Esistono due tipi di fattura:
Fatture TP - Terzo pagante: Possono essere inviate direttamente da Medical Invoice in formato digitale (tramite Medidata) (il destinatario è un assicuratore).
Fatture TG - Terzo garante: Sono redatte in formato PDF, quindi stampate e inviate per posta (il destinatario è il paziente).
Il processo e le denominazioni di stato per questi due tipi di fattura non sono uguali.
Come funziona in breve
Accedere alla scheda "Fatture"
Selezionare una fattura aperta.
Fare clic sull'icona "Busta".
Per le fatture TG, selezionare "Invia per posta".
Selezionare la data della fattura.
Lo stato della fattura cambia in “pronto per la stampa” (fattura TG).
Per le fatture TG, aprire il file PDF nel browser e stamparlo.
Come si presenta la scheda "Fatture"
In questa scheda sono elencate tutte le fatture create.
L'elenco delle fatture può essere filtrato. A questo scopo si utilizzano le varie schede "Tutte", "Aperto", "Inviato", ecc.
Nella vista “Tutti” sono elencate tutte le fatture mai create, a condizione che non abbia utilizzato il filtro per 3 o 12 mesi.
Per ogni fattura, viene visualizzato lo stato in cui si trova la fattura.
Il piccolo freccia accanto allo stato consente di aprire il menu di modifica.
Sono disponibili anche delle icone per la modifica.
Nella parte inferiore dell'elenco può selezionare le colonne da visualizzare. Questa selezione viene salvata nel browser e rimane valida finché i cookie non vengono cancellati.
Inviare le fatture TG e il "Giustificativo per la richiesta di rimborso"
TG = Terzo garante. Queste fatture devono essere inviate ai pazienti (stamparle e spedirle per posta).
Lo stato delle fatture appena create è "Aperto".
Una volta che la fattura è stata finalizzata, lo stato passa a "Pronto per stampare". Inoltre, è stata impostata una data definitiva per la fattura.
Lo stato della fattura può essere modificato manualmente in "Pagato". È possibile specificare la data di pagamento.
Finalizzare la fattura TG e stamparla
Dopo aver fatto clic sull'icona "Busta", è possibile selezionare l'opzione di invio per e-mail o per posta.
La specialità e la legge scelta determinano le opzioni di invio disponibili. L'invio digitale tramite Medidata è disponibile solo per le fatture TP.
A questo punto, è possibile aprire un'anteprima della fattura del paziente e del "Giustificativo per la richiesta di rimborso". Questa anteprima è filigranata come provvisoria (PROV).
Fare clic sul pulsante "Finalizza fattura" per impostare la data della fattura.
Attenzione: non stampare mai la fattura tramite l'anteprima senza averla prima finalizzata! In caso contrario, non verrà impostata la data della fattura.
Posizionamento dell'indirizzo del destinatario
L'indirizzo del destinatario della fattura TG può essere posizionato a destra o a sinistra del documento PDF. Queste impostazioni sono adatte alle buste a finestra più comuni.
Polizza di versamento sì o no
Se viene selezionata l'opzione "senza polizza di versamento”, viene creata solo la "Giustificativo per la richiesta di rimborso" senza la fattura del paziente. In questo caso, la fattura TG non viene creata.
Quando è opportuno scegliere l'opzione “senza polizza di versamento”?
Quando la fattura è già stata pagata in contanti e il paziente interessato ha bisogno solo del giustificativo di rimborso da presentare alla sua compagnia di assicurazione.
Se la fattura è già stata pagata in contanti, ma il paziente desidera ricevere non solo il giustificativo di rimborso, ma anche la fattura TG, è necessario emettere una fattura TG normale (con bollettino di versamento). In seguito, si prega di barrare a mano il codice QR sulla fattura stampata in modo che la fattura non venga pagata di nuovo per errore.
In Medical-Invoice non è possibile generare un documento PDF contenente solo la fattura TG senza il relativo "Giustificativo per la richiesta di rimborso". Tuttavia, dopo la stampa, è possibile gettare le pagine contenenti il giustificativo per la richiesta di rimborso e utilizzare solo la fattura TG creata. È anche possibile modificare il documento PDF creato sul proprio computer in modo che contenga solo le pagine con la fattura TG. È possibile farlo con un programma adeguato o tramite la finestra di dialogo di stampa del proprio dispositivo (cellulare o computer).
Lingua della fattura
Ogni fattura può essere creata in tre lingue diverse. Selezioni la lingua desiderata nel dialogo di stampa (quando si finalizza la fattura).
Scegliere la data di fatturazione per le fatture TG
Esistono due date diverse: La data della fattura, e la data della prestazione.
Il data di fatturazione può essere selezionato al momento della finalizzazione della fattura. In mancanza di selezione, il default è la data odierna.
La scelta della data della fattura è soggetta a determinate restrizioni:
La fattura può essere retrodatata o postdatata solo di pochi giorni.
Inoltre, la fattura non può includere prestazioni che vengono effettuate solo dopo la data di fatturazione specificata.
Ciò significa che se nella fattura è stata inserita una posizione con una data di prestazione successiva alla data di fatturazione specificata, la fattura non può essere finalizzata.
Le restrizioni relative alla data di fatturazione servono a proteggere i fornitori di prestazioni, poiché le fatture con una data di prestazione successiva alla data di fatturazione vengono generalmente respinte dalle compagnie di assicurazione.
Per preparare le fatture, ad esempio in caso di assenze per ferie, è possibile emettere le fatture TG con un anticipo massimo di 30 giorni.
Per informazioni sulla creazione di fatture nel settore della medicina esperenziale (tariffa 590), cliccate qui: Invio di fatture Tariffa 590
Data di fornitura della prestazione
Nella scheda "Allestire fattura" è stata impostata una data per ogni prestazione (la data in cui è stata fornita).
Istruzioni per l'impostazione della data della prestazione
La data della prestazione (data del trattamento) può essere visualizzata nell'elenco delle fatture (scheda “Fatture”).
Potete controllare voi stessi lo stato di avanzamento dell'elaborazione delle fatture. Si veda il capitolo: Controllo dello storico dell'elaborazione delle fatture
Menu edit per le fatture TG
La piccola freccia a destra dello stato della fattura le permette di aprire il menu di edit.
Se lo stato è "pronto a stampare", la fattura TG può essere impostata manualmente su "pagato".
Cliccando sulla voce “Selezionare un'azione” del menu edit, si apre lo stesso menu che si apre con l'icona “Busta”.
Numeri di fattura mancanti
Se si corregge una fattura TG già finalizzata e la si salva nuovamente, la fattura TG corretta viene salvata con un nuovo numero di fattura nel proprio account Medical Invoice. La “vecchia” fattura TG non è più visibile in quanto è stata sovrascritta durante la correzione, ma continuerà a esistere in background a scopo di documentazione con il numero di fattura originale. Poiché la fattura TG appena sovrascritta non è più presente nel Suo account Medical Invoice, potrebbe sembrare che ci sia un’incongruenza nella numerazione delle fatture. Purtroppo ciò non può essere evitato, poiché non è possibile che due fatture TG portino lo stesso numero di fattura.
Ricerca delle fatture e filtro
Attenzione:
Tutte le fatture non sono più elencate nella vista “Tutti”. Esiste una nuova opzione di filtro che può essere utilizzata per nascondere le fatture più vecchie.
Le fatture possono essere ordinate per numero di fattura (simbolo della freccia).
Utilizzando l'icona "Imbuto", è possibile anche filtrare le fatture o cercare una voce specifica. Ad esempio, per numero di fattura o nome del paziente:
È possibile stabilire il numero di fatture da visualizzare:
Attenzione: se è stato impostato un filtro, non tutte le fatture saranno visibili.
La colonna filtrata è contrassegnata da un cerchio attorno al icona "Imbuto". Se si clicca sul simbolo e si rimuove il filtro impostato, vengono nuovamente visualizzate tutte le fatture.
Ricerca con il browser
Come la maggior parte dei siti Internet, anche Medical Invoice può essere consultato tramite questa funzione del browser.
Premere il tasto CTRL e contemporaneamente F
Si aprirà una piccola finestra di ricerca nella parte superiore o inferiore della finestra del browser.
Ecco come si presenta in firefox:
Si tratta di una funzione del browser, non di Medical Invoice.
Questa funzione permette di svolgere una ricerca molto rapida e precisa in un sito web, utilizzando tutte le parole, i caratteri, le lettere e i numeri desiderati. È possibile distinguere anche le lettere maiuscole e minuscole.
Tuttavia, viene ricercata solo la pagina visualizzata (nessuna sottopagina). I risultati possono essere evidenziati.
Questa funzione appare diversa in ogni browser. Qui in Safari:
Fatture nella scheda "Pazienti"
Tutte le sue fatture sono elencate nella scheda "Fatture", ma è anche possibile accedere alle fatture nella scheda "Pazienti".
Tuttavia, qui sono elencate solo le fatture associate al paziente selezionato. Le fatture possono essere modificate o inviate a partire da questa scheda.
Si prega di notare:
Se è stato selezionato un filtro nella scheda "Fatture", questo sarà determinante anche nella scheda "Pazienti".
Esempio: se nella scheda “Fatture” è stato selezionato il filtro "APERTO", nella scheda “Pazienti” saranno visibili solo le fatture con lo stato "APERTO".
