Es gibt zwei Arten von Rechnungen, die sich grundsätzlich unterscheiden:
TP-Rechnungen - Sie können direkt aus Medical Invoice heraus digital (über Medidata) versendet werden (der Empfänger ist ein Versicherer). TP-Rechnungen werden nicht über E-Mail versendet, sondern über einen gesicherten Datenaustausch über den Intermediär MediData.
TG-Rechnungen - Sie werden im Format PDF erstellt und anschliessend ausgedruckt und per Post oder E-Mail versendet (Empfänger sind die Patienten).
Die Abläufe und Statusbezeichnungen dieser zwei Rechnungsarten unterscheiden sich.
Der Versand der TG-Rechnungen kurz erklärt
Wechseln Sie zur Registerkarte "Abrechnungen".
Wählen Sie eine offene Rechnung aus (Status "offen").
Klicken Sie auf das Symbol "Briefumschlag".
Für TG-Rechnungen wählen Sie "Postversand".
Bestimmen Sie das Rechnungs-Datum.
Der Status der Rechnung wechselt auf "druckbereit" (TG-Rechnung).
Bei TG-Rechnungen die PDF-Datei im Browser öffnen und ausdrucken.
Das Register "Abrechnungen"
In Register "Abrechnungen" werden die Rechnungen versendet, gemahnt oder als bezahlt oder erledigt markiert.
In der Filter-Ansicht "Alle" werden alle jemals erstellten Abrechnungen aufgelistet, wenn Sie die entsprechende Option ausgewählt haben (ansonsten sind nur die Rechnungen der letzten 12 Monate zu sehen).
Rechts neben jeder Abrechnung wird der Status angezeigt, in dem sich die Rechnung befindet.
Mit dem kleinen Pfeil neben dem Status kann ein Menü geöffnet werden.
Es sind auch verschiedene Symbole für die Bearbeitung vorhanden (z.B. Briefumschlag, Abfalleimer, etc.)
Die Liste der Abrechnungen kann gefiltert werden. Dazu dienen die verschiedenen Tabs "Alle", "Offen", "Versendet" etc.
Am unteren Rand der Liste können Sie auswählen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Diese Auswahl wird in Ihrem Browser gespeichert und bleibt bestehen, so lange die Cookies nicht gelöscht werden.
TG-Rechnungen finalisieren
TG = Tiers garant. Diese Rechnungen müssen den Patienten zugestellt werden (ausdrucken und per Post versenden).
Es wird in der Regel ein PDF mit Patientenrechnung und Rückforderungsbeleg erstellt.
Zuerst ist der Status der neu erstellten Abrechnungen "Offen". Klicken Sie auf das Symbol "Briefumschlag".
Jetzt kann die Option E-Mail / Postversand ausgewählt werden.
Das Rechnungsdatum auswählen (violetter Pfeil auf dem Bild unten). Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Abrechnung finalisieren" wird das Rechnungsdatum gesetzt.
Beim Finalisieren kann die Adresse des Empfängers der TG-Rechnung auf dem PDF-Dokument rechts oder links positioniert werden. Diese Einstellungen passen für die gängigsten Fenstercouverts.
Wird beim Finalisieren die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt, dann wird nur der Rückforderungsbeleg produziert. Die Patientenrechnung (TG-Rechnung) wird in diesem Fall nicht erstellt.
Jede TG-Rechnung kann in drei verschiedenen Sprachen erstellt werden. Wählen Sie die gewünschte Sprache im Druckdialog aus (beim Finalisieren der Abrechnung).
An diesem Punkt kann auf Wunsch zuerst eine Vorschau der TG-Patientenrechnung und des Rückforderungsbelegs geöffnet werden. Die Vorschau ist mit einem Wasserzeichen als provisorisch (PROV) gekennzeichnet.
Nachdem die TG-Rechnung finalisiert wurde, ändert sich der Status auf "Druckbereit". Ausserdem wurde bei der Finalisierung ein definitives Rechnungsdatum gesetzt.
Nach dem Finalisieren kann man auf "Datei öffnen" klicken, um die soeben generierte TG-Rechnung im Format PDF zu öffnen.
Die Patientenrechnung und der Rückforderungsbeleg öffnen sich in einem separaten Browserfenster und können von dort aus heruntergeladen oder direkt ausgedruckt werden.
Es ist normalerweise nicht nötig, die TG-Rechnungen im Format PDF auf dem eigenen Computer zu speichern, da die Originalrechnung im Status "druckbereit" jederzeit reproduziert werden kann.
Es gibt in Medical-Invoice keine Option um ein PDF-Dokument zu generieren, das nur die TG-Rechnung enthält, ohne den dazugehörigen Rückforderungsbeleg. Man kann jedoch nach dem Ausdrucken den nicht benötigten Rückforderungsbeleg wegwerfen und nur die erstellte TG-Rechnung verwenden. Es ist auch möglich, auf dem eigen Computer das erstellte PDF-Dokument so zu bearbeiten, dass es nur noch die Seiten mit der TG-Rechnung enthält. Man kann das mit einem geeigneten Programm machen, oder auch über den Druckdialog des eigenen Gerätes (Handy oder Computer).
Versand der TG-Rechnungen per E-Mail
Der Mailversand der TG-Rechnungen über ungesichertes E-Mail sollte nur dann durchgeführt werden, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Patienten vorliegt.
Voraussetzung ist, dass Sie ein E-Mail-Programm auf Ihrem Gerät eingerichtet haben. Zum Beispiel Outlook.
Die E-Mail-Adresse des Empfängers muss bei den Daten des Patienten gespeichert sein, sonst ist das Feld "E-Mail Versand" ausgegraut und kann nicht angewählt werden.
Wenn Sie auf "E-MAIL VERSAND" klicken, öffnet sich ein Fenster.
Klicken Sie zuerst auf "Dokument herunterladen". Die TG-Rechnung wird normalerweise in Ihrem Download-Ordner gespeichert.
Danach auf "E-Mail" klicken. Es öffnet sich automatisch Ihr Email-Programm (z.B. Outlook) mit einem vorbereiteten Text und Betreffzeile.
Der Cursor befindet sich am Ende der Grusszeile. Sie können also einfach anfangen zu schreiben, falls Sie Ihren Namen von Hand einfügen möchten.
TP-Rechnung anhängen: Vor dem Versand müssen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die zuvor heruntergeladene Datei anhängen. Zum Beispiel in Outlook können Sie auf "Datei anhängen" klicken und dann ist die zuletzt heruntergeladene Datei ganz oben in der Liste zu sehen.
Nach dem Anhängen der TG-Rechnung kann das E-Mail versendet werden.
Einzahlungsschein ja oder nein
Wird beim Finalisieren die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt, dann wird nur der Rückforderungsbeleg produziert. Die Patientenrechnung (TG-Rechnung) wird in diesem Fall nicht erstellt.
Wann ist "ohne Einzahlungsschein" die richtige Option?
Wenn die Rechnung bereits bar bezahlt wurde und der betroffene Patient nur den Rückforderungsbeleg benötigt, um ihn bei seiner Versicherung einzureichen.
Wurde die Rechnung bereits bar bezahlt, aber der Patient möchte nicht nur den Rückforderungsbeleg, sondern auch die Patientenrechnung erhalten, dann soll eine normale Rechnung erstellt werden (mit Einzahlungsschein). Danach bitte den QR-Code auf der ausgedruckten Rechnung von Hand durchstreichen, damit die Rechnung nicht versehentlich nochmals bezahlt wird.
Das Rechnungsdatum auswählen (TG-Rechnungen)
Es gibt zwei verschiedene Daten:
Das Datum der Rechnungsstellung und das Datum der Leistungserbringung.
Datum der Leistungserbringung:
Im Register "Abrechnung erfassen" wurde für jede Leistung ein Datum gesetzt, an dem sie erbracht wurde. bitte beachten Sie dazu die Anleitung Leistungsdatum setzen. Das Datum der Leistungen (Behandlungsdatum) kann in der Liste der Abrechnungen (Register "Abrechnungen") angezeigt werden.
Bei der Wahl des Rechnungsdatums bestehen einige Beschränkungen:
Man kann für die Rechnung nur ein Datum wählen, dass wenige Tage vom Leistungsdatum abweicht.
Die Rechnung darf keine Leistungen enthalten, die erst nach der Rechnungsstellung stattfinden.
Das heisst, wenn in der Rechnung ein Posten eingetragen wurde, der ein Leistungsdatum trägt, dass erst nach dem von Ihnen gewünschten Rechnungsdatum zu liegen kommt, dann kann die Rechnung nicht finalisiert werden.
Die Einschränkungen beim Setzen des Rechnungsdatums dienen dem Schutz der Leistungserbringer, da Rechnungen mit einem Leistungsdatum, das nach dem Rechnungsdatum zu liegen kommt, in aller Regel von den Versicherungen zurückgewiesen werden.
Um Rechnungen vorzubereiten, zum Beispiel für Ferienabwesenheiten, ist es möglich, die TG-Rechnungen bis zu 30 Tage im Voraus zu erstellen.
Für Details zur Erstellung von Rechnungen im Fachbereich Alternativmedizin (Tarif 590) bitte hier klicken: Versand TG-Rechnungen
Bearbeitungs-Menü für TG-Rechnungen
Mit dem kleinen Pfeil rechts neben der Statusbezeichnung der Abrechnung kann das Bearbeitungs-Menü geöffnet werden.
Steht der Status auf "druckbereit", dann kann die TG-Rechnung von Hand auf "bezahlt" gesetzt werden.
Mit dem Menüpunkt "Aktion auswählen" öffnet sich das gleiche Menü wie mit dem Symbol "Briefumschlag".
Ausführliche Erklärung zu den Status der Rechnungen: Rechnungsstatus
Rechnungen suchen und finden
Achtung:
In der Ansicht "Alle" sind nicht alle bereits bestehenden Abrechnungen aufgelistet. Es gibt eine Filteroption, mit der ältere Rechnungen ausgeblendet werden.
Sortieren:
Die Abrechnungen können nach der Rechnungsnummer sortiert werden (Symbol Pfeil):
Fehlende Rechnungsnummern
Wenn Sie eine bereits finalisierte TG-Rechnung korrigieren und erneut speichern, dann wird die korrigierte TG-Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer in Ihrem Medical-Invoice-Konto gespeichert. Die "alte" TG-Rechnung ist nicht mehr zu sehen, weil Sie diese bei der Korrektur überschrieben haben, sie wird aber im HIntergrund noch zu Dokumentationszwecken weiter existieren unter der ursprünglichen Rechnungsnummer. Da in Ihrem Medical-Invoice-Konto die soeben berschriebene TG-Rechnung nicht mehr vorhanden ist, kann es so aussehen, als ob bei der Nummerierung der Rechnungen eine Lücke aufgetreten wäre. Da lässt sich leider nicht vermeiden, da keine zwei TG-Rechnungen die selbe Rechnungsnummer tragen dürfen.
Suchen und Filtern:
Mit dem Symbol "Trichter", kann man die Abrechnungen auch filtern oder nach einem bestimmten Eintrag suchen. Zum Beispiel nach Rechnungsnummer oder nach Patientenname:
Sie können bestimmen, wie viele Rechnungen in der Liste angezeigt werden sollen:
Achtung: Wenn Sie einen Filter gesetzt haben, sind nicht mehr alle Rechnungen sichtbar.
Die gefilterte Kolonne wird mit einem Kreis um das Symbol "Trichter" markiert. Klicken Sie auf das Symbol und entfernen Sie den gesetzten Filter, um wieder alle Abrechnungen anzuzeigen.
Suchen mit dem Browser:
Wie die meisten Seiten im Internet, kann auch Medical Invoice mit dieser Browser-Funktion durchsucht werden.
Drücken Sie die Taste CTRL und gleichzeitig F
Es öffnet sich ein kleines Suchfenster am oberen oder unteren Rand des Browserfensters.
Diese Funktion sieht in jedem Browser anders aus. Hier in Firefox:
"Suchen mit dem Browser" ist eine Funktion Ihres Browsers, nicht von Medical Invoice.
Man kann auf diese Weise sehr schnell und genau ein Webseite durchsuchen und dabei alle Wörter, Zeichen, Buchstaben und Zahlen verwenden, wie man will. Auch Gross- und Kleinbuschstaben können unterschieden werden.
Es wird jedoch nur die dargestellte Seite durchsucht (keine Unterseiten). Man kann die Ergebnisse markieren lassen.
Diese Funktion sieht in jedem Browser anders aus. Hier in Safari:
Abrechnungen im Register "Patienten"
Alle Ihre Abrechnungen werden im Register "Abrechnungen" aufgelistet. Es ist jedoch auch möglich, im Register "Patienten" auf die Abrechnungen zuzugreifen.
Hier werden jedoch nur jene Abrechnungen aufgelistet, die zu dem ausgewählten Patienten gehören. Die Rechnungen können auch von hier aus bearbeitet oder versendet werden.
Bitte beachten:
Wenn Sie im Register "Abrechnungen" einen Filter ausgewählt haben, dann wird dieser auch im Register "Patienten" bestimmend sein.
Beispiel: Wenn im Register "Abrechnungen" der Filter "OFFEN" angewählt wurde, dann werden nur die Abrechnungen mit dem Status Offen" zu sehen sein.
