Le champ supérieur du formulaire de facturation (onglet "Saisir décompte") est intitulé "Configuration de la facturation".

Le prestataire est automatiquement saisi dans le champ "Configuration de la facturation". À cette fin, les données du fournisseur des prestations sont reprises de la configuration principale.

Fonction Pro : si plusieurs configurations ont été enregistrées, il est nécessaire de sélectionner au préalable la configuration souhaitée.

Lien vers la page : Profils de configuration

Cherchez et sélectionnez un patient à partir de votre propre liste des patients ou enregistrez-le à l'aide des icônes situées à côté.

Le deuxième champ en partant du haut dans le formulaire de facturation (onglet "Saisir décompte") s'intitule "Patient". Dans ce champ, il est nécessaire de saisir un patient.

Si vous avez déjà créé une liste de patients (dans l'onglet "Patients"), vous pouvez cliquer sur le champ "Patient" et commencer à saisir.

Toutes les entrées correspondantes de votre liste de patients existante s'affichent. Veuillez cliquer sur l'un des patients affichés pour le sélectionner.

Dans l'exemple suivant, une recherche a été effectuée pour trouver un patient nommé « Exemple » dans la liste des patients existants. Il est également possible d'enregistrer un nouveau patient (icône +) ou de modifier une entrée existante (icône "crayon").

Le patient sélectionné s'affiche avec différentes données. Vous pouvez choisir les données que vous souhaitez afficher et celles que vous ne souhaitez pas afficher. Pour ce faire, veuillez utiliser la fonction "Gérer les colonnes" dans l'onglet "Patients".

Veuillez sélectionner la loi LAMal si la prestation est couverte par l'assurance de base selon la LAMal.

Vous devez ensuite choisir entre les options ASSURANCE ou PATIENT. Cette option détermine si une facture TP ou TG sera émise et à qui la facture sera adressée.

La loi ne constitue pas le motif du traitement.

Le "motif du traitement" (maladie, accident, maternité, etc.) peut être sélectionné plus bas dans le formulaire de facturation.

Les prestations sont-elles couvertes par l'assurance de base ? Dans ce cas, veuillez sélectionner la "loi" LAMal. Vous devrez ensuite choisir entre deux options, assurance ou patient. (Facturation à l'intention de)

La facture doit-elle être envoyée directement à la caisse maladie ou au patient ?

Si vous avez précédemment sélectionné la loi "LAMal" et l'option ASSURANCE, un champ apparaîtra dans lequel vous devrez saisir le nom de l'assurance (caisse-maladie). Veuillez cliquer dans le champ. Vous pouvez commencer à saisir le nom de l'assurance et les suggestions correspondantes s'afficheront immédiatement.

Une liste de toutes les caisses-maladie affiliées à MediData (liste des participants MediData) est disponible dans ce champ. La liste est mise à jour régulièrement.

Si vous ne trouvez pas l'assurance que vous recherchez, veuillez vérifier que vous avez sélectionné la loi appropriée. Seule la loi LAMal permet de sélectionner les caisses-maladie qui proposent l'assurance de base (si vous avez sélectionné la loi LAA, seules les assurances qui proposent l'assurance-accidents selon la LAA seront répertoriées). Il arrive parfois que certaines caisses-maladie fusionnent et ne figurent donc plus dans la liste des participants de MediData. Dans ce cas, il est généralement nécessaire de sélectionner dans la liste des participants de MediData le nom de la caisse-maladie avec laquelle la caisse-maladie en question a fusionné.

Le champ "N° d'assuré interne" apparaît si la loi LAMal a été sélectionnée précédemment. Il s'agit du numéro figurant sur la carte d'assurance maladie.

Si la loi LAMal et l'option PATIENT ont été sélectionnées, un champ intitulé "Acompte (en CHF)" apparaît. Une facture TG est alors générée.

Ce champ "Acompte (en CHF)" est réservé aux paiements partiels.

Veuillez ne pas saisir d'acompte si le patient a déjà réglé la facture TG en espèces. Dans ce cas, il est nécessaire de créer une facture patient normale avec un document de remboursement. Par la suite, il sera possible d'imprimer que justificatif de remboursement sans la partie paiement.

Le montant total est indiqué sur le justificatif de remboursement. Tout acompte éventuellement versé est déduit du montant total, ce qui réduit le montant de la facture (sur le justificatif de remboursement) du montant correspondant. (Si le montant total est ramené à zéro en raison d'un acompte, aucune facture patient n'est alors émise).

Les montants suivants sont indiqués sur la facture du patient :

Le champ "Acompte (en CHF)" n'est pas disponible lorsque vous créez une facture TP, car aucun acompte ne doit être saisi pour les factures TP destinées aux assurances.

Le paramètre par défaut pour le motif de traitement est "Inconnu". Sélectionnez le motif de traitement approprié Maladie, Accident, Grossesse, Prévention ou Infirmité congénitale, ou laissez le paramètre à "Inconnu".

Veuillez consulter cette rubrique pour savoir comment télécharger les documents scannés. Lien vers le chapitre : Télécharger documents

Par exemple : Rapports médicaux, décision, prescription médicale, ordonnance médicale

Dans quelques cas, il est nécessaire de fournir certains documents avec la facture.

Lorsque l'on joint un document scanné à la facture, en certain cas il faut indiquer la personne ou l'institution qui a émis ce document.

Les documents se rapportent toujours à un patient spécifique. Ils sont donc classés dans l'onglet "Patients". Cependant, les documents peuvent également être téléchargés lors de la saisie de la facture.

Si des documents sont disponibles pour le patient concerné, ils peuvent être joints à la facture.

Lien vers le chapitre : Télécharger des documents

Ce terme fait référence à l'organisme (médecin, institution) qui a demandé le traitement ou à l'auteur du document. Le médecin référent ne doit pas être mentionné dans tous les cas. Cela dépend de la spécialisation et de la loi choisie.

Si vous souhaitez ajouter un "Médecin/institution référente", veuillez cliquer sur le champ correspondant "SÉLECTIONNER DANS LE RÉPERTOIRE".

Une liste vous permettant de trouver le médecin ou l'établissement souhaité est disponible. Nous vous invitons à effectuer votre recherche principalement à l'aide du numéro RCC ou du nom du cabinet médical.

Si vous ne trouvez pas le "Médecin/institution référente" que vous recherchez, il est possible qu'il s'agisse d'un médecin qui ne dispose que d'un numéro C. Ces médecins ne peuvent facturer qu'à l'aide du numéro RCC du médecin-chef, de l'hôpital ou du cabinet médical.

Le répertoire RCC enregistré dans Medical Invoice est le répertoire officiel des codes créanciers. Cela signifie qu'il est toujours à jour. Ce n'est que dans des cas tout à fait exceptionnels qu'il peut être nécessaire de saisir manuellement un médecin référent (par exemple, si un numéro RCC n'a été attribué que 1 à 2 jours auparavant).

Si nécessaire, il est également possible de saisir l'AI comme "Médecin/institution référente".

Les services (traitements, prestations) doivent être enregistrés individuellement et ajoutés au formulaire de facturation.

La date de la prestation n'est pas la même chose que la date de la facture. La date de la facture n'est définie qu'au moment de l'envoi de la facture. Lorsque vous saisissez les prestations, vous devez indiquer la date à laquelle la prestation a été fournie. La saisie d'une période n'est autorisée que pour certains tarifs.

Le thérapeute exécutant est saisi ici. Il s'agit de la personne qui a fourni la prestation. Par défaut, on saisit ici la personne ou le cabinet dont le GLN a été enregistré dans la configuration du compte comme fournisseur de prestations.

Si d'autres thérapeutes ont été saisis dans le compte, ils peuvent être sélectionnés ici. Les thérapeutes supplémentaires ne sont mentionnés dans la facture que par leur GLN.

Veuillez consulter : Configuration des thérapeutes supplémentaires

Veuillez vérifier le champ suivant intitulé "Tarif". Si plusieurs structures tarifaires s'appliquent à votre spécialisation, vous pouvez passer d'un tarif à l'autre en utilisant la petite flèche située à l'extrême droite du champ.

En règle générale, chaque prestation doit correspondre à un chiffre d'un tarif "officiel". Ici, vous pouvez sélectionner les tarifs disponibles pour votre spécialisation.

Ici, on peut trouver le chiffre qui convient à partir du tarif. Il suffit de cliquer dans le champ et de commencer à écrire. Une sélection correspondante s'affiche.

Chaque prestation correspond à une unité de temps. Dans certains tarifs, les prestations sont exprimées en périodes de 1 minute, 10 minutes ou 5 minutes.

Exemple : si le tarif choisi est 590, les prestations sont pour 5 minutes. Cela signifie que avec le tarif 590, le "Nombre" 12 correspond à une heure.

A ne remplir que si plusieurs séances ont eu lieu le même jour. Dans ce cas, vous pouvez numéroter les séances ici.

Le système calcule automatiquement le prix sur la base de la VPT que vous avez enregistrée dans la configuration et de votre indication dans le champ "Nombre".

La VPT (valeur du point tarifaire par défaut) peut être déterminé dans l'onglet "Configuration".

Dans certains tarifs, le prix peut être modifié ici.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la configuration des valeurs du point tarifaire

Il est possible de saisir un facteur par lequel le prix doit être réduit.

Exemples :

Le champ de saisie "Remarque" est le dernier champ disponible lors de l'enregistrement des prestations. Vous pouvez y décrire la prestation plus en détail ou y ajouter une référence.

En cliquant sur le bouton "Ajouter", la prestation est reprise dans le décompte.

Les prestations ajoutées sont présentées sous forme de liste.

La durée de la prestation est mentionnée ici. L'icône "Poubelle" permet de supprimer une prestation saisie.

Correction d'une prestation ajoutée :

Les prestations individuelles ne peuvent pas être corrigées. Il est nécessaire de les supprimer de la facture et de les saisir à nouveau. Vous pouvez également commencer par saisir la nouvelle prestation et l'ajouter à la facture, puis supprimer la prestation erronée de la facture.

Dans la plupart des cas, il n'est pas obligatoire de remplir ces champs.

Il est possible de remplacer le numéro de référence généré automatiquement par le système. Si un QR-IBAN a été saisi dans la configuration. Dans le QR-IBAN, le troisième chiffre (le cinquième caractère à partir de la gauche) est un 3.

Il est alors possible de saisir son propre numéro de référence pour la facture. Veuillez n'entrer que 26 chiffres. Le 27e chiffre (chiffre de contrôle) est calculé automatiquement. Si vous souhaitez introduire un numéro plus court que 26 chiffres, vous pouvez simplement insérer une série de zéros devant votre numéro.

Si vous n'avez pas saisi de QR-IBAN dans la configuration, ce champ ne sera pas visible.

En cliquant sur le bouton "ENREGISTRER LA FACTURE", la facture est enregistré. Elle peut être modifié et envoyé dans l'onglet "Factures".

Après l'enregistrement, la facture n'a pas encore été envoyée. Elle est maintenant répertoriée dans l'onglet "Factures". Elle peut être envoyée à partir de là.

Veuillez également consulter la section : Envoyer factures