Les factures peuvent être créées dans Medical Invoice et envoyées numériquement à l'assurance invalidité (CdC). La facturation électronique est effectuée conformément aux normes spécifiées par le Forum pour l'échange de données.

Un numéro de cas (numéro de décision) est nécessaire. Il doit être indiqué sur la facture. Les numéros à six chiffres ne sont valables que pour les mesures d'évaluation à partir du 1er janvier 2022 (voir le chapitre sur les numéros de décision de l'AI).
Les factures de l'AI sont envoyées par voie numérique via Medidata à la Centrale de compensation (CdC) à Genève et non pas directement aux offices AI des cantons.

Paramètres importants dans l'onglet "Configuration"

Le GLN d'une personne (ou d'une entreprise ou d'une institution) ayant la fonction de "Fournisseur de prestations" a été enregistré dans la configuration de votre compte MIC.
Dans la configuration, la spécialisation "Formations professionelles AI" doit être sélectionnée.
Introduisez la valeur 1 dans la configuration (dans le champ : LAA, LAI et LAM: VPT par défaut)
Voir aussi le chapitre Configuration

Création de la facture dans l'onglet "Saisir décompte"

Le fournisseur de prestations ne doit présenter qu'une seule facture par mois pour chaque numéro de décision.
Tout d'abord, les données générales doivent être introduites dans le formulaire de facturation.
Des documents scannés peuvent également être joints à la facture.
Les prestations sont ensuite saisies dans le formulaire de facturation.
La facture complétée doit ensuite être sauvegardée.
Une fois sauvegardée, la facture peut être consultée dans l'onglet "Factures" et envoyée à partir de là (voir la section Envoi de factures).

Chaque facture se compose de données de base et de prestations individuelles. Chaque prestation est enregistrée avec une date, puis ajoutée à la facture (flèches rouges) :

Remplir le formulaire de facturation

Passez à l'onglet "Saisir décompte"
Les données du fournisseur de prestations dans la configuration principale sont automatiquement introduites dans le champ de saisie le plus en haut.
Sélectionnez ou saisissez une nouvelle personne dans le champ "Patient" (voir article Patients).
La date de la décision, le numéro AVS et le numéro de la décision sont automatiquement repris, s'ils ont déjà été enregistrés dans les données du patient.
Cliquez sur 'LAI'. Les tarifs et numéros de tarifs corrects sont maintenant disponibles.
La facturation à l'assurance (barre verte) est réglée automatiquement si la loi LAI a été sélectionnée. La facture est maintenant correctement adressée.
Des documents scannés peuvent être joints à la facture. Si les documents sont déjà présents, il suffit de cocher la case (voir l'article Télécharger les documents).

Ajouter les prestations

Les éléments individuels qui sont ajoutés à la facture sont appelés prestations. Chaque facture peut contenir un nombre variable de prestations. Chaque prestation a une date de début. Il est également possible d'introduire les dates de début et de fin d'une prestation.

Il est nécessaire de déterminer le code tarifaire que vous souhaitez utiliser pour la facturation

905.041.1

Les chiffres du tarif commençant par 905 renvoient à : Convention de prestations

Les numéros de tarif commençant par 906 renvoient à : Tarif pour un cas particulier

Les numéros de tarif commençant par 907 renvoient à : Pas de convention de prestations

905.041.1

Les trois chiffres suivants indiquent le type de prestation.

905.041.1

Le dernier chiffre indique l'intervalle de temps (unité d'indemnisation) dans lequel cette prestation a été fournie. Les numéros de tarif commençant par 907 n'ont pas ce numéro.

Les unités d'indemnisation possibles sont : forfait par cas 1, mois 2, semaine 3, jour 4, heure 5.

Champ "Thérapeute"

La personne qui a été définie comme fournisseur de prestations dans la configuration est automatiquement introduite.

Champ "Tarif"

Le tarif 904 est automatiquement disponible.

Champ "Chiffre tarifaire"

Cliquez dans ce champ et commencez à taper (chiffres ou lettres). Une sélection correspondante s'affiche. Il y a des numéros pour les fournisseurs de prestations avec ou sans contrat de service et pour le prix dans des cas individuels (pour sélectionner le numéro de tarif correct, voir le tarif 904 ci-dessous).

Champ "Nombre"

Normalement, ce champ indique 1 (une unité d'indemnisation). Vous ne devez modifier ce nombre que si vous souhaitez facturer plusieurs unités d'indemnisation au cours d'un mois. Le prix, qui peut être introduit ci-dessous, est alors multiplié par ce nombre.

Champ "Séance"

Introduisez 1 dans ce champ (ce champ n'est utilisé pour numéroter les sessions que si plusieurs sessions ont lieu le même jour)

Champ "Prix"

Important : le prix introduit ici se réfère à une unité d'indemnisation entière. Le prix indiqué ici ne doit correspondre qu'à une seule unité d'indemnisation.

Ajustement du prix dans le champ "Facteur externe"

Dans ce champ, le prix peut être modifié.

Le prix d'une unité d'indemnisation entière doit être saisi dans le champ "Prix".

Si vous ne souhaitez calculer qu'une partie d'une unité d'indemnisation, le prix doit être ajusté via le "Facteur externe".

Un mois entier est calculé sur la base de 30 jours.

Cela signifie, par exemple, que pour une prestation qui ne dure que 15 jours, il faut introduire le "Facteur externe" 0,5 (si l'on a choisi le "mois" comme unité d'indemnisation).

Calcul du facteur externe :

Combien de jours la prestation a-t-elle duré ?

Diviser le nombre de jours par 30 = facteur externe

Attention :

Le facteur externe doit être saisi avec au moins 4 chiffres après la virgule.

Sélectionner la date de la prestation

Il s'agit de la date à laquelle la prestation a été effectuée, et non de la date de facturation. La date de facturation n'est fixée qu'ultérieurement.

Il y a des tarifs divers : avec ou sans convention de prestations, et le tarif pour un cas particulier.
Il y a plusieurs unités d'indemnisation (montant forfaitaire, mois, semaine, jour, heures).
Il ne faut pas établir plus d'une facture par mois pour un même numéro de décision.
Si vous souhaitez créer une facture qui couvre plus d'un mois, vous pouvez le faire. Dans ce cas, plusieurs prestations doivent être reprises dans la même facture : une prestation par mois.

Prestations avec un montant forfaitaire

Le 7ème chiffre de ces tarifs est 1.
La date de début de la mesure doit être indiquée.
En cas de paiement d'acomptes, vous devez indiquer la partie concernée par la mesure : indiquez la date de début et la date de fin.

Prestation avec forfait mensuel

Le 7ème chiffre de ces tarifs est 2.
En règle générale, le premier et le dernier jour du mois doivent être choisis comme date de début et de fin de la mesure.
Si la mesure couvre plusieurs mois, une prestation distincte doit être saisie pour chaque mois et ajoutée à la facture.
Si vous souhaitez saisir une partie d'un forfait mensuel (par exemple 15 jours), vous devez saisir une prestation avec une date de début et de fin pour cette partie. Dans ce cas, le prix ne peut être modifié que par le biais du "Facteur externe".

Dans cet exemple, les deux premiers mois entiers et une partie du troisième mois ont été ajoutés.

Pour la partie du troisième mois, le prix a été modifié en conséquence par le facteur 0,4333 dans le champ "Facteur externe". Le champ "Facteur externe" doit comporter au moins 4 décimales.

Prestation avec forfait hebdomadaire

Le 7ème chiffre de ces tarifs est 3.
Vous devez sélectionner les dates de début et de fin correctes pour chaque semaine. Les dates de début et de fin doivent se situer dans le même mois.
Si vous souhaitez saisir plusieurs semaines consécutives dans le même mois, vous pouvez les saisir dans une même prestation. Saisissez le nombre de forfaits hebdomadaires dans le champ "Nombre".
Si vous souhaitez saisir une partie d'un forfait mensuel (par exemple 15 jours), vous devez saisir une prestation avec une date de début et de fin pour cette partie. Dans ce cas, le prix ne peut être modifié que par le biais du "Facteur externe".
Introduisez ensuite le prix d'un forfait hebdomadaire. Le prix est automatiquement multiplié par le "Nombre".
Si vous n'établissez pas de facture chaque mois, vous pouvez inscrire plus d'une prestation sur la même facture. Une prestation pour chaque mois.
Si une semaine n'est que partiellement comprise dans un mois, vous ne pouvez inscrire cette semaine que le mois suivant (dans la facture suivante ou dans une prestation séparée).

Prestation avec forfait journalier

Le 7ème chiffre de ces tarifs est 4.
Dans le champ "Nombre", indiquez le nombre de jours que vous souhaitez facturer au cours de ce mois.
Introduisez ensuite le prix pour un seul jour (un forfait journalier). Le prix est automatiquement multiplié par le "Nombre".
Vous devez introduire la date de début et la date de fin.
Les dates de début et de fin doivent se situer dans le même mois.

Prestation avec forfait horaire

Le 7ème chiffre de ces tarifs est 5.
Dans le champ "Nombre", indiquez le nombre d'heures que vous souhaitez facturer pour un jour donné.
Champ "Nombre" : Pour une demi-heure, par exemple, entrez le nombre 0,5. Pour un quart d'heure, entrez 0,25
Introduisez ensuite le prix pour une seule heure (un forfait horaire). Le prix sera automatiquement multiplié par le "Nombre".
Pour les forfaits horaires, indiquez comme date le jour où la prestation a été fournie.
Plusieurs jours (prestations) peuvent être ajoutés sur la même facture.

Les minutes figurant dans le champ "Nombre" doivent être saisies en tant que fraction décimale avec au moins quatre chiffres après la virgule.

Formule :

Nombre de minutes divisé par 60

Exemples :

La mesure a duré 50 minutes.

50/60=0.8333

0,8333 devra être indiqué dans le champ "Nombre".

La mesure a duré 1 heure et 10 minutes (soit 70 minutes).

70/60=1.1666

Il faut indiquer 1,1666 dans le champ "Nombre".

Tarif 904

Medical Invoice applique de nombreux tarifs différents. Nous n'avons aucune influence sur le contenu et la structure des tarifs et nous ne sommes pas autorisés à les modifier.

Le tarif 904 contient un grand nombre de chiffres tarifaires. Ceux-ci se composent de six à huit chiffres.
Tous les numéros tarifaires commencent par l'un de ces chiffres :
905 (Convention de prestations)
906 (Tarif établi au cas par cas)
907 (Pas de convention)
Les trois chiffres suivants indiquent le type de mesure. Par exemple, le chiffre 030 se réfère aux services de coaching (907.030).
Le chiffre suivant indique l'unité d'indemnisation. Par exemple, le chiffre 3 indique le montant forfaitaire hebdomadaire (905.042.3).
Les unités d'indemnisation suivantes sont utilisées : 1 indemnité, 2 mois, 3 semaines, 4 jours, 5 heures.
Presque tous les chiffres tarifaires commençant par 907 ne contiennent que six chiffres.

Exemples de chiffres tarifaires dans le tarif 904 :

905.010.1

Mesures d'instruction médico-professionnelle (une à deux semaines) par un COPAI (Forfait)

906.090.4

Indemnisation de l'employeur (par Jour)

907.060

Volet pratique en institution