Liste des patients :
Les patients peuvent être saisis dans l'onglet "Patients". Il en résulte une liste qui sera disponible plus tard lors de la saisie des factures. Certaines données des patients enregistrées ici sont automatiquement saisies dans le formulaire de facturation lors de la création de la facture (par ex. la date de l'accident, la caisse maladie, etc.).
Vue détaillée du patient :
La liste des patients est visible en premier. Vous pouvez sélectionner un patient spécifique pour afficher les documents et les factures enregistrés pour cette personne.
Vous pouvez basculer entre la liste des patients et la vue détaillée d'un patient spécifique.
Liste des patients
Les données des patients peuvent être saisis dans l'onglet "Patients". Il en résulte une liste de tous les patients déjà saisis.
La liste des patients peut faire l'objet d'une recherche.
Pour ouvrir la fenêtre d'édition avec les données du patient, veuillez cliquer sur l'icône "crayon".
Si vous cliquez sur la petite flèche à gauche du nom du patient, vous pouvez ouvrir la vue détaillée du patient en question. Vous disposez ici de différents onglets, par exemple "Factures" ou "Documents".
Pour revenir à la liste des patients, veuillez fermer la vue détaillée du patient en cliquant sur le x.
Dans la fenêtre avec la liste des patients vous pouvez déterminer quelles informations du dossier patient doivent être affichées.
Cliquer sur "Gérer les colonnes" et cocher les colonnes souhaitées.
Ces informations s'affichent également dans l'onglet "Saisir décompte" lorsqu'un patient est sélectionné.
Ces paramètres sont enregistrés dans votre navigateur.
Saisir les données d'un nouveau patient
Pour le patient, seuls les champs Sexe, Prénom, Nom, Rue, NPA (code postal, numéro postal d'acheminement), Lieu et Date de naissance doivent être obligatoirement remplis. Une fois tous ces champs remplis, le patient peut être enregistré.
Si vous ne parvenez pas à enregistrer, veuillez vérifier marqués avec la mention "Ce champ est obligatoire". Vérifiez si vous avez saisi la date de naissance.
Le champ NPA (Code postal) est correctement rempli, même s'il est entouré en rouge.
Cliquez sur le bouton vert "Enregistrer un nouveau patient" pour ouvrir le formulaire dans lequel vous pouvez saisir les données du patient. Sur les petits écrans, l’onglet est affiché différemment. Il peut être nécessaire de cliquer d’abord sur l’icône de menu (carré vert avec trois points), puis sur "Enregistrer un nouveau patient".
Si, lors de la création d’un nouveau patient, la configuration ne peut pas être enregistrée et qu’il ne se passe rien lorsque vous cliquez sur le bouton "Enregistrer", faites défiler la fenêtre vers le bas et vérifiez que tous les champs obligatoires ont bien été remplis. Vérifiez en particulier le champ de la date de naissance du patient.
Exemple : Dans cet exemple, le NPA, la localité ainsi que l’adresse du patient ont été correctement saisis. Seule la date de naissance n’a pas encore été renseignée. Dès que le champ "Date de naissance" est rempli, ces données patient peuvent être enregistrées.
Numéro OFS
Le numéro OFS est généralement complété automatiquement par le système. Si ce n’est pas le cas, il peut être ajouté ultérieurement. La saisie du numéro OFS est uniquement pertinente pour les domaines "Aide et soins à domicile", "Soins infirmiers" et "Maison des soins". Les autres domaines ne nécessitent pas cette information.
Les autres champs de saisie pour les données du patient ne doivent pas encore obligatoirement être remplis à ce stade. Toutefois, il est possible que ces informations doivent être complétées ultérieurement afin de pouvoir établir des factures. Cela dépend des exigences liées au mode de facturation choisi.
Toutes les informations ne doivent pas être saisies. Les champs obligatoires sont marqués d'un petit astérisque.
Veuillez saisir les données en suivant les exemples ci-dessous :
Sur la carte d'assuré de la caisse maladie (CaDa), vous trouverez les informations suivantes :
Le nom de la caisse maladie
Le nom et le prénom de la personne assurée
Le numéro de la carte à 20 chiffres CaDa. (Il existe également un numéro d’assuré chez l’assureur, mais il ne joue aucun rôle ici, car il peut avoir une longueur et un format très différents selon la caisse d'assurance maladie).
La date de naissance de la personne assurée
Le sexe
Le numéro AVS, qui se compose de 13 chiffres. Le numéro AVS doit être saisi avec les points. (La saisie du numéro AVS dans les données du patient n'est pas obligatoire, mais recommandée, car le numéro AVS du patient doit être spécifié pour de nombreux types de facturation.)
Si les factures doivent être envoyées à l'assurance-invalidité, le numéro AVS à 13 chiffres du patient doit être indiqué.
Saisir la caisse maladie ou l’assurance accident
Pour saisir la caisse maladie ou l’assurance accident, une liste de sélection est disponible. Cliquez sur la petite flèche à droite dans le champ correspondant afin de choisir l’assurance appropriée. Vous pouvez saisir du texte dans le champ pour rechercher dans la liste disponible.
Numéro AVS
Le numéro AVS du patient est composé de 13 chiffres. Il doit être saisi avec les points. Cela signifie que le numéro à 13 chiffres et les trois points comprennent au total 16 caractères. Si vous avez saisi le numéro AVS dans le format et la longueur corrects, mais que votre saisie n'est toujours pas acceptée, cela signifie que vous avez saisi un numéro AVS incorrect. Veuillez vérifier attentivement que le numéro AVS ne comporte pas de fautes de frappe. Le numéro AVS contient un chiffre de contrôle qui permet de détecter les fautes de frappe.
La saisie du numéro AVS dans les données du patient (Medical Invoice) n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée, car pour de nombreux types de facturation, le numéro AVS du patient doit obligatoirement être indiqué. Si aucun numéro AVS n’a été saisi dans les données du patient, le champ correspondant dans les factures est automatiquement rempli avec un numéro de substitution afin de satisfaire aux exigences du standard de facturation 5.0.
Date de décision, date de l'accident
Veuillez utiliser le calendrier fourni pour entrer la date ou saisissez la date en tapant das le champ.
Adresse e-mail des patients
Lors de l'envoi des décomptes, l'option "ENVOYER LE LIEN DE TÉLÉCHARGEMENT" n'est disponible que si une adresse e-mail a été saisie ici.
Voici la boîte de dialogue concernée dans l'onglet "Factures" :
Codes postaux
Si un code postal suisse est saisi, le système fait une proposition (sur fond bleu clair). Si l'on clique sur la proposition, le "Lieu" est saisi automatiquement.
Pour sauvegarder, il faut cliquer sur la proposition sur fond bleu clair.
Il est également possible qu'après avoir saisi un code postal, deux suggestions de ville ou de village apparaissent. Sélectionnez la ville ou le village correct.
Pour remplacer un code postal déjà saisi, veuillez cliquer dans le champ et saisir le nouveau code postal. L'ancien code postal et la suggestion correspondante en bleu clair disparaissent immédiatement lorsque vous commencez à saisir.
Le "Lieu" est automatiquement écrasé lors de la saisie d'un nouveau code postal suisse. Mais il est également possible de supprimer ou d'écraser le "Lieu" manuellement.
Si les données ont été modifiées, cela est indiqué par un cadre rouge autour du champ de saisie. Le cadre rouge autour du champ de saisie n'empêche pas l'enregistrement des données.
Formats particuliers pour les adresses étrangères
Dans la case "NPA" (Code postal) il faut taper entre 4 et 9 caractères (chiffres, lettres, tirets ou espaces).
Tant qu'aucune proposition n'est générée par le système, il n'est pas possible de sauvegarder (les propositions sont affichées sur fond bleu clair).
La saisie dans le champ "Lieu" doit être effacée ou écrasée manuellement.
Exemple :
Une patiente déménage de Zurich à l'étranger. Son ancien code postal était 8004 ( lieu est Zurich). Le nouveau code postal est 405 au Sénégal.
Flèche rouge : l'ancien code postal 8004 peut être effacé en cliquant sur le petit x. Le lieu de Zurich doit être supprimé et remplacé manuellement.
Flèche verte : le nouveau code postal est trop court. Le système ne génère pas de proposition. Il est impossible de le sauvegarder.
Flèches jaunes : lorsque l'abréviation du pays est tapée avant le code postal, la saisie comporte désormais 4 à 9 caractères. Par la suite, le système produit une proposition (sur fond bleu clair). On peut cliquer dessus pour l'enregistrer.
On pourrait aussi utiliser des espaces pour compléter une entrée trop courte.
La longueur maximale des codes postaux est de 9 caractères. Si l'on saisit plus de 9 caractères, on ne peut pas enregistrer. Dès que les caractères en trop sont effacés, le système fait à nouveau une proposition et l'on peut cliquer dessus et la sauvegarder.
On peut saisir des codes postaux de 9 caractères maximum. Si l'on a besoin de plus de place, on pourrait aussi ajouter quelque chose dans le champ "Lieu" (flèche rouge) :
Tutelle, deuxième adresse postale
Si nécessaire, une deuxième adresse postale peut être indiquée. Par exemple, s'il y a une tutelle ou pour les tuteurs légaux :
Une fois que vous avez saisi l'adresse, vous devez décider si elle doit être appliquée.
Attention:
Ce n'est que si l'option "La tutelle/Tuteur légal est destinataire de la facture" a été cochée que toutes les nouvelles factures créées seront envoyées à cette adresse.
Flèche jaune : l'adresse du tuteur légal est désormais imprimée sur la facture.
Flèche rouge : l'adresse du patient est aussi imprimée (un peu plus bas et plus petite).
Saisir un office comme destinataire
On peut indiquer le nom du bureau sur la première ligne de l'adresse (champ Civilité). La formule de politesse et le prénom peuvent être inscrits ensemble sur la deuxième ligne (champ Prénom).
Le champ "Civilité" (vert) se trouve sur une ligne séparée, les champs "Prénom" (jaune) et "Nom" se trouvent ensemble sur la deuxième ligne d'adresse.
Veuillez cliquer le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder les données saisies.
Numéros des cas de l'AI
Veuillez consulter ce lien : Numéro de décision , numéro de cas AI
Modifier les données des patients
Flèche rouge : en cliquant sur la petite flèche à gauche du nom du patient, on peut ouvrir la fiche du patient. On peut contrôler ici si des documents ont déjà été téléchargés pour ce patient.
Flèche verte : un clic sur le symbole "crayon" permet d'ouvrir la fenêtre d'édition.
Suppression de patients et des documents
Pour cela, on utilise l’icône "corbeille". S’il existe des factures pour le patient concerné, le patient ne peut pas être supprimé. Il faudrait d’abord supprimer toutes les factures une par une, ce qui n’est possible que pour les factures TG.
Nous vous recommandons de ne pas supprimer les patients déjà enregistrés, car ainsi vous pourrez retrouver toutes les opérations même après plusieurs années.
Si la présence des patients non utilisés dans la liste vous dérange, vous pouvez ajouter un "Z" devant le nom de famille. Ainsi, ces patients apparaîtront en bas de la liste des patients.
Si des factures et des documents existent pour le patient et qu’ils ont déjà fait partie d’un échange de données via MediData, le patient (et les factures et documents) ne peuvent pas être supprimés.
Veuillez consulter nos instructions à ce sujet : Supprimer patients et documents
Liste des documents téléchargés (ordonnances, radiographies numérisées, etc.) dans l'onglet "Patients"
Télécharger des ordonnances et d'autres documents scannés
En cliquant sur "UPLOAD", la fenêtre permettant de télécharger des documents scannés s'ouvre.
Veuillez cliquer ici pour consulter les instructions détaillées : Télécharger documents
Factures dans l'onglet "Patients"
Toutes vos factures sont listées dans l'onglet "Factures", mais il est également possible d'accéder aux factures dans l'onglet "Patients".
Toutefois, seules les factures associées au patient sélectionné sont listées ici. Les factures peuvent être modifiées ou envoyées à partir de cet onglet.
Données supplémentaires dans l'onglet "Patients"
Selon la spécialisation enregistrée pour le fournisseur de prestations, des données supplémentaires peuvent être disponibles.
Onglet "Reporting"
Cette fonctionnalité permet d'analyser tous les prestations facturés pour un compte. Les données obtenues peuvent ensuite être exportées au format CSV et traitées avec un logiciel adapté tel qu'Excel.
Les données peuvent être consultées directement dans l'onglet "Reporting", ou également dans le tab du même nom dans la rubrique "Patients".
(Le tab "Financement résiduel" dans l'onglet "Patients" a été remplacé par l'onglet "Reporting")
Voir aussi : Données statistiques - Reporting
Onglet "Garanties de prise en charge des frais"
Dans cet onglet de la vue détaillée du patient, les éventuelles garanties de prise en charge des coûts sont listées. Cet onglet est visible pour les domaines "Aide et soins à domicile", "Soins infirmiers" et "Maison des soins". Les autres domaines ne nécessitent pas cet onglet.
