Das oberste Feld im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen") heisst "Abrechnungskonfiguration".

Der Leistungserbringer wird automatisch ins Feld "Abrechnungskonfiguration" eingetragen. Dazu werden die Daten des Leistungserbringers aus der Haupt-Konfiguration übernommen.

(Pro-Funktion: Falls Sie mehrere verschiedene Konfigurationen (Konfigurations-Profile) gespeichert haben, dann müssen Sie eventuell die erwünschte Konfiguration auswählen. In der Konfiguration wurde die Fachrichtung hinterlegt. Die Fachrichtung bestimmt im Wesentlichen, welche Tarife für die Erfassung der Leistungen zur Verfügung stehen.

Link: Konfigurations-Profile einrichten

Das zweite Feld von oben im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen") heisst "Patient". In diesem Feld müssen Sie einen Patienten eintragen.

Falls Sie bereits eine Liste mit Patienten erstellt haben (im Register "Patienten"), dann können Sie in das Feld "Patient" hineinklicken und anfangen zu tippen. Es werden alle passenden Einträge aus Ihrer bestehenden Patientenliste angezeigt. Klicken Sie auf einen der angezeigten Patienten um ihn auszuwählen.

Im folgenden Beispiel wurde nach einem Patienten mit Namen "Exemple" aus der vorhandenen Patientenliste gesucht. Sie können auch einen neuen Patienten erfassen (Symbol +) oder einen bestehenden Patienteneintrag bearbeiten (Symbol "Bleistift").

Der bereits ausgewählte Patient wird zusammen mit verschiedenen Daten angezeigt. Sie können selbst bestimmen, welche Daten angezeigt werden sollen und welche nicht. Nutzen Sie dazu die Funktion "Spalten verwalten" im Register "Patienten".

Dies ist eine sehr wichtige Auswahl: Nach dem Patienten müssen Sie im Rechnungsformular (Register "Abrechnungen") das "Gesetz" auswählen.

Werden die Leistungen von der Grundversicherung gedeckt? Dann wählen Sie das Gesetz KVG. Danach müssen Sie aus zwei Optionen (Rechnungsstellung an) auswählen: Soll die Rechnung direkt an die Krankenkasse gesendet werden oder soll die Rechnung an den Patienten gehen?

Wenn zuvor das Gesetz "KVG" und die Option "Versicherung" ausgewählt wurden, dann erscheint als nächstes ein Feld, in dem der Name der Versicherung (Krankenkasse) eingetragen werden muss. Klicken Sie in das Feld hinein. Sie können anfangen den Namen der Versicherung einzutippen, dann erscheinen sofort passende Vorschläge. Es wurde bei diesem Feld eine Liste aller Krankenkassen hinterlegt, die an MediData angeschlossen sind (Teilnehmerliste MediData). Diese Liste wird regelmässig aktualisiert.

Falls Sie eine gesuchte Versicherung nicht finden können, überprüfen Sie bitte, ob Sie das korrekte Gesetz angeklickt haben. Nur mit dem Gesetz KVG können Sie die Krankenkassen auswählen, die die Grundversicherung anbieten (wenn Sie das Gesetz UVG ausgewählt haben, dann werden nur solche Versicherungen aufgeführt, die die Unfallversicherung nach UVG anbieten). Manchmal fusionieren einzelne Krankenkassen und sind dann folglich nicht mehr in der Teilnehmerliste von MediData aufzufinden. Normalerweise muss dann in der Teilnehmerliste von MediData der Name jener Krankenkasse ausgewählt werden, mit der die Kasse fusioniert hat.

Das Feld "Interne Versicherten-Nr." erscheint wenn zuvor das Gesetz "KVG" ausgewählt wurde. Es handelt sich um die Nummer auf dem Krankenkassenkärtchen.

Wenn das Gesetz KVG und die Option "Rechnungsstellung an Patient" ausgewählt wurde, dann erscheint ein Feld "Anzahlung (in CHF)". Es wird eine TG-Rechnung erstellt.

In diesem Feld kann eine Anzahlung eingetragen werden.

Auf dem Rückforderungsbeleg steht der Gesamtbetrag. Eine eventuell eingetragene Anzahlung wird vom Gesamtbetrag abgezogen, wodurch der Rechnungsbetrag (auf dem Rückforderungsbeleg) um die entsprechende Summe reduziert wird. (Sollte durch eine eingetragene Anzahlung der Gesamtbetrag auf Null reduziert werden, dann wird keine Patientenrechnung mehr produziert).

Auf der Patientenrechnung werden die folgenden Beträge aufgedruckt:

Tragen Sie keine Anzahlung ein, wenn der Patient die TG-Rechnung bereits zur Gänze bar bezahlt hat. In diesem Fall muss eine ganz normale Patientenrechnung mit Rückforderungsbeleg erstellt werden. Sie haben später noch die Möglichkeit, den Rückforderungsbeleg ohne Zahlteil (ohne Patientenrechnung) auszudrucken

Das Feld "Anzahlung (in CHF)" steht nicht zur Verfügung, wenn Sie eine TP-Rechnung erstellen, denn bei TP-Rechnungen an die Versicherungen dürfen keine Anzahlungen eingetragen werden.

Wie sehen die TG-Rechnung und der Rückforderungsbeleg aus, wenn sie als PDF generiert und ausgedruckt werden?

Bitte beachten Sie dazu unsere illustrierten Beispiele

Als Grundeinstellung für den Behandlungsgrund ist "Unbekannt" ausgewählt. Wählen Sie den passenden Behandlungsgrund Krankheit, Unfall, Schwangerschaft, Prävention oder Geburtsgebrechen aus, oder belassen Sie diesen auf "Unbekannt".

In manchen Fällen müssen bestimmte Dokumente zusammen mit der Abrechnung versendet werden. Das können Verordnungen, Verfügungen, Versichertenberichte oder andere eingescannte Dokumente sein.

Für mehr Infos zum Thema Dokumente für die Patienten hochladen, bitte hier klicken: Dokumente hochladen

Wenn im Bereich "Dokumente" des Rechnungsformulars steht: "Wählen Sie Dokumente für die Abrechnung aus. Keine Dokumente vorhanden", dann haben Sie entweder den Patienten noch nicht ausgewählt oder es sind für diesen Patienten noch keine Dokumente hochgeladen worden.

Im Feld "Zuweiser" des Rechnungsformulars (im Register "Abrechnungen") kann ein Eintrag aus dem Zahlstellen-Register ausgewählt werden.

Mit "Zuweiser" ist die Person oder Stelle (Ärzte, Institution) gemeint, die die Behandlung angeordnet oder die Verfügung verfasst hat.

Das Eingabefeld "Zuweiser" ist nicht immer vorhanden. In manchen Fachrichtungen muss ein Zuweiser erfasst werden, in anderen nicht.

In einigen Fachrichtungen ist das Erfassen eines Zuweisers optional. In diesen Fällen kann in Medical Invoice im Rechnungsformular die entsprechende Option ausgewählt werden.

Falls Sie eine Person oder Institution als "Zuweiser" erfassen möchten, klicken Sie auf das Feld "Zuweiser" hinein und fangen Sie an zu schreiben. Es steht ein Register zur Verfügung, in dem der passende Zuweiser gefunden werden kann. Bitte suchen Sie vor allem über die ZSR-Nummer oder den Namen der Praxis.

Falls Sie den gesuchten "Zuweiser" nicht finden können, dann handelt es sich möglicherweise um einen Arzt, der nur eine K-Nummer hat. Dieser darf möglicherweise nur über die ZSR-Nummer des Oberarztes, Spitals oder der Praxis abrechnen.

Bei dem in Medical Invoice hinterlegten ZSR-Register handelt es sich um das offizielle Zahlstellenregister-Register. Das heisst, dass es ist immer aktuell. Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte es nötig sein, einen Zuweiser manuell zu erfassen (z.B. wenn eine ZSR-Nummer erst vor 1-2 Tagen ganz neu vergeben wurde).

Falls nötig kann auch die IV als Zuweiser erfasst werden. Suchen Sie nach "Invalidenversicherung"

Die Leistungen müssen einzeln erfasst und dem Rechnungsformular hinzugefügt werden.

Wählen Sie zuerst das Leistungsdatum aus.
Das Leistungsdatum ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst dann gesetzt, wenn die Rechnung versendet oder finalisiert wird. Bei der Erfassung der Leistungen muss das Datum eingetragen werden, an dem die Leistung erbracht wurde. Nur bei einigen wenigen Tarifen ist es zulässig (und möglich) einen Zeitraum zu erfassen.
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Kontrollieren Sie das Feld "Therapeut".
Falls mehrere Therapeuten im Angestelltenverhältnis tätig sind, wurden diese in der Konfiguration des Medical-Invoice-Kontos eingetragen und können nun hier ausgewählt werden.

Kontrollieren Sie das nächste Feld "Tarif". Sie können mit dem kleinen Pfeil ganz rechts im Feld zwischen den verschiedenen Tarifen hin und her wechseln, falls in Ihrer Fachrichtung mehrere Tarifstrukturen zur Anwendung kommen.

Klicken Sie in das Feld "Tarifziffer" hinein und fangen Sie einfach an zu tippen. Die Suche wird sofort gestartet, und das System macht Ihnen passende Vorschläge.
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Jede Leistung wird in Zeiteinheiten abgerechnet. Das ist in vielen Tarifen 1 Minute. In anderen Tarifstrukturen werden die Leistungen in 5-Minuten-Schritten abgerechnet. In anderen Tarifen können es Pauschalen oder 10-Minuten-Schritte sein.

Geben Sie im Feld "Anzahl" an, wie viele dieser Zeiteinheiten abgerechnet werden sollen.

Wird die von Ihnen eingetippte Zahl "von alleine" verändert?

Das kann passieren, wenn man aus Versehen das "Rädchen" an der Maus berührt (oder das Trackpad am Notebook). Dies kann vermieden werden, indem man nach der Eingabe der gewünschten Werte sofort die Taste "Tabstopp" benutzt, um aus dem Eingabefeld herauszukommen. Mit "Tabstopp" springt der Cursor direkt ins nächste Eingabefeld.

Das Feld "Sitzung" muss normalerweise nur dann ausgefüllt werden, wenn mehrere Sitzungen am gleichen Tag stattgefunden haben. Sie können die Sitzungen in diesem Feld nummerieren.

Der Wert im Feld "Taxpunkt / Preis" wird bei der Erfassung der Leistungen vom System automatisch berechnet, auf der Grundlage der Standard-Taxpunktwerte, die Sie selbst im Register "Konfiguration" eingetragen haben. In einigen Tarifen kann der Preis hier überschrieben werden.

Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Rechnungskonfiguration

Hier kann ein Faktor eingetragen werden, um den der Preis reduziert werden soll.

Das Eingabefeld "Bemerkung" ist das letzte Eingabefeld, dass beim Erfassen der Leistungen zur Verfügung steht. Sie können hier Ihre Leistung näher bezeichnen, oder referenzieren.

Wenn Sie eine Leistung erfasst haben, können Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.

Im Rechnungsformular entsteht eine Liste aller hinzugefügten Leistungen.

Die einzeln hinzugefügten Leistungen können gelöscht (Symbol "Mülleimer") und neu erfasst werden. Die hinzugefügten Leistungen können nicht korrigiert werden.

In den meisten Fällen ist das Ausfüllen dieser Felder nicht obligatorisch.

Wenn eine QR-IBAN in der Konfiguration eingetragen wurde, dann kann im Feld "Referenznummer überschreiben" eine eigene Referenznummer eingeben werden. Die QR-IBAN ist daran erkennbar, dass die dritte Zahl (das fünfte Zeichen von links) eine 3 ist.

Man kann die vom System automatisch generierte Rechnungsreferenznummer einfach überschreiben. Bitte für die eigene Referenznummer nur 26 Stellen eingeben. Die 27te Stelle (Prüfziffer) wird automatisch berechnet und vom System eingetragen. Wenn Sie eine Referenznummer eingeben möchten, die kürzer als 26 Stellen ist, dann können Sie einfach eine Reihe von Nullen vor Ihrer Nummer einfügen.

Ganz unten rechts im Register "Abrechnung erfassen" finden Sie den Button "Abrechnung speichern".

Nach dem Speichern ist die Rechnung noch nicht versendet worden. Sie wird jetzt im Register "Abrechnungen" aufgelistet. Von dort aus kann Sie versendet werden.

Bitte beachten:

Für die weitere Verarbeitung Ihrer Abrechnung müssen Sie ins Register "Abrechnungen" wechseln.

Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Versand