In Medical Invoice wurde eine neue Funktion eingeführt, mit der Dokumente wie Patientenrechnungen (TG-Rechnungen) und Patientenkopien sicher an Patientinnen und Patienten zugestellt werden können. Die Zustellung erfolgt über einen Download-Link zu unserem Patientenportal.
Patientinnen und Patienten erhalten vom Leistungserbringer ein E-Mail mit einem Link, über den das entsprechende Dokument sicher heruntergeladen werden kann. Diese Lösung ist sicherer als der herkömmliche Versand per E-Mail.
Voraussetzungen:
Auf Ihrem Gerät (Computer) ist ein E-Mail-Programm (z.B. Outlook) eingerichtet.
In den Daten des Patienten (Register "Patienten") wurde die gültige, korrekte E-Mail-Adresse des Patienten gespeichert.
Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass das im Register "Patienten" gespeicherte Geburtsdatum korrekt ist, dieses dient als Passwort beim Herunterladen der Dokumente.
Der Patient muss das Dokument innert 30 Tagen herunterladen.
Ablauf: Finalisieren einer TG-Abrechnung und versenden des Download-Links
Im Register "Abrechnungen" auf das Symbol "Briefumschlag" klicken.
Per "E-Mail/Post senden" auswählen.
Rechnungsdatum auswählen und finalisieren. Download-Links können nur für bereits finalisierte Abrechnungen gesendet werden (Status druckbereit oder versendet).
Wählen Sie gegebenenfalls die Sprache und die Option "ohne Einzahlungsschein" aus.
Das Dokument wurde generiert. Auf die Schaltfläche "DOWNLOAD-LINK SENDEN" klicken. Das Dokument wird nicht per E-Mail versendet, sondern es wird lediglich der Link übermittelt.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Patienten kontrollieren können. Hier bitte auf "ABSENDEN" klicken.
(Wenn Sie an diesem Punkt auf ABBRECHEN klicken, wird der DOWNLOAD-Link nicht an den Patienten gesendet. Die Rechnung befindet sich danach im Status "Druckbereit" oder "Versendet", da sie bereits finalisiert wurde.)
Der Download-Link wurde versendet. Der Absender der E-Mail mit dem Download-Link ist [email protected]
Die Nachricht "Download-Link erfolgreich versendet" bedeutet nur, dass der Link technisch versendet wurde.
E-Mail-Empfang und öffnen des Download-Links durch die Patienten
Der Absender der E-Mail mit dem Download-Link ist: notifications@_medicalinvoice.ch
Inhalt der Nachricht, die an den Patienten versendet wurde:
Guten Tag [Name des Patienten, wie Sie ihn im Register "Patienten" gespeichert haben]
Sie erhalten diese E-Mail im Zusammenhang mit einer Leistung von [der Name des Leistungserbringers, wie er im Register "Konfiguration" gespeichert ist] sind.
Die Rechnung vom [Datum] steht Ihnen ab sofort in digitaler Form zur Verfügung und kann über den folgenden Link heruntergeladen werden:
Link: "Rechnung herunterladen"
Sicherheitshinweise:
• Dieser Link ist 30 Tage gültig und kann nur einmal verwendet werden
• Zur Überprüfung Ihrer Identität werden Sie aufgefordert, Ihr Geburtsdatum einzugeben
• Nach dem Download wird der Link automatisch deaktiviert
Im Zweifelsfall bitten wir Sie, [Ihr Name] direkt telefonisch zu kontaktieren, um die Echtheit dieser E-Mail zu überprüfen.
Telefon und E-Mail des Leistungserbringers
Was die Patienten / Kunden tun müssen, um die erhaltene Rechnung zu öffnen:
Mit einem Klick auf den Link im erhaltenen E-Mail öffnet sich auf dem Gerät des Patienten automatisch eine Seite im Browser, wo er das Dokument herunterladen kann.
Der Patient wird darauf hingewiesen, dass der Download nur einmal durchgeführt werden kann.
Wenn der Kunde/Patient im Patientenportal auf "Rechnung herunterladen" geklickt hat, dann kann er im nächsten Fenster sein Geburtsdatum eingeben im Format TT.MM.JJJJ. Das Geburtsdatum des Patienten dient als Passwort für den Download.
Der Kunde/Patient muss auch die Datenschutzerklärung lesen und bestätigen. Danach kann er auf die Schaltfläche "Überprüfen & Weiter" klicken.
Wenn der Download erfolgreich war, öffnet sich das Dokument automatisch im Browser auf dem Gerät des Patienten und kann von diesem gespeichert werden.
Das heruntergeladene Dokument öffnet sich in einem eigenen Browserfenster auf dem Gerät des Patienten. Ja nachdem, welcher Browser verwendet wird, kann es verschieden aussehen. In den meisten Fällen wird das Dokument auch im Download-Ordner auf dem Gerät des Patienten gespeichert. Dies hängt jedoch von den persönlichen Einstellungen auf dem Gerät des Patienten ab.
Verlauf des Versands kontrollieren
Um zu kontrollieren, ob und wann ein Download-Link versendet wurde, zuerst auf das Symbol "Briefumschlag" rechts neben der bereits finalisierten Abrechnung klicken und ein PDF generieren (das PDF braucht nicht geöffnet zu werden).
Danach auf die Schaltfläche Download-Link versenden klicken (es wird kein Link versendet).
Der Sendeverlauf wird in einer Liste im Dialogfenster "Download-Link versenden" aufgeführt mit Datum, Uhrzeit des Versandes und dem Status des jeweiligen Links.
Falls Sie jetzt einen neuen Link versenden möchten, können Sie das tun. Ansonsten auf ABBRECHEN klicken.
Man kann auch kontrollieren, ob ein Download-Link bereits von den Patienten heruntergeladen wurde, oder nicht. Pendent bedeutet, dass das Dokument noch nicht vom Patienten heruntergeladen wurde.
Link-Status
Der Link-Status direkt nach dem Versand ist "Pendent". Falls der Link abläuft, ohne dass der Patient das Dokument heruntergeladen hat, dann wechselt der Link-Status auf "Abgelaufen". Der Link ist 30 Tage lang gültig.
Man kann auch kontrollieren, ob ein Download-Link bereits von den Patienten heruntergeladen wurde, oder nicht. Pendent bedeutet, dass das Dokument noch nicht vom Patienten heruntergeladen wurde.
Sobald der Patient das Dokument heruntergeladen hat, ist dies im Fenster "Download-Link senden" sichtbar. Der Link-Status wechselt dann auf "heruntergeladen".
Fehlerbehebung
Sollten Probleme auftreten, überprüfen Sie bitte die E-Mail-Adresse und das Geburtsdatum des Patienten, die im Register "Patienten" gespeichert sind.
Der Link für den Download des Dokumentes kann nur ein Mal verwendet werden. Wenn der Patient ein zweites Mal auf den Link klickt, wird eine Fehlermeldung angezeigt: "Download nicht möglich. Diese Rechnung wurde bereits heruntergeladen. Bitte kontaktieren Sie [Name des Leistungserbringers] für einen neuen Link."
Falls der Patient (der Empfänger des Download-Links), sein Geburtsdatum in einem falschen Format eingibt, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Falls der Patient ein falsches Geburtsdatum eingibt, oder das eingegebene Geburtsdatum nicht jenem entspricht, das in den Patientendaten im Medical-Invoice-Konto gespeichert ist, dann erscheint die Fehlermeldung: "Das eingegebene Geburtsdatum ist nicht korrekt".
Falls der Patient sein Geburtsdatum eingibt und auf "Überprüfen & Weiter" klickt, obwohl er die Datenschutzerklärung noch nicht mit einem Häklein akzeptiert hat, dann erscheint ein entsprechender Hinweis.
Falls in den Patientendaten eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder das E-Mail-Postfach des Patienten voll ist, kann das E-Mail mit dem Download-Link nicht zugestellt werden.
Eine entsprechende Fehlermeldung kann in Medical Invoice leider nicht angezeigt werden. In Ihrem Medical-Invoice-Konto erscheint in jedem Fall die Meldung: "Download-Link erfolgreich versendet". Diese Meldung bedeutet lediglich, dass das E-Mail mit dem Download-Link technisch versendet wurde, nicht jedoch, dass es beim Empfänger tatsächlich angekommen ist.
Bitte stellen Sie daher sicher, dass in den Patientendaten eine aktuelle und korrekte E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Falls Ihnen ein Patient meldet, dass er das E-Mail mit dem Download-Link nicht erhalten hat, können Sie den Versand jederzeit erneut auslösen. Sollte das E-Mail auch danach nicht beim Patienten eintreffen, bitten Sie ihn, sein E-Mail-Postfach zu überprüfen, insbesondere den Spam-Ordner, und sicherzustellen, dass das Postfach nicht voll ist.
Falls die Patienten den erhaltenen Download-Link auf dem Handy öffnen, dann ist das kein Problem. Die Datei wird in diesem Fall auf das Smartphone heruntergeladen und im Browser geöffnet. Die Patienten können das heruntergeladene Dokument sofort speichern. Einige Patienten ziehen es vor, das so auf das Smartphone heruntergeladene Dokument gleich per E-Mail an sich selbst zu versenden, anstatt es regulär in ihren Dokumenten zu speichern. Nicht jeder weiss, wo Downloads auf dem Handy gespeichert werden oder wie man sie dort wiederfindet. Viele Menschen arbeiten am Laptop oder PC komfortabler. Wenn sie sich das Dokument mailen, können sie es später dort öffnen, speichern oder ausdrucken.
Spam-Ordner
Frage:
Was tun, wenn die E-Mails mit dem Download-Link bei den Patienten im Spam-Ordner landen?
Antwort:
Bitte weisen Sie Ihre Patienten darauf hin, dass Sie die Rechnung per Download-Link erhalten werden, und dass der Geburtstag des betreffenden Patienten als Passwort dient. Bei dieser Gelegenheit können Sie Ihre Kunden/Patienten bitten, den Absender [email protected] zu den eigenen Kontakten / Adressbuch hinzuzufügen. Damit sollte das Problem gelöst sein.
Alternativ können die Patienten auch den eigenen Spam-Ordner kontrollieren und ein fälschlicherweise als Spam markiertes E-Mail von [email protected] als "Kein Spam" markieren.
Das hilft, weil die meisten modernen E-Mail-Filter (wie Gmail oder Outlook) dadurch dazulernen.
Die Patienten müssen den eigenen Spam-Ordner öffnen.
Sie müssen die E-Mail des Absenders [email protected] öffnen oder markieren.
Nun müssen die Patienten nur noch auf den Button "Kein Spam", "Kein Junk" oder "In den Posteingang verschieben" klicken (je nach Anbieter).