Esistono due tipi di fattura:
Fatture TP - Terzo pagante: Possono essere inviate direttamente da Medical Invoice in formato digitale (tramite Medidata) (il destinatario è un assicuratore).
Fatture TG - Terzo garante: Sono redatte in formato PDF, quindi stampate e inviate per posta (il destinatario è il paziente).
Il processo e le denominazioni di stato per questi due tipi di fattura non sono uguali.
Come funziona in breve
Accedere alla scheda "Fatture"
Selezionare una fattura aperta.
Fare clic sull'icona "Busta".
Per le fatture TG, selezionare "Invia per posta".
Selezionare la data della fattura.
Lo stato della fattura cambia in “pronto per la stampa” (fattura TG).
Per le fatture TG, aprire il file PDF nel browser e stamparlo.
Come si presenta la scheda "Fatture"
In questa scheda sono elencate tutte le fatture create.
L'elenco delle fatture può essere filtrato. A questo scopo si utilizzano le varie schede "Tutte", "Aperto", "Inviato", ecc.
Nella vista “Tutti” sono elencate tutte le fatture mai create, a condizione che non abbia utilizzato il filtro per 3 o 12 mesi.
Per ogni fattura, viene visualizzato lo stato in cui si trova la fattura.
Il piccolo freccia accanto allo stato consente di aprire il menu di modifica.
Sono disponibili anche delle icone per la modifica.
Nella parte inferiore dell'elenco può selezionare le colonne da visualizzare. Questa selezione viene salvata nel browser e rimane valida finché i cookie non vengono cancellati.
Inviare le fatture TG e il "Giustificativo per la richiesta di rimborso"
TG = Terzo garante. Queste fatture devono essere inviate ai pazienti (stamparle e spedirle per posta).
Lo stato delle fatture appena create è "Aperto".
Una volta che la fattura è stata finalizzata, lo stato passa a "Pronto per stampare". Inoltre, è stata impostata una data definitiva per la fattura.
Lo stato della fattura può essere modificato manualmente in "Pagato". È possibile specificare la data di pagamento.
Anteprima della fattura
Nella scheda "Fatture" sono elencate tutte le fatture da voi create. Tutte le fatture non inviate o non ancora finalizzate hanno lo stato "APERTO". Le fatture create nella giornata corrente sono inoltre contrassegnate temporaneamente con "(nuovo)" nella colonna "Data di creazione".
A questo punto è possibile aprire prima un'anteprima della fattura del paziente TG e del giustificativo di rimborso. Questa visualizzazione della pagina è contrassegnata con un filigrana "PROV" per indicare che è provvisoria.
Per farlo, cliccate sul simbolo "Busta" e poi direttamente su "Genera PDF", senza finalizzare prima la fattura. Nel PDF generato come anteprima, è visibile una data nel campo "Data fattura", ma si tratta solo di un'anteprima. Nessuna data fattura viene impostata e la fattura rimane nello stato "APERTO".
Finalizzare la fattura TG e stamparla
Dopo aver fatto clic sull'icona "Busta", è possibile selezionare l'opzione di invio per e-mail o per posta.
La specialità e la legge scelta determinano le opzioni di invio disponibili. L'invio digitale tramite Medidata è disponibile solo per le fatture TP.
Selezionare la data della fattura. Cliccando sul pulsante "Finalizza", la data della fattura viene impostata. Dopo che la fattura TG è stata finalizzata, lo stato cambia in "Pronta per la stampa". Inoltre, durante la finalizzazione viene impostata una data fattura definitiva.
Si apre la finestra "Genera PDF", in cui l'indirizzo del destinatario può essere posizionato a destra o a sinistra (se si apre un'anteprima di una fattura non finalizzata, l'opzione per la posizione dell'indirizzo non è disponibile). È anche possibile selezionare la lingua in cui il documento deve essere generato.
Se necessario, è possibile selezionare l'opzione "senza polizza di versamento". In questo caso, la "fattura paziente" non viene generata. Vengono prodotti solo gli altri tre fogli: "Panoramica delle prestazioni di trattamento", "Giustificativo per la richiesta di rimborso" e "Giustificativo di rimborso Scheda codice QR". In questo caso la fattura paziente (fattura TG) non viene creata.Dopo aver selezionato le opzioni di stampa, cliccare su "Genera PDF".
Dopo aver cliccato sul pulsante “Genera PDF”, è possibile selezionare “Aprire il file” per visualizzare la fattura TG appena generata in formato PDF.
La fattura paziente, la panoramica delle prestazioni di trattamento, il foglio QR e il giustificativo di rimborso si aprono in una finestra del browser separata e possono essere scaricati o stampati direttamente da lì.
Di norma non è necessario salvare le fatture TG in formato PDF sul proprio computer, poiché la fattura originale nello stato "Pronta per la stampa" può essere riprodotta in qualsiasi momento.
Posizionamento dell'indirizzo del destinatario
L'indirizzo del destinatario può essere stampato sulla destra o sulla sinistra.
Polizza di versamento sì o no
Se viene emessa una fattura con importo pari a zero, la sezione relativa al pagamento (bollettino di versamento con codice QR e IBAN) non viene stampata.
Se viene selezionata l'opzione "senza polizza di versamento”, la "fattura del paziente" non verrà creata. Verranno prodotti solo gli altri tre fogli "Panoramica delle prestazioni di trattamento", "Giustificativo per la richiesta di rimborso" e "Giustificativo di rimborso Scheda codice QR". Ciò è conforme al nuovo standard di fatturazione 5.0.
Quando è opportuno scegliere l'opzione “senza polizza di versamento”?
Quando la fattura è già stata pagata in contanti e il paziente interessato ha bisogno solo del giustificativo di rimborso da presentare alla sua compagnia di assicurazione.
Se la fattura è già stata pagata in contanti, ma il paziente desidera ricevere non solo il giustificativo di rimborso, ma anche la fattura TG, è necessario emettere una fattura TG normale (con bollettino di versamento). In seguito, si prega di barrare a mano il codice QR sulla fattura stampata in modo che la fattura non venga pagata di nuovo per errore.
In Medical-Invoice non è possibile generare un documento PDF contenente solo la fattura TG senza il relativo "Giustificativo per la richiesta di rimborso". Tuttavia, dopo la stampa, è possibile gettare le pagine contenenti il giustificativo per la richiesta di rimborso e utilizzare solo la fattura TG creata. È anche possibile modificare il documento PDF creato sul proprio computer in modo che contenga solo le pagine con la fattura TG. È possibile farlo con un programma adeguato o tramite la finestra di dialogo di stampa del proprio dispositivo (cellulare o computer).
Lingua della fattura
Ogni fattura può essere creata in tre lingue diverse. Selezioni la lingua desiderata nel dialogo di stampa (quando si finalizza la fattura).
Scegliere la data di fatturazione per le fatture TG
Esistono due date diverse: La data della fattura, e la data della prestazione.
Il data di fatturazione può essere selezionato al momento della finalizzazione della fattura. In mancanza di selezione, il default è la data odierna.
La scelta della data della fattura è soggetta a determinate restrizioni:
La fattura può essere retrodatata o postdatata solo di pochi giorni.
Inoltre, la fattura non può includere prestazioni che vengono effettuate solo dopo la data di fatturazione specificata.
Ciò significa che se nella fattura è stata inserita una posizione con una data di prestazione successiva alla data di fatturazione specificata, la fattura non può essere finalizzata.
Le restrizioni relative alla data di fatturazione servono a proteggere i fornitori di prestazioni, poiché le fatture con una data di prestazione successiva alla data di fatturazione vengono generalmente respinte dalle compagnie di assicurazione.
Per preparare le fatture, ad esempio in caso di assenze per ferie, è possibile creare le fatture TG con un anticipo massimo di 30 giorni (partendo dalla data corrente, non dalla "data del trattamento").
Per informazioni sulla creazione di fatture nel settore della medicina esperenziale (tariffa 590), cliccate qui: Invio di fatture Tariffa 590
Data di fornitura della prestazione (data del trattamento)
Nella scheda "Allestire fattura" è stata impostata una data per ogni prestazione (la data in cui è stata fornita).
Istruzioni per l'impostazione della data della prestazione
La data della prestazione (data del trattamento) può essere visualizzata nell'elenco delle fatture (scheda “Fatture”).
Potete controllare voi stessi lo stato di avanzamento dell'elaborazione delle fatture. Si veda il capitolo: Controllo dello storico dell'elaborazione delle fatture
Invio tramite e-mail, Download-Link
Offriamo una funzionalità che consente di rendere accessibili ai pazienti le fatture pazienti, le ricevute di rimborso e le copie per i pazienti, inviando loro tramite e-mail un link al nostro portale pazienti. Da lì, i pazienti possono scaricare i documenti.
La funzione originale per l’invio non sicuro di fatture e copie per i pazienti tramite e-mail non è più disponibile. Rimane naturalmente possibile salvare i documenti sul proprio sistema e inviarli successivamente con i propri mezzi.
Menu edit per le fatture TG
La piccola freccia a destra dello stato della fattura le permette di aprire il menu di edit.
Se lo stato è "pronto a stampare", la fattura TG può essere impostata manualmente su "pagato".
Cliccando sulla voce “Selezionare un'azione” del menu edit, si apre lo stesso menu che si apre con l'icona “Busta”.
Numeri di fattura mancanti
Se si elimina una fattura TG (o TP) invece di correggerla, la fattura successiva che si crea verrà salvata con un nuovo numero di fattura nel proprio account Medical Invoice. La fattura eliminata non sarà più visibile, ma il suo numero di fattura continuerà a esistere in background a fini di documentazione.
Non è necessario eliminare le fatture. È possibile correggerle e persino modificare tutte le informazioni nel modulo di fatturazione, in modo da creare una fattura completamente nuova.
La preghiamo di consultare anche le nostre istruzioni su come cercare e trovare le fatture: Cercare e trovare le fatture