Le "Richieste di benestare elettroniche" (eKoGu) vengono inviate in modo sicuro tramite MediData.
Poiché non tutti gli assicuratori sono ancora in grado di riceverli, esiste anche la possibilità di crearle in formato PDF e di inviarle in modo convenzionale.
Configurazione dell'account Medical Invoice
È molto importante salvare nella configurazione la specializzazione corretta del fornitore di prestazioni. Solo in questo modo saranno disponibili le tariffe appropriate.
Controlli inoltre i valori del punto tariffale salvati nella scheda "Configurazione", sezione "Configurazione fattura".
Richiesta di benestare in formato elettronico, domanda di garanzia d'assunzione dei costi
La garanzia elettronica di assunzione dei costi (eKoGu) è stata implementata in Medical Invoice. La SUVA riceve ed elabora già le richieste di eKoGu inviate elettronicamente attraverso la rete sicura MediData. Anche alcune casse malati sono già in grado di ricevere le richieste di eKoGu.
Nella scheda “Garanzie d'assunzione dei costi” (preventivo elettronico) si possono creare e inviare le richieste. La procedura è simile a quella per la creazione di una fattura.
Faccia clic sul pulsante "NUOVA DOMANDA". Si aprirà il modulo "Creare richiesta di benestare".
Si prega di compilare il modulo nell'ordine previsto, dall'alto verso il basso. In caso di domande, faccia clic sull'icona "Punto interrogativo" in alto a destra. Si aprirà la finestra della chat.
Creare una nuova Richiesta di benestare (domanda di garanzia d'assunzione dei costi)
Configurazione della fatturazione
Questo è il primo campo di inserimento del modulo. Deve effettuare una scelta nel campo di immissione superiore “Configurazione della fatturazione” solo se nel suo account sono disponibili diversi profili di configurazione.
Pazienti
Selezioni un paziente dal suo elenco. Clicchi nel campo “Paziente” nella scheda “Garanzie d'assunzione dei costi” e selezioni un paziente dal suo elenco oppure clicchi sul pulsante “AGGIUNGI PAZIENTE” (dopo aver cliccato nel campo “Paziente”).
Selezionare la legge
Selezioni la legge applicabile al suo caso. A seconda della legge selezionata, appariranno ulteriori campi di immissione.
Per la LAINF devono essere compilati i campi “Numero caso” e “Data evento”.
Per la LAI devono essere compilati i campi “Numero AVS”, “Numero caso” e “Data evento”. Se viene inserito un numero caso/numero decisione non corretto, in alcuni casi potrebbe non essere possibile salvare la richiesta di garanzia di benestare. Se viene inserito un numero AVS non corretto per il paziente, la richiesta di garanzia di pagamento non potrà essere salvata.
Selezionare l'assicurazione (destinatario)
Dopo aver selezionato la legge corretta per creare la sua Richiesta di benestare, deve effettuare una selezione nel campo "Assicurazione".
Il campo "Assicurazione" è anche un campo di ricerca. Faccia clic al suo interno e inizi a digitare. Il sistema proporrà i risultati corrispondenti.
Gli elenchi delle assicurazioni contro gli infortuni e dell'assicurazione di base (casse malati LAMal) non sono gli stessi. Se non riesce a trovare una determinata assicurazione, controlli di aver selezionato la legge corretta. (L'assicurazione contro gli infortuni per le persone non professionalmente attive rientra nella LAMal).
Nota: tutte le assicurazioni che offrono l'assicurazione contro gli infortuni secondo la LAINF sono elencate in Medical Invoice.
Se viene creata una Richiesta di benestare per l'assicurazione militare (legge LAM), il destinatario corretto è già preselezionato e il campo "Assicurazione" non viene visualizzato.
Se seleziona un'assicurazione che non è ancora in grado di ricevere Richieste di benestare in formato elettronico, la Richiesta di benestare potrà essere creata in formato PDF e inviata con i mezzi convenzionali.
Motivo del trattamento
Selezioni il motivo del trattamento appropriato per il suo caso.
Medico/istituzione referente
Questo campo non è presente in tutti i casi. Per alcune specializzazioni non è necessario indicare un medico o un'istituzione referente.
Se necessario, inserisca un referente. Può cercare una persona o un'istituzione nell'elenco esistente. Faccia clic nel campo “Medico/istituzione referente” e inserisca un termine di ricerca, ad esempio nome, via, codice postale, numero RCC o GLN.
Nella specializzazione "Odontotecnica", la persona indicata nel campo "Referente" viene inserita come destinatario del PDF.
Allegare documenti alla richiesta di benestare
I documenti devono essere prima scansionati e salvati con i dati del paziente (scheda “Pazienti”).
Una volta selezionato il paziente, i documenti eventualmente presenti, sono visibili nel modulo e possono essere selezionati.
Solo i documenti selezionati con un segno di spunta vengono inviati insieme alla Domanda assunzione costi (Richiesta di benestare).
Se crea la Domanda assunzione costi in formato PDF, non è necessario allegare alcun documento. Quando si creano o si stampano i PDF, la selezione dei documenti scansionati non ha alcun effetto.
Il volume totale degli allegati è limitato. Se si supera il volume massimo, ridurre le dimensioni degli allegati.
SUVA
Non è consentito scansionare una richiesta di benestare creata su un altro sistema e allegarla a una richiesta di benestare elettronica “vuota”. La SUVA non accetta questa procedura. Nella richiesta di benestare elettronica, le singole prestazioni devono essere registrate in Medical Invoice in modo che l’importo della richiesta elettronica non sia zero. Non è consentito inviare una richiesta di benestare come allegato a una richiesta elettronica con importo zero.
La Richiesta di benestare viene creata e inviata da Medical Invoice sotto forma di file XML. Questo formato consente alla SUVA di elaborare la richiesta automaticamente.
Campi di testo Diagnosi e Nota
Sulla "Richiesta di benestare", nel campo di testo “Diagnosi” è possibile inserire fino a 350 caratteri. Nel campo di testo “Nota” sono ammessi fino a 700 caratteri.
Registrare le prestazioni
È possibile salvare la Richiesta di benestare anche senza registrare alcuna prestazione. Tuttavia, questa modalità non è accettata dall'assicurazione in tutti i casi.
Per le Richieste di benestare destinate alla SUVA, le prestazioni devono sempre essere registrate in Medical Invoice.
Non in tutti i casi è necessario inserire una prestazione nella Richiesta di benestare. Si informi presso l'assicurazione sui requisiti previsti per il suo caso specifico.
Se non sa quale data selezionare per le singole prestazioni, si rivolga all'assicurazione.
Nella sezione "Prestazioni" è possibile selezionare una data per la prestazione. La data della Richiesta di benestare viene impostata solo successivamente, al momento della finalizzazione della domanda.
Selezioni la tariffa appropriata e cerchi la posizione desiderata nel campo "Chifra tariffale".
I campi necessari verranno visualizzati dopo aver selezionato una posizione tariffaria.
La registrazione delle prestazioni è descritta più dettagliatamente nella guida: Fatturazione
Chlicci su "AGGIUNGI" per aggiungere la prestazione alla la Richiesta di benestare.
Inviare la domanda di garanzia d'assunzione dei costi (Richiesta di benestare)
Dopo il salvataggio, la nuova Richiesta di benestare verrà visualizzata in un elenco. A questo punto dovrà essere inviata oppure generata in formato PDF.
Nella scheda "Garanzie d'assunzione dei costi" sono elencate tutte le Richieste di benestare già registrate. Ogni Richiesta di benestare riporta uno stato, visibile sul lato destro.
Inviare Richieste di benestare aperte
Dopo aver creato e salvato una nuova Richiesta di benestare, questa avrà inizialmente lo stato "APERTO".
Ciò significa che la richiesta non è ancora stata inviata.Faccia clic sull'icona "Busta" per finalizzare la Richiesta di benestare. La finalizzazione consiste nell'impostare la data della richiesta.
L'opzione "Inviare in formato elettronico" non è disponibile in tutti i casi. Se l'assicurazione da lei selezionata non è (ancora) pronta a ricevere le Richieste di benestare in formato elettronico tramite MediData, dovrà generare la sua richiesta in formato PDF.
Selezioni l'opzione "Inviare per e-mail/posta" se desidera generare la sua Richiesta di benestare in formato PDF.
Anteprima: con l'opzione "Creare PDF" si apre un'anteprima del documento. Si prega di non stampare questa anteprima. La data della Richiesta di benestare non è ancora stata impostata.
Nella specializzazione "Odontotecnica", è necessario prima cliccare sul pulsante "Inviare per e-mail/posta" per impostare una data e finalizzare. Solo successivamente sarà disponibile l'opzione XML per la Richiesta di benestare.
Finalizzare la Richiesta di benestare
Impostare la data della Richiesta di benestare
Dopo aver fatto clic sull'icona "Busta" accanto alla richiesta con stato "APERTO" per selezionare la modalità di invio, è possibile impostare la data della Richiesta di benestare.
Se durante la finalizzazione non seleziona una data, alla Richiesta di benestare verrà assegnata automaticamente la data del giorno corrente.
Procedura per le Richieste di benestare elettroniche
Se è stata selezionata l'opzione "Inviare in formato elettronico", dopo aver impostato la data della Richiesta di benestare è necessario fare clic su "Inviare".
Successivamente, lo stato della richiesta passa a "IN FASE DI INVIO" e poi automaticamente a "INVIATO".
Procedura per le Richieste di benestare generate in formato PDF
Se è stata selezionata l'opzione "Inviare per e-mail/posta", dopo aver impostato la data della Richiesta di benestare è necessario fare clic su "Finalizzare". Dopo la finalizzazione, lo stato della richiesta in formato PDF passa automaticamente a "PRONTO A STAMPARE".
Dopo la finalizzazione, clicchi su “Creare PDF” e “Apri file” per scaricare e stampare o inviare via e-mail la sua richiesta d'assunzione costi.
La richiesta d'assunzione costi in formato PDF si apre normalmente nel suo browser. Ora può scaricarla sul suo computer o stamparla direttamente.
La visualizzazione varia a seconda del dispositivo e del browser. Su Firefox, le icone per il download e la stampa hanno l'aspetto mostrato nell'immagine sottostante.
Modificare lo stato della richiesta
Inizialmente, lo stato della "Richiesta benestare" è "APERTO". Ciò significa che non è ancora stata inviata.
Dopo la finalizzazione, lo stato della richiesta di garanzia di copertura dei costi passa a “PRONTO A STAMPARE” se è stata selezionata l'opzione “Inviare per e-mail/posta” . È quindi possibile generare il PDF e inviarlo con i mezzi convenzionali.
Una volta completata la procedura, lo stato della richiesta di garanzia di copertura dei costi passerà a “IN FASE DI INVIO” se avete selezionato l'opzione “Inviare in formato elettronico”.
Richieste di benestare accettate
Se la sua Richiesta di benestare è stata approvata dall'assicurazione, nel caso delle Richieste di benestare elettroniche lo stato può essere aggiornato automaticamente a "ACCETTATO" e, sul lato destro della richiesta, verrà visualizzata un'icona con un segno di spunta.
Per una Richiesta di benestare in formato PDF, è possibile impostare manualmente lo stato "ACCETTATO".
Riscontri dell'assicurazione
Se ha inviato la sua Richiesta di benestare in formato elettronico (direttamente all'assicurazione tramite MediData), potrebbe ricevere dei riscontri da parte dell'assicurazione.
I riscontri possono essere visualizzati facendo clic sull'icona "Triangolo di avviso" oppure "Segno di spunta", che in questi casi viene visualizzata all'estrema destra della Richiesta di benestare.
Facendo clic sull'icona "Triangolo di avviso" o "Segno di spunta", si apre la panoramica dei riscontri. Se l'assicurazione ha inviato un messaggio, sarà possibile leggerlo in questa schermata.
Correzione di una Richiesta di benestare respinta
Se desidera correggere una Richiesta di benestare respinta, utilizzi l'icona "Matita" oppure selezioni l'opzione "Correggere richiesta" nel menu dello stato. Dopo la correzione, la Richiesta di benestare può essere inviata nuovamente.
Le Richieste di benestare con stato "INVIATO" non possono essere corrette. Attenda il riscontro dell'assicurazione.
Creare una fattura basata su una garanzia di pagamento accettata
È possibile creare una fattura basata su una Richiesta di benestare accettata. Per utilizzare la funzione "Registrare fattura", può ad esempio fare clic sull'icona "Busta" visualizzata sul lato destro della Richiesta di benestare. Questa funzione è disponibile solo se la Richiesta di benestare ha lo stato "ACCETTATO".
Attenzione: si tratta di una nuova funzione ancora in fase di sviluppo. Si prega di verificare la legge selezionata e tutti i dati nella nuova fattura, e se necessario, di reinserirli.
Indicazioni generali
Con Medical Invoice, oltre trenta diverse specializzazioni possono creare le proprie fatture. Non tutti gli fornitore di prestazioni devono creare le richieste di benestare nel modo qui descritto. In alcune specializzazioni esistono regolamenti specifici che determinano le modalità di presentazione delle richieste di garanzia dei costi. Si prega di contattare l'assicurazione per sapere in quale formato preferiscono ricevere le richieste di benestare.
Se, in qualità di fornitore di prestazioni e cliente di Medical Invoice, ha idee o suggerimenti per migliorare questo strumento, saremo molto lieti di ricevere un messaggio al supporto.
L'opzione di registrare le richieste di benestare in Medical Invoice è stata introdotta perché la SUVA desidera ricevere tali richieste esclusivamente in formato elettronico. Noi di Medical Invoice riteniamo che in futuro sempre più assicurazioni, anche in altri ambiti, vorranno ricevere le richieste di garanzia dei costi in formato elettronico. Sebbene non possiamo prevedere nei dettagli gli sviluppi futuri in questo settore, è evidente che la tendenza generale si orienta verso la digitalizzazione e l'automazione. Per garantire che Medical Invoice sia preparato alle sfide future, abbiamo introdotto questo strumento, inizialmente in una forma semplice. In questo modo abbiamo creato una solida base per tutti gli ulteriori sviluppi in questo ambito, che ci consentirà di reagire tempestivamente alle future esigenze. Lo strumento verrà costantemente sviluppato e adattato alle esigenze in continua evoluzione delle assicurazioni.