Die drei wichtigsten Einstellungen sind:

Wenn diese drei Einstellungen richtig ausgewählt wurden, ist es in jedem Fall möglich, eine technisch korrekte Abrechnung zu erfassen. Dabei ist es wichtig, beim ausfüllen des Rechnungsformulars der Reihe nach vorzugehen. Füllen Sie die Felder im Abrechnungsformular von oben nach unten aus, dann sollte es schnell und einfach gehen. Falls Sie Fragen haben, klicken Sie oben rechts im Konto auf das Fragezeichen. Es öffnet sich das Chatfenster. Dort können Sie unseren Chatbot fragen, oder auch einen menschlichen Supportmitarbeiter verlangen.
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Wählen Sie in der Konfiguration die Fachrichtung "Bewegungs- und Gesundheitscenter oder Fitnessstudio".
Der Tarif steht auch noch in einigen anderen Fachrichtungen zur Verfügung.

Nach unseren Informationen muss der Anbieter (z.B. Studio, Gesundheitscenter, Filiale) als Leistungserbringer eingetragen werden.

Angestellte Leistungserbringer können ebenfalls gespeichert werden, aber im Abschnitt "Weitere Therapeuten". Diese können dann beim Erfassen der einzelnen Leistungen ausgewählt werden.

Speichern Sie in der Rechnungskonfiguration den "Standard-TPW für VVG". Dieser entspricht dem Preis für eine Minute Ihrer Leistung. Das heisst, Sie können Ihren Stundenansatz durch 60 teilen, und das Ergebnis hier eintragen.
Dieser Standard-TPW wird automatisch verwendet, um den Preis für solche Leistungen zu berechnen, die per Minute oder per 5 Minuten verrechnet werden. Im Tarif 595 sind einige wenige Tarifziffern vorhanden, die per 5 Minuten abgerechnet werden. Diese betreffen vor allem Angebote von Gesundheitscentern wie Hallenbäder und Fitnesscenter.

Lassen Sie alle anderen Standard-TPW in der Rechnungskonfiguration einfach in der Grundeinstellung stehen.

Im Register "Abrechnung erfassen" ist der Bereich für die Leistungserfassung hellgrau unterlegt. Alle der Abrechnung hinzugefügten Leistungen werden im unteren Teil des grau hinterlegten Bereiches aufgelistet.

Achtung: Es muss das Gesetz VVG ausgewählt werden. Nur dann stehen die korrekten Tarife für die Leistungserfassung zur Verfügung.

Wählen Sie zunächst das Datum der Leistungserbringung aus. Dafür steht ein Kalender zur Verfügung.
Das Leistungsdatum ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst dann gesetzt, wenn die Rechnung versendet oder finalisiert wird. Bei der Erfassung der Leistungen muss das Datum eingetragen werden, an dem die Leistung erbracht wurde, oder der erste Tag des Abonnements.

Im Tarif 595 ist es nicht möglich, einen Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum zu erfassen. Wählen Sie das Datum, ab dem die Leistung (das Abonnement) gültig ist.

Im Feld "Therapeut" wird automatisch der Leistungserbringer aus der Konfiguration eingetragen. Falls eine Person, die im Angestelltenverhältnis tätig ist, eine Leistung erbracht hat, kann diese hier ausgewählt werden.

Wenn die Grundeinstellungen (Fachrichtung und Gesetz) korrekt ausgewählt wurden, dann kann während der Leistungserfassung im Feld "Tarif" der Tarif 595 ausgewählt werden.

Je nach verwendeter Tarifziffer läuft die Leistungserfassung unterschiedlich ab. Füllen Sie die einzelnen Eingabefelder der Reihe nach aus, dann können Sie darauf vertrauen, dass alle notwendigen Felder automatisch erscheinen werden, die Sie benötigen um eine technisch korrekte Abrechnung zu erstellen.

Das Eingabefeld "Tarifziffer" ist auch ein Suchfeld. Wenn Sie dort etwas eintippen (Zahlen oder ein Wort), dann wird der gesamte Tarif durchsucht.

Klicken Sie eines der Suchergebnisse an, um es zu übernehmen.

Die Tarifziffern für Center-Angebote beginnen mit 10 (Tarifziffern 1001 bis 1013).

Es existiert auch eine Tarifziffer 1101 um eine pauschale Gebühr für verpasste Termine zu erfassen. Die Ziffer 1100 ist für eine Pauschale für administrative Gebühren wie z.B. Aufnahme- oder Einschreibegebühren gedacht.

Es existiert auch eine Tarifziffer 9999, für Angebote die keiner Tarifziffer entsprechen.

Sobald eine Tarifziffer ausgewählt wurde, erscheinen alle weiteren Eingabefelder, passend zur ausgewählten Tarifziffer.

Das Feld "Beschreibung" befindet sich direkt unterhalb des Feldes "Tarifziffer". Es wird automatisch mit dem gleichen Text ausgefüllt, das auch im Feld "Tarifziffer" erscheint. Der Text in diesem Feld kann überschrieben, ergänzt oder angepasst werden.

Bei den meisten Tarifziffern aus dem Tarif 595 muss im Feld "Preis" ein individueller Preis eingegeben werden. Der Preis ist bei diesen Ziffern pro Einheit (zum Beispiel Preis pro Monatsabo oder pro Einzellektion) anzugeben.

Nur bei jenen Tarifziffern, die per 5 Minuten abgerechnet werden, wird per Preis automatisch vom System berechnet.

Wenn Sie eine Tarifziffer wählen, bei der "pro 1 Lektion" oder "pro 1 Monat" steht, dann müssen Sie den Preis für eine Lektion im Feld "Preis" eintragen.

Der individuell Preis, den Sie im Feld "Preis" eingegeben haben, wird mit dem Wert aus dem Feld "Anzahl" multipliziert.

Wenn Sie eine Tarifziffer ausgewählt haben, bei der zum Beispiel "pro 1 Lektion" oder "Einzeleintritt" steht, dann können Sie bei Bedarf die Anzahl angeben.

(Dieses Eingabefeld erscheint nicht, wenn eine Tarifziffer "pro 5 Minuten" ausgewählt wurde.)

Bei einigen Tarifziffern aus dem Tarif 595 wird das Eingabefeld "Anzahl Teilnehmende" angezeigt. Dies betrifft Tarifziffern für Gruppenunterricht. Der Preis für den Gruppenunterricht wird durch die Anzahl der Teilnehmenden geteilt.

Einige wenige Tarifziffern für Centerangebote (Tarifziffern 1007, 1009 und 1010) werden pro 5 Minuten abgerechnet. In diesen Fällen ist das Feld "Preis" bereits vorausgefüllt mit dem Preis per 5 Minuten. Das System berechnet den Preis auf der Basis des Standard-TPW für VVG, den Sie in der Konfiguration gespeichert haben. Darum muss der Wert im Feld "Preis" in aller Regel nicht angepasst werden. Lassen Sie diesen einfach so stehen wie er ist, und tragen Sie nur die Dauer der Leistung (Behandlungsdauer, Sitzungsdauer) im Fels "Minuten" ein.

Bei diesen Tarifziffern muss lediglich das Feld "Minuten" ausgefüllt werden. Tragen Sie dort die Dauer der Sitzung ein.

Im Normalfall können Sie dieses Feld auf 1 stehen lassen.

Das Eingabefeld "Sitzung" wird nur dann benötigt, wenn mehrere Behandlungen am gleichen Tag stattgefunden haben. In dem Fall können die einzelnen Sitzungen in diesem Feld nummeriert werden.

Das Eingabefeld "Bemerkung" ist das letzte Eingabefeld, dass beim Erfassen der Leistungen zur Verfügung steht. Sie können hier die Leistung näher bezeichnen, oder referenzieren.

(Es gibt auch ein Textfeld "Bemerkungen", das sich aber nicht im grau hinterlegten Abschnitt für die Leistungserfassung befindet, und leer gelassen werden sollte)

Wenn Sie eine Leistung erfasst haben, können Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.

Im Rechnungsformular entsteht eine Liste aller hinzugefügten Leistungen.

Die hinzugefügten Leistungen können mit Klick auf den rechts sichtbaren Button "Bleistift" bearbeitet werden.

Mit dem Button "Mülleimer" kann eine einzelne Leistung aus der Rechnung herausgelöscht werden.

Der Button "Plus" ist dient dem Referenzieren der Leistungen und ist für den Tarif 595 nicht relevant.

Mit dem Tarif 595 können unter anderem Monatsabonnemente erfasst werden.

Im Tarif 595 gibt es spezielle Tarifziffern für Monatsabonnemente. Entweder wird nach jedem Monat eine separate Rechnung mit einer einzigen Position für einen Monat erstellt, oder es wird eine Sammelrechnung erstellt.

Um ein Jahresabonnement zu erfassen, könnten Sie ein Monatsabo erfassen und dann bei "Anzahl" 12 eintippen.
In unserem Beispiel haben wir es so gemacht:

Achtung: Jahresabonnemente, die zum Beispiel in zwölf Raten bezahlt werden, können nicht mit dieser Methode abgebildet werden. Sie müssten für jede Rate eine eigene Rechnung erstellen.

Wir von Medical Invoice können Ihnen leider nicht mit abschliessender Sicherheit sagen, wie Sie Ihre Leistungen erfassen müssen. Gerade im Bereich VVG sind die Versicherungen sehr frei. Falls Sie unsicher sind, ist es am Besten, wenn Sie sich bei der betreffenden Zusatzversicherung erkundigen, wie die Leistung erfasst werden muss.

Es gibt im Tarif 595 keine spezifische Tarifziffer für 10er-Abos. Wahrscheinlich erwarten die Versicherungen, dass eine Position für Einzeleintritt mit "Anzahl" 10 erfasst wird.

Centerangebote : Im Tarif 959 muss eine Tarifziffer für Einzeleintritt verwendet werden, um ein Wochenabonnement zu erfassen. Dazu im Feld "Anzahl" 7 eintragen. Der Preis wird automatisch mit der Anzahl multipliziert.

Wochenabonnemente entsprechen 7 Tageseintritten.

Centerangebote: Bei Abonnementen mit längerer Vertragsdauer als 12 Monate, muss ab dem 13. Monat eine eigenständige Leistungszeile erfasst werden. Dasselbe gilt für eine Vertragsdauer von 24 Monaten.

Bei einem Mehrjahresabonnement muss für jedes Jahr eine eigene Zeile (Leistung) erfasst werden.

​Anmerkung: Wir sind zur Zeit noch im Dialog mit den zuständigen Stellen, um zu entscheiden, wie dies am besten gelöst werden könnte im Bezug auf das Rechnungsdatum.
Normalerweise vergüten Zusatzversicherungen keine Leistungen, die noch nicht erbracht wurden. Liegt das Leistungsdatum (Behandlungsdatum) auf dem Rückforderungsbeleg in der Zukunft, wird die Vergütung an den Patienten in der Regel abgelehnt. Darum kann man in Medical Invoice kein Rechnungsdatum auswählen, das vor dem letzten Leistungsdatum liegt. Das heisst, man kann nicht Rechnung stellen, bevor die Leistung erbracht wurde.