Questa guida non si applica alla specializzazione "Medicina empirica / alternativa / complementare ecc. (Tariffa 590)", poiché in questa specializzazione vengono emesse esclusivamente fatture TG.
Si raccomanda di non sopprimere mai le fatture in modo da garantire la tracciabilità di tutte le transazioni. La soppressione delle fatture già inviate è pertanto limitata.
Se desiderate migliorare la leggibilità della scheda "Fatture", vi consigliamo di provare i vari filtri disponibili a tale scopo.
Le opzioni di filtraggio vengono spiegate qui: Filtrare le fatture
Si prega di notare:
Occorre distinguere tra le fatture inviate in formato digitale (il destinatario è ad esempio una cassa malati, AI, Suva) e le fatture create in formato PDF.
I processi e le denominazioni di stato sono diversi.
Verificare lo stato della fattura TP
Si prega di verificare innanzitutto lo stato della fattura interessata nella scheda "Fatture":
Se lo stato della fattura è INVIATO, non è assolutamente consentito apportare correzioni. Si tratta di una fattura TP. Non è inoltre consentito creare una seconda versione corretta della stessa fattura TP e inviarla, poiché ciò comporterebbe una doppia fatturazione.
Se lo stato della fattura TP è RIFIUTATO, clicchi qui per le istruzioni corrette: Gestire i rifiuti.
Se lo stato della fattura errata è APERTO e la fattura non è ancora stata inviata o corretta, è possibile aprire la modalità di modifica tramite l’icona matita e correggerla. Si prega di non eliminare la fattura. In caso contrario, si creerebbero lacune nella numerazione delle fatture. L’eliminazione non è mai necessaria, poiché è possibile modificare ogni singolo elemento della fattura senza problemi. Ulteriori informazioni su questo caso sono disponibili più sotto in questa guida.
Se lo stato della fattura è PRONTO A STAMPARE e si tratta di una fattura TG (fattura per il paziente), è possibile correggerla, ma con cautela. I dettagli sono riportati in questa guida: Sopprimere o correggere una fattura patiente
Correggere o cancellare singole voci da una fattura
Nella scheda "Allestire fattura", le singole voci (prestazioni) possono essere aggiunte e anche cancellate. A tal fine, è sufficiente cliccare sull'icona del cestino situata all'estrema destra della prestazione corrispondente.
Per correggere singole prestazioni aggiunte, cliccate sul simbolo "Matita" a destra della prestazione aggiunta. Si apre la finestra di modifica "Modifica servizio", nella quale ogni singolo campo della prestazione può essere modificato. Ad esempio i campi Terapista, Data, Tariffa, Cifra tariffale, Descrizione, Prezzo, Minuti, Fattore esterno (deve rimanere a 1), Seduta e Nota (sulla prestazione).
Scheda "Fatture"
Nella scheda "Fatture" si trovano tutte le fatture già create. Sono elencate in una lista. All'estrema destra di ogni fattura sono presenti diverse icone.
Domanda:
La mia fattura ha lo stato "aperto", ma non posso eliminarla.
Risposta:
Potrebbe trattarsi di una fattura già inviata digitalmente e il cui stato è stato successivamente modificato. Si prega di aprire la fattura e di controllare lo storico (pulsante "Decorso" in alto a destra).
Fatture TP inviate in formato digitale
Poiché lo scambio di dati tramite l'intermediario deve essere sempre tracciabile, queste fatture non si possono sopprimere. Anche i pazienti e tutti gli allegati (prescrizioni) inviati insieme alla fattura non possono più essere soppressi.
Domanda:
La mia fattura TP inviata non è stata pagata. Penso che non sia corretta. Vorrei cancellarla e inserirla di nuovo.
Risposta:
La preghiamo di non procedere in questo modo.
La sua fattura TP inviata è già in fase di elaborazione da parte della compagnia di assicurazione. Se si modifica lo stato di una fattura TP già inviata nella scheda “Fatture”, ciò non avrà alcun effetto sulla fattura TP che si trova presso la compagnia di assicurazione. Questa continuerà ad essere elaborata e infine pagata o respinta dall'assicurazione.
Se lei corregge la fattura e la rinvia prima che sia stata pagata o rifiutata dall'assicurazione, allora in realtà invia la fattura due volte. Questo creerà confusione.
La preghiamo di leggere l'articolo “Fatture TP rifiutate” nel nostro centro assistenza prima di modificare manualmente lo stato di una fattura TP inviata.
Potrebbe anche chiamare il destinatario della fattura (l'assicurazione) e chiedere il rifiuto della fattura TP. Non appena la notifica di rifiuto arriva sul suo conto, potrà correggere la fattura TP e inviarla nuovamente.
Fattura TP nello stato "Inviato"
È possibile impostare manualmente lo stato “Rifiutato” per una fattura TP che si trova nello stato “Inviato”. Ma la preghiamo di farlo solo se ha già letto il capitolo “Fatture TP rifiutate” e sa esattamente cosa sta facendo. Solo se si è accordato con il destinatario della fattura (assicurazione) ed è assolutamente sicuro che la fattura TP non verrà comunque pagata, può essere utile modificare manualmente lo stato in “Rifiutato”. Si ricordi che una fattura TP inviata fa parte dello scambio di dati con la compagnia di assicurazione. La fattura TP potrebbe trovarsi da qualche parte nel sistema e essere in fase di elaborazione. Se apporta manualmente modifiche alle descrizioni dello stato nel suo account Medical Invoice, ciò non avrà assolutamente alcun effetto sulla fattura TP originale, che è ancora in fase di elaborazione presso la compagnia di assicurazione.
Eliminazione di pazienti, documenti e fatture TP
Poiché lo scambio di dati tramite l’intermediario MediData deve essere sempre tracciabile, le fatture TP inviate non possono essere eliminate. Anche i pazienti coinvolti e tutti gli allegati inviati con la fattura (prescrizioni) non possono più essere eliminati.
Durante l’eliminazione di una tale fattura può apparire il seguente messaggio di errore: "Questo documento non può essere cancellato. Ci sono ancora fatture che si riferiscono a questo documento. Queste fatture devono prima essere cancellate."
Le fatture TP che hanno già fatto parte una volta dello scambio dati tramite MediData non possono essere eliminate, anche se il loro stato è stato reimpostato su "APERTO".
Visualizzare lo storico delle fatture emesse
Aprite la scheda "Fatture". Fate clic sull'icona "Occhio".
Si apre la fattura. Nell'angolo in alto a destra, fare clic su "Decorso".
A questo punto è possibile vedere tutte le fasi di elaborazione della fattura.
Fatture mancanti nella scheda "Fatture"
Se dovessero esserci delle lacune nella numerazione delle fatture nella scheda "Fatture", ciò è dovuto principalmente a la cancellazione di fatture TG o di fatture TP nello stato "APERTO".
Se lei cancella una fattura che si trova nello stato "APERTO", il numero originale rimane "riservato" nel sistema per garantire la tracciabilità. Nessuna fattura può utilizzare lo stesso numero di una fattura eliminata, quindi il sistema assegna il numero successivo disponibile. La fattura successiva creata riceve un numero di fattura più alto, creando così una lacuna. Per questo motivo, durante la cancellazione viene visualizzato un messaggio di avviso.
Non è necessario cancellare le fatture nella scheda "Fatture". È preferibile utilizzare il simbolo "matita" per correggere la fattura o compilare nuovamente il modulo di fatturazione.
Verifichi i filtri applicati
Prima di concludere che mancano delle fatture, la preghiamo di verificare se ha applicato dei filtri nella scheda "Fatture".
Sono disponibili diverse visualizzazioni filtrate predefinite. Seleziona la visualizzazione filtrata "TUTTO", che di solito mostra tutte le fatture degli ultimi 12 mesi. Controlla anche il filtro che limita la visualizzazione delle fatture a un periodo di tempo definito. Se nella scheda "Fatture" sono presenti molte fatture, potrebbe essere necessario sfogliare le pagine.