Erfassen einer TP-Rechnung für die IV, Kurzbeschreibung
Sie benötigen die schriftliche Mitteilung (Verfügung), die die versicherte Person von der IV erhalten hat.
Ins Register "Abrechnung erfassen" wechseln.
Eine Person aus der Patientenliste auswählen oder neu erfassen (Symbol "Bleistift").
Das zutreffende Gesetz IVG auswählen.
Einen Zuweiser aus dem vorhandenen ZSR-Register auswählen (das Register kann durchsucht werden).
Die eingescannte Verordnung an die TP-Rechnung anhängen.
Die Leistungen erfassen, mit dem Leistungsdatum (das Rechnungsdatum wird erst später gesetzt). Die Leistungen müssen in die Abrechnung eingefügt werden.
Falls gewünscht, eine eigene Referenznummer für die Abrechnung erfassen
Die Abrechnung speichern. Sie wird automatisch ins Register "Abrechnungen" verschoben und kann von dort aus versendet oder ausgedruckt werden (siehe Kapitel: Rechnungsversand).
Wir haben für verschiedene Fachrichtungen spezielle Anleitungen bereitgestellt. Diese finden Sie in unserem Hilfe-Center oder indem Sie im Konto oben rechts auf das Fragezeichen-Symbol klicken.
Ausführliche Beschreibung - Erstellen einer TP-Rechnung für die Invalidenversicherung
Abrechnungskonfiguration
Das oberste Feld im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen") heisst "Abrechnungskonfiguration".
Der Leistungserbringer und alle Angaben aus der Haupt-Konfiguration werden automatisch übernommen.
(Pro-Funktion: Falls Sie mehrere verschiedene Konfigurationen (Konfigurations-Profile) gespeichert haben, dann müssen Sie eventuell die erwünschte Konfiguration auswählen. In der Konfiguration wurde die Fachrichtung hinterlegt. Die Fachrichtung bestimmt im Wesentlichen, welche Tarife für die Erfassung der Leistungen zur Verfügung stehen.
Patient
Das zweite Eingabefeld von oben, im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen"), heisst "Patient". In diesem Feld müssen Sie einen Patienten eintragen.
Falls Sie bereits eine Liste mit Patienten erstellt haben (im Register "Patienten"), dann können Sie in das Feld "Patient" hineinklicken und anfangen zu tippen. Es werden alle passenden Einträge aus Ihrer bestehenden Patientenliste angezeigt. Klicken Sie auf einen der angezeigten Patienten um ihn auszuwählen.
Im folgenden Beispiel wurde nach einem Patienten mit Namen "Exemple" aus der vorhandenen Patientenliste gesucht. Sie können auch einen neuen Patienten erfassen (Symbol +) oder einen bestehenden Patienteneintrag bearbeiten (Symbol "Bleistift").
Gesetz
Dies ist eine sehr wichtige Auswahl: Nach dem Patienten müssen Sie im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen") das Gesetz "IVG - Invalidenversicherung" auswählen.
Wählen Sie das Gesetz IVG aus, wenn die Leistung von der Invalidenversicherung gedeckt ist. Es wird eine TP-Rechnung erstellt, die über MediData an die Invalidenversicherung gesendet werden kann.
Das Gesetz ist nicht der Behandlungsgrund!
Der Behandlungsgrund (Krankheit, Unfall, Mutterschaft. etc.) kann weiter unten im Rechnungsformular ausgewählt werden.
Versicherung auswählen
Wenn im Register "Abrechnung erstellen" das Gesetz IVG ausgewählt wurde, dann steht im Feld "Versicherung" automatisch die korrekte Adresse der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS.
Alle Rechnungen an die IV werden an die Zentrale Ausgleichsstelle ZAS in Genf geliefert.
Die kantonalen Stellen werden über die ersten drei Zahlen in der Verfügungsnummer adressiert.
Falls Sie eine Rechnung an die Liechtensteinische IV senden möchten, müssen Sie diese im Feld "Versicherung" auswählen.
AHV-Nummer
Das Feld "AHV-Nummer" erscheint nur dann, wenn das Gesetz IVG ausgewählt wurde. Es muss die AHV-Nummer der versicherten Person (des Patienten) eingetragen werden.
Bitte tragen Sie die AHV-Nummer mit den Punkten ein. Die AHV-Nummer umfasst 13 Zahlen und 3 Punkte. Falls Sie die AHV-Nummer im korrekten Format eingetragen haben, aber sich diese nicht speichern lässt und ds System einen Fehler anzeigt, dann heisst das, dass Sie die AHV-Nummer falsch eingegeben haben. Wahrscheinlich enthält diese einen Tippfehler.
Verfügungsnummer
Wenn Abrechnungen für die IV erstellt werden, muss eine Verfügungsnummer (Fallnummer) erfasst werden.
Die Verfügungsnummer wird von den IV-Stellen vergeben und den Versicherten mit einer offiziellen IV-Verfügung schriftlich mitgeteilt.
Es gibt 14-stellige Verfügungsnummern und 6-stellige Nummern für Versichertenberichte.
Punkte, Kommas oder Bindestriche, die in der Verfügungsnummer der IV vorhanden sind, müssen weggelassen werden, wenn Sie diese in Medical Invoice eintragen.
Manchmal muss die Verfügungsnummer mit einer dreistelligen Kennziffer ergänzt werden, die die zuständige IV-Stelle bezeichnet. Die Kennziffer für die IV-Stellen finden Sie in diesem Artikel: Verfügungsnummern der IV
Verfügungsdatum
Das Verfügungsdatum können Sie ebenfalls in der offiziellen IV-Verfügung finden, die der versicherten Person von der IV zugestellt wurde.
Adressierung der Rechnung
Wenn weiter oben im Rechnungsformular das Gesetz IVG ausgewählt wurde, dann erfolgt die Adressierung an die Invalidenversicherung automatisch. Im Feld "Rechnungsstellung an" ist dann die Option VERSICHERUNG vorausgewählt und kann nicht geändert werden.
Es wird eine TP-Rechnung erstellt, keine Patientenrechnung mit Rückforderungsbeleg (TG-Rechnung).
Behandlungsgrund auswählen
Als Grundeinstellung für den Behandlungsgrund ist "Unbekannt" ausgewählt. Wählen Sie den passenden Behandlungsgrund Krankheit, Unfall, Schwangerschaft, Prävention oder Geburtsgebrechen aus, oder belassen Sie diesen auf "Unbekannt".
Zuweiser erfassen
Mit "Zuweiser" ist die Person oder Stelle (Ärzte, Institution) gemeint, die die Behandlung angeordnet oder die Verfügung verfasst hat.
Im Feld "Zuweiser" des Rechnungsformulars (im Register "Abrechnungen") kann ein Eintrag aus dem Zahlstellen-Register ausgewählt werden. Es sind zwei Optionen vorhanden: ZUWEISER AUS DEM REGISTER und ZUWEISER MANUELL ERFASSEN.
Wählen Sie bitte die Option ZUWEISER AUS DEM REGISTER. Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte es nötig sein, einen Zuweiser manuell zu erfassen
Falls Sie eine Person oder Institution als "Zuweiser" erfassen möchten, klicken Sie auf das Feld "Suche" hinein und fangen Sie an zu schreiben. Bitte suchen Sie vor allem über die ZSR-Nummer oder den Namen der Praxis.
Bei dem in Medical Invoice hinterlegten ZSR-Register handelt es sich um das offizielle Zahlstellenregister-Register. Das heisst, dass es ist immer aktuell. Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte es nötig sein, einen Zuweiser manuell zu erfassen (z.B, wenn eine ZSR-Nummer erst vor 1-2 Tagen ganz neu vergeben wurde).
Auch die Invalidenversicherung kann als Zuweiser erfasst werden. Die GLN der Invalidenversicherung lautet: 7601003002751
Dokumente an die TP-Rechnung anhängen
Im Bereich "Dokumente" des Rechnungsformulars (im Register "Abrechnungen") können eingescannte Dokumente (zum Beispiel die Verordnung) an die Abrechnung angehängt werden.
Die von Ihnen eingescannten oder hochgeladenen Dokumente werden beim Patienten gespeichert.
Zuerst muss der Patient weiter oben im Abrechnungsformular eingetragen werden, erst danach können Anhänge für die TP-Rechnung ausgewählt werden.
Erst wenn der Patient ausgewählt wurde, und bereits Dokumente für diesen hochgeladen wurden, dann werden diese im Abrechnungsformular angezeigt.
Die angezeigten Dokumente werden nur dann zusammen mit der Rechnung versendet, wenn sie mit einem Haken ausgewählt werden.
Dokumente ohne Häklein werden nicht versendet.
Für mehr Infos zum Thema Dokumente für die Patienten hochladen, bitte hier klicken: Dokumente hochladen
Wenn im Bereich "Dokumente" des Rechnungsformulars steht: "Wählen Sie Dokumente für die Abrechnung aus. Keine Dokumente vorhanden", dann haben Sie entweder den Patienten noch nicht ausgewählt oder es sind für diesen Patienten noch keine Dokumente hochgeladen worden.
Leistungen erfassen
Die Leistungen müssen in der Regel einzeln erfasst und im Rechnungsformular hinzugefügt werden.
Leistungsdatum
Wählen Sie zuerst das Leistungsdatum aus. Dafür steht im Bereich "Leistungen" ein Kalender zur Verfügung.
Nur bei einigen Tarifen ist es zulässig (und möglich) einen Zeitraum zu erfassen.
Das Leistungsdatum ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst dann gesetzt, wenn die Rechnung versendet oder finalisiert wird. Bei der Erfassung der Leistungen muss das Datum eingetragen werden, an dem die Leistung erbracht wurde.
Therapeut
Kontrollieren Sie das Feld "Therapeut".
Falls mehrere Therapeuten im Angestelltenverhältnis tätig sind, wurden diese in der Konfiguration des Medical-Invoice-Kontos eingetragen und können nun hier ausgewählt werden.
Tarif
Kontrollieren Sie das nächste Feld "Tarif". Sie können mit dem kleinen Pfeil ganz rechts im Feld zwischen den verschiedenen Tarifen hin und her wechseln, falls in Ihrer Fachrichtung mehrere Tarifstrukturen zur Anwendung kommen.
Das weiter oben ausgewählte Gesetz und die in der Konfiguration (für den Leistungserbringer) gespeicherte Fachrichtung bestimmen, welche Tarife für die Leistungserfassung zur Verfügung stehen.
Tarifziffer
Klicken Sie in das Feld "Tarifziffer" hinein und fangen Sie einfach an zu tippen. Die Suche wird sofort gestartet, und das System macht Ihnen passende Vorschläge.
Um die korrekte Tarifziffer für die Leistung zu erfahren, bitten wir Sie, die schriftliche Mitteilung der IV zu konsultieren.
Anzahl
Jede Leistung wird in Zeiteinheiten abgerechnet. Das ist in vielen Tarifen 1 Minute. In anderen Tarifstrukturen werden die Leistungen in 5-Minuten-Schritten abgerechnet. In anderen Tarifen können es Pauschalen oder Stunden, Wochen, etc. sein.
Geben Sie im Feld "Anzahl" an, wie viele dieser Zeiteinheiten abgerechnet werden sollen.
Wird die von Ihnen eingetippte Zahl "von alleine" verändert?
Das kann passieren, wenn man aus Versehen das "Rädchen" an der Maus berührt (oder das Trackpad am Notebook). Dies kann vermieden werden, indem man nach der Eingabe der gewünschten Werte sofort die Taste "Tabstopp" benutzt, um aus dem Eingabefeld herauszukommen. Mit "Tabstopp" springt der Cursor direkt ins nächste Eingabefeld.
Abhängig vom verwendeten Tarif können die Eingabefelder für das Erfassen der Leistungen verschieden aussehen. Es können auch weitere Eingabefelder vorhanden oder nicht vorhanden sein.
Sitzung
Das Feld "Sitzung" muss normalerweise nur dann ausgefüllt werden, wenn mehrere Sitzungen am gleichen Tag stattgefunden haben. Sie können in diesem Fall die Sitzungen in diesem Feld nummerieren.
TPW / Preis
Der Wert im Feld "Taxpunkt / Preis" wird bei der Erfassung der Leistungen vom System automatisch berechnet, auf der Grundlage der Standard-Taxpunktwerte, die Sie selbst im Register "Konfiguration" eingetragen haben. In einigen Tarifen kann der Preis hier überschrieben werden.
Im Bereich IVG muss der TPW im Register "Konfiguration" in der Regel auf 1 eingestellt werden.
Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Rechnungskonfiguration
Externer Faktor
Hier kann ein Faktor eingetragen werden, um den der Preis reduziert werden soll.
Bemerkung
Das Eingabefeld "Bemerkung" ist das letzte Eingabefeld, dass beim Erfassen der Leistungen zur Verfügung steht. Sie können hier Ihre Leistung näher bezeichnen, oder referenzieren.
Leistung hinzufügen
Wenn Sie eine Leistung erfasst haben, können Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.
Im Rechnungsformular entsteht eine Liste aller hinzugefügten Leistungen.
Die einzeln hinzugefügten Leistungen können gelöscht (Symbol "Mülleimer") und neu erfasst werden. Die hinzugefügten Leistungen können nicht korrigiert werden.
Zusätzliche Bemerkungen, Diagnose
In den meisten Fällen ist das Ausfüllen dieser Felder nicht erforderlich.
Referenznummer
Nur wenn eine QR-IBAN in der Konfiguration eingetragen wurde, dann kann im Feld "Referenznummer überschreiben" eine eigene Referenznummer eingeben werden. Die QR-IBAN ist daran erkennbar, dass die dritte Zahl (das fünfte Zeichen von links) eine 3 ist.
Man kann die vom System automatisch generierte Rechnungsreferenznummer einfach überschreiben. Bitte für die eigene Referenznummer nur 26 Stellen eingeben. Die 27te Stelle (Prüfziffer) wird automatisch berechnet und vom System eingetragen. Wenn Sie eine Referenznummer eingeben möchten, die kürzer als 26 Stellen ist, dann können Sie einfach eine Reihe von Nullen vor Ihrer Nummer einfügen.
Abrechnung speichern
Ganz unten rechts im Register "Abrechnung erfassen" finden Sie den Button "Abrechnung speichern".
Nach dem Speichern ist die Rechnung noch nicht versendet worden. Sie wird jetzt im Register "Abrechnungen" aufgelistet. Von dort aus kann Sie versendet werden.
Bitte beachten:
Für die weitere Verarbeitung Ihrer Abrechnung müssen Sie ins Register "Abrechnungen" wechseln.
Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Versand