Wir haben eine neue Funktion eingeführt, mit der mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellt werden können. Diese Funktion ist noch ganz neu und wird noch weiter ausgebaut werden, falls bei unseren Kunden der Bedarf dafür besteht.
Wichtiger Hinweis: Diese Funktion lohnt sich nur für Kunden, die sehr viele Rechnungen erstellen müssen. Sie sollten über eine Software verfügen, mit der Sie automatisch (z.B. mit einem Script) ein CSV-File erstellen können, das danach in Medical Invoice importiert werden kann.
Zur Zeit empfehlen wir den CSV-Import nur für den Tarif 904, da in diesem keine Preise hinterlegt sind. Wir können in Medical Invoice nicht nach dem Import die Preise kontrollieren.
Falls Sie über ein ERP verfügen, in dem die Tarifstruktur hinterlegt ist und somit auch die korrekten Preise generiert werden können, dann könnte diese Funktion für Sie in Frage kommen.
Der CSV-Import funktioniert im Prinzip für alle preisbasierten Tarife, jedoch nur solange die vorhandenen CSV Spalten ausreichen. Wir arbeiten gerade an diversen Anpassungen um diese Möglichkeiten zu erweitern.
Wenn eine Faktur für einen Patienten erstellt wird, der im Medical Invoice-Konto noch nicht existiert, dann wird ein entsprechenden Eintrag automatisch generiert. (die Suche nach Patienten erfolgt anhand von Vor- und Nachnamen).
Es erfolgt beim Import keine Überprüfung des angegebenen Preises (z. B. anhand der offiziellen Tarifdaten).
Die Bezeichnung des Gesetzes muss auf Deutsch eingegeben werden (z.B. KVG, UVG, IVG, etc.)
Die Angaben in der Konfiguration in Medical Invoice müssen gleich sein wie in den Rechnungen (GLN, ZSR des Leistungserbringers etc.)
Rechnungen mit mehreren Leistungen importieren
Es können auch Fakturen erstellt werden, die mehrere Leistungen enthalten.
Fügen Sie immer eine Kopfzeile ein. Die Spaltenreihenfolge wird durch die Kopfzeile bestimmt, daher können die Spalten in beliebiger Reihenfolge erscheinen.
Jede Zeile repräsentiert eine Rechnung mit einer einzigen Leistung ODER eine von mehreren Leistungen, die zu derselben Rechnung gehören (siehe Anmerkungen zur "invoiceId")
Um eine Rechnung mit mehreren Leistungen zu erstellen, verwenden Sie die optionale Spalte "invoiceId", um aufeinanderfolgende Zeilen zu gruppieren. Die erste Zeile einer Gruppe sollte alle Rechnungsdaten (Leistungserbringer, Patient, Rechtsangelegenheiten, Versicherung usw.) enthalten. In den nachfolgenden Zeilen mit derselben "invoiceId" müssen nur die Spalten "therapistGln" bis "dateTo" sowie die optionalen Taxpunkt-Übersteuerungen ausgefüllt werden. Rechnungsdaten in den Folgezeilen werden ignoriert.
Zeilen mit derselben "invoiceId" müssen direkt nacheinander angeordnet werden. Sollte dieselbe "invoiceId" nach einer anderen Rechnungs-ID erneut auftreten, wird die gesamte Rechnung für diese "invoiceId" verworfen und ein Fehler in der betreffenden Zeile gemeldet.
Wenn eine Zeile einer Gruppe einen Fehler aufweist (fehlendes Pflichtfeld, ungültiger Tarif, unbekannter Tarifcode usw.), wird die gesamte Rechnung verworfen und ein Fehler in der betreffenden Zeile vermerkt. Die Rechnung wird erst erstellt, wenn alle Zeilen der Gruppe gültig sind.
Es werden ausschliesslich preisbasierte Tarife unterstützt. Bei einem nicht-preisbasierten Tarif ist die Anzahl der Taxpunkte für eine Leistung im Tarifkatalog zwar festgelegt, der Wert eines einzelnen Taxpunkts (Taxpunktwert, TPW) ist jedoch flexibel. Der Leistungserbringer (z. B. die Zahnarztpraxis) kann den Wert pro Taxpunkt selbst festlegen.
Der angegebene Preis für die importierten Leistungen wird nicht überprüft (z. B. anhand der offiziellen Tarifdaten).
Beispiel-CSV
Wir stellen eine Beispiel-Datei zur Verfügung, die Sie herunterladen können.
Öffnen Sie bitte das Register "Abrechnungen" und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "NEUE ABRECHNUNG". Wählen Sie dann die Option CSV-Import. Klicken Sie im nachfolgenden Fenster auf den Link "Beispiel-CSV" um die Beispiel-Datei herunter zu laden.
In der Beispiel-Datei finden Sie die notwendigen Informationen um das CSV-File korrekt zu erstellen.
Falls Sie die Datei sample-invoice-csv-import.csv in Excel öffnen, werden die verschiedenen Spaltentitel in den Spalten erscheinen.
Zum Beispiel:
Spalte A = providerGln
Spalte B = providerZsr
Spalte B = sex
Spalte B = firstname
u.s.w.
Beim CSV-Import werden die Spalten nun anhand der Kopfzeile erkannt – die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle mehr.
Erklärungen zu den verschiedenen Spalten
providerGln: Die GLN des Leistungserbringers. Sie muss mit der bestehenden Konfiguration in Medical Invoice übereinstimmen. Sind mehrere Konfigurationsprofile vorhanden, wird nur die erste Konfiguration (die Haupt-Konfiguration) berücksichtigt.
providerZsr: Die ZSR des Leistungserbringers. Sie muss mit der bestehenden Konfiguration in Medical Invoice übereinstimmen. Sind mehrere Konfigurationsprofile vorhanden, wird nur die erste Konfiguration (die Haupt-Konfiguration) berücksichtigt.
sex: Das Geschlecht des Patienten in Englisch und in Grossbuchstaben (MALE oder FEMALE).
firstname: Der Vorname des Patienten.
lastname: Der Nachname des Patienten.
street: Die Strasse aus der Adresse des Patienten mit Hausnummer.
zip: Die Postleitzahl aus der Adresse des Patienten.
city: Der Ort aus der Adresse des Patienten.
birthdate: Das Geburtsdatum des Patienten.
ahvNumber: Die AHV-Nummer des Patienten einschliesslich der Punkte.
law: Das Gesetz, nach dem diese Rechnung bearbeitet wird. Es muss die Bezeichnung auf Deutsch eingetragen werden. Das heisst, es muss KVG eingegeben weden anstatt LAMAL, UVG anstatt LAINF oder LAA, MVG anstatt LAM, IVG anstatt LAI.
insuranceGln: Die GLN der Versicherungsgesellschaft (z. B. 7601003002751 für ZAS)
caseId: Diese Nummer entspricht z. B. der Verfügungsnummer im Fall einer TP-Rechnung an die ZAS (Gesetz IVG). Für IVG-Rechnungen gilt eine Regel, dass nur 6- oder 14-stellige Fallnummern zulässig sind. Für andere Gesetze gilt diese Regel nicht. Dieses Feld ist nicht nicht zulässig für KVG-Rechnungen, d.h. wenn das Feld einen Wert enthält, wird dieser beim Import von KVG-Rechnungen ignoriert.
caseDate: Das Falldatum. Dieses Datum entspricht z. B. dem Verfügungsdatum im Fall einer TP-Rechnung an die Zentrale Ausgleichsstelle ZAS (Gesetz IVG). Dieses Feld ist nicht nicht zulässig für KVG-Rechnungen, d.h. wenn das Feld einen Wert enthält, wird dieser beim Import von KVG-Rechnungen ignoriert.
treatmentReason: Der Behandlungsgrund ist eine der Optionen DISEASE, ACCIDENT, MATERNITY, PREVENTION, BIRTHDEFECT, UNKNOWN und muss in Englisch und in Grossbuchstaben angegeben werden.
therapistGln: Hier muss die GLN des Leistungserbringers eingetragen werden.
tariff: Der Tarif der in Rechnung gestellten Leistung (zum Beispiel 904)
code: Die Tarifziffer der in Rechnung gestellten Leistung aus dem vorher angegebenen Tarif (zum Beispiel 905.010.1)
count: Die Anzahl der in Rechnung gestellten Leistungen. Diese Zahl entspricht dem Feld "Anzahl" bei der Rechnungserfassung in Medical Invoice.
session: Die Sitzung der in Rechnung gestellten Leistung. Dies entspricht dem Feld "Sitzung" bei der Rechnungserfassung in Medical Invoice. Normalerweise 1, ausser wenn mehrere Sitzungen am gleichen Tag stattgefunden haben, dann können die Sitzungen in diesem Feld nummeriert werden.
externalFactor: Der externe Faktor der in Rechnung gestellten Leistung. Dies entspricht dem Feld "externer Faktor" bei der Rechnungserfassung in Medical Invoice. Verändert den Preis um den entsprechenden Faktor.
price: Der Preis (pro Einheit) der in Rechnung gestellten Leistung.
remark: Die Bemerkung zur in Rechnung gestellten Leistung. Dieses Feld bitte leer lassen.
dateFrom: Das Datum, an dem die in Rechnung gestellte Leistung begonnen hat.
dateTo: Das Datum, an dem die in Rechnung gestellte Leistung beendet wurde.
invoiceReferenceNumber: Die Rechnungsreferenznummer.
referrerZsr: Die ZSR des Zuweisers. Für die meisten Rollen optional, für einige obligatorisch (z. B. Physiotherapie, Psychotherapie). Format: ein Buchstabe gefolgt von 6 Ziffern (z. B. A123456). Falls eine K-Nummer eingegeben wird, dann wird beim Import die dazugehörende ZSR-Nummer des Arbeitgebers ermittelt und automatisch eingetragen.
referrerGln: Die GLN des Zuweisers. Optional. Beim CSV-Import wird die referrerGln automatisch abgeleitet und muss nur mitgegeben werden, wenn die referrerZsr nicht eindeutig ist. Verwenden Sie die GLN des Zuweisers zusätzlich zur referrerZsr, um den richtigen Zuweiser auszuwählen, falls dieselbe ZSR mehreren Zuweisern zugeordnet ist. Falls die referrerGln angegeben wird, muss sie mit der angegebenen ZSR übereinstimmen.
unitFactor Lassen Sie dieses Feld leer, um auf den Tarifkatalog/die Standardeinstellungen zurückzugreifen.
technicalUnit:
technicalUnitFactor:
scaleFactor:
technicalScaleFactor:
technicalExternalFactor:
invoiceId: Die erste Zeile enthält die Daten auf Rechnungsebene, in den folgenden Zeilen müssen nur die Spalten für die Dienstleistung ausgefüllt werden.
Sollte es nicht funktionieren, überprüfen Sie bitte das Datumsformat. Wir erwarten das Datum im Format JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ
Falls Sie selbst einen Versuch anstellen möchten:
Es ist nicht ganz einfach dies mit Excel zu machen, denn beim Exportieren einer Liste aus Excel in eine CSV-Datei können manchmal Probleme auftreten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine CSV-Datei erstellen, die durch Semikolons getrennt ist. Jedes Textverarbeitungsprogramm wie z.B. WordPad ist dafür geeignet.
So könnte eine von Ihnen erstellte Test-CSV-Datei aussehen:
Bitte löschen Sie die Erläuterungen aus der Beispieldatei. Die erste Zeile Ihrer Testdatei muss die Überschriften (die Spaltennamen) enthalten.
Wichtig: Bitte löschen Sie nach dem Import die Testrechnungen aus Ihrem Medical Invoice-Konto, um zu verhindern, dass sie versehentlich versendet werden.
In der Konfiguration Ihres Medical-Invoice-Kontos können Sie die GLN und die ZSR des Leistungserbringers kontrollieren.
Verbesserungen
Bereits implementiert:
Beim CSV-Import führten gerundete Beträge teilweise zu Fehlermeldungen. Dieser Fehler wurde behoben.
Beim CSV-Import werden TMA-Positionen nun automatisch in TARDOC- und Pauschalen-Leistungen aufgelöst.
Beim CSV-Import werden die Spalten nun anhand der Kopfzeile erkannt – die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle mehr.
Ab dem 02.06.2026: Beim CSV-Import können jetzt mehrere Leistungen pro Rechnung erfasst werden.
Ab dem 19.05.2026: Zuweiser können bei mehrdeutiger ZSR neu über die optionale GLN-Spalte eindeutig zugeordnet werden.
Fehlermeldungen zu Zuweisern im CSV-Import werden korrekt übersetzt angezeigt statt als technischer Schlüssel.
CSV-Importe erkennen verschiedene Zeichensätze automatisch und vermeiden Darstellungsfehler bei Umlauten und Sonderzeichen.
Der CSV-Import akzeptiert nun Patientennamen und Adressen mit Punkten, Klammern, Bindestrichen, Apostrophen und Ziffern, z. B. St. Ursen, Chapelle Glâne, La Chaux-de-Fonds, O'Brien.
Ab dem nächsten Release:
Ungültige Referenznummern werden zeilengenau und verständlich gemeldet statt als allgemeiner «Systemfehler».
Die ICD-10-Diagnose soll nicht mehr verloren gehen und wird korrekt gespeichert.
Mögliche Fehlermeldung beim Import:
