Es gibt zwei Arten von Rechnungen, die sich grundsätzlich unterscheiden:
TP-Rechnungen - Sie können direkt aus Medical Invoice heraus digital (über MediData) versendet werden (der Empfänger ist ein Versicherer). TP-Rechnungen werden nicht über E-Mail versendet, sondern über einen gesicherten Datenaustausch über den Intermediär MediData.
TG-Rechnungen - Sie werden im Format PDF erstellt und anschliessend ausgedruckt und entweder auf konventionellem Weg versendet oder per Download-Link vom Patientenportal heruntergeladen (Empfänger sind die Patienten).
Die Abläufe und Statusbezeichnungen dieser zwei Rechnungsarten unterscheiden sich.
Der Versand der TG-Rechnungen kurz erklärt
Wechseln Sie zur Registerkarte "Abrechnungen".
Wählen Sie eine offene Rechnung aus (Status "offen").
Klicken Sie auf das Symbol "Briefumschlag".
Für TG-Rechnungen wählen Sie "Postversand".
Rechnungs-Datum bestimmen.
PDF generieren
Der Status der Rechnung wechselt auf "druckbereit" (TG-Rechnung).
Bei TG-Rechnungen die PDF-Datei im Browser öffnen und ausdrucken.
Das Register "Abrechnungen"
In Register "Abrechnungen" werden die Rechnungen versendet, gemahnt oder als bezahlt oder erledigt markiert.
In der Filter-Ansicht "Alle" werden alle jemals erstellten Abrechnungen aufgelistet, wenn Sie die entsprechende Option ausgewählt haben (ansonsten sind nur die Rechnungen der letzten 12 Monate zu sehen).
Rechts neben jeder Abrechnung wird der Status angezeigt, in dem sich die Rechnung befindet.
Mit dem kleinen Pfeil neben dem Status kann ein Menü geöffnet werden.
Es sind auch verschiedene Symbole für die Bearbeitung vorhanden (z.B. Briefumschlag, Abfalleimer, etc.)
Die Liste der Abrechnungen kann gefiltert werden. Dazu dienen die verschiedenen vordefinierten Filter wie "Alle", "Offen", "Versendet" etc.
Am unteren Rand der Liste können Sie auswählen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Diese Auswahl wird in Ihrem Browser gespeichert und bleibt bestehen, so lange die Cookies nicht gelöscht werden.
Vorschau auf die Rechnung
Im Register "Abrechnungen" werden alle von Ihnen erstellten Rechnungen aufgelistet. Alle nicht versendeten oder noch nicht finalisierten Abrechnungen tragen den Status "OFFEN". Die am aktuellen Tag erstellten Abrechnungen werden zudem in der Spalte "Erstellungsdatum" vorübergehend mit (neu) markiert.
An diesem Punkt kann auf Wunsch zuerst eine Vorschau der TG-Patientenrechnung und des Rückforderungsbelegs geöffnet werden. Diese Seitenansicht ist mit einem Wasserzeichen als provisorisch (PROV) gekennzeichnet.
Dazu auf das Symbol "Briefumschlag" klicken und danach direkt auf "PDF generieren" ohne zuvor zu finalisieren. In dem PDF, dass als Vorschau generiert wird, ist zwar ein Datum zu sehen im Feld "Rechnungsdatum", dieses ist jedoch nur eine Vorschau. Es wird keine Rechnungsdatum gesetzt und die Abrechnung bleibt im Status "OFFEN".
TG-Rechnungen finalisieren
TG = Tiers garant. Diese Rechnungen müssen den Patienten zugestellt werden (ausdrucken und per Post versenden).
Es wird in der Regel ein PDF mit Patientenrechnung, Leistungsübersicht zur Behandlung, QR-Blatt und Rückforderungsbeleg erstellt.
Zuerst ist der Status der neu erstellten Abrechnungen "Offen". Klicken Sie auf das Symbol "Briefumschlag".
Jetzt kann die Option E-Mail / Postversand ausgewählt werden.
Das Rechnungsdatum auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Finalisieren" wird das Rechnungsdatum gesetzt. Nachdem die TG-Rechnung finalisiert wurde, ändert sich der Status auf "Druckbereit". Ausserdem wurde bei der Finalisierung ein definitives Rechnungsdatum gesetzt.
Es öffnet sich das Fenster "PDF generieren" in dem die Empfängeradresse rechts oder links positioniert werden kann (wird eine nicht finalisierte Rechnung in der Vorschau geöffnet, fehlt die Option zur Adresspositionierung).
Es kann auch ausgewählt werden, in welcher Sprache das Dokument generiert werden soll.
Bei Bedarf kann die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt werden, dann wird die "Patientenrechnung" nicht generiert. Produziert werden nur die anderen drei Blätter "Leistungsübersicht zur Behandlung", "Rückforderungsbeleg" und "Rückforderungsbeleg QR-Code Blatt". Die Patientenrechnung (TG-Rechnung) wird in diesem Fall nicht erstellt.
Nach der Auswahl der Druckoptionen auf "PDF generieren" klicken.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche "PDF generieren" kann man auf "Datei öffnen" klicken, um die soeben generierte TG-Rechnung im Format PDF zu öffnen.
Die Patientenrechnung, Leistungsübersicht, QR-Blatt und der Rückforderungsbeleg öffnen sich in einem separaten Browserfenster und können von dort aus heruntergeladen oder direkt ausgedruckt werden.
Es ist normalerweise nicht nötig, die TG-Rechnungen im Format PDF auf dem eigenen Computer zu speichern, da die Originalrechnung im Status "druckbereit" jederzeit reproduziert werden kann.
Es gibt in Medical-Invoice keine Option, um ein PDF-Dokument zu generieren, das nur die TG-Rechnung enthält, ohne den dazugehörigen Rückforderungsbeleg, Leistungsübersicht und QR-Blatt.
Einzahlungsschein ja oder nein
Wenn eine Rechnung mit dem Betrag Null erstellt wird, wird kein Zahlteil (Einzahlungsschein mit QR-Code und IBAN) aufgedruckt.
Wird beim Finalisieren die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt, dann wird die "Patientenrechnung" nicht generiert. Produziert werden nur die anderen drei Blätter "Leistungsübersicht zur Behandlung", "Rückforderungsbeleg" und "Rückforderungsbeleg QR-Code Blatt". Dies ist seit der Einführung des neuen Rechnungsstandards 5.0 so.
Wann ist "ohne Einzahlungsschein" die richtige Option?
"Ohne Einzahlungsschein" ist die richtige Option, wenn die Rechnung bereits bar bezahlt wurde und der betroffene Patient nur den Rückforderungsbeleg / QR-Code Blatt benötigt, um diese bei seiner Zusatzversicherung einzureichen.
Wurde die Rechnung bereits bar bezahlt, aber der Patient möchte nicht nur den Rückforderungsbeleg, sondern auch die Patientenrechnung erhalten, dann soll eine normale Rechnung erstellt werden, mit der Option "Mit Einzahlungsschein". Danach kann der QR-Code auf der ausgedruckten Rechnung von Hand durchgestrichen werden, damit die Rechnung nicht versehentlich nochmals bezahlt wird.
Das Rechnungsdatum auswählen (TG-Rechnungen)
Es gibt zwei verschiedene Daten:
Das Datum der Rechnungsstellung und das Datum der Leistungserbringung (Behandlungsdatum).
Datum der Leistungserbringung:
Im Register "Abrechnung erfassen" wurde für jede Leistung ein Datum gesetzt, an dem sie erbracht wurde. bitte beachten Sie dazu die Anleitung Leistungsdatum setzen.
Das Datum der Leistungen (Behandlungsdatum) kann in der Liste der Abrechnungen (Register "Abrechnungen") in einer eigenen Spalte angezeigt werden.
Bei der Wahl des Rechnungsdatums bestehen einige Beschränkungen:
Die Rechnung darf keine Leistungen enthalten, die erst nach der Rechnungsstellung (nach dem Finalisieren) stattfinden.
Das heisst, wenn in der Rechnung ein Posten eingetragen wurde, der ein Leistungsdatum trägt, dass erst nach dem von Ihnen gewünschten Rechnungsdatum zu liegen kommt, dann kann die Rechnung nicht finalisiert werden.
Die Einschränkungen beim Setzen des Rechnungsdatums dienen dem Schutz der Leistungserbringer, da Rechnungen mit einem Leistungsdatum, das nach dem Rechnungsdatum zu liegen kommt, in aller Regel von den Versicherungen zurückgewiesen werden.
Um Rechnungen vorzubereiten, zum Beispiel für Ferienabwesenheiten, ist es möglich, die TG-Rechnungen bis zu 30 Tage im Voraus zu erstellen (gezählt wird ab dem aktuellen Datum, nicht dem Behandlungsdatum).
Das bedeutet, dass wenn das Leistungsdatum 30 Tage in der Zukunft liegt, dann muss das Rechnungsdatum gewählt werden, dass gleich ist wie das Leistungsdatum.
Wenn das Leistungsdatum einer TG-Rechnung weiter als 30 Tage in der Zukunft liegt, dann kann die TG-Abrechnung heute noch nicht finalisiert werden. Man muss dann warten, bis man die Rechnung finalisieren kann. Man kann diese TG-Rechnung erst dann finalisieren, wenn das Leistungsdatum 30 Tage oder weniger in der Zukunft liegt.
E-Mail Versand an Patienten, Download-Link
Wir bieten eine Funktion an, mit der Patientenrechnungen, Rückforderungsbelege und Kopien für Patienten zugänglich gemacht werden können, indem ihnen per E-Mail ein Link in unser Patientenportal zugestellt wird. von dort aus können die Patienten die Dokumente herunterladen.
Die ursprüngliche Funktion zum ungesicherten Versand von Rechnungen und Patientenkopien per E-Mail ist nicht mehr verfügbar. Natürlich ist es aber trotzdem noch möglich, Dokumente auf dem eigenen System zu speichern und von dort aus zu versenden.
Anleitung zum Download vom Patientenportal: Download-Link für Versand an Patienten
Bearbeitungs-Menü für TG-Rechnungen
Mit dem kleinen Pfeil rechts neben der Statusbezeichnung der Abrechnung kann das Bearbeitungs-Menü geöffnet werden.
Steht der Status auf "druckbereit", dann kann die TG-Rechnung von Hand auf "bezahlt" oder "teilweise bezahlt" gesetzt werden. Auch der Menüpunkt "Abrechnung korrigieren" steht dann zur Verfügung.
Wenn der Status der TG-Rechnung auf "OFFEN", steht, dann steht lediglich der Meüpunkt "Aktion auswählen" zur Verfügung.
Mit dem Menüpunkt "Aktion auswählen" öffnet sich das gleiche Menü wie mit dem Symbol "Briefumschlag".
Bitte beachten Sie auch unsere Anleitung zum Thema Abrechnungen suchen und finden: Abrechnungen suchen und finden