Exportieren von Rechnungsdaten
Um Rechnungsdaten zu exportieren, gibt es in Medical Invoice eine Schaltfläche „Export”. Sie finden diese in der Registerkarte „Abrechnungen” oben rechts im Fenster. Mit dieser Funktion kann eine Liste der Abrechnungen erstellt werden für die Jahresrechnung und die Steuern.
Alle Rechnungen aus dem Register „Abrechnungen” werden exportiert.
Alle Details, die in der Rechnungsliste angezeigt werden können, werden exportiert, unabhängig davon, ob sie in der Funktion „Spalten verwalten” ausgewählt wurden oder nicht.
Die exportierte Liste kann in einem geeigneten Programm wie Excel nach Ihren Bedürfnissen gefiltert und sortiert werden.
Wird auf den Button Export geklickt, erscheint ein Dialogfenster mit dem Link "Datei öffnen":
Wenn man auf "Datei öffnen" klickt wird die soeben erstellte Liste im Format csv erstellt und normalerweise automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen. Normalerweise in den Download-Ordner.
Was danach passiert, hängt davon ab, wie Sie Ihren Computer und Browser konfiguriert haben.
Meistens wird die Datei in einem Ordner auf Ihrem Computer abgelegt (in der Regel im Downloadordner). Der Name der Datei lautet ungefähr so wie auf dem Beispiel hier unten, wobei das Datum natürlich variiert.
Wenn man die Liste der Abrechnungen exportiert: Medical_Invoice_export_Invoices_2023-12-06.csv
Wenn man die Liste der Patienten exportiert: Medical_Invoice_export_Patients_2026-09-29(1).csv
Die Liste kann in einem geeigneten Programm (z.B. Excel oder Numbers auf Mac) weiter bearbeitet und sortiert werden.
Mit der Funktion "Export" können bei den Rechnungsdaten im Wesentlichen nur jene Daten exportiert werden, die im Register "Abrechnungen" dargestellt werden können. Der Inhalt der Rechnungen (wie z.B. die Tarifziffern, Beträge pro Tarifposition etc.) kann mit dieser Funktion nicht exportiert werden. Falls Sie genauere Zahlen benötigen, beachten Sie bitte die Funktion "Reporting".
Die Rechnungen im Format PDF auf das eigene Gerät herunterladen
Falls gewünscht, können die Rechnungen über "Sammelaktionen" im Format PDF herunterladen. Dabei müssen die gewünschten Rechnungen auf der linken Seite im Register "Abrechnungen" markiert werden. Danach auf die Sammelaktion "PDFS HERUNTERLADEN (ZIP)" klicken. Es erscheint das Dialogfenster "Rechnungs-PDFs herunterladen", in dem die gewünschten Sprachoptionen und die Adressposition ausgewählt werden können. Falls nicht nur Patientenrechnungen, sondern auch TP-Rechnungen markiert wurden, dann kann auch ausgewählt werden, ob für diese eine Patientenkopie oder das PDF der TP-Rechnung generiert werden soll.
Mit Klick auf "Herunterladen" wird eine ZIP-Datei generiert. Im nächsten Fenster steht "Ihre Rechnungs-PDFs wurden erfolgreich erstellt". Hier auf "Datei öffnen" klicken, um die ZIP-Datei auf das eigene Gerät herunter zu laden.
Die neu erstellt Datei heisst zum Beispiel invoices_2026-10-07.zip oder so ähnlich. Sie enthält alle im Vorgang markierten Abrechnungen.
Dies funktioniert natürlich nicht mit jenen Abrechnungen, die noch nicht finalisiert wurden (Status OFFEN). Falls solche Abrechnungen versehentlich markiert wurden, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung "Für die folgenden Rechnungen gibt es kein PDF und sie werden übersprungen", und die noch nicht finalisierten Abrechnungen werden übersprungen.
Exportieren der Patientendaten
Der Export der Patientendaten funktioniert weitgehend gleich wie der Export der Rechnungsliste.
Beim Export der Daten aus dem Register "Patienten", können alle Informationen exportiert werden, die zur Zeit des Exports im Fenster sichtbar sind. Mit der Funktion "Spalten verwalten" kann der Benutzer selbst bestimmen, welche Daten in der Liste angezeigt werden sollen.
Rechnungsdaten weiterverarbeiten auf Excel (oder Numbers auf Mac)
Bitte beachten:
Die Darstellung der Listen in Excel wird nicht von Medical Invoice bestimmt.
Sie müssen selbst in Excel die Einstellungen für den Datenimport so festlegen, wie Sie es haben wollen.
Damit Ihre Daten in Excel nicht durcheinandergeraten können Sie so vorgehen:
Speichern Sie die aus Medical Invoice exportierte Datei auf Ihrem Computer (in der Regel wird diese automatisch im Download-Ordner gespeichert).
Öffnen Sie zuerst Excel
In Excel das Register Daten > Aus Text/CSV wählen.
Suchen Sie im Excel-Datenimport-Fenster die vorher erstellte CSV-Datei.
Achten Sie bitte darauf, welches Trennzeichen Sie benutzen möchten (in der Regel ist "Semikolon" das richtige).
Importieren Sie die Daten in Ihr Excel (Schaltfläche Laden oder Import).
Excel-Datenimport-Fenster:
Im nächsten Fenster in Excel können die Bedingungen für den Import festgelegt werden:
Tipps für die weitere Bearbeitung in Excel
Link zur Anleitung um die Abrechnungsliste für die Steuern zu bearbeiten: Rechnungsdaten für Steuern
Im Beispiel unten wurde die Liste nach dem Rechnungsdatum gefiltert.
Das Häklein beim Jahr 2023 und bei den Monaten Januar bis März 2024 wurde entfernt. Übrig bleibt nur noch der Monat April 2024 (gelb markiert).
Wenn nun auf OK geklickt wird, dann werden in der Liste nur noch die Rechnungen vom April 2024 angezeigt.
Wenn eine Spalte in Excel gefiltert wurde, dann werden nicht mehr alle Daten angezeigt. Die entsprechende Spalte wird in Excel markiert:
Um wieder alle Daten anzuzeigen, muss der gesetzte Filter wieder gelöscht werden:
Export von Patientendaten (Patientenstamm exportieren)
Um Patientendaten zu exportieren, gibt es in Medical Invoice eine Schaltfläche „Export”. Sie finden diese in der Registerkarte „Patienten” oben rechts im Fenster. Mit dieser Funktion können Sie eine Liste der Patienten erstellen.
Alle Patientenakten, die in der Registerkarte „Patienten” aufgeführt sind, werden exportiert.
Es werden nur jene Details (Spalten) exportiert, die zur Zeit des Exports in der Patientenliste sichtbar sind.
Sie müssen vor dem Exportieren die Spalten mit den Details auswählen, die sichtbar sein sollen. Dazu können Sie unten links auf die Option "Spalten verwalten" klicken.
Wird auf den Button Export geklickt, erscheint ein Dialogfenster mit dem Link "Datei öffnen":
Wenn man auf "Datei öffnen" klickt wird die soeben erstellte Liste im Format csv auf Ihr Gerät heruntergeladen
Was danach passiert, hängt davon ab, wie Sie Ihren Computer und Browser konfiguriert haben.
Meistens wird die Datei in einem Ordner auf Ihrem Computer abgelegt (in der Regel im Downloadordner). Der Name der Datei lautet ungefähr so wie auf dem Beispiel hier unten, wobei das Datum natürlich variiert:
Medical_Invoice_export_Patients_2023-11-17.csv
Die Liste kann in einem geeigneten Programm (z.B. Excel oder Numbers auf Mac) weiter bearbeitet und sortiert werden.
Beispiel: In einem Programm wie Excel könnte es nachher so aussehen wie auf dem untenstehenden Bild.
Name der Patienten in Excel auf zwei separate Spalten verteilen
Der Vorname und der Nachname der Patienten wird in der gleichen Zeile exportiert. In Excel kann dies Schwierigkeiten verursachen, wenn die Patientenliste nach dem Nachnamen der Patienten sortiert werden soll.
Bitte markieren Sie die Zeile mit dem Patientennamen in Excel.
Wählen Sie den Tab Daten in Excel und klicken Sie danach auf "Text in Spalten".
Im Textkonvertierungs-Assistent von Excel beim zweiten Schritt das Trennzeichen "Leerzeichen" auswählen.
Auf Weiter klicken und die Textkonvertierung in Excel beenden.
Der Name und der Vorname der Patienten erscheinen nun in zwei getrennten Spalten in Ihrem Excel-Arbeitsblatt.
Patientenadresse in Excel weiter aufteilen
Die Patientenadresse wird in einer einzigen Spalte exportiert. Falls Sie die Strasse und PLZ/Ort in separaten Spalten haben möchten, dann können Sie dies beim Import der Daten in Ihre Excel-Datei auswählen:
Ein leeres Excel-Arbeitsblatt öffnen.
In Excel zuerst auf "Daten" und danach auf "From Text /CSV" klicken.
Die vorher aus Medical Invoice exportierte Datei auswählen (der Name der Datei lautet ungefähr so ähnlich: Medical_Invoice_export_Patients_)
Auf "Import" klicken.
Das Trennzeichen "Semicolon" (Strichpunkt) muss ausgewählt werden.
Nun aber nicht auf laden, sondern auf "Transform Data" klicken.
Es öffnet sich ein entsprechendes Fenster in Excel. In diesem Fenster müssen Sie die Spalte "Adresse" markieren und dann auf "Split Column" klicken.
Danach das Trennzeichen (Delimiter) auswählen. Wählen Sie das Komma als Trennzeichen um die Spalte "Adresse" weiter aufzuteilen.
Wenn Sie jetzt auf "OK" klicken, werden die Daten aus der Spalte "Adresse" neu in zwei Spalten angezeigt. Die zwei Spalten tragen die Namen "Adresse 1" und "Adresse 2".
Oben links im Fenster auf "Schliessen und Laden" klicken, Es öffnet sich das Excel-Arbeitsblatt mit den Daten der Patienten.
Der Ablauf in Bildern:
Das Fenster, dass sich in Excel öffnet, wenn die Datei "Medical_Invoice_export_Patients_" ausgewählt und auf "Import" geklickt wurde:
Das Fenster, dass sich in Excel öffnet, wenn im Importfenster auf "Transform Data" geklickt wurde:
Die Kolonne mit der Adresse des Patienten kann in diesem Fenster in Excel ausgewählt (markiert) werden. Danach auf "Split Column" klicken.
Als Trennzeichen (Delimiter) sollte hier das Komma ausgewählt werden, da die Strasse /Hausnummer und Postleitzahl/Ort durch ein Komma getrennt sind:
Falls Sie danach auch noch die PLZ und den Ort (oder Vornamen und Nachnamen) in getrennten Kolonnen haben möchten, dann markieren Sie bitte die entsprechende Spalte und klicken Sie nochmals auf "Split Column". Wählen Sie jetzt aber das Trennzeichen "Space" und die Option "left-most delimiter". Danach auf OK klicken.
Wenn Sie mit Ihrer Liste zufrieden sind, dann klicken Sie "schliessen und laden" ganz oben links in Excel. Es öffnet sich das Arbeitsblatt mit Ihren Patientendaten. Hier können Sie die Kolonnen nach Ihren Bedürfnissen beschriften und sortieren.
Tipp:
Wenn man den Cursor auf den kleinen Strich zwischen den einzelnen Spalten richtet und einen Doppelklick macht, dann passt sich die Breite der Spalte automatisch dem Text an:
Was tun, wenn man kein Excel oder Numbers hat?
Wenn Sie nicht über ein Programm wie Excel oder Numbers (von Mac) verfügen, dann können Sie die exportierten Daten trotzdem weiter verarbeiten. Dies lohnt sich aber nur bei ganz wenigen Rechnungen.
Sie können dies in einem Textverarbeitungsprogramm machen. Auf Microsoft-Windows- und Apple-Mac-Computern sind standardmässig mehrere einfache Textprogramme vorinstalliert, die ohne zusätzlichen Kauf oder Download sofort einsatzbereit sind, zum Beispiel WordPad oder TextEdit. Auch diese kann man verwenden, um die exportierten Rechnungen weiter zu verarbeiten.
Beispiel: Export der Rechnungsdaten
Gehen Sie im Medical-Invoice-Konto ins Register "Abrechnungen" und klicken Sie auf "EXPORT" und danach auf "Datei öffnen".
Markieren Sie danach die exportierte Datei auf Ihrem Computer. Normalerweise wird diese im Download-Ordner zu finden sein. Der Name der Export-Datei lautet "Medical_Invoice_export_Invoices_2026-10-05(1).csv" oder so ähnlich.
Öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Datei klicken. Wählen Sie "öffnen mit" und danach eine geeignete App auswählen, zum Beispiel "Word Pad" von Microsoft.
In einem einfachen Textprogramm erscheinen die einzelnen Abrechnungen jede auf einer eigenen Zeile.
Nacheinander von links nach rechts werden die folgenden Informationen aufgezählt (durch Kommas getrennt): Rechnungsnummer, Vorname des Patienten, Nachname des Patienten, Geburtstag des Patienten, Versicherung, Rechnungsdatum, Behandlungsdatum, Betrag, Mahngebühr, Total, Bezahldatum, Status, Tiers.
Das sieht zum Beispiel so aus:20230000, Maxine, Musterfrau, 1980-01-01, , 2025-01-15, 2022-12-14, 32.68, , 32.68, 2025-04-11, Bezahlt, GARANT.
In diesem Beispiel ist die fünfte Stelle von links leer, da die Versicherung bei Patientenrechnungen nicht vorhanden ist. Man sieht einfach nur zwei Trennzeichen (Komma) nebeneinander.Besonders wichtig ist jedoch die sechste Stelle von links, die das Rechnungsdatum enthält, denn Sie möchten für Ihre Steuern ja nur jene Rechnungen verwenden, die aus einem bestimmten Jahr stammen.
Sie haben in einem sehr einfachen Textprogramm nur wenige Möglichkeiten, aber fast immer funktioniert die Suchfunktion: Klicken Sie in die Daten hinein und betätigen Sie die Tasten CTRL + F auf Ihrer Tastatur. Es sollte sich ein Suchfenster öffnen. Geben Sie das gesuchte Jahr ein.
Kopieren Sie alle Rechnungen, in denen das von Ihnen gesuchte Jahr vorkommt in eine neue Datei, oder löschen Sie alle Rechnungen, die nicht zu dem Jahr gehören, für das Sie die Steuern machen möchten. Achten Sie darauf, dass sie nur das Rechnungsdatum beachten, das an sechster Stelle von links aufgeführt ist. Das Behandlungsdatum oder das Bezahldatum sollten keine Rolle spielen.
Anschliessend können Sie auch nach jenen Rechnungen suchen, die einen unpassenden STATUS haben. Zum Beispiel könnten Sie die Abrechnungen mit dem Status "Abgewiesen" oder "Nicht zustellbar" aussortieren.
Dies ist ein aufwendiges Vorgehen, aber wenn nur ganz wenige Rechnungen betroffen sind, dann könnte man es auch so machen, ohne ein Programm wie Excel zu verwenden.