Wie kann man ein Dokument erstellen, dass alle gewünschten Rechnungsdaten und auch den Geschäftsabschluss für ein bestimmtes Jahr enthält?
Öffnen Sie ein neues Dokument in Excel.
Öffnen Sie im Medical-Invoice-Konto das Register "Abrechnungen".
Klicken Sie unten links auf "Spalten verwalten" und dann auf "ALLE WÄHLEN".
Klicken Sie jetzt oben rechts auf die grüne Schaltfläche EXPORT.
Es öffnet sich das folgende Fenster, wo Sie auf "Datei öffnen" klicken müssen.
Je nachdem, wie Sie Ihren Computer und Browser eingestellt haben, wird sich die soeben exportierte Datei in ihrem Browser öffnen. Sie wird sehr wahrscheinlich auch direkt heruntergeladen in Ihren Download-Ordner.
Wechseln Sie jetzt in Ihr offenes Excel-Arbeitsblatt.
Öffnen Sie in Excel in den Tab "Daten". Wählen Sie "Daten aus Text/CSV".
Es öffnet sich ein Fenster mit den Ordnern und Dateien ihres eigenen Computers. Sie können die CSV-Datei mit dem Namen "Medical_Invoice_export_Invoices" anklicken und dann auf Import oder öffnen klicken.
Es öffnet sich ein Fenster, wo Sie das Trennzeichen kontrollieren sollten. Bei den exportierten Rechnungsdaten sollte das Trennzeichen "Komma" gewählt werden.
Klicken Sie jetzt auf "laden".
Jetzt öffnen sich die Daten im Excel-Arbeitsblatt. Normalerweise sind diese bereits als Tabelle formatiert.
Achtung:
Falls in ihrem Excel-Arbeitsblatt eine Daten-Kolonne ganz unleserlich aussieht, weil lauter Rautenzeichen angezeigt werden, ist das egal. Die Rautenzeichen bedeuten nur, dass die Spalte zu schmal für die Daten ist. Sie können das einfach ignorieren.
Bearbeitung der Daten in Excel
Im Excel-Arbeitsblatt müssen Sie in der Spalte "Behandlungsdatum" auf den kleinen Pfeil klicken und im Menü das gewünschte Jahr auswählen. Klicken Sie auf OK.
Im Excel-Arbeitsblatt müssen Sie nun in der Spalte "Status" auf den kleinen Pfeil klicken und im Menü die Rechnungen mit dem Status Bezahlt auswählen. Sie können auch noch den Status Druckbereit dazunehmen, falls Sie den ganzen Umsatz des Jahres haben möchten. Unter Umständen sind In Ihrem Konto auch Abrechnungen mit dem Status "erledigt" oder "abgewiesen" vorhanden. Wenn Sie den Status bei Ihren Rechnungen immer korrekt nachgeführt haben, können Sie jetzt einfach alles so auswählen, wie es für Sie am besten passt.
Klicken Sie auf OK. Jetzt enthält die Liste hoffentlich nur noch jene Abrechnungen, die Sie im ausgewählten Jahr in Ihrem Umsatz einrechnen müssen.
Falls Sie einzelne Abrechnungen entfernen müssen, so können Sie dies nun tun. Einfach im Excel-Arbeitsblatt die entsprechende Zeile markieren und dann löschen oder korrigieren.
Jetzt müssen Sie in Ihrem Excel-Arbeitsblatt noch alle überflüssigen Spalten löschen. Klicken Sie ganz oben auf die gewünschte Spalte um Sie zu markieren. In meinem Beispiel markiere ich zum Beispiel die Spalte E, weil diese in meinem Excel die Versicherung der Patienten enthält. Um die markierte Spalte zu löschen, klicke ich mit der rechten Maustaste auf die markierte Zeile und wähle "löschen" (Sie könnten auch "verbergen" auswählen anstatt "löschen")
Löschen Sie alle Spalten aus dem Excel-Arbeitsblatt, die Sie nicht benötigen.
Klicken Sie nun in die erste leere Zelle unter der Spalte "Total".
Wechseln Sie in den Tab "Formeln" und klicken Sie auf Auto-Summe.
Ihr Excel-Arbeitsblatt ist fertig.
Das Excel-Arbeitsblatt im korrekten Format speichern
Klicken Sie im Excel-Arbeitsblatt auf den Tab "Seiten-Layout" und wählen Sie unter "Ausrichtung" die Option "Quer".
Unter "Anpassen" können Sie die Option wählen, dass alles auf der Breite einer Seite Platz haben muss. Die Breite muss mit 1 definiert werden und die Höhe mit "Automatisch".
Klicken Sie im Excel-Arbeitsblatt auf den Tab "Datei" ganz links.
Es öffnet sich ein Menü. Wählen Sie die Option "Speichern als". Geben Sie einen passenden Namen für die Datei ein und wählen Sie das gewünschte Format. Ich habe in meinem Beispiel PDF ausgewählt.
Danach auf "Speichern" klicken.
Ihr Dokument für die Steuern ist nun bereit. Schliessen Sie das Excel-Arbeitsblatt und öffnen Sie den Ordner auf Ihrem Computer, in dem Sie das neue Dokument gespeichert haben.