Um die Kontoregistrierung abzuschliessen, müssen Sie die Konfiguration ausfüllen und speichern.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie die Konfiguration zum ersten Mal ausfüllen. In Medical Invoice können viele verschiedene Fachrichtungen ihre Abrechnungen erstellen. Wahrscheinlich müssen Sie nicht alle Felder ausfüllen.

Falls Ihnen wichtige Daten fehlen, können Sie in einigen Feldern Dummy-Nummern als Platzhalter eintragen, bis Sie die korrekten Daten haben und bereit sind, diese in der Konfiguration zu speichern.

Sie können jederzeit das Chatfenster öffnen, indem Sie oben rechts auf das Fragezeichen klicken. Im Chatfenster können Sie unserem Chatbot Fragen stellen oder sich mit unseren Support-Mitarbeitenden verbinden lassen. Unsere Handbücher können ebenfalls direkt über das Chatfenster aufgerufen werden.

Die eingestellte Fachrichtung bestimmt, welche Tarife Ihnen bei der Erfassung der Leistungen zur Verfügung stehen.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche Fachrichtung für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist, können Sie diesen Schritt vorerst überspringen, jedoch empfehlen wir Ihnen, zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzukommen. Falls nötig, wenden Sie sich an unseren Support (und teilen Sie uns mit, an wen Sie Ihre Rechnungen senden möchten, d. h. an welche Versicherung oder welchen Patienten).

Der Vor- und Nachname, den Sie bei der Erstellung Ihres Kontos angegeben haben, wurde bereits eingegeben und kann hier bei Bedarf geändert werden.

Wenn Sie ein Unternehmen (z. B. eine Praxis oder eine Zweigstelle) als Leistungserbringer erfassen müssen, können Sie die entsprechende Option "
Leistungserbringer ist ein Unternehmen" auswählen. Auf Refdata können Sie überprüfen, ob Ihre GLN einer natürlichen Person oder einem Unternehmen bzw. einer Praxis zugeordnet ist.

Alle Optionen, die Sie hier auswählen, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder ändern. Das Register "Konfiguration" kann in jedem Medical-Invoice-Konto mit einem Klick geöffnet werden.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre eigene, korrekte GLN eintragen. Ohne GLN ist es nicht möglich Rechnungen zu erstellen.

Alle Leistungserbringer haben Anrecht auf eine GLN, auch Handwerksbetriebe und Firmen, die an die IV abrechnen.

Kontrollieren Sie auf Refdata ob Sie bereits eine GLN haben, oder beantragen Sie dort eine.

Wenn ein Eingabefeld mit roter Farbe ausgefüllt ist, dann müssen Sie dort noch etwas eintragen, sonst können Sie die Konfiguration nicht speichern.

Das Feld "GLN" darf in der Konfiguration nicht leer bleiben.

Falls Sie noch keine GLN besitzen, können Sie beispielsweise 7601000000000 als Platzhalter verwenden. Wichtig: Mit einer Platzhalter-GLN sind Sie nicht berechtigt, Rechnungen auszustellen. Die Versicherung würde diese nicht bezahlen. Stellen Sie daher keine Rechnungen mit dieser Nummer aus!

Muss nur dann ausgefüllt werden, wenn dieser Standort eine eigene GLN hat, zum Beispiel eine Filiale. Leer lassen, um die GLN oben zu verwenden.

Für die ZSR-Nummer können Sie G999999 als Dummy-Nummer verwenden. Diese Dummy-Nummer kann eingetragen werden, wenn keine ZSR-Nummer vorhanden ist, da nicht bei allen Abrechnungsarten eine ZSR-Nummer nötig ist.

Beachten Sie, dass unter Umständen die von Ihnen gewählte Abrechnungsart nicht korrekt funktioniert, wenn Sie eine Dummy-Nummer verwenden. Ohne ZSR-Nummer können Sie keine Rechnungen direkt an die Versicherungen senden (TP-Rechnungen).

Das Feld "ZSR" darf in der Konfiguration nicht leer bleiben.

Während der Konfiguration Ihres neuen Kontos können Sie Dummy-Nummern als Platzhalter für Details verwenden, die Sie noch nicht zur Verfügung haben.

Wenn Sie in diesem Feld Ihre Mehrwertsteuernummer (bzw. UID) eingeben, wird diese in jedem Fall auf den Rechnungen aufgeführt. Der Mehrwertsteueranteil auf dem Preis Ihrer Leistung wird jedoch nur dann auf der Rechnung ausgewiesen, wenn Sie die entsprechende Option "MWST-Pflichtig" aktivieren.

Die bei der Kontoerstellung eingegebene E-Mail-Adresse wurde auch in der Konfiguration verwendet. Falls Sie nicht möchten, dass diese E-Mail-Adresse auf den Rechnungen aufgedruckt wird, überschreiben Sie diese in der Konfiguration mit einer anderen Adresse.

Zusätzlich zu Ihrer Fachrichtung können Sie hier eine genauere Bezeichnung eingeben, die auf der Rechnung sichtbar ist.

Bei den Zahlungsinformationen können Sie Ihre Bankverbindung angeben.

Sie müssen die IBAN am Anfang mit Grossbuchstaben eingeben, z. B. CH900xxxxxxxxxxxxxxx1.

Wenn Sie eine Standard-IBAN eingeben, können Sie auswählen, ob auf den Rechnungen eine Referenznummer generiert werden soll. Sie können die entsprechende Option aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Sie eine QR-IBAN eingeben (dabei handelt es sich um eine IBAN, bei der die fünfte Ziffer von links eine 3 ist; in der Regel handelt es sich dabei um ein Geschäftskonto), wird automatisch ein zusätzliches Feld für die Identifikationsnummer angezeigt.

Falls ihre Kunden bar bezahlen, können Sie die fiktive IBAN CH1111111111111111115 eintragen.

Statt des Namens und der Adresse des Bankinstituts tragen Sie xxxx oder 9999 ein.

Wichtig: Der so generierte QR-Code kann nicht zur Zahlung verwendet werden. Beim Finalisieren Ihrer Rechnungen wählen Sie dann die Option "ohne Einzahlungsschein", damit nur der Rückforderungsbeleg generiert wird.

In den meisten Fällen können Sie die Erfassung von weiteren Therapeuten überspringen.

Falls Sie (ausführende) Therapeuten erfassen möchten, können Sie die entsprechend Schaltfläche anklicken. Es erscheint dann ein entsprechendes Dialogfenster, in dem Sie diese erfassen können.

Die Bestimmungen unterscheiden sich je nach Fachrichtung. Bitte konsultieren Sie unsere Handbücher, wenden Sie sich an unseren Support oder erkundigen Sie sich bei Ihrem Berufsverband.

"Weitere Therapeuten" sind in den meisten Fällen Therapeuten und Therapeutinnen, die im Angestelltenverhältnis tätig sind. Sie können hier in einer Liste gespeichert werden. Sie können später, bei der Rechnungserfassung, ausgewählt werden. Falls Sie mehr wissen möchten, finden Sie in unseren Anleitungen Informationen dazu.

Achtung: Im Fachbereich Alternativmedizin dürfen keine weiteren Therapeuten erfasst werden.

Falls Sie in Ihrer Fachrichtung je nach Kanton unterschiedliche Taxpunktwerte anwenden müssen, können Sie diese hier anpassen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Berufsverband oder den zuständigen Stellen nach dem korrekten Taxpunktwert (TPW).

Im Bereich der Unfallversicherung und der Invalidenversicherung ist der Grundwert von 1 in fast allen Fällen korrekt.

Für Rechnungen nach VVG (Zusatzversicherungen) muss der TPW angepasst werden. Dies betrifft insbesondere den Bereich der Alternativmedizin. Teilen Sie Ihren Stundenansatz durch 60 und geben Sie das Ergebnis hier ein.

In einigen Fachrichtungen muss auch der TPW für die Grundversicherung (KVG) von Ihnen angepasst werden. Dieser unterscheidet sich häufig je nach Kanton.

Der Kanton des Leistungsorts wird automatisch vorausgefüllt. Es handelt sich um eine wichtige Angabe, die auf den Rechnungen aufgeführt wird. Gemeint ist nicht der Wohnkanton des Patienten.

In der Rechnungskonfiguration können Sie auch eine Zahlungsfrist und eine Frist für Mahnungen festlegen. Standardmässig sind bereits 30 Tage eingestellt.

Nicht vergessen: Sie können diese Einstellungen später jederzeit wieder aufrufen und ändern. Das Register "Konfiguration" lässt sich mit einem Klick öffnen.

Wenn Sie über ein Trustcenter verfügen, können Sie dieses im entsprechenden Feld angeben. In diesem Fall werden Ihre TP-Rechnungen (Tiers payant) automatisch auch an das Trustcenter übermittelt, sobald Sie sie versenden.

Diese Angabe betrifft ausschliesslich Leistungserbringer, die nach TARDOC abrechnen, beispielsweise Ärztinnen und Ärzte.

Im Abschnitt Rechnungsnummer können Sie bestimmen, welches die erste Nummer sein soll, die für die Nummerierung Ihrer Abrechnungen verwendet werden soll. Dies ist keine wichtige Einstellung, und die meisten unserer Kunden belassen es auf 1. Falls Sie eine eigene Rechnungsnummerierung haben möchten: wir Mitarbeiter vom Support finden, dass 20260000001 eine gute erste Nummer ist.

In der Regel ist der Leistungserbringer auch der Rechnungssteller. Wenn Sie einen anderen Rechnungssteller angeben möchten, deaktivieren Sie die Option "Leistungserbringer ist Rechnungssteller". Anschliessend werden die erforderlichen Eingabefelder für den separaten Rechnungssteller angezeigt.