Es können nur Dokumente Im Format PDF und Bilddateien (.jpg, .jpeg) hochgeladen werden. Zum Beispiel Verordnungen, Lieferscheine oder Röntgenbilder
Möchten Sie eingescannte Dokumente zusammen mit einer Rechnung versenden?
In einem ersten Schritt werden Dokumente hochgeladen.
In einem zweiten Schritt können diese dann an eine Rechnung angehängt werden.
Die Dokumente können an zwei verschiedenen Orten hochgeladen werden. Im Register "Patienten" und während der Rechnungserfassung im Register "Abrechnung erfassen".
Hochladen im Register "Patienten"
Im Register "Patienten" den richtigen Patienten auswählen und auf die Schaltfläche "UPLOAD" klicken. Bereits hochgeladene Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
Es öffnet sich ein Dialogfenster. Hier bitte auf den grünen Button "Dokument hinzufügen" klicken.
Das nächste Fenster gehört zu Ihrem eigenen System. Je nachdem, was für einen Computer Sie verwenden, kann dieses Fenster auch ganz anders aussehen.
Hier das gewünschte Dokument auswählen. Danach erscheint das ausgewählte Dokument im Dialogfenster von Medical Invoice. Man könnte an diesem Punkt auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren und gemeinsam hochladen.
Mit einem Klick auf den Button "HOCHLADEN" wird das Dokument geladen.
Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, erscheint ein kleines Häklein rechts neben dem Namen des Dokumentes. Man kann nun weitere Dokumente laden oder das Fenster schliessen.
Falls die Dokumente zu gross sind, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt (Datei zu gross) und die betroffenen Dokumente werden nicht hochgeladen.
Der Dokument-Name kann auch später noch jederzeit geändert werden.
Im Register "Patienten" können die geladenen Dokumente eingesehen und mit einem Klick auf das Symbol "Bleistift" bearbeitet werden.
Hochladen von Dokumenten im Register "Abrechnung erfassen"
Die eingescannten Dokumente im Format PDF oder Bilddateien können auch während der Rechnungserfassung hochgeladen werden. Der entsprechende Button "Verordnungen hochladen" ist jedoch erst dann verfügbar, wenn der Patient bereits im Rechnungsformular ausgewählt wurde.
Alle eingescannten Dokumente, die für diesen Patienten bereits hochgeladen wurden, können auch im Register "Abrechnung erfassen" gefunden werden.
Dokumente im Format PDF oder Bilddateien an die Rechnung anhängen
Dies gilt nur für TP-Rechnungen, die digital versendet werden. An Patientenrechnungen können keine eingescannten Dokumente angehängt werden.
Im Register "Abrechnung erfassen" werden die Abrechnungen erstellt und die Leistungen erfasst.
Zuerst wird jedoch eine Patientin oder ein Patient in die Abrechnung eingetragen. Danach sind alle Dokumente zu sehen, die für diesen Patienten bereits hochgeladen wurden.
Um ein bestimmtes Dokument mit der Rechnung zusammen zu versenden, muss es hier ausgewählt werden.
Nur ein Dokument, bei dem ein Häklein gesetzt wurde, wird mit der Rechnung zusammen versendet.
Kontrollieren, welches Dokument zusammen mit der TP-Rechnung versendet wurde
Im Register "Abrechnungen" finden Sie Ihre Rechnung. In der Spalte "Anhänge" sehen Sie auf einen Blick, ob der Rechnung ein Dokument beigefügt wurde.
Der Name des beigefügten Dokuments wird in dieser Spalte angezeigt. Andernfalls erscheint die Meldung "Keine Dokumente".
Problemlösung:
Dokument zu gross
Beim Hochladen ist die Grösse der einzelnen Dateien auf 5MB beschränkt.
Um eine eingescannte Datei oder ein Bild hochzuladen, müssen Sie ev. seine Grösse reduzieren.
Zu grosse Dateien können entstehen, wenn die Dokumente in Farbe oder in höchster Auflösung eingescannt werden. Bitte wiederholen Sie den Scan in normaler Qualität oder verkleinern Sie das Dokument vor dem Hochladen.
Eingescannte Dateien im Format PDF verkleinern
Scaneinstellungen anpassen:
Auflösung reduzieren:
Für Dokumente reicht oft eine Auflösung von 200 dpi aus. Höhere Auflösungen führen zu größeren Dateien.
Dateiformat wählen:
JPG eignet sich gut für Fotos und Bilder, während PDF für Dokumente empfohlen wird.
Komprimierung:
PDF-Komprimierung:
Programme wie Adobe Acrobat oder Power PDF bieten Funktionen zur PDF-Optimierung, die die Dateigröße reduzieren können.
Online-Tools: Es gibt viele Webseiten, die PDF-Komprimierungsdienste anbieten.
Weitere Tipps:
Bilder optimieren: Für Bilder innerhalb von PDFs kann die Bildqualität reduziert und die Komprimierungseinstellungen angepasst werden.
Schriftarten optimieren: Nicht benötigte Schriftarten können entfernt oder komprimiert werden.
Überflüssige Daten entfernen: Überprüfen Sie das Dokument auf unnötige Inhalte und entfernen Sie diese vor der Komprimierung.
Durch die Kombination dieser Methoden können Sie die Dateigrösse Ihrer gescannten Dokumente erheblich reduzieren.
Bilder im Format jpeg speichern
Bild öffnen:
Öffnen Sie die Bilddatei, die Sie als JPEG speichern möchten, in einem geeigneten Bildbearbeitungsprogramm.
"Speichern unter" oder "Exportieren als" wählen:
Gehen Sie im Menü des Programms zu "Datei" und wählen Sie entweder "Speichern unter" oder "Exportieren als" (die genaue Bezeichnung kann je nach Programm variieren).
JPEG als Format auswählen:
In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie JPEG als Dateiformat aus der Liste der verfügbaren Formate.
Dateinamen und Speicherort festlegen:
Geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie den Speicherort für die neue JPEG-Datei.
Komprimierungseinstellungen anpassen (optional):
Bei einigen Programmen können Sie die Komprimierungseinstellungen für JPEG anpassen. Dies kann die Dateigröße beeinflussen. Eine höhere Komprimierung führt zu einer kleineren Datei, aber auch zu einem möglichen Qualitätsverlust.
Speichern:
Klicken Sie auf "Speichern" oder "Exportieren", um die Datei im JPEG-Format zu speichern.
Zusätzliche Hinweise:
Transparenz:
Wenn das ursprüngliche Bild Transparenz enthält, müssen Sie möglicherweise eine Hintergrundfarbe auswählen, um die Transparenz zu simulieren, da JPEG kein transparentes Format ist.
Qualitätseinstellungen:
Achten Sie darauf, dass die Qualitätseinstellungen Ihren Anforderungen entsprechen. Eine hohe Qualität führt zu einer größeren Datei, während eine niedrigere Qualität zu einer kleineren Datei führt, aber auch zu einem möglichen Qualitätsverlust.
Online-Konverter:
Es gibt auch Online-Tools, mit denen Sie Bilder in JPEG konvertieren können, ohne ein Bildbearbeitungsprogramm zu benötigen. Diese können nützlich sein, wenn Sie nur eine einfache Konvertierung benötigen.
Hochgeladenes Dokument nicht auffindbar
Bitte überprüfen Sie, ob die Liste der Dokumente gefiltert wurde.
Bei einer ungefilterten Liste erscheint das Symbol "Trichter" schwarz und ohne Kreis.
Wenn die Liste der hochgeladenen Dokumente länger wird, werden nicht mehr alle Dokumente auf der gleichen Seite angezeigt. Möglicherweise befindet sich Ihr Dokument auf der zweiten Seite der Liste.
Sie können auch mehr Dokumente anzeigen lassen, oder ein bestimmtes Dokument anhand des Namens suchen:
Bitte vergessen Sie nicht, den verwendeten Suchbegriff nach Abschluss der Suche zu löschen. Solange das kleine Symbol "Trichter" grün umkreist ist, ist die Liste immer noch gefiltert.
Bei einer ungefilterten Liste erscheint das Symbol "Trichter" schwarz und ohne Kreis.
Die Sortierung der Liste nach Dateiname und Erstellungsdatum kann ebenfalls verändert werden. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil wird die Reihenfolge umgekehrt:
Einscannen von Dokumenten mit der Companion App
Diese App können Sie auf Ihr Handy herunterladen und verwenden, um Dokumente einzuscannen und direkt in Ihr Medical-Invoice-Konto zu laden.
Die Sumex Companion-App ist zur Zeit nur im Schweizer App-Store (für iPhone) und auf Google Play erhältlich.
Direktlink zu Google-Play:
Direktlink zum App-Store:
Mit der Companion-App können Sie Ihre Dokumente mit dem Smartphone einscannen.
Mit der App eingescannte Dokumente werden direkt in Ihrem Medical-Invoice-Konto beim zuvor ausgewählten Patienten gespeichert.
Beispiel zum Hochladen von Dokumenten mit der Companion-App
Im untenstehenden Beispiel wurde im Register "Patienten" die Patientin Susi Exemple ausgewählt. Auf der rechten Seite sind einige Dokumente zu sehen, die bereits früher bei der Patientin gespeichert wurden.
Hier ist das neue Dokument zu sehen, nachdem es mit der Companion-App eingescannt wurde. Mit einem Klick auf das Symbol "Bleistift" kann der Name des Dokumentes (Scan_2024_09_26_15-31.pdf) geändert werden.
Dokumente mit der Companion-App einscannen und hochladen
Medical Invoice Konto öffnen und im Register "Patienten" die gewünschte Person auswählen.
Auf die Schaltfläche "Dokument hinzufügen" klicken.
Im folgenden Dialogfenster bitte die Option "Scan via Handy" auswählen.
Es erscheint ein QR-Code am Computerbildschirm.
Wechseln Sie jetzt zum Smartphone und öffnen Sie die Sumex Companion App. (Falls Sie nicht am Computer, sondern am Handy arbeiten, können Sie einfach auf die Schaltfläche "Sumex Companion öffnen" klicken, ev. müssen Sie etwas hinunterscrollen um die Schaltfläche zu sehen.)
Scannen Sie den QR-Code vom Computerbildschirm mit Ihrer Companion-App ein. Erst jetzt "weiss" die Companion-App für welchen Patienten Sie die Dokumente einscannen möchten.
Klicken Sie nun auf das Plus-Zeichen in der Companion-App und beginnen Sie mit dem Einscannen des Dokumentes.
Wählen Sie bitte Scan (nicht PDF wählen), um ein neues Dokument einzuscannen. Wenn Sie "die Option "PDF wählen" anklicken, dann können Sie ein Dokument von Ihrem Gerät (Handy) hochladen.
Sie können den Scan schon nach einer Seite beenden, aber Sie können auch mehrseitige Dokumente einscannen, wenn Sie es wünschen. Klicken Sie dazu entweder auf "Fertig" oder auf "Seite ergänzen".
Sie werden gefragt, ob Sie wirklich einen neue Seite hinzufügen möchten. Wenn Sie ja klicken, können Sie eine zweite Seite einscannen.
Das vollständig eingescannte Dokument bitte hochladen.
Sobald in der Companion-App ein kleines grünes Häklein neben dem Dokument erscheint, ist es erfolgreich in Ihrem Medical-Invoice-Konto gespeichert worden.
Klicken Sie auf "Beenden", schliessen Sie die Companion-App und kehren Sie in Ihr Medical-Invoice-Konto zurück.
Sie finden das soeben eingescannte Dokument bei der von Ihnen ausgewählten Person im Register "Patienten".
Tipps für das Einscannen der Dokumente mit der Companion-App
Es ist einfacher als man meint.
Die Companion-App macht fast alles von alleine richtig.
Für eine optimale Qualität können Sie das Dokument auf eine dunkle Fläche legen.
Auf dem Bildschirm erscheinen hilfreiche Anweisungen wie z.B. "Näher herangehen" oder "Bitte gesamtes Dokument erfassen".
Die Companion-App löst den Scan automatisch aus, sobald die Qualität gut genug ist.
Es ist fast nie nötig auf "Wiederholen" zu klicken, um die Seite erneut einzuscannen.
Falls nötig, die eben eingescannte Seite an den Ecken etwas gerade ziehen und auf "Speichern" klicken.
Mit "Speichern" wird lediglich die eben eingescannte Seite gespeichert. Damit ist der Scan aber noch nicht automatisch beendet, denn vielleicht enthält Ihr Dokument ja mehrere Seiten.
Falls Ihr Dokument mehrere Seiten umfasst, bitte auf "Seite ergänzen" klicken.
Wenn Sie alle Seiten Ihres Dokumentes eingescannt haben, bitte auf "Fertig" klicken.
Jetzt können Sie das Dokument hochladen.