Il y a deux types de factures qui se distinguent fondamentalement l'une de l'autre
Factures TP - Elles peuvent être envoyées directement à partir de Medical Invoice sous forme numérique (via Medidata) (le destinataire est un assureur).
Factures TG - Elles sont établies au format PDF, puis imprimées et envoyées par la poste (le destinataire est le patient).
Les procédures et les désignations de statut de ces deux types de factures diffèrent.
Veuillez utiliser la table des matières pour accéder directement à la section qui vous concerne.
Factures TG
Déroulement :
NON ENVOYÉ > PRÊT À IMPRIMER > la facture a été payée > PAYÉ (ou PARTIELLEMENT PAYÉ)
Statut "NON ENVOYÉ"
Cette facture n'a pas encore été envoyée ni finalisée. C'est pourquoi il n'y a pas encore de date de facturation.
Les factures TG dont le statut est "NON ENVOYÉ" ne peuvent pas être transférées vers le statut "PAYÉ" ou "PARTIELLEMENT PAYÉ".
Ces factures ne sont pas prises en compte dans l'onglet "Chiffre d'affaires".
Finaliser, imprimer les factures TG
Statut "PRÊT À IMPRIMER"
La facture a été finalisée (la date de facturation a été fixée).
Elle a été générée au format PDF. Dans la plupart des cas, la facture a déjà été imprimée et envoyée par la poste.
Vous pouvez à tout moment télécharger cette facture et la réimprimer ou l'enregistrer sur votre propre ordinateur.
Les factures TG dont le statut est "PRÊT À IMPRIMER" peuvent être transférées vers le statut "PAYÉ" ou "PARTIELLEMENT PAYÉ".
Ces factures sont prises en compte dans l'onglet "Chiffre d'affaires".
Pour ouvrir le menu déroulant, cliquez sur la petite flèche à côté de l'étiquette d'état. Si le statut est "PRÊT À IMPRIMER", le menu déroulant contient les options "Payé", "Partiellement payé", "Corriger le décompte" et "Sélectionnez une action".
L'option "Sélectionnez une action" ouvre le même menu qu'un clic sur l'icône "Enveloppe".
Paiement des factures TG
Statut "PAYÉ"
La réception du paiement doit être contrôlée dans votre propre compte bancaire. Si vous êtes abonné à la version Pro, vous disposez également de l'alignement automatique des paiements au moyen du fichier camt.054.
Ensuite, la facture peut être placée manuellement dans le statut "payé". Il est alors possible de indiquer la date à laquelle le paiement a été reçu.
La date à laquelle le paiement a été effectué peut aussi être modifiée ultérieurement :
Si le statut est "PAYÉ", le menu déroulant contient les options "Partiellement payé", "Corriger le statut", "Definir la date de Paiement" et "Sélectionnez une action".
Statut "PARTIELLEMENT PAYÉ"
À partir de ce statut, le statut peut être modifié en "Payé".
Si le statut est "PARTIELLEMENT PAYÉ", le menu déroulant contient les options "Payé", "Corriger le statut" et "Sélectionnez une action".
Les factures ayant le statut "PAYÉ" et "PARTIELLEMENT PAYÉ" sont prises en compte dans l'onglet "Chiffre d'affaires".
Nous avons introduit une nouvelle fonctionnalité pour les factures TG qui permet de réinitialiser le statut. Si vous avez accidentellement défini le statut "PAYÉ" ou "PARTIELLEMENT PAYÉ" et souhaitez le corriger, veuillez cliquer sur la petite flèche à côté du statut pour ouvrir le menu déroulant, puis cliquer sur "Corriger le statut".
Corriger une facture TG
Si les factures sont en statut "NON ENVOYÉ", il est encore possible de les supprimer (en utilisant l'icône "corbeille").
Cette opération n'est plus possible dans le statut "PRÊT À IMPRIMER". Il est toutefois possible de corriger la facture. Cependant, nous vous déconseillons d'effectuer des corrections importantes.
Après la correction, la facture revient au statut "NON ENVOYÉ".
Veuillez noter que la facture est supprimée de l'aperçu présenté dans l'onglet "Chiffre d'affaires".
Pour ouvrir le menu déroulant, cliquez sur la petite flèche à côté de l'étiquette du statut. Si le statut est "PRÊT À IMPRIMER", le menu déroulant contient les options "Payé", "Partiellement payé", "Corriger le décompte" et "Sélectionnez une action".
Modifier manuellement le statut des factures TG
Pour les factures TG ayant le statut "Non envoyé", le statut ne peut pas être modifié manuellement.
Vous pouvez consulter à tout moment le statut de votre facture TG en cliquant, dans l’onglet "Factures", sur le symbole de l’œil (ou le symbole du crayon), puis sur "Processus". La fenêtre "Détails de la facture" s’ouvre alors.
Problème : Une facture TG a été mise par erreur au statut "Partiellement payée", alors qu’elle n’a pas encore été payée.
Solution : Cliquez sur le statut de la facture TG. Un menu déroulant s’ouvre. Sélectionnez "Corriger le statut". La fenêtre contenant les détails de la facture s’ouvre alors. Dans cette fenêtre, vous voyez une liste des différents statuts déjà parcourus par cette facture TG. Dans la fenêtre "Détails de la facture", vous pouvez rétablir le statut de la facture sur "Prêt à imprimer". Cliquez ensuite sur "OK".
Problème : Une facture TG a été mise par erreur au statut "Payée", alors qu’elle n’a pas encore été payée. Une date de paiement a également été définie par erreur.
Solution : Cliquez sur le statut de la facture TG. Un menu déroulant s’ouvre. Sélectionnez "Corriger le statut". La fenêtre contenant les détails de la facture s’ouvre alors. Dans cette fenêtre, vous voyez une liste des différents statuts déjà parcourus par cette facture TG. Dans la fenêtre "Détails de la facture", vous pouvez rétablir le statut de la facture sur "Prêt à imprimer". Cliquez ensuite sur "OK". La date de facture définie par erreur sera également supprimée.
Problème : Je souhaite réinitialiser le statut de ma facture TG, mais lorsque j’ouvre le menu déroulant, l’option "Corriger le statut" n’est pas disponible.
Explication : Si votre facture TG se trouve au statut "Prêt à imprimer" ou au statut "Non envoyé", l’option de menu "Corriger le statut" n’est pas disponible.
Les statuts "Rejeté", "Envoyée" et "Réglé" sont disponibles uniquement pour les factures TP. Les factures TG ne peuvent pas avoir ces statuts.