Wir haben für verschiedene Fachrichtungen spezielle Anleitungen bereitgestellt. Diese finden Sie in unserem Hilfe-Center oder indem Sie oben rechts auf das Fragezeichen-Symbol klicken.

Klicken Sie hier für weitere Informationen zu:

Komplementärmedizin (Tarif 590 – Zahnmedizin und Zahntechnik – Gutachten und IV-Arzt – Berufliche Eingliederungsmassnahmen der IV - Abgabe von Hilfsmitteln IV

Pro-Funktion: Falls Sie mehrere verschiedene Konfigurationen gespeichert haben, dann müssen Sie zuerst die erwünschte Konfiguration auswählen. In der Konfiguration wurde die Fachrichtung hinterlegt. Die Fachrichtung bestimmt, welche Tarife für die Erfassung der Leistungen zur Verfügung stehen.

Link: Konfigurations-Profile einrichten

Nach einem Patienten aus der vorhandenen Patientenliste suchen (Register "Patienten").

Der ausgewählte Patient wird zusammen mit verschiedenen Daten angezeigt. Sie können selbst bestimmen, welche Daten angezeigt werden sollen und welche nicht. Nutzen Sie dazu die Funktion "Spalten verwalten" im Register "Patienten".

Wählen Sie das korrekte Gesetz aus. Diese Option legt fest, ob eine TP- oder TG-Rechnung erstellt wird, und an wen die Rechnung geschickt wird.

Ihre Eingabemöglichkeiten werden vor allem durch das zuvor gewählte Gesetz bestimmt. Wurde das Gesetz KVG angeklickt, dann kann die Rechnung an die versicherte Person (gelber Pfeil) oder an eine Krankenkasse (roter Pfeil) adressiert werden.

Klicken Sie einfach in das Feld "Versicherung" und fangen Sie an zu tippen. Es wird Ihnen eine passende Auswahl angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Versicherung (mit einem Klick auf das kleine X kann man eine falsch ausgewählte Versicherung wieder löschen).

Um der SUVA oder einer anderen Unfallversicherung Rechnung zu stellen, wählen Sie das Gesetz UVG. Jede in der Schweiz beschäftigte Person ist obligatorisch gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichert.

Es ist nicht zwingend erforderlich, eine Unfallnummer einzugeben.

Klicken Sie in das Feld "Versicherung" (gelbe Pfeile) und beginnen Sie zu tippen, um eine Unfallversicherung aus der verfügbaren Liste zu finden. Auf der Liste befinden sich nur solche Versicherungen, die Betriebsunfallversicherung nach UVG anbieten.

Viele Krankenkassen bieten freiwillige Unfalldeckung an (Unfallversicherung für nicht berufstätige Personen). Um diese auszuwählen muss das Gesetz KVG gewählt werden.

Wenn die von ihnen gewählte Unfallversicherung keine elektronischen Rechnungen empfangen kann:

Die meisten Unfallversicherungen sind an Medidata angeschlossen. Sollten Sie eine Unfallversicherung aus der Liste auswählen, die nicht an Medidata angeschlossen ist, dann erscheint beim Versenden der Rechnung eine entsprechende Meldung. Sie haben dann die Möglichkeit die Rechnung im Format PDF zu erstellen und per Post zu versenden.

Um eine versehentlich ausgewählte Versicherung wieder zu löschen, klicken Sie auf das kleine Kreuz-Symbol.

Gesetz auswählen:

Um der Invalidenversicherung Rechnung zu stellen, wählen Sie das IVG-Gesetz.

AHV-Nummer und Verfügungsnummer:

Wenn die AHV-Nummer und die Nummer der Verfügung bereits in den Patientendaten gespeichert wurden, werden diese Felder automatisch ausgefüllt. Die Eingabe der Nummer der Verfügung (14 Ziffern) oder der Nummer des Arztberichtes (6 Ziffern) ist obligatorisch (Kapitel Verfügungsnummern IV).

An die IV gerichtete Rechnungen werden immer an die Zentrale Ausgleichsstelle in Genf geschickt. In einigen Fällen muss die Verfügungsnummer mit dem Code des kantonalen Büros ergänzt werden. Bitte beachten Sie dazu den folgenden Link: Verfügungsnummern IV

Nachdem Sie das Gesetz IV angeklickt haben, können Sie im Eingabefeld die IV Liechtenstein auswählen. Es wird eine TG-Rechnung erstellt.

Als Grundeinstellung für den Behandlungsgrund ist "Unbekannt" ausgewählt. Wählen Sie den passenden Behandlungsgrund Krankheit, Unfall, Schwangerschaft, Prävention oder Geburtsgebrechen aus, oder belassen Sie diesen auf "Unbekannt".

Dieses Feld ist nur für Teilzahlungen vorgesehen.

Auf dem Rückforderungsbeleg steht der Gesamtbetrag. Eine eventuell eingetragene Anzahlung wird vom Gesamtbetrag abgezogen, wodurch der Rechnungsbetrag (auf dem Rückforderungsbeleg) um die entsprechende Summe reduziert wird. (Sollte durch eine eingetragene Anzahlung der Gesamtbetrag auf Null reduziert werden, dann wird keine Patientenrechnung mehr produziert).

Auf der Patientenrechnung werden die folgenden Beträge aufgedruckt:

Wird der Gesamtbetrag von Ihren Klienten bar bezahlt, darf das Feld "Anzahlung" nicht benutzt werden.

Sie müssen in diesem Fall eine normale Rechnung erstellen. Erst später, im Druckdialog (beim Finalisieren der Rechnung), soll die Option "ohne Einzahlungsschein" gewählt werden. Es wird dann nur der Rückforderungsbeleg (mit der Leistungsübersicht und dem QR-Blatt) generiert, ohne Zahlteil.

Mit der Kombination Gesetz KVG und Rechnungsstellung an die Patienten kann eine TG-Rechnung erstellt werden.

Wenn das Gesetz VVG ausgewählt wurde, wird ebenfalls eine TG-Rechnung erstellt.

Dabei wird auch ein Rückforderungsbeleg erstellt. Diese Rechnung und der Rückforderungsbeleg sollen ausgedruckt und der versicherten Person zugestellt werden.

Wie sehen die TG-Rechnung und der Rückforderungsbeleg aus, wenn sie als PDF generiert und ausgedruckt werden?

Bitte beachten Sie dazu unsere illustrierten Beispiele

In manchen Fällen müssen bestimmte Dokumente zusammen mit der Abrechnung versendet werden. Das können Verordnungen, Verfügungen, Versichertenberichte oder andere eingescannte Dokumente sein.

Ablauf:

Die Dokumente gehören immer zu einer bestimmten Person, die Sie in Ihrer Patientenliste erfasst haben. Sie werden darum im Register "Patienten" hinterlegt. Man kann jedoch auch während der Rechnungserfassung Dokumente hochladen.

Für mehr Infos zu diesem Thema, bitte hier klicken: Dokumente hochladen

Falls für die betroffenen Patienten Dokumente vorhanden sind, können diese im Register "Abrechnung erfassen" an die Rechnung "angehängt" werden:

Falls keine Dokumente vorhanden sind, wurde in der Rechnung, im Feld "Patienten", noch niemand ausgewählt, oder es wurden noch keine Dokumente für den betreffenden Patienten hochgeladen. Dies kann im Register "Patienten" kontrolliert werden.

Damit ist die Stelle (Ärzte, Institution) gemeint, die die Behandlung angeordnet oder die Verfügung verfasst hat. Die zuweisende Stelle muss nicht von allen Leistungserbringern erfasst werden.

Falls Sie eine Person oder Institution als "Zuweiser" erfassen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Es steht ein Register zur Verfügung, in dem der passende Zuweiser gefunden werden kann. Bitte suchen Sie vor allem über die ZSR-Nummer oder den Namen der Praxis.

Nur in Ausnahmefällen sollte es nötig sein, einen Zuweiser manuell zu erfassen.

Das Gesetz schreibt vor, dass der „überweisende Arzt/die überweisende Einrichtung” über eine Zulassung und somit über eine RCC-Nummer in der Schweiz verfügen muss.

Bitte fragen Sie den überweisenden Arzt, welche RCC-Nummer verwendet werden soll.

Es handelt sich wahrscheinlich um die RCC-Nummer der Arztpraxis, des Chefarztes oder des Spitals. Durch die Verwendung der richtigen RCC-Nummer reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand, da Sie einen bestehenden Eintrag aus der Liste verwenden können (den Sie mit Hilfe der richtigen RCC-Nummer finden).

Zuerst muss beim Gesetz "IVG" angeklickt werden. Erst danach kann die Invalidenversicherung im Register der Zuweiser gefunden werden.

Die einzelnen Leistungen werden mit dem Leistungsdatum und der korrekten Tarifziffer erfasst und danach in das Rechnungsformular eingefügt.

Es entsteht eine Liste der hinzugefügten Leistungen:

In Medical Invoice können über 40 verschiedene Fachrichtungen ausgewählt werden. Jeder Fachrichtung müssen die richtigen Tarife zur Verfügung gestellt werden, damit diese ihre Leistungen erfassen können. Oft gelten auch verschiedene Tarife, je nachdem ob an die Suva, die IV, die Unfallversicherung oder nach Grundversicherung oder Zusatzversicherung abgerechnet wird.

Klicken Sie bitte hier für mehr Infos zu den Tarifen und Tarifziffern

Hier wird der ausführende Therapeut eingetragen. Gemeint ist die Person, die die Leistung erbracht hat. Als Standard wird hier die Person oder Praxis eingetragen, deren GLN als Leistungserbringer in der Konfiguration hinterlegt wurde.

Falls weitere Therapeutinnen und Therapeuten im Konto erfasst wurden, können diese hier ausgewählt werden.

Bitte beachten Sie auch den Abschnitt zusätzliche Therapeuten im Kapitel Konfiguration

In einigen Fachrichtungen stehen mehrere Tarife zur Verfügung. Klicken Sie bitte auf den kleinen Pfeil rechts im Feld um den richtigen Tarif auszuwählen.

Klicken Sie in das Feld "Tarifziffer" hinein und fangen Sie einfach an zu tippen. Die Suche wird sofort gestartet, und das System macht Ihnen passende Vorschläge.

Im folgenden Beispiel wurde nur der Buchstabe a eingetippt. Das System macht noch keine Vorschläge.

Hier wurden die Buchstaben ak eingetippt um eine passende Tarifziffer zu finden. Das System präsentiert die gefundenen Tarifziffern in einer Liste. Sie können die passende Leistung auswählen oder eine neue Suche starten.

Sobald die Tarifziffer eingetragen wurde, erscheinen automatisch die weiteren Eingabefelder.

Das Leistungsdatum ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst dann gesetzt, wenn die Rechnung versendet oder finalisiert wird. Bei der Erfassung der Leistungen muss das Datum eingetragen werden, an dem die Leistung erbracht wurde. Nur bei einigen wenigen Tarifen ist es zulässig (und möglich) einen Zeitraum zu erfassen.

In diesem Beispiel wurden einer Abrechnung zwei verschiedene Leistungen hinzugefügt. Eine wurde am 01.02.2024 und die andere am 03.02.2024 erbracht:

Um zu verhindern, dass Abrechnungen von den Versicherungen zurückgewiesen werden, gibt es Beschränkungen bei der Auswahl des Rechnungsdatums.

Jede Leistung wird in Zeiteinheiten abgerechnet. Das ist in vielen Tarifen 1 Minute. In anderen Tarifstrukturen werden die Leistungen in 5-Minuten-Schritten abgerechnet. In anderen Tarifen können es Pauschalen oder 10-Minuten-Schritte sein.

Muss normalerweise nur ausgefüllt werden, wenn mehrere Sitzungen am gleichen Tag stattgefunden haben. Sie können die Sitzungen hier nummerieren.

(Für Spezialfälle siehe Kapitel Jobcoach oder Gutachter IV)

Wird vom System automatisch berechnet, anhand der Taxpunktwerte, die Sie selbst im Register "Konfiguration" eingetragen haben. In einigen Tarifen kann der Preis hier überschrieben werden.

Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Rechnungskonfiguration

Hier kann ein Faktor eingetragen werden, um den der Preis reduziert werden soll. Leistungserbringer aus der Fachrichtung "Erfahrungs-, Alternativ-, Komplementärmedizin (Tarif 590)" sollten dieses Feld nicht verwenden, sie sollten es auf 1 stehen lassen.

Beispiele:

Für die Erfassung von Leistungen, die eine andere Leistung referenzieren müssen, kann der PLUS-Button verwendet werden, der rechts neben den bereits hinzugefügten Leistungen zu sehen ist.

Referenz-Leistungen hinzufügen

In den meisten Fällen ist das Ausfüllen der Felder "Diagnose" und "Bemerkungen" nicht obligatorisch. Es handelt sich um Felder im Register "Abrechnung erfassen", in die ein Freitext eingegeben kann, der für die Ganze Rechnung gilt. Nicht zu verwechseln mit dem Eingabefeld "Bemerkung" bei der Erfassung einzelner Leistungen.

Mit einem Klick auf den Button "Hinzufügen" übernehmen Sie die Leistung in die Rechnung.

Mit dem Symbol "Mülleimer" kann die Leistung wieder aus der Rechnung entfernt werden.

Sie können selbst bestimmen, welche Kolonnen hier angezeigt werden sollen. Man kann auch die Kolonnenbreite verändern. Diese Einstellungen werden in Ihrem Browser gespeichert.

Einzelne Leistungen können mit dem Symbol "Bleistift" korrigiert werden.

Sie können auch mit dem Symbol "Mülleimer" aus der Rechnung entfernt und erneut hinzugefügt werden.

Das System generiert automatisch eine Rechnungsreferenz-Nummer.
​Während der Rechnungserfassung kann im Feld "Referenznummer überschreiben" eine eigene Referenznummer eingeben werden.

Wenn eine QR-IBAN in der Konfiguration eingetragen wurde, handelt es sich um eine strukturierte Rechnungsreferenz. Die QR-IBAN ist daran erkennbar, dass die dritte Zahl (das fünfte Zeichen von links) eine 3 ist.

Man kann die vom System automatisch generierte Rechnungsreferenznummer einfach überschreiben. Bitte für die eigene strukturierte Referenznummer nur 26 Stellen eingeben. Die 27te Stelle (Prüfziffer) wird automatisch berechnet und vom System eingetragen. Wenn Sie eine Referenznummer eingeben möchten, die kürzer als 26 Stellen ist, dann können Sie einfach eine Reihe von Nullen vor Ihrer Nummer einfügen.

Automatisch generierte Kontrollnummer am Ende der strukturierten Referenznummer:
​

Auch wenn Sie in der Konfiguration eine "normale" IBAN gespeichert haben, können Sie beim Erfassen der Abrechnung eine eigene Rechnungsreferenznummer eingeben. Ansonsten generiert das System automatisch eine RF-Nummer. Zum Beispiel RF09 0000 0202 5000 0000 0012 2

Sie können diese Option abwählen, falls gewünscht. Dann wird keine Rechnungsreferenznummer (RF-Referenznummer) generiert.

Die von Ihnen eingegebene Referenz (ohne QR-IBAN) darf höchstens 21 Stellen umfassen. Sie wird vom System in jedem Fall mit den Buchstaben RF am Anfang ergänzt.

RF-Referenz auf dem Einzahlungsschein:

Egal ob es sich um eine QR-Referenznummer handelt oder um eine RF-Referenz, die eingetragene Rechnungsreferenz kann man mit einem Klick auf das Symbol "Auge" (im Register "Abrechnungen") kontrollieren. Sie ist ganz oben im Fenster zu sehen.

Ganz unten rechts im Register "Abrechnung erfassen" finden Sie den Button "Abrechnung speichern".

Nach dem Speichern ist die Rechnung noch nicht versendet worden. Sie wird jetzt im Register "Abrechnungen" aufgelistet. Von dort aus kann Sie versendet werden.