Sie haben in einer Abrechnung einen Fehler gemacht?
Sehr wichtig: Lesen Sie zuerst diese Anweisungen durch.
Löschen Sie keine Rechnungen.
Diese Anleitung gilt nicht für die Fachrichtung "Erfahrungs-/ Alternativ- / Komplementärmedizin etc. (Tarif 590)", da in dieser Fachrichtung ausschliesslich TG-Rechnungen erstellt werden. Anleitung Patientenrechnungen (TG-Rechnungen) korrigieren
Status der TP-Rechnung kontrollieren
Bitte kontrollieren Sie zuerst den Status der betroffenen Rechnung im Register "Abrechnungen":
Falls der Status der Rechnung auf "VERSENDET" steht, dürfen Sie auf gar keinen Fall korrigieren. Es handelt sich um eine TP-Rechnung. Sie dürfen auch nicht eine zweite, korrigierte Version der gleichen TP-Rechnung erstellen und diese versenden, denn dann hätten Sie doppelt Rechnung gestellt.
Falls der Status der TP-Rechnung auf "ABGEWIESEN" steht, klicken Sie bitte hier für die korrekte Anleitung: Rückweisungen bearbeiten
Falls der Status der fehlerhaften Rechnung auf "OFFEN" steht, und die Rechnung noch nicht versendet oder korrigiert wurde, können Sie über das Symbol "Bleistift" den Bearbeitungsmodus öffnen und diese korrigieren. Bitte löschen Sie die Rechnung nicht. Es entstehen sonst Lücken in der Rechnungsnummerierung. Das Löschen ist nie nötig, da Sie jeden einzelnen Punkt in der Rechnung problemlos ändern können. Sie finden weitere Informationen zu diesem Fall weiter unten in dieser Anleitung.
Falls der Status der Rechnung auf "DRUCKBEREIT" steht, und es sich um eine TG-Rechnung (Patientenrechnung) handelt, dann können Sie die Rechnung korrigieren, aber mit Vorsicht. Sie finden die Details dazu in dieser Anleitung: Patienten-Rechnungen korrigieren oder löschen
Grundsätzliches
Damit alle Vorgänge nachvollziehbar bleiben, sollten grundsätzlich keine Rechnungen gelöscht werden.
Das Löschen von bereits erstellten (finalisierten) Rechnungen ist darum eingeschränkt. Finalisiert heisst, dass ein Rechnungsdatum gesetzt wurde. Die TP-Rechnungen befinden sich danach im Status "VERSENDET" und die TG-Rechnungen im Status "DRUCKBEREIT".
Rechnungen im Status "ABGEWIESEN" dürfen korrigiert werden, nachdem man die Rückweisungsmeldung der Versicherung gelesen hat. Klicken Sie bitte hier für die korrekte Anleitung: Rückweisungen bearbeiten
Übersichtlichkeit
Falls Sie nur die Übersichtlichkeit im Register "Fakturen" verbessern möchten, dann empfehlen wir Ihnen, die verschiedenen Filter auszuprobieren, die zu diesem Zweck zur Verfügung stehen. Die Filteroptionen werden hier erklärt: Rechnungen filtern
Probieren Sie auch das Register "Patienten" aus, denn dort werden die Rechnungen nach Patient getrennt angezeigt.
Wo befinden sich die erstellten Rechnungen?
Alle schon erstellten Rechnungen befinden sich im Register "Abrechnungen". Sie sind in einer Liste angeordnet. Ganz rechts neben jeder Rechnung sind verschiedene Symbole zu sehen. Mit einem Klick auf das Symbol "Mülleimer" wird die Rechnung gelöscht.
Das Symbol "Mülleimer" ist ausgegraut
Das ist der Fall, wenn sich die Rechnung nicht mehr im Status "offen" befindet. Beispielsweise, weil sie bereits versendet wurde. Wenn dies der Fall ist, kann die Rechnung nicht gelöscht werden.
Einzelne Posten aus einer Rechnung korrigieren oder löschen
Im Register "Abrechnung erfassen" können die einzelnen Posten (Leistungen) hinzugefügt und auch wieder gelöscht werden. Klicken Sie dazu einfach auf das Mülleimer-Symbol ganz rechts neben der entsprechenden Leistung.
Um einzelne hinzugefügte Leistungen zu korrigieren, klicken Sie bitte auf das Symbol "Bleistift" rechts neben der hinzugefügten Leistung. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster "Service bearbeiten", wo jedes einzelne Feld der Leistung geändert werden kann. Zum Beispiel die Felder Therapeut, Datum, Tarif, Tarifziffer, Beschreibung, Preis, Minuten, Externer Faktor, Sitzung und Bemerkung (zur Leistung).
Frage:
Meine versendete TP-Rechnung wurde nicht bezahlt. Ich glaube, sie ist nicht korrekt oder ich habe bei der Erfassung der Leistungen einen Fehler gemacht. Ich möchte sie löschen und neu erfassen.
Antwort:
Tun Sie das auf keinen Fall!
Ihre versendete TP-Rechnung befindet sich bereits im Verarbeitungsprozess bei der Versicherung. Wenn Sie im Register "Abrechnungen" bei einer bereits versendeten TP-Rechnung den Status verändern, dann hat dies keinerlei Einfluss auf die TP-Rechnung, die sich bei der Versicherung befindet. Diese wird weiter verarbeitet und am Ende wird sie von der Versicherung bezahlt oder zurückgewiesen werden.
Wenn Sie eine versendete TP-Rechnung korrigieren und erneut versenden, bevor diese von der Versicherung bezahlt oder zurückgewiesen wurde, dann versenden Sie die Rechnung doppelt. Das gibt ein Durcheinander.
Bitte lesen Sie den Artikel "Rückweisungen", in unserem Hilfe-Center, bevor Sie den Status einer versendeten, aber unbezahlten TP-Rechnung von Hand verändern.
Sie könnten auch beim Rechnungsempfänger (Versicherung) anrufen und um Rückweisung der TP-Rechnung bitten. Danach müssen Sie unbedingt auf die offizielle Rückweisungsmeldung warten, die in Ihrem Medical-Invoice-Konto eintreffen wird. Die Rückweisungsmeldung (rotes Warndreieck neben Rechnung) ist Voraussetzung dafür, dass eine TP-Rechnung korrekt korrigiert und erneut versendet werden kann.
Status "Versendet"
Es ist möglich, bei einer TP-Rechnung, die sich im Status "Versendet" befindet, von Hand den Status "Abgewiesen" zu setzen. Aber bitte machen Sie dies nur, wenn Sie das Kapitel "Rückweisungen" bereits gelesen haben, und Sie genau wissen was Sie tun. Nur wenn Sie sich mit dem Rechnungsempfänger (Versicherung) abgesprochen haben und Sie wirklich ganz sicher sind, dass die TP- Rechnung nicht doch noch bezahlt werden wird, dürfen Sie den Status von Hand auf "Abgewiesen" ändern. Bitte bedenken Sie, dass eine versendete TP-Rechnung Teil des Datenaustausches mit der Versicherung ist. Sie befindet sich vielleicht irgendwo im System und wird gerade verarbeitet. Wenn Sie in Ihrem Medical-Invoice-Konto von Hand an den Statusbezeichnungen Änderungen vornehmen, hat dies absolut keinen Einfluss auf die Original-TP-Rechnung, die sich weiterhin im Verarbeitungsprozess bei der Versicherung befindet.
Löschen von Patienten, Dokumenten und TP-Rechnungen
Da der Datenaustausch über den Intermediär Medidata jederzeit nachvollziehbar sein muss, können versendete TP-Fakturen nicht gelöscht werden. Auch die beteiligten Patienten und alle mit der Faktur zusammen versendeten Anhänge (Verordnungen) können nicht mehr gelöscht werden.
Beim Löschen einer solchen Rechnung erscheint möglicherweise diese Fehlermeldung: "Die Rechnung konnte nicht gelöscht werden. Rechnungen, die digital über Medidata versendet wurden, können nicht mehr gelöscht werden.
Die TP-Rechnungen im Status "versendet" und "pendent" werden in der Umsatz-Übersicht (Register "Umsatz") mit eingerechnet. Bei diesem Register handelt es sich jedoch nur um eine graphische Übersicht.
Es ist nicht nötig, unbezahlte oder falsch erstellte Rechnungen zu löschen. Bitte nutzen Sie die verschiedenen Filter, die Ihnen in Medical Invoice zur Verfügung stehen um sich die Arbeit zu erleichtern.
Wenn Sie Ihre Rechnungen für die Steuer aufbereiten (Button "Export"), dann können Sie die exportierten Rechnungen danach in einem geeigneten Programm (Excel) nach belieben filtern (z.B. nach Status).
Näheres dazu im Kapitel: Umsatz für die Steuern
Den Verlauf der Rechnungsverarbeitung kontrollieren
Um den genauen Zeitpunkt des Versandes einer TP-Rechnung zu kontrollieren, öffnen Sie bitte das Register "Abrechnungen". Rechts neben der Rechnung auf das Symbol "Auge" klicken:
Die Faktur wird geöffnet. Rechts oben auf den Button "Verlauf" klicken:
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die verschiedenen Stadien zu sehen sind, die diese Faktur schon durchlaufen hat.
Fehlende Rechnungen im Register "Abrechnungen"
Lücken in der Rechnungsnummerierung im Register "Abrechnungen" entstehen, wenn Sie eine bereits erstellte TG- oder TP-Rechnung aus der Liste der Rechnungen löschen.
Wenn Sie eine TG- oder TP-Rechnung löschen, die sich im Status "offen" befindet, wird ein Record der gelöschten Rechnung im System aufbewahrt, weshalb die nächste neu erstellte Rechnung eine höhere Rechnungsnummer erhält. Dadurch entsteht eine Lücke in der Nummerierung der Rechnungen im Register "Abrechnungen". Darum wird beim Löschen eine Warn-Nachricht angezeigt. Die gelöschte Rechnung kann nicht wieder hergestellt werden.
Das Löschen von Rechnungen im Register "Abrechnungen" ist nicht nötig. Es ist besser, das Symbol "Bleistift" zu benutzen, um die Rechnung zu korrigieren oder das Rechnungsformular vollständig neu auszufüllen.
Bitte überprüfen Sie die angewendeten Filter.
Bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass Rechnungen fehlen, überprüfen Sie bitte, ob Sie im Register "Abrechnungen" einen Filter angewendet haben. Es gibt verschiedene vordefinierte Filteransichten.
Wählen Sie die Filteransicht "ALLE", in der in der Regel alle Rechnungen der letzten 12 Monate angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie auch den Filter, der die Anzeige der Rechnungen auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt. Wenn das Register "Abrechnungen" viele Rechnungen enthält, müssen Sie möglicherweise umblättern.