Es ist sehr wichtig, in der Konfiguration die korrekte Fachrichtung für den Leistungserbringer zu speichern. Nur dann stehen die passenden Tarife zur Verfügung.

Kontrollieren Sie bitte auch die gespeicherten Taxpunktwerte im Register "Konfiguration", Abschnitt "Rechnungskonfiguration".

Die Option elektronische Kostengutsprachen (eKoGu) zu erfassen und zu versenden wurde in Medical Invoice implementiert. Die SUVA empfängt und bearbeitet bereits die eKoGu-Anträge, die von Medical Invoice aus elektronisch über das sichere MediData-Netz versendet werden. Auch einzelne Krankenkassen sind bereits in der Lage, die elektronischen KoGu-Anträge zu empfangen.

Im Register "Kostengutsprachen" können Sie die Anträge erstellen und versenden. Dabei ist das Vorgehen ähnlich wie beim Erstellen einer Abrechnung.

Kicken Sie auf die Schaltfläche "NEUER ANTRAG". Es öffnet sich das Formular "Kostengutsprache-Antrag erstellen".

Bitte füllen Sie das Formular der Reihe nach und von oben nach unten aus. Bei Fragen können Sie oben rechts auf das Symbol "Fragezeichen" klicken. Es öffnet sich dann das Chatfenster.

Dies ist das oberste Eingabefeld im Formular "Kostengutsprache-Antrag erstellen". Sie müssen die Abrechnungskonfiguration nur dann auswählen, wenn in Ihrem Konto verschiedene Konfigurations-Profile vorhanden sind.

Klicken Sie in das Feld "Patient" und wählen Sie einen Patienten aus Ihrer Liste aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche "PATIENT HINZUFÜGEN" (nachdem Sie in das Feld "Patient" hineingeklickt haben).

Welche Informationen des Patienten auf den ersten Blick zu sehen sind, hängt davon ab, welche Spalten im Register "Patienten" ausgewählt wurden.

Je nachdem, welches Gesetz Sie ausgewählt haben, erscheinen daraufhin die notwendigen Eingabefelder. Mit Sternchen markierte Eingabefeder müssen ausgefüllt werden, damit die KoGu überhaupt gespeichert werden kann.

Ein auf einem fremden System erstellten Kostengutsprache-Antrag darf man nicht einscannen und an eine "leere" eKoGu anhängen. Die SUVA akzeptiert dies nicht. Bei einer elektronischen Kostengutsprache müssen die einzelnen Leistungen in Medical Invoice erfasst werden, so dass der Betrag der elektronischen KoGu nicht Null ist. Die Zustellung einer eingescannten Kostenschätzung im Anhang der elektronischen KoGu mit Betrag Null ist nicht zulässig.

Dabei geht es darum, dass in Medical Invoice der KoGu in Form einer XML-Datei erstellt und versendet wird. Dieses Format ermöglicht es der Suva, den Kostengutsprache-Antrag automatisch zu verarbeiten.

Wählen Sie den für Ihren Fall zutreffenden Behandlungsgrund aus.

Dieses Feld ist nicht in allen Fällen vorhanden. In einigen Fachrichtungen muss kein Zuweiser eingetragen werden.

Tragen Sie, falls nötig, einen Zuweiser ein. Sie können in der vorhandenen Liste eine Person oder Institution suchen. Klicken Sie in das Feld "Zuweiser" und geben Sie einen Suchbegriff ein, z.B. Namen, Strasse, Postleitzahl, ZSR- oder GLN-Nummer.

Bitte beachten Sie, dass nur Personen und Institutionen in der Liste verzeichnet sind, die eine ZSR-Nummer besitzen.

Besonderheit: In der Fachrichtung "Zahntechnik" wird die im Feld "Zuweiser" ausgewählte Person oder Zahnarztpraxis als Empfänger des Dokumentes eingetragen.

Im Textfeld "Diagnose" können bis zu 350 Zeichen erfasst werden. Im Textfeld "Bemerkung" sind bis zu 700 Zeichen zulässig.

Nach dem Speichern wird die neu erstellte KoGu in einer Liste aufgeführt. Sie muss nun versendet oder als PDF generiert werden.

Im Register "Kostengutsprachen" werden alle bereits erfassten Kostengutsprachen aufgelistet. Jede KoGu trägt einen Status, der rechts zu sehen ist.

Nachdem auf das Symbol "Briefumschlag", neben dem Antrag im Status "OFFEN" geklickt wurde, um die Versandart auszuwählen, kann das Antragsdatum gesetzt werden.

Wenn Sie beim Finalisieren kein Datum auswählen, dann erhält der KoGu-Antrag das aktuelle Tagesdatum.

Wenn die Option "Elektronisch versenden" gewählt wurde, muss nach dem Setzen des Antragsdatums auf "Absenden" geklickt werden.

Daraufhin wechselt der Status des Antrags auf "WIRD VERSENDET" und danach automatisch auf "VERSENDET".
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Wenn die Option "Per E-Mail / Post senden" ausgewählt wurde, dann muss nach dem Setzen des Antragsdatums auf "Finalisieren" geklickt werden. Nach dem Finalisieren wechselt der Status des PDF-Antrags automatisch auf "DRUCKBEREIT".

Klicken Sie nach dem Finalisieren auf "PDF generieren" und "Datei öffnen", um ihre KoGu-Anfrage herunterzuladen und auszudrucken oder per E-Mail zu versenden.

Die KoGu-Anfrage im Format PDF öffnet sich normalerweise in Ihrem Browser. Sie können ihn nun auf Ihren eigenen Computer herunterladen oder direkt ausdrucken.

Die Darstellung variiert je nach Gerät und Browser. Auf Firefox sehen die Symbole für das Herunterladen und Ausdrucken so aus wie auf dem untenstehenden Bild.
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Mit einem Klick auf den Status eines Antrags kann das Bearbeitungsmenü geöffnet werden.

Falls Ihr Kostengutsprache-Antrag von der Versicherung bewilligt wurde, wird der Status ev. automatisch auf "Akzeptiert" gesetzt (bei eKoGu), und es wird rechts neben dem Antrag ein Haken-Symbol hinzugefügt.

Bei einem Antrag im Format PDF können Sie den Status "Akzeptiert" von Hand setzen.

Rechnung erfassen:

Um aus dem bestehenden Antrag eine Rechnung zu erfassen, die auf einem akzeptierten Antrag basiert, können Sie unter anderem auf das Haken-Symbol klicken und danach auf die Schaltfläche "ABRECHNUG ERFASSEN".

Falls Sie Ihren Kostengutsprache-Antrag elektronisch versendet haben (direkt an die Versicherung über MediData), dann erhalten Sie eventuell Rückmeldungen der Versicherung.

Die Rückmeldungen können eingesehen werden mit einem Klick auf das Symbol "Warndreieck" oder "Haken", das in diesen Fällen ganz rechts neben dem KoGu-Antrag erscheint.

Wenn Sie auf das Symbol "Warndreieck" oder "Haken" klicken, öffnet sich die Übersicht der Rückmeldungen. Falls die Versicherung eine Nachricht geschrieben hat, können Sie diese hier lesen.

Wenn Sie einen abgewiesenen Kostengutsprache-Antrag korrigieren möchten, bitte das Symbol "Bleistift" benutzen oder im Status-Menü "Anfrage korrigieren" auswählen. Nach der Korrektur eines abgewiesenen Antrags, kann dieser erneut versendet werden.

Anträge im Status "VERSENDET" dürfen nicht korrigiert werden. Warten Sie bitte die Rückmeldung der Versicherung ab.

Es ist möglich, eine Abrechnung erstellen, die auf einer akzeptierten Kostengutsprache basiert. Um die Funktion "Abrechnung erfassen" zu nutzen, können Sie zum Beispiel auf das Symbol "Briefumschlag" klicken, das rechts neben dem Kostengutsprache-Antrag zu sehen ist. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der KoGu-Antrag den Status "AKZEPTIERT" hat.

Achtung: Es handelt sich um eine neue Funktion, an der noch gearbeitet wird. Bitte überprüfen Sie das ausgewählte Gesetz und alle Daten in der neu erstellten Abrechnung, und geben Sie diese wenn nötig neu ein.

Auf das Symbol "Briefumschlag" klicken und im Menü "Aktion auswählen" auf die Option "Abrechnung erfassen" klicken. Es öffnet sich ein neues Abrechnungsformular, in dem die Patientenangaben bereits erfasst wurden.

Mit Medical Invoice können über dreissig verschiedene Fachrichtungen ihre Abrechnungen erstellen. Nicht alle Fachrichtungen sind verpflichtet, Kostengarantieanträge wie hier beschrieben zu stellen. Für einige Fachrichtungen gelten spezifische Vorschriften, die die Einreichung der Anträge regeln. Bitte erkundigen Sie sich bei den jeweiligen Versicherungen, in welcher Form diese die Kostengutsprachen erhalten möchten.

Die Möglichkeit, Kostengutsprachegesuche direkt in Medical Invoice zu erfassen, wurde von unseren Entwicklern eingeführt, da die SUVA diese Gesuche neu ausschliesslich auf elektronischem Weg entgegennimmt. Wir gehen davon aus, dass in Zukunft weitere Versicherer aus verschiedenen Bereichen diesem Beispiel folgen werden. Auch wenn sich die genaue Entwicklung nicht im Detail voraussagen lässt, ist der Trend zur Digitalisierung und Automatisierung unübersehbar.

Um Medical Invoice fit für die Zukunft zu machen, haben wir diese Funktion – vorerst in einer Basisversion – implementiert. Damit sichern wir uns eine solide Grundlage, um schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können. Das Tool wird von uns kontinuierlich weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Leistungserbringer und Versicherungen angepasst.

Falls Sie als Leistungserbringer und Kunde von Medical Invoice Ideen oder Vorschläge zur Verbesserung dieses Tools haben, freuen wir uns über Ihre Nachricht an unseren Support. Ihr Feedback hilft uns, die Funktion optimal an Ihren Praxisalltag anzupassen.