Tragen sie hier Ihre Bankverbindung ein. Normalerweise werden die Daten des Leistungserbringers auch für den Rechnungssteller verwendet, aber falls Sie einen separaten Rechnungssteller eintragen möchten, können Sie das im Abschnitt "Rechnungssteller" tun.

Im Abschnitt "Rechnungskonfiguration" werden die Standard-Taxpunktwerte eingegeben, die dann vom System automatisch benutzt werden, um den Preis der Leistung auszurechnen.
Die Zahlungsfrist und ein Mahntext kann ebenfalls in diesem Abschnitt der Konfiguration erfasst werden.

Wenn Sie mit dem Tarif 590 Patientenrechnungen erstellen, dann möchten Sie vielleicht immer einen bestimmten Stundenansatz fakturieren.

Der "Standard-Taxpunktwert VVG" im Register "Konfiguration" gilt für 1 Minute.

Bei der Erfassung der Rechnung werden die allermeisten Leistungen aus dem Tarif 590 jedoch pro 5 Minuten abgerechnet.

Um einen bestimmten Stundenansatz zu erhalten, muss man darum den Stundenlohn durch 60 teilen und das Ergebnis in der Konfiguration im Feld "Standard-TPW für VVG" eintragen.

Auf diese Weise erscheint der TPW immer als 1.00 auf der Abrechnung und dem Rückforderungsbeleg:

Von Seiten des "Versichererteams Komplementärmedizin" wurde gewünscht, dass der TP/Preis und TPW dem Standard des 590 PDF-Formulars entsprechen sollen.

Medical Invoice berechnet darum im Hintergrund den TP/Preis für 5 Minuten, damit auf dem Rückforderungsformular der TPW = 1.00 erscheint

Man kann nur die erste Nummer eintragen. Danach wird die Rechnungsnummer vom System automatisch vergeben.

Sie können es belassen wie es ist, dann fängt die Nummerierung der Rechnungen bei 1 an.

Muss nur ausgefüllt werden, wenn der Rechnungssteller (der Inhaber des Bankkontos, das im Abschnitt "Zahlungsinformationen" erfasst wurde),nicht gleich ist wie der Leistungserbringer.

Wenn zum Beispiel die Praxis oder das Unternehmen als Rechnungssteller eingetragen werden soll, dann kann man das im Abschnitt "Rechnungssteller" machen.

In dem hellgrau unterlegten Bereich des Registers "Abrechnung erfassen" können die einzelnen Leistungen erfasst werden. Jede Leistung hat ihr eigenes Datum, wann sie erbracht wurde.

Das Rechnungsdatum wird erst beim Finalisieren gesetzt.

Sobald im Feld "Tarifziffer" eine Position aus dem Tarif 590 ausgewählt wurde, erscheinen automatisch alle notwendigen Eingabefelder.

Bei Leistungen, die pro 5 Minuten abgerechnet werden, erscheinen die Felder "Preis" (vorausgefüllt mit dem Preis pro 5 Minuten) und "Minuten" (um die Dauer der Behandlung zu erfassen.

Wenn Sie den richtigen Tarif ausgewählt haben, müssen Sie noch die richtige Tarifziffer finden. Jeder Tarif enthält viele Tarifziffern (z.B. im Tarif 590 entspricht die Ziffer 1034 der Craniosacraltherapie).

Der Tarif und sein Inhalt sind ein offizielles Werk. Medical Invoice implementiert die Tarife, aber wir haben keinerlei Einfluss auf die darin enthaltenen Tarifziffern. Wir dürfen diese auch nicht verändern.

Falls Sie glauben, dass Ihre Leistung nicht angemessen im Tarif abgebildet wird, dann können Sie sich an Ihren Berufsverband wenden, damit der Tarif angepasst wird.

Zeit, Behandlungsdauer, Dauer der Leistung

Im Feld "Anzahl" wurde durch das Feld "Minuten" ersetzt. Das System rechnet die von Ihnen eingegebenen Minuten automatisch in "Anzahl" um.

Geben Sie einfach die Behandlungsdauer in Minuten ein. Zum Beispiel 60 für eine Behandlungsdauer von einer Stunde, oder 90 für eine Behandlungsdauer von 1,5 Stunden.

Nach dem Speichern der Leistung sehen Sie unten in der Liste der erfassten Leistungen, dass das System im Hintergrund automatisch Minuten in Anzahl umgewandelt hat, wie es vom Rechnungsstandard XML 5.0 verlangt wird. Sie müssen nicht mehr selbst umrechnen.

Falls Sie mehrere Sitzungen am gleichen Tag durchgeführt haben, können Sie diese im Feld "Sitzungen" nummerieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine einzelne Leistung in die Rechnung zu speichern.

Die gespeicherten Leistungen erscheinen in einer Liste mit den Spaten "Datum", "Name der Tarifziffer", "Anzahl" "Sitzung", "TP/Preis", "TPW" und "Betrag". Das System füllt diese Spalten automatisch aus. Sie müssen nur die Eingabefelder beim Erfassen der Leistung korrekt ausfüllen, dann wird das System diese Angaben korrekt übernehmen.

Rechts neben den hinzugefügten Leistungen hat es verschiedene Symbole:

Nachdem alle Leistungen erfasst wurden, kann die neue Abrechnung gespeichert werden. Sie öffnet sich danach automatisch im Register "Abrechnungen".

Alle bereits erstellten Rechnungen werden im Register "Abrechnungen" aufgelistet, wenn der Statusfilter "Alle" ausgewählt wurde, und der ausgewählte Zeitfilter auch auf "alle" steht..

Neu erstellte Rechnungen werden speziell gekennzeichnet (neu).

Alle Abrechnungen haben einen Status. Abrechnungen, die noch nicht finalisiert wurden tragen den Status "OFFEN". Der Status "OFFEN" bedeutet, dass noch kein Rechnungsdatum gesetzt wurde.

Mit den vorhandenen Statusfiltern kann die Auswahl der angezeigten Abrechnungen eingeschränkt werden.

Beachten Sie bitte auch den Zeitfilter, mit dem ältere Rechnungen ausgeblendet werden können.

Im Register "Abrechnungen" kann man in der Spalte "Rechnungsdatum" das beim Finalisieren gesetzte Rechnungsdatum kontrollieren. Bereits finalisierte Abrechnungen haben ein Rechnungsdatum und sie tragen zum Beispiel den Status "Druckbereit", da man sie jederzeit erneut herunterladen oder ausdrucken kann.

Wenn auf "Briefumschlag" geklickt wird, steht im folgenden Fenster die Option "Per E-Mail / Post senden" und zusätzlich die Option "PDF generieren" zur Verfügung. Die anderen Optionen sind ausgegraut.

Mit der Option "PDF generieren" kann bei einer Abrechnung im Status "OFFEN" nur eine provisorische Vorschau generiert werden.

Bitte klicken Sie für den Versand der Abrechnungen auf die Option "Per E-Mail / Post senden".

Es öffnet sich das Fenster "Abrechnung finalisieren". Hier steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, mit dem Sie das Rechnungsdatum auswählen können. Mit Klick auf "FINALISIEREN" setzen Sie das Rechnungsdatum fest.

Ein Rechnungsdatum auswählen:

Um zu verhindern, dass die Patientenrechnungen und Rückforderungsbelege von den Versicherungen zurückgewiesen werden, gibt es Beschränkungen bei der Auswahl des Rechnungsdatums. TG-Rechnungen können bis zu 30 Tage im Voraus erstellt werden. So können Patientenrechnungen und Rückforderungsbelege zum Beispiel bei Ferienabwesenheiten bis zu 30 Tage in die Zukunft vorbereitet und finalisiert werden.

Nach dem Klick auf "FINALISIEREN" öffnet sich das Dialogfenster "PDF generieren". In diesem Dialogfenster kann die Empfängeradresse rechts oder links positioniert werden (Standardeinstellung ist rechts). Man kann hier auch die Sprache des Dokumentes bestimmen sowie bei Bedarf die Druckoption "Ohne Einzahlungsschein" auswählen. Nachdem alle gewünschten Optionen ausgewählt wurden, auf die grüne Schaltfläche "PDF generieren" klicken.

Nach dem Klick auf die grüne Schaltfläche "PDF generieren", erscheint ein Fenster mit einem Link "Datei öffnen" um das fertige Dokument zu öffnen (im Browser). Im gleichen Fenster ist auch eine Schaltfläche "DOWNLOAD-LINK SENDEN" vorhanden.

Die Option "DOWNLOAD-LINK SENDEN" ersetzt die vorher vorhandene Schaltfläche für den E-Mail-Versand an die Patienten.

In Medical Invoice wurde eine neue Funktion eingeführt, mit der Dokumente wie Patientenrechnungen (TG-Rechnungen) und Patientenkopien sicher an Patientinnen und Patienten zugestellt werden können. Die Zustellung erfolgt über einen Download-Link zu unserem Patientenportal. Patientinnen und Patienten erhalten vom Leistungserbringer ein E-Mail mit einem Link, über den das entsprechende Dokument sicher heruntergeladen werden kann. Diese Lösung ist sicherer als der herkömmliche Versand per E-Mail.

Siehe auch: Sicherer Versand an Patienten

Im Register "Abrechnungen" wurde der Status der Rechnung nach dem Finalisieren automatisch auf "Druckbereit" gesetzt.

Das bedeutet, dass diese Rechnung vollständig erstellt wurde (mit dem definitiven Rechnungsdatum). Sie kann von jetzt an jederzeit in der Seitenansicht als PDF ausgedruckt werden.

Eine Rechnung in diesem Status kann nicht gelöscht werden. Das Symbol "Mülleimer" ist ausgegraut.

Die Rechnung bleibt in diesem Status, bis dieser von Hand auf "Bezahlt" gesetzt wird.

Bitte kontrollieren Sie die Einzahlungen in Ihrem Bankkonto und passen Sie den Rechnungsstatus entsprechend an.

Mit dem Pro-Abo gibt es die Option für den automatischen Zahlungsabgleich. Damit kann man eine camt.054 Datei einlesen (Camt ist ein Kontoauszug Ihrer Bank in elektronischer Form). Damit können die Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto automatisch in Medical Invoice eingelesen werden. Der Status der Rechnungen kann damit automatisch auf "bezahlt" gesetzt werden.

Nach dem Klick auf den Link "Datei öffnen", wird die TG-Rechnung normalerweise im Browser geöffnet.

Vom Browser aus kann die Datei direkt ausgedruckt oder auf den persönlichen Computer heruntergeladen werden. Normalerweise werden heruntergeladene Dateien im Ordner "Downloads" gespeichert. Das hängt davon ab, wie Sie Ihren Computer und Browser konfiguriert haben.

Je nachdem, was für ein Computer und Browser benutzt wird, kann dieses Fenster auch ganz anders aussehen.

Wird der Gesamtbetrag von Ihren Klienten bar bezahlt, müssen Sie eine normale Rechnung erstellen. Das Feld "Anzahlung" nicht benutzt werden.

Erst später, im Druckdialog (beim Finalisieren der Rechnung), soll die Option "Ohne Einzahlungsschein" gewählt werden. Es wird dann nur der Rückforderungsbeleg generiert, ohne Zahlteil. Das heisst, es werden nur die "Leistungsübersicht zur Behandlung", der "Rückforderungsbeleg" und das "QR-Code Blatt" generiert.

Wird beim Finalisieren die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt, dann wird die Patientenrechnung nicht generiert. Produziert werden nur die anderen drei Blätter "Leistungsübersicht zur Behandlung", "Rückforderungsbeleg" und "Rückforderungsbeleg QR-Code Blatt". Dies entspricht dem neuen Rechnungsstandard 5.0.

Wenn eine Rechnung mit dem Betrag Null erstellt wird (weil fälschlicherweise im Feld "Anzahlung" eine Gesamtzahlung statt einer Teilzahlung eingetragen wurde), wird auf der Rechnung kein Zahlteil (Einzahlungsschein mit QR-Code und IBAN) aufgedruckt.

Wenn eine TG-Rechnung erstellt wird, dann erscheint das Feld "Anzahlung (in CHF)".

In diesem Feld kann eine Anzahlung eingetragen werden.

Auf dem Rückforderungsbeleg steht der Gesamtbetrag. Eine eventuell eingetragene Anzahlung wird vom Gesamtbetrag abgezogen, wodurch der Rechnungsbetrag (auf dem Rückforderungsbeleg) um die entsprechende Summe reduziert wird. (Sollte durch eine eingetragene Anzahlung der Gesamtbetrag auf Null reduziert werden, dann wird keine Patientenrechnung mehr produziert).

Auf der Patientenrechnung (TG-Rechnung) werden die folgenden Beträge aufgedruckt:

Versand der Patientenrechnungen und Rückforderungsbelege per E-Mail:

Da die Rechnungen und der Rückforderungsbeleg sensible Daten enthalten, raten wir davon ab, diese über normales, ungesichertes E-Mail zu versenden.

Falls Sie das schriftliche Einverständnis Ihrer Patienten erhalten haben, können Sie heruntergeladene Rechnungen selbstverständlich als Anhang an ein E-Mail versenden. Der direkte Versand über ungesichertes E-Mail steht in Medical Invoice jedoch nicht zur Verfügung.

Die Option "DOWNLOAD-LINK SENDEN" ersetzt die vorher vorhandene Schaltfläche für den E-Mail-Versand an die Patienten.

Um einen formalisierten Bericht zu verrechnen, können Sie im Tarif 590 die Ziffer 1253 auswählen. Um einen nicht formalisierten Bericht zu verrechnen gibt es die Ziffer 1254.

Jede Zusatzversicherung erhebt andere Anforderungen an den verlangten Bericht. In der Regel wird der Bericht wie auch der Rückforderungsbeleg von den Patienten/Klienten an die eigene Versicherung weitergeleitet.

Sollte die Zusatzversicherung verlangen, dass die Rechnung direkt an die Kasse gesendet wird, dann können Sie die Adresse der Versicherung bei den Daten des Patienten eintragen als alternative Postadresse. Dazu bitte im Register "Patienten" die Daten des Patienten öffnen (mit dem Symbol "Bleistift") und ganz hinunter scrollen. Ganz unten im Fenster mit den Patientendaten müssen Sie bei der Option "Vormundschaft / Erziehungsberechtigte Person ist vorhanden" ein Häklein setzen. Anschliessend erscheinen unten die Eingabefelder für die alternative Postadresse. Erfassen Sie die Adresse der Versicherung des Patienten.

Wenn Ihre Klienten/Patienten damit einverstanden sind, dann können Sie nun bei der zweiten Option "Vormundschaft / Erziehungsberechtigte Person ist Rechnungsempfänger" ebenfalls ein Häklein setzen.

Von nun an wird jede neu erstellte oder finalisierte TG-Rechnung an die Versicherung adressiert werden, bis Sie das Häklein bei der Option "Vormundschaft / Erziehungsberechtigte Person ist Rechnungsempfänger" wieder entfernen.

In Medical Invoice stehen Ihnen für die Erstellung Ihrer Abrechnungen automatisch die richtigen Tarife zur Verfügung, vorausgesetzt, Sie haben das korrekte Gesetz VVG ausgewählt.

Klicken Sie im Feld "Tarif" auf den kleinen Pfeil ganz rechts im Feld, und wählen Sie einen der folgenden Tarife aus:

Spezialfall:

354 KVG-FL: Alternativmedizin Liechtenstein (nur wenn das Gesetz KVG gewählt wird)

Mit dem Tarif 590 muss eine TG-Rechnung erstellt werden, die an die Patienten adressiert werden muss. Der entsprechende Rückforderungsbeleg wird von den Patienten an die Zusatzversicherung weitergeleitet. Darum muss in jedem Fall das Gesetz VVG gewählt werden.

999 Sonstiges: dieser Tarif wurde eliminiert, es kann stattdessen der "Versicherungsspezifischer Tarif" ausgewählt werden.

Wenn im Feld „Tarif“, der versicherungsspezifische Tarif ausgewählt wurde, erscheint ein neues Eingabefeld mit Tarifziffer 999. Darunter können Sie eine eigene Bezeichnung eingeben.

Bitte erkundigen Sie sich bei der Zusatzversicherung, welchen Tarifcode Sie verwenden sollen.

Die Verwendung des Tarifs 590 oder 999 gibt den Therapeuten keine Gewähr, dass die Leistungen vom Versicherer rückvergütet werden. Die Versicherer sind im Zusatzversicherungsbereich frei in ihren Bedingungen. D.h. jeder Versicherer entscheidet selber, ob und welche Leistungen gemäss seinen Versicherungsbedingungen vergütet werden.

Für die Erfassung homöopathischer und anthroposophischer Arzneimittel kommen zwei verschiedene Tarifstrukturen in Frage:

Es handelt sich um die Tarife:

Diese Tarife können im Feld "Tarif" ausgewählt werden, vorausgesetzt, in der Konfiguration wurde die Fachrichtung "Erfahrungs-, Alternativ-, Komplementärmedizin" gespeichert.

Im Feld "Tarifziffer" muss die Nummer eingegeben werden, die auf dem Etikett des Medikamentes zu sehen ist.

Wenn zum Beispiel eine Tarifziffer ausgewählt wird, die pro Stück abgerechnet wird, dann erscheinen automatisch die Eingabefeder "Preis" und "Anzahl". In diesem Fall rechnet das System den Preis natürlich nicht automatisch aus, dieser muss von Hand eingetragen werden.