In Medical Invoice können Rechnungen erstellt und digital an die Invalidenversicherung (ZAS) gesendet werden. Diese elektronische Rechnungsstellung erfolgt gemäss der Standards, die vom Forum Datenaustausch vorgegeben werden.
Sie benötigen eine Fallnummer (Verfügungsnummer). Diese muss auf der Rechnung angegeben werden, wobei die sechsstelligen Nummern nur für Abklärungsmassnahmen ab dem 01.01.2022 gültig sind (siehe Kapitel Verfügungsnummern).
Rechnungen an die IV werden digital über Medidata an die Zentrale Ausgleichstelle in Genf geliefert, nicht direkt an spezifische IV-Stellen in den Kantonen.
Wichtige Grundeinstellungen im Register "Konfiguration"
In Ihrem MIC-Konto wurde die GLN einer Person (oder Firma, Institution) in der Rolle des "Leistungserbringers" eingetragen.
In der Konfiguration Ihres MIC-Kontos muss der Fachbereich "Berufliche Ausbildung IV" ausgewählt werden.
Bitte geben Sie bei der Rechnungskonfiguration den Taxpunktwert 1 ein (im Feld Standard-TPW für IVG).
Bitte beachten Sie auch das Kapitel Konfiguration
Rechnung erstellen im Register "Abrechnung erfassen"
Der Leistungserbringer soll pro Verfügungsnummer nur eine Rechnung pro Kalendermonat einreichen.
Zuerst werden die allgemeinen Daten in das Rechnungsformular eingetragen.
Man kann auch eingescannte Dokumente an die Abrechnung anhängen.
Danach werden die Leistungen erfasst und im Rechnungsformular gespeichert.
Die fertige Abrechnung muss gespeichert werden.
Nach dem Speichern kann die Abrechnung im Register "Abrechnungen" angesehen und von dort aus versendet werden (s. Kapitel Rechnungsversand)
Rechnungsformular ausfüllen
Wechseln Sie ins Register "Abrechnung erfassen"
Oben werden automatisch die Daten des Leistungserbringers aus der Konfiguration eingetragen (Hauptkonfiguration).
Im Feld "Patienten" eine Person auswählen oder neu erfassen (s. Artikel Patienten)
Das Verfügungsdatum, die AHV- und Verfügungsnummer werden automatisch eingetragen, wenn diese schon bei den Patientendaten gespeichert wurden.Das Gesetz "IVG" anklicken. Nun stehen Ihnen die richtigen Tarife und Tarifziffern zur Verfügung.
Die Rechnungsstellung an Versicherung (grüner Balken) ist automatisch eingestellt, wenn das Gesetz IVG gewählt wurde. Die Rechnung ist nun korrekt adressiert.
Sie können eingescannte Dokumente an die Rechnung anhängen. Bei schon vorhandenen Dokumenten genügt es, ein Häklein zu setzen (siehe Artikel Dokumente hochladen)
Leistungen erfassen
In jeder Abrechnung können beliebig viele Leistungen eingetragen werden. Jede Leistung hat ein Anfangsdatum. Man kann auch Anfangs- und Enddatum für eine Leistung erfassen.
Wichtig:
Sie müssen wissen, mit welcher Tarifziffer Sie abrechnen möchten.
905.041.1
Tarifziffern die mit 905 beginnen sind für : Mit Leistungsvereinbarung
Tarifziffern die mit 906 beginnen sind für : Preis im Einzelfall
Tarifziffern die mit 907 beginnen sind für : Ohne Leistungsvereinbarung
905.041.1
Die nächsten drei Zahlen bezeichnen die Leistung.
905.041.1
Diese Zahl zeigt an, in welchem Zeitrahmen (Entschädigungseinheit) die Leistung erbracht wurde, wobei die Tarifziffern, die mit 907 beginnen, diese Zahl nicht haben.
Mögliche Entschädigungseinheiten sind: Pauschal 1, Monat 2, Woche 3, Tag 4, Stunde 5
Feld "Therapeut"
Es wird automatisch jene Person eingetragen, die in der Konfiguration als Leistungserbringer erfasst wurde.
Feld "Tarif"
Es steht automatisch der Tarif 904 zur Verfügung.
Feld "Tarifziffer"
Klicken Sie in das Feld hinein und fangen Sie an zu schreiben (Zahlen oder Buchstaben). Es wird Ihnen eine passende Auswahl geliefert. Es gibt Ziffern für Leistungserbringer mit oder ohne Leistungsvereinbarung und für den Preis im Einzelfall (zur Auswahl der richtigen Tarifziffer beachten Sie bitte den Abschnitt Tarif 904 weiter unten).
Feld "Anzahl"
Normalerweise wird in diesem Feld 1 eingetragen (eine Entschädigungseinheit). Nur wenn Sie mehrere Entschädigungseinheiten pro Monat abrechnen möchten, müssen Sie hier die Anzahl ändern. Der Preis, den Sie weiter unten angeben können, wird dann mit der Anzahl multipliziert.
Feld "Sitzung"
In diesem Feld 1 eintragen (dieses Feld dient nur dazu die Sitzungen zu nummerieren, falls mehrere am gleichen Tag stattfinden).
Feld "Preis"
In diesem Feld den Preis eintragen. Der hier eingegebene Preis gilt für eine ganze Entschädigungseinheit.
Anpassen des Preises im Feld "Externer Faktor"
In diesem Feld kann der Preis angepasst werden.
Sie müssen weiter oben, im Feld "Preis", den Preis für eine ganze Entschädigungseinheit angeben.
Wenn Sie nur einen Teil einer Entschädigungseinheit berechnen möchten, dann muss der Preis über den "Externen Faktor" angepasst werden.
Ein ganzer Monat wird mit 30 Tagen berechnet.
Das bedeutet, dass zum Beispiel für eine Leistung, die nur 15 Tage gedauert hat, der "Externe Faktor" 0.5 eingetragen werden muss (wenn die Entschädigungseinheit "Monat" gewählt wurde).
Ausrechnen des externen Faktors:
Wie viele Tage hat die Leistung gedauert?
Teilen Sie die Anzahl Tage durch 30 = Externer Faktor
Achtung:
Der Externe Faktor muss mit mindestens 4 Stellen nach dem Komma eingetragen werden.
Leistungsdatum auswählen
Damit ist das Datum der Leistungserbringung gemeint, nicht das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst später gesetzt.
Es gibt verschiedene Tarifziffern für Leistungserbringer; mit oder ohne Leistungsvereinbarung, und für den Preis im Einzelfall.
Es gibt verschiedene Entschädigungseinheiten (Pauschale, Monat, Woche, Tag, Stunden).
Pro Verfügungsnummer soll nur eine Rechnung pro Monat erstellt werden.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die mehr als einen Monat umfasst, dann können Sie das tun. Sie müssen dann mehrere Leistungen in die gleiche Abrechnung eintragen. Für jeden Monat eine Leistung.
Leistungen erfassen mit Fallpauschalen
Bei Fallpauschalen ist die 7. Zahl der Tarifziffer eine 1
Es muss das Anfangsdatum der Leistung eingetragen werden.
Bei Akontozahlung muss das Anfangs und Enddatum des erfassten Teils eingetragen werden.
Leistungen erfassen mit Monatspauschalen
Bei Monatspauschalen ist die 7. Zahl der Tarifziffer eine 2
In der Regel muss der erste und der letzte Tag eines Monats als Anfangs- und Enddatum für die Leistung gewählt werden.
Falls Ihre Leistung mehrere Monate umfasst, dann müssen Sie für jeden Monat eine separate Leistung erfassen und in die Rechnung einfügen.
Falls Sie einen Teil einer Monatspauschale erfassen möchten (z.B. 15 Tage), dann müssen Sie für diesen Teil auch eine Leistung erfassen mit Anfangs- und Enddatum. Der Preis soll in diesem Fall nur über den "Externen Faktor" angepasst werden.
In diesem Beispiel wurden zuerst zwei ganze Monate hinzugefügt und dann ein Teil des dritten Monats. Im Feld "Externer Faktor" wurde mit dem Faktor 0.4333 der Preis entsprechend angepasst.
Im Feld "Externer Faktor" müssen mindestens 4 Nachkommastellen eingetragen werden.
Leistungen erfassen mit Wochenpauschalen
Bei Wochenpauschalen ist die 7. Zahl der Tarifziffer eine 3
Sie müssen bei den Wochenpauschalen das Anfangs- und das Enddatum eingeben.
Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Wochenpauschalen im gleichen Monat erfassen möchten, können Sie diese in einer einzigen Leistung eintragen. Geben Sie im Feld "Anzahl" an, wie viele Wochenpauschalen es sind.
Dann den Preis für eine Wochenpauschale eintragen. Der Preis wird automatisch mit der Anzahl multipliziert.
Wählen Sie auch für diese Leistung das korrekte Anfangs- und Enddatum. Anfangs- und Enddatum müssen im gleichen Monat liegen.
Falls Sie nicht jeden Monat eine Rechnung stellen, dann können Sie einfach in der gleichen Rechnung mehrere Leistungen eintragen. Für jeden Monat eine Leistung.
Falls eine Wochenpauschale nur teilweise in einem Monat liegt, dann dürfen Sie diese Leistung erst im folgenden Monat (in der nächsten Rechnung oder separaten Leistung) eintragen.
Leistungen erfassen mit Tagespauschalen
Bei Tagespauschalen ist die 7. Zahl der Tarifziffer eine 4
Geben Sie im Feld "Anzahl" an, wie viele Tagespauschalen Sie in diesem Monat abrechnen möchten.
Dann den Preis für einen Tag eintragen. Der Preis wird automatisch mit der Anzahl multipliziert.
Sie müssen bei den Tagespauschalen das Anfangs- und das Enddatum eingeben.
Anfangs- und Enddatum dieser Leistung müssen im gleichen Monat liegen.
Leistungen erfassen mit Stundenpauschalen
Bei Stundenpauschalen ist die 7. Zahl der Tarifziffer eine 5
Geben Sie im Feld "Anzahl" an, wie viele Stundenpauschalen Sie an einem bestimmten Tag abrechnen möchten.
Für eine halbe Stunde müssen Sie die Anzahl 0.5 erfassen. Für eine Viertelstunde die Anzahl 0.25
Dann den Preis für eine Stunde eintragen. Der Preis wird automatisch mit der Anzahl multipliziert.
Als Datum geben Sie bei den Stundenpauschalen den Tag der Leistungserbringung an.
Sie können mehrere Tage (Leistungen) in der gleichen Rechnung erfassen.
Die Minuten im Feld "Anzahl" müssen als Dezimalbruch mit mindestens vier Nachkommastellen angegeben werden.
Formel:
Anzahl Minuten geteilt durch 60
Beispiele:
Die Leistung hat 50 Minuten gedauert.
50/60=0.8333
Man muss 0.8333 im Feld "Anzahl" eingeben.
Die Leistung hat 1 Stunde 10 Minuten gedauert (das sind 70 Minuten).
70/60=1.1666
Man muss 1.1666 im Feld "Anzahl" eingeben.
Der Tarif 904
Medical Invoice implementiert viele verschiedene Tarife. Auf den Inhalt und die Gestaltung der Tarife haben wir keinen Einfluss. Wir sind nicht berechtigt, an den Tarifen Veränderungen vorzunehmen.
Der Tarif 904 enthält sehr viele Tarifziffern. Diese bestehen aus 6-8 Stellen.
Alle Tarifziffern beginnen mit einer dieser Zahlen:
905 (Leistungsvereinbarung)
906 (Preis im Einzelfall)
907 (keine Leistungsvereinbarung).Die nächsten drei Zahlen bezeichnen die Leistung. Zum Beispiel bezeichnet die Ziffer 030 Berufsberatungsgespräche- und Analyse (905.030) oder Coaching-Leistung (907.030)
Die nächste Zahl bezeichnet die Entschädigungseinheit. Zum Beispiel bezeichnet die Nummer 3 eine Woche (905.042.3)
Es werden diese Entschädigungseinheiten verwendet: 1 Fallpauschale, 2 Monat, 3 Woche, 4 Tag, 5 Stunden
Jene Tarifziffern, die mit 907 beginnen, enthalten fast alle nur sechs Zahlen.
Beispiele für Tarifziffern aus dem Tarif 904:
905.010.1
1-2 wöchige beruflich-medizinische Abklärungen in BEFAS-Zentren (Pauschal)
906.011.3
4-wöchige beruflich-medizinische Abklärungen in BEFAS-Zentren (pro Woche)
907.030
Coaching-Leistung