Il s'agit d'une fonction disponible avec l'abonnement PRO.

Les participants sont des personnes autorisées à se connecter à un compte "tiers" pour y travailler sur les décomptes. Les contributeurs n'ont pas accès à la configuration dans le compte tiers.

Deux onglets ont été ajoutés dans la Medical Invoice.

Participants : Dans cet onglet, on peut inviter des personnes à collaborer sur le compte. Les personnes qui ont déjà été invitées et qui sont donc autorisées à accéder au compte sont listées ici. Les participants peuvent également être supprimés dans cet onglet.
Comptes : Cet onglet liste les comptes auxquels vous avez été invité et pour lesquels vous avez accepté l'invitation à contribuer.

Créer des accès pour collaborateurs

La nouvelle fonction " Inviter des participants " permet d'accorder la connexion au compte Medical Invoice à des personnes qui collaborent dans le cabinet.

(Pour les personnes intéressées par la technique, cela fonctionne en créant un utilisateur TrustID propre aux collaborateurs. Il ne s'agit pas d'un compte Medical Invoice complet).

Les accès des employés :

Si les accès collaborateurs sont créés de la manière décrite ici, les collaborateurs peuvent certes créer et envoyer des décomptes, mais la configuration du compte ne peut pas être modifiée par ceux-ci.

Un autre avantage est que les employés peuvent utiliser leur propre mot de passe pour se connecter.

Chaque personne invitée à participer doit disposer de l'application TrustID sur son propre téléphone portable.

Exemple :

Mme Susi Tester est dentiste et possède son propre compte sur Medical Invoice. Elle souhaite que sa nouvelle collaboratrice puisse également se connecter à son compte afin de l'aider à saisir les décomptes.

Déroulement

La nouvelle employée télécharge l'application TrustID sur son propre téléphone portable. Cette application Authenticator est disponible sur GooglePlay et sur l'AppStore (pour iPhone). La nouvelle employée doit également disposer de sa propre adresse e-mail. Celle-ci est nécessaire pour la configuration de l'accès de l'employé et de l'utilisateur TrustID.
Mme Susi Tester se connecte à son compte sur Medical Invoice. Comme ce compte possède un abonnement Pro, l'option "Inviter des contributeurs" y est disponible.
Elle clique sur le bouton "Inviter des contributeurs" dans l'onglet "Participants".
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle il faut saisir l'adresse e-mail de la nouvelle collaboratrice. Cliquez ensuite sur "Créer".
La nouvelle employée contrôle maintenant ses e-mails. Elle clique sur le lien dans l'invitation qu'elle a reçue de Mme Susi Tester.
Une page s'ouvre alors dans le navigateur sur l'appareil de la nouvelle employée. Sur l'appareil de la nouvelle employée, la page de connexion s'ouvre dans le navigateur. Comme la nouvelle collaboratrice n'a pas encore de compte personnel chez Medical Invoice, elle ne peut évidemment pas se connecter.
La nouvelle collaboratrice doit d'abord créer un utilisateur TrustID (pas un compte Medical Invoice complet).
La nouvelle employée doit ouvrir la page www.medicalinvoice.ch et cliquer sur « Créer un nouveau compte ».
Ici, l'employée peut saisir sa propre adresse e-mail, son propre numéro de téléphone portable et son nom. Ensuite, elle peut saisir son propre mot de passe , avec lequel elle pourra se connecter à l'avenir au compte de Mme Susi Tester. Ensuite, veuillez cliquer sur le bouton vert "Créer mon compte Medical Invoice".
Une page avec un code QR s'ouvre. La nouvelle collaboratrice doit le scanner avec sa propre application TrustID.
Un utilisateur TrustID est maintenant créé et la nouvelle employée arrive sur une page où elle peut accepter l'invitation.
Dans le compte de Mme Susi Tester, la nouvelle employée sera listée dans l'onglet "Participants".

Connexion au compte de Mme Susi Tester

Si la nouvelle employée souhaite se connecter au compte de Mme Susi Tester, elle peut le faire sur n'importe quel appareil.

Cliquez d'abord sur "CONNEXION" sur la page www.medicalinvoice.ch.
L'employée saisit sa propre adresse e-mail (par ex. nouvelleecollaboratrice@ gmx.ch) et son propre mot de passe.
Confirmer la connexion en appuyant sur le message push qui arrive sur son téléphone portable.
Une page s'ouvre qui permet de sélectionner le compte de Mme Susi Tester.
Maintenant, la nouvelle employée est connectée au compte de Mme Susi Tester.

La nouvelle employée aura accès aux onglets "Factures", "Saisir décompte" et "Patients" du compte de Mme Susi Tester.

Lier deux comptes existants

Cette procédure permet de lier deux comptes existants (il existe également l'option de créer de nouveaux comptes liés, voir plus loin dans ce guide).

Exemple :

Mme Exemple- Muster possède deux comptes. Le compte A a un abonnement PRO. Mme Exemple- Muster souhaite maintenant lier les deux comptes afin de pouvoir travailler sur les deux comptes en se connectant une seule fois. A l'avenir, elle souhaiterait se connecter principalement au compte B et traiter les factures du compte A à partir de ce compte.

Une fois les comptes connectés, toute personne pouvant se connecter au compte B aura également accès aux factures du compte A et pourra les traiter. Toutefois, la configuration du compte A ne peut pas être modifiée.

Inviter des comptes en tant que contributeurs

Mme Exemple- Muster se connecte à son compte A. Comme ce compte possède un abonnement Pro, l'option "Inviter contributeurs" y est disponible.
Elle clique ensuite sur le bouton "Inviter un contributeur" correspondant dans l'onglet "Participants"
Une fenêtre s'ouvre dans laquelle l'adresse e-mail (nom d'utilisateur) du compte B doit être saisie. Cliquez ensuite sur "Créer".
Elle reçoit alors un lien d'invitation par e-mail à l'adresse électronique du compte B.
En cliquant sur le lien d'invitation, le navigateur s'ouvre sur la page de connexion, où le nom d'utilisateur et le mot de passe du compte B doivent être saisis. Après s'être connecté au compte B, un bouton "Accepter l'invitation" apparaît dans l'onglet "Participants" du compte B.
Si l'invitation est acceptée, alors le compte B peut également traiter les décomptes du compte A à partir de ce moment.
Dans le compte A, cela s'affiche dans l'onglet "Participants"

Dans le compte A, le lien entre les deux comptes peut être supprimé à tout moment, en cliquant sur l'icône « Poubelle ».

Connexion aux comptes associés

Désormais, Mme Exemple-Muster se connecte le plus souvent à son compte B. Après s'être connectée au compte B, l'onglet "Comptes" s'ouvre automatiquement en premier, car Mme Exemple-Muster doit choisir le compte avec lequel elle souhaite travailler en premier.

Dans l'onglet "Comptes" (du compte B), le compte B (symbole couronne) et le compte A nouvellement lié sont affichés. Un clic permet d'ouvrir le compte souhaité. Dans cet onglet, il est possible de passer à tout moment d'un compte à l'autre.

Lorsque Mme Exemple-Muster se connecte à son compte B et qu'elle sélectionne le compte principal (icône couronne), Medical Invoice apparaît comme d'habitude. Toutes les fonctions sont disponibles.

Cependant, si le compte A est sélectionné (dans l'exemple ci-dessus avec le nom « Maria Exemple-Muster), les fonctions ne sont disponibles que de manière limitée.

Mme Exemple-Muster clique maintenant sur le panneau du compte A :

Sur l'image ci-dessous, on peut voir que dans le compte A , seuls les onglets "Factures", "Saisir décomptes", "Patients" et "Chiffre d'affaires" sont disponibles. En haut à droite de la fenêtre, un clic sur "Comptes" permet de revenir à l'onglet correspondant, où l'on peut changer de compte si nécessaire.

Créer un compte supplémentaire dépendant

Principe : un "fournisseur de prestations" doit être saisi sur chaque facture. Dans Medical Invoice, il s'agit de la personne ou du cabinet médical qui a été enregistré dans la section "Fournisseur de prestations" de la configuration.

(Les prestataires salariés, en revanche, ne peuvent être mentionnés sur les factures que dans la liste GLN, et uniquement avec leur GLN, sans mentionner leur nom. Comme chaque compte Medical Invoice ne peut enregistrer qu'un seul prestataire de soins, les thérapeutes salariés doivent être saisis dans la section "Autres thérapeutes" de la configuration.)

Si vous avez besoin d'inscrire des "fournisseurs de prestations" indépendants sur votre compte, vous pouvez le faire de deux manières différentes:

Créer un profil de configuration
Consultez l'article correspondant à ce sujet : Profils de configuration
Créer un compte supplémentaire dépendant

La première méthode permet de créer un profil avec sa propre configuration. Mais tous les profils de configuration utilisent la même base de données patients et les factures se trouvent toutes dans la même liste.

En revanche, avec la méthode décrite ici, il faut enregistrer une base de données patients distincte pour le nouveau prestataire et les factures créées en son nom sont également séparées de celles du compte parent.

Pour créer de nouveaux comptes cliquez sur le bouton "Créer un compte" dans l'onglet "Comptes".

Une nouvelle page s'ouvre, où vous pouvez saisir la configuration du nouveau compte. Vous n'êtes pas obligé de compléter la configuration en une seule fois. Vous pouvez y revenir à tout moment.

Si vous souhaitez consulter les instructions de configuration du nouveau compte, veuillez cliquer ici : Configuration

Le nouveau compte ainsi créé est disponible avec toutes les onglets.