Nouvelle fonctionnalité – Envoi sécurisé de documents aux patients
Dans Medical Invoice, une nouvelle fonctionnalité a été introduite permettant de transmettre en toute sécurité aux patients des documents tels que des factures patients (factures TG) et des copies destinées aux patients.
La transmission s’effectue via un lien de téléchargement vers notre portail patients.
Les patients reçoivent de la part du prestataire une e-mail contenant un lien, leur permettant de télécharger le document concerné de manière sécurisée. Cette solution est plus sûre que l’envoi traditionnel par e-mail.
Prérequis
Un programme de messagerie (par ex. Outlook) est configuré sur votre appareil (ordinateur).
Une adresse e-mail valide et correcte du patient est enregistrée dans les données du patient (onglet "Patients").
Important : assurez-vous que la date de naissance enregistrée dans l’onglet "Patients" est correcte (sert de mot de passe pour le téléchargement).
Le patient doit télécharger le document dans un délai de 30 jours.
Procédure : finalisation et envoi d'une facture TG
Dans l'onglet "Factures", cliquez sur l'icône "Enveloppe".
Sélectionnez "Envoyer par e-mail/courrier postal".
Sélectionner la date de facturation et finaliser. Les liens de téléchargement ne peuvent être envoyés que pour les factures déjà finalisées (statut "Prêt à imprimer" ou "Envoyé").
Sélectionnez éventuellement la langue et l'option "Sans bulletin de versement". Puis générer le PDF.
Le document a été généré. Cliquer sur le bouton "ENVOYER LE LIEN DE TÉLÉCHARGEMENT".
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez voir l'adresse e-mail du patient. Veuillez cliquer ici sur "ENVOYER". Le document n'est pas envoyé par e-mail, seul le lien est transmis.
(Si vous cliquez sur "Annuler" à ce stade, le lien de téléchargement ne sera pas envoyé au patient. La facture aura alors le statut "prêt à imprimer" ou "envoyé", car elle a déjà été finalisée.)
Le lien de téléchargement a été envoyé. Le patient va maintenant recevoir l'e-mail correspondant.
Le message "Lien de téléchargement envoyé avec succès" signifie uniquement que le lien a été techniquement transmis.
Réception de l'e-mail et ouverture du lien de téléchargement par les patients
L'expéditeur de l'e-mail est [email protected]
Message envoyé au patient :
Le nom qui apparaît dans les courriels du portail patient est celui indiqué dans l'onglet "Configuration" pour le fournisseur des prestations.
En cliquant sur le lien dans l'e-mail, une page s'ouvre automatiquement dans le navigateur de l'appareil du patient, où il peut télécharger le document. Le patient est informé que le téléchargement ne peut être effectué qu'une seule fois.
Le patient doit s'identifier (date de naissance) et accepter la politique de confidentialité. Ce n'est qu'alors qu'il pourra télécharger le document.
Une fois que le patient a cliqué sur "Télécharger la facture" dans le portail patient, il peut saisir sa date de naissance au format JJ.MM.AAAA dans la fenêtre suivante. La date de naissance du patient sert de mot de passe pour le téléchargement. Le patient doit également lire et accepter la déclaration de confidentialité. Il peut ensuite cliquer sur le bouton "Vérifier et continuer".
Si le téléchargement a été effectué avec succès, le document s'ouvre automatiquement dans le navigateur de l'appareil du patient et peut être enregistré par ce dernier.
Vérifier l'historique des envois
Pour vérifier quand un lien de téléchargement a été envoyé, cliquez d’abord sur l’icône "Enveloppe" et générez un PDF (il n’est pas nécessaire de l’ouvrir).
Ensuite, cliquez sur le bouton "ENVOYER LE LIEN DE TÉLÉCHARGEMENT" (aucun lien ne sera envoyé).
L’historique des envois est affiché sous forme de liste dans la fenêtre de dialogue "ENVOYER LE LIEN DE TÉLÉCHARGEMENT", avec la date, l’heure de l’envoi et le statut de chaque lien.
Si vous souhaitez envoyer un nouveau lien, vous pouvez le faire. Sinon, veuillez cliquer sur ANNULER.
Statut du lien
Juste après l’envoi, le statut du lien est "En attente".
Si le lien expire avant que le patient ne télécharge le document, son statut passe à "Expiré". Le lien es valable 30 jours.
Une fois le document téléchargé par le patient, cela est visible dans la fenêtre "Envoyer le lien de téléchargement". Le statut du lien passe alors à "Téléchargé".
Dans la fenêtre "Envoyer le lien de téléchargement" affiche également la date d’envoi du lien et la date de téléchargement du document.
Résolution des problèmes
Si vous rencontrez des difficultés, veuillez vérifier l'adresse e-mail et la date de naissance du patient enregistrées dans l'onglet "Patients" de votre compte Medical Invoice.
Si le patient (le destinataire du lien de téléchargement) saisit sa date de naissance dans un format incorrect, un message d'avertissement s'affiche.
Si le patient saisit une date de naissance incorrecte ou si la date de naissance saisie ne correspond pas à celle enregistrée dans les données du patient dans le compte Medical Invoice, le message d'erreur "La date de naissance saisie est incorrecte" s'affiche.
Si le patient saisit sa date de naissance et clique sur "Vérifier et continuer" sans avoir coché la case d'acceptation de la politique de confidentialité, un message d'avertissement s'affiche.
Si une adresse e-mail incorrecte est enregistrée dans les données du patient ou si la boîte de réception du patient est pleine, l’e-mail contenant le lien de téléchargement ne peut pas être délivrée.
Malheureusement, Medical Invoice ne permet pas d’afficher un message d’erreur dans ce cas. Dans le compte Medical Invoice, le message suivant apparaît toujours: "Lien de téléchargement envoyé avec succès". Ce message signifie uniquement que l’e-mail contenant le lien de téléchargement a été envoyé avec succès d’un point de vue technique, mais pas qu’il est effectivement parvenu au destinataire.
Veuillez donc vous assurer qu’une adresse e-mail correcte et à jour est enregistrée dans les données du patient.
Si un patient vous informe qu’il n’a pas reçu l’e-mail contenant le lien, vous pouvez relancer l’envoi à tout moment. Si l’e-mail n’arrive toujours pas, veuillez demander au patient de vérifier sa boîte de réception, en particulier le dossier spam, et de s’assurer que la boîte de réception n’est pas pleine.
Si les patients ouvrent le lien de téléchargement reçu sur leur téléphone portable, cela ne pose aucun problème. Dans ce cas, le fichier est téléchargé sur le smartphone et ouvert dans le navigateur. Les patients peuvent enregistrer immédiatement le document téléchargé.
Certains patients préfèrent s'envoyer par e-mail le document téléchargé sur leur smartphone plutôt que de l'enregistrer normalement dans leurs documents. La raison est probablement qu'ils ne savent pas où les téléchargements sont enregistrés sur le téléphone portable et comment les retrouver. De plus, de nombreuses personnes travaillent plus confortablement sur un ordinateur portable ou un PC. En s'envoyant le document par e-mail, ils peuvent ensuite l'ouvrir, l'enregistrer ou l'imprimer à partir de là.
Si le patient clique à nouveau sur le lien contenu dans l'e-mail envoyé par le prestataire, un message d'erreur s'affiche :
"Téléchargement impossible. Cette facture a déjà été téléchargée. Veuillez contacter (Nom du prestataire) pour un mouveau lien."
Dossier spam
Question :
Que faire si les e-mails contenant le lien de téléchargement arrivent dans le dossier spam des patients ?
Réponse :
Veuillez informer oralement vos patients qu’ils recevront la facture via un lien de téléchargement et que la date de naissance du patient sert de mot de passe. À cette occasion, demandez à vos patients d’ajouter l’expéditeur [email protected] à leurs contacts / carnet d’adresses. Cela devrait résoudre le problème.
Alternativement, les patients peuvent vérifier leur dossier spam et marquer un e-mail envoyé par [email protected], identifié à tort comme spam, comme "Non spam".
Cela est utile car la plupart des filtres de messagerie modernes (comme Gmail ou Outlook) apprennent ainsi à reconnaître les e-mails.
Les patients doivent ouvrir leur dossier spam.
Ils doivent ouvrir ou sélectionner l’e-mail de l’expéditeur [email protected].
Ils doivent ensuite cliquer sur le bouton "Non spam", "Pas de courrier indésirable" ou "Déplacer vers la boîte de réception".