiert, kann man es später noch eintragen. Der Eintrag der BFS-Nummer ist nur für die Fachrichtungen "Spitex", "Krankenpflege" und "Pflegeheim" relevant. Andere Fachrichtungen benötigen diesen Eintrag nicht.
Die weiteren Eingabefelder für die Patentendaten müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht obligatorisch ausgefüllt werden. Es kann jedoch sein, dass diese Informationen später noch ergänzt werden müssen, um Abrechnungen erstellen zu können. Das hängt von den Anforderungen an die gewählte Rechnungsstellung ab.
Bitte geben Sie die Patientendaten so ein, wie sie auf dem Krankenkassenkärtchen aufgedruckt sind. Auf der Versichertenkarte der Krankenkasse finden Sie die folgenden Informationen zum Patienten :
Die Krankenkasse der versicherten Person.
Name und Vorname der versicherten Person.
Die Karten-Nummer (20-stellige Versichertenkartennummer)
Die Versichertennummer (Nummer der versicherten Person). Dabei handelt es sich um die interne Versichertennummer der Krankenversicherung, die je nach Krankenkasse ganz unterschiedliche Länge und Format aufweisen kann.
Das Geburtsdatum der versicherten Person.
Das Geschlecht der versicherten Person.
Die AHV-Nummer der versicherten Person, die aus 13 Ziffern besteht. Die AHV-Nummer muss mit den Punkten eingegeben werden. (Die Erfassung der AHV-Nummer in den Patientendaten von Medical Invoice ist nicht obligatorisch, aber empfohlen, da bei vielen Abrechnungsarten die AHV-Nummer des Patienten zwingend angegeben werden muss)
Es stehen ca. 20 verschiedene Felder zur Verfügung, um die Daten eines einzelnen Patienten zu erfassen (weitere Felder erscheinen, wenn die Option "Vormundschaft/Erziehungsberechtigte Person ist vorhanden" angewählt wird). Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder müssen obligatorisch ausgefüllt werden, sonst lassen sich die Daten nicht speichern. Für den Patienten müssen die Eingabefelder Geschlecht, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort und Geburtsdatum obligatorisch ausgefüllt werden.
Wenn Sie alle Daten erfasst haben, scrollen Sie bitte ganz hinunter, um zu speichern.
Weitere Eingabefelder im Register "Patienten"
Die Eingabefelder "Unfallversicherung" (Name der zuständigen Unfallversicherung angeben), "Unfallnummer" (Schadennummer) und "Unfalldatum" (Schadendatum) betreffen Fälle, für die die Unfallversicherung oder eventuell die Militärversicherung zuständig sind.
Die Eingabefelder "Verfügungsnummer" und "Verfügungsdatum" betreffen die Invalidenversicherung. Wenn die Rechnungen an die Invalidenversicherung gesendet werden sollen, dann muss zwingend die 13-stellige AHV-Nummer des Patienten und eine Verfügungsnummer angegeben werden. Bitte beachten Sie dazu die entsprechende Anleitung: Verfügungsnummern der IV
Kranken- oder Unfallversicherung eintragen
Um die Kranken- oder Unfallversicherung der versicherten Person (Patient) einzugeben, steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem entsprechenden Feld, um die passende Versicherung auszuwählen. Sie können auch einen Suchbegriff in das Feld eingeben, um die Liste der verfügbaren Versicherungen zu durchsuchen.
AHV-Nummer erfassen
Die AHV-Nummer des Patienten besteht aus 13 Zahlen. Sie muss mit den Punkten eingegeben werden. Das heisst, dass die 13-stellige Nummer zusammen mit den drei Punkten insgesamt 16 Stellen umfasst. Wenn Sie die AHV-Nummer im korrekten Format und in der korrekten Länge eingetragen haben aber Ihre Eingabe trotzdem nicht akzeptiert wird, dann haben Sie eine falsche AHV-Nummer eingetippt. Bitte kontrollieren Sie die AHV-Nummer sorgfältig auf Tippfehler. Die AHV-Nummer enthält eine Kontrollziffer, auf diese Weise werden Tippfehler entdeckt.
Die Erfassung der AHV-Nummer in den Patientendaten von Medical Invoice ist nicht obligatorisch, aber empfohlen, da bei vielen Abrechnungsarten die AHV-Nummer des Patienten zwingend angegeben werden muss. Wenn keine AHV-Nummer in den Patientendaten erfasst wurde, wird das entsprechende Feld auf den Abrechnungen, automatisch mit einer Stellvertreter-Nummer ausgefüllt, um die Ansprüche des Rechnungsstandards 5.0 zu erfüllen).
Datum eingeben
Verfügungsdatum, Unfalldatum, Geburtsdatum eingeben
Wenn Sie für den Patienten ein Datum eingeben möchten, dann können Sie dieses entweder von Hand eintippen oder den integrierten Kalender benutzen.
Wenn man auf das Symbol "Kalender" klickt, dann öffnet sich dieser mit dem aktuellen Datum.
Falls Sie ein weiter zurückliegendes Datum auswählen möchten, klicken Sie bitte zuerst auf den kleinen Pfeil rechts neben dem angezeigten Jahr.
Danach zuerst das richtige Jahr auswählen, danach den Monat, und am Ende den Tag.
E-Mail-Adresse der Patienten und Patientinnen erfassen
Nur wenn in den Patientendaten eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde, steht beim Versenden der TG-Rechnungen die Option "DOWNLOAD-LINK SENDEN" zur Verfügung.
Im entsprechenden Dialogfenster im Register "Abrechnungen" ist in diesem Fall die grüne Schaltfläche "DOWNLOAD-LINK SENDEN" aktiv.
Postleitzahl (PLZ) der Patientenadresse speichern
Wenn eine Postleitzahl aus der Schweiz eingetippt wird, dann macht das System einen Vorschlag (hellblau hinterlegt). Wenn Sie auf den Vorschlag klicken, wird automatisch auch der Ort eingetragen.
Um eine Postleitzahl zu speichern, muss auf den hellblau hinterlegten Vorschlag geklickt werden.
Es ist auch möglich, dass nach dem Eintippen einer PLZ zwei Vorschläge für die Ortschaft erscheinen. Wählen Sie die passende Ortschaft aus.
Um eine bereits erfasste Postleitzahl zu überschreiben, einfach ins Feld hineinklicken und die neue PLZ schreiben. Die bisherige PLZ und der dazu passende Vorschlag in hellblau verschwinden sofort, wenn Sie anfangen zu schreiben.
Neue Patienten speichern
Sobald alle obligatorischen Felder ausgefüllt wurden, können die neu eingegebenen Patientendaten gespeichert werden.
Besondere Adressformate bei ausländischen Adressen
Im Eingabefeld "PLZ" müssen mindestens 4 Zeichen für die Postleitzahl eingetippt werden (Zahlen, Buchstaben, Bindestriche oder Leerstellen).
Sobald vier oder mehr Zeichen in das Feld "PLZ" eingetippt wurden, wird vom System ein Vorschlag generiert und man kann diesen speichern (die Vorschläge sind hellblau unterlegt).
Die Eingabe im Feld "Ort" kann von Hand gelöscht oder überschrieben werden.
Beispiel:
Eine Patientin zieht von Zürich ins Ausland. Die bisherige Postleitzahl war 8004 (Ort Zürich). Die neue Postleitzahl ist 405 in Senegal.
Die bisherige Postleitzahl 8004 kann mit einem Klick auf das kleine x gelöscht werden. Der Ort Zürich muss von Hand gelöscht und überschrieben werden.
Die neue Postleitzahl hat nur drei Zahlen und ist darum zu kurz. Das System generiert keinen Vorschlag und darum kann die Eingabe nicht gespeichert werden. Sie müssen mehr Zeichen eingeben, zum Beispiel Leerschläge nach den eingegebenen Zahlen, bis die Mindestanzahl von 4 Zeichen erreicht wurde und das System einen Vorschlag generiert.
Stellen Sie die Abkürzung für das Land vor die Postleitzahl, dann ist die Eingabe möglicherweise auch zwischen 4 und 9 Zeichen lang. Das System generiert dann einen Vorschlag (hellblau unterlegt) und es kann gespeichert werden.
Die maximale Länge der Postleitzahlen ist 9 Zeichen. Wenn man mehr als 9 Zeichen eintippt kann man nicht speichern. Sobald die überzähligen Zeichen gelöscht werden, macht das System wieder einen Vorschlag und man kann diesen anklicken und abspeichern.
Man kann Postleitzahlen eingeben, die bis zu 9 Zeichen lang sind. Sollte mehr Platz benötigt werden, dann könnte man auch im Feld "Ort" noch etwas ergänzen (roter Pfeil):
Eingabefeld "Bemerkungen" bei den Patientendaten
Im Register "Patienten", im Eingabefeld "Bemerkungen", kann ein beliebiger Text mit bis zu 200 Zeichen gespeichert werden.
Adresse für Vormundschaft, Eltern, Sozialamt, zweite Postadresse
Bei Bedarf kann für die versicherte Person eine zweite Postadresse eingetragen werden. Zum Beispiel, wenn eine Vormundschaft besteht oder für die Erziehungsberechtigten. Setzen Sie ein Häklein bei der entsprechenden Option. Die Eingabefelder für die alternative Postadresse Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ und Ort erscheinen nun.
Falls nötig bitte im Dialogfenster etwas hinunter scrollen.
Nachdem Sie eine alternative Adresse in den Patientendaten erfasst haben, müssen Sie entscheiden, ob diese angewendet werden soll.
Achtung:
Nur wenn auch bei der Option "Vormundschaft/Erziehungsberechtigte Person ist Rechnungsempfänger" ein Häklein gesetzt wurde, werden alle neu erstellten Rechnungen an diese Adresse gesendet.
Wenn Sie die Option " Vormundschaft / Erziehungsberechtigte Person ist Rechnungsempfänger" in der Patientenakte angewählt haben, wird auf der Rechnung die alternative Adresse als Rechnungs-Empfänger aufgedruckt (gelber Pfeil im Bild unten).
Die Patientenadresse wird ebenfalls aufgedruckt (etwas kleiner und unterhalb des Rechnungsempfängers).
Besonders lange Adressen (Amt) als Empfänger für die Rechnungen eingeben
Normalfall:
Das Feld "Anrede" (grün) steht auf einer eigenen Zeile, die Felder "Vorname" (gelb) und "Nachname" (rosa) stehen zusammen auf der zweiten Adresszeile.
Man kann das Amt auf der ersten Adresszeile eintragen (Feld Anrede). Die Anrede und den Vornamen zusammen auf der zweiten Zeile (Feld Vorname).
Auf der Rechnung aufgedruckt sieht dies dann so aus:
Die neu erfassten Patientendaten bitte speichern.
Verfügungsnummern der IV
Bitte sehen Sie bitte unter Verfügungsnummern der IV nach.
Grunddaten der Patienten bearbeiten
Mit einem Klick auf das Symbol "Bleistift" kann das Bearbeitungs-Fenster geöffnet werden. Es handelt sich dabei um das Bearbeitungsfenster für die Grund-Daten des Patienten.
Löschen von Patientendaten
Dazu dient das Symbol "Mülleimer". Wenn für den betreffenden Patienten Rechnungen vorhanden sind, kann der Patient nicht gelöscht werden. Man müsste vorher alle vorhandenen Rechnungen einzeln löschen, was nur bei TG-Rechnungen möglich ist. Wir empfehlen Ihnen, die einmal erfassten Patienten nicht zu löschen, denn dann können Sie auch nach Jahren noch alle Vorgänge nachvollziehen.
Falls es sie stört, die nicht mehr benötigten Patenten in der Liste zu sehen, könnten Sie dem Nachnamen ein Z voranstellen, dann werden diese in der Patienten-Liste zuunterst angezeigt.
Achtung: Patientendaten, die Teil des Rechnungsversandes über MediData waren, können nicht gelöscht werden, da dieser Datenaustausch jederzeit nachvollziehbar sein muss.
Bitte beachten Sie dazu auch unsere Anleitung: Löschen von Rechnungen
Verordnungen und andere eingescannte Dokumente hochladen
Mit einem Klick auf den Doppelpfeil links neben dem Namen des Patienten öffnet sich die Detailansicht der Patienten. Es sind verschiedene Tabs sichtbar. Im Tab "Dokumente" können eingescannte Dokumente hochgeladen werden, zum Beispiel Verordnungen, Röntgenbilder, etc.
Bitte klicken Sie hier für eine ausführliche Anleitung: Dokumente hochladen
Löschen von hochgeladenen Dokumenten
Dazu dient das Symbol "Mülleimer" im Tab "Dokumente" in der Detailansicht des Patienten. Hochgeladene Dokumente, die Teil des Rechnungsversandes über MediData waren, können nicht gelöscht werden, da dieser Datenaustausch jederzeit nachvollziehbar sein muss.
Abrechnungen im Register "Patienten"
Alle Ihre Abrechnungen werden im Tab "Abrechnungen" in der Detailansicht des Patienten aufgelistet. Es ist möglich, im Register "Patienten" auf die Abrechnungen zuzugreifen. Hier werden nur jene Abrechnungen aufgelistet, die zu dem ausgewählten Patienten gehören. Die Rechnungen können von hier aus bearbeitet oder versendet werden.
Weitere Daten im Register "Patienten"
Abhängig von Ihrem Abo und davon, welche Fachrichtung Sie für den Leistungserbringer gespeichert haben, stehen möglicherweise weitere Tabs mit Daten zur Verfügung.
Tab "Reporting"
Diese Funktion ermöglicht die Analyse aller abgerechneten Leistungen eines Kontos. Die resultierenden Daten können anschliessend im CSV-Format exportiert und mit einem geeigneten Programm wie Excel weiterverarbeitet werden.
Die Daten können direkt im Register "Reporting" oder im Tab "Patienten" (im Register "Patienten") angezeigt werden.
Der Tab "Restfinanzierung" wurde durch den Tab "Reporting" ersetzt.
Siehe auch: Reporting
Tab Kostengutsprachen
In diesem Tab in der Detailansicht des Patienten werden die eventuell vorhandenen Kostengutsprachen aufgelistet.
Tab Dokumente
Liste der hochgeladenen Dokumente (Verordnungen, eingescannte Röntgenbilder, etc.)
Eine Liste der hochgeladenen Dokumente ist in der Detailansicht des Patienten zu sehen. Man kann in Medical Invoice auch Dokumente (z. B. Verordnungen) hochladen. Von Ihnen eingescannte und hochgeladene Dokumente werden immer bei einem bestimmten Patienten gespeichert. Mit der Zeit entsteht auch hier eine Liste aus den hochgeladenen Dokumenten.
Link zum Kapitel: Dokumente hochladen
Liste der hochgeladenen Dokumente öffnen und wieder schliessen
Von Ihnen eingescannte und hochgeladene Dokumente werden beim Patienten gespeichert. Um die Dokumente der Patientin "Frau Anna Exemple" zu sehen, muss man auf den kleinen Pfeil links neben dem Namen klicken.
In diesem Fenster können neue Dokumente für die Patientin hochgeladen werden. Bereits hochgeladen Dokumente können geöffnet und gelesen werden.
Umbenennen eines Dokumentes
Mit einem Klick auf das Symbol "Bleistift" kann das eingescannte und gespeicherte Dokument umbenannt werden.
Bitte beachten: Solange die Detailansicht eines bestimmten Patienten geöffnet ist, können nur die Dokumente oder Rechnungen des Patienten bearbeitet werden. Die Grunddaten des Patienten (Adresse, AHV-Nummer etc.), können hier nicht bearbeitet werden.
Um zum Fenster mit der Patientenliste zurückzukehren, schliessen Sie bitte die Detailansicht des Patienten, indem Sie oben rechts auf das kleine x klicken. Erst dann können Sie die Daten der Patientin wieder bearbeiten.
Löschen von Dokumenten
Das Symbol "Mülleimer" ist möglicherweise ausgegraut und kann nicht angeklickt werden.
Das ist der Fall, wenn das betreffende Dokument bereits einmal für die Rechnungsstellung über MediData verwendet wurde. Wenn dies der Fall ist, kann das Dokument nicht mehr gelöscht werden, da der Datenaustausch über MediData jederzeit nachvollziehbar sein muss.