Nous offrons des instructions spécifiques pour certaines spécialisations. Vous les trouverez dans notre Centre d'assistance ou en cliquant sur le symbole "point d'interrogation" en haut à droite.

Cliquez ici pour plus d'informations sur :

Médecine empirique / alternative / complémentaire (tarif 590 - Médecine dentaire et technologie dentaire - Expertises et médecin expert AI - Mesures de réadaptation professionnelle AI - Moyens auxiliaires AI

Fonction Pro : si vous avez enregistré plusieurs configurations différentes, vous devez d'abord sélectionner la configuration souhaitée.

Lien vers la page : Profils de configuration

Rechercher un patient dans la liste des patients existants (onglet « Patients »). Pour saisir un nouveau patient, cliquez dans le champ et cliquez sur le bouton correspondant.

Le patient déjà sélectionné s'affiche avec différentes données. Vous pouvez choisir les données que vous souhaitez afficher ou masquer. Pour ce faire, utilisez la fonction "Gérer les colonnes" dans l'onglet "Patients".

Choisir la loi. Cette option détermine à qui la facture sera adressée.

Á ne remplir que si votre patient a effectué un paiement partial (flèche verte).

Loi :

Pour facturer à l'assurance de base, choisir la loi LAMal. Si la facture est établie pour l'assurance de base, elle peut être adressée soit à une caisse maladie, soit directement au patient (flèches jaunes).

Assurance :

Si vous avez enregistré l'assurance maladie dans les données du patient, ce champ sera rempli automatiquement. Sinon cliquez ici pour sélectionner une assurance parmi la liste disponible dans Medical Invoice. Utilisez le petit symbole "croix" pour supprimer une assurance choisie par erreur.

Loi :

Pour facturer à l'assurance accidents, choisir la loi LAA. Toute personne occupée en Suisse est assurée obligatoirement contre les accidents et maladies professionnels.

Numéro et date de l'accident :

Il n'est pas obligatoire de saisir un numéro accident.

Assurance :

Cliquez dans le champ et commencez à taper pour trouver une assurance accidents parmi la liste disponible dans Medical Invoice (Flèche jaune). Cliquez sur le petit symbole "croix" pour supprimer l'assurance sélectionnée.

Si l'assurance accident ne peut pas recevoir de factures électroniques :

La plupart des assurances-accidents sont connectées à Medidata. Si vous sélectionnez dans la liste une assurance-accidents qui n'est pas connectée à Medidata, un message correspondant s'affiche lors de l'envoi de la facture. Vous avez alors la possibilité de créer la facture au format PDF et de l'envoyer par la poste.

Loi :

Pour facturer à l'assurance-invalidité, choisir la loi LAI.

Numéro AVS et numéro de décision :

Si le numéro AVS et le numéro de décision ont déjà été enregistrés dans les données du patient, ces champs sont remplis automatiquement (flèches jaunes). Il est obligatoire de saisir le numéro de la décision (14 chiffres) ou le numéro du rapport médical (6 chiffres). Veuillez consulter le lien suivant : Numéros de décision

Les factures adressées à l'AI sont toujours envoyées à la Centrale de compensation à Genève. Dans certains cas, il faut toutefois compléter le numéro de décision par le code de l'office cantonal.

Après avoir cliqué sur la loi IV, vous pouvez sélectionner l'AI Liechtenstein dans le champ de saisie. Une facture TG est alors créée.

Ce champ est réservé aux paiements partiels.

Si le montant total est payé en espèces par vos clients, veuillez laisser ce champ vide et n'imprimer que le justificatif de remboursement (avec le récapitulatif des prestations et la feuille QR).

Le montant total est indiqué sur le justificatif de remboursement. Tout acompte éventuellement versé est déduit du montant total, ce qui réduit le montant de la facture (sur le justificatif de remboursement) du montant correspondant. (Si le montant total est ramené à zéro en raison d'un acompte, aucune facture patient n'est alors émise).

Les montants suivants sont indiqués sur la facture du patient :

Le paramètre par défaut pour le motif de traitement est "Inconnu". Sélectionnez le motif de traitement approprié Maladie, Accident, Grossesse, Prévention ou Infirmité congénitale, ou laissez le paramètre à "Inconnu".

Par exemple : Rapports médicaux, décision, prescription médicale, ordonnance médicale

Dans quelques cas, il est nécessaire de fournir certains documents avec la facture.

Lorsque l'on joint un document scanné à la facture, en certain cas il faut indiquer la personne ou l'institution qui a émis ce document.

Procédure :

Flèche rouge : indiquez le nom d'un médecin ou de l'institution qui est l'auteur du document. Pour ce faire, veuillez cocher la case "ajouter adressant"

Flèches jaunes : Medical Invoice contient une liste à partir de laquelle il est possible de sélectionner le médecin référent ou une institution. Cliquez dans le champ et cherchez par GLN, RCC, adresse ou nom.

Flèche violette : ce n'est que dans des cas exceptionnels que le médecin référent ou l'institution doit être indiqué à la main.

Flèche violette : ce n'est que dans des cas exceptionnels que le médecin référent ou l'institution doit être indiqué à la main.

Flèche rose : on peut saisir une personne ou une institution.

Flèche jaune : ici, on peut entrer le numéro RCC

Il faut d'abord cliquer sur "LAI" dans la loi. Ce n'est qu'ensuite que l'assurance-invalidité peut être trouvée dans le répertoire des prescripteurs:

Veuillez consulter cette rubrique pour savoir comment télécharger les documents scannés. Lien vers le chapitre : Télécharger documents

Flèche rouge : en cochant la case, le document est joint à la facture.

Flèche jaune : si un nouveau document doit être téléchargé, on peut utiliser ce bouton.

Le thérapeute exécutant est saisi ici. Il s'agit de la personne qui a fourni la prestation. Par défaut, on saisit ici la personne ou le cabinet dont le GLN a été enregistré dans la configuration du compte comme fournisseur de prestations.

Si d'autres thérapeutes ont été saisis dans le compte, ils peuvent être sélectionnés ici. Les thérapeutes supplémentaires ne sont mentionnés dans la facture que par leur GLN.

Veuillez consulter : Configuration des thérapeutes supplémentaires

Tarif :

En règle générale, chaque prestation doit correspondre à un chiffre d'un tarif "officiel". Ici, vous pouvez sélectionner les tarifs disponibles pour votre spécialisation.

Chiffre tarifaire :

Ici, on peut trouver le chiffre qui convient à partir du tarif. Il suffit de cliquer dans le champ et de commencer à écrire. Une sélection correspondante s'affiche.

Dans cet exemple, seule la lettre K a été tapée. Le système ne fait pas encore de propositions.

Ici, les lettres ki ont été saisies. Le système présente les prestations trouvées dans une liste. Vous pouvez sélectionner la prestation qui vous convient ou lancer une nouvelle recherche.

Dès que le chiffre tarifaire est saisie, les autres champs de saisie apparaissent automatiquement.

Cliquez ici pour plus d'informations sur les tarifs et les chiffres tarifaires

Chaque prestation nécessite sa propre date. Il s'agit du jour où la prestation a été effectuée. La date de la facture peut être différente.

Afin d'éviter que les factures soient refusées par les assurances, certaines restrictions s'appliquent au choix de la date de facturation.

Chaque prestation est facturée en unités de temps. Dans de nombreux tarifs, une unité correspond à 1 minute. Dans d’autres structures tarifaires, les prestations sont facturées par tranches de 5 minutes. Dans d’autres cas, il peut s’agir de forfaits ou de tranches de 10 ou 15 minutes.

A ne remplir que si plusieurs séances ont eu lieu le même jour. Dans ce cas, vous pouvez numéroter les séances ici.

Pour les cas spéciaux, voir la section Jobcoach AI ou Médecin AI

Le système calcule automatiquement le prix sur la base de la VPT que vous avez enregistrée dans la configuration et de votre indication dans le champ "Nombre".

La VPT par défaut est valable pour une minute. Le système calcule automatiquement le prix de la prestation qui vient d'être saisie à partir de cette valeur.

La VPT (valeur du point tarifaire par défaut) peut être déterminé dans l'onglet "Configuration".

Dans certains tarifs, le prix peut être modifié ici.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la configuration des valeurs du point tariffaire

Il est possible de saisir un facteur par lequel le prix doit être réduit. (Factures pour l'AI : on peut aussi utiliser le facteur externe pour saisir des fractions de forfaits mensuels ou horaires, etc. )

Les prestataires spécialisés dans la "médecine empirique, alternative et complémentaire (tarif 590)" ne doivent pas utiliser ce champ, mais le laisser sur 1.

Exemples :

Pour enregistrer des prestations qui doivent faire référence à un autre prestation, il est possible d'utiliser le bouton PLUS situé à droite des prestations déjà ajoutés.

Saisie des prestations de référence

En cliquant sur le bouton "Ajouter", la prestation est reprise dans le décompte.

Les prestations ajoutées sont présentées sous forme de liste.

La durée de la prestation est mentionnée ici. L'icône "Poubelle" permet de supprimer une prestation saisie.

Vous pouvez déterminer vous-même quelles colonnes doivent être affichées ici. Vous pouvez également modifier la largeur des colonnes. Ces paramètres sont enregistrés dans votre navigateur.

Il est possible de corriger individuellement les prestations déjà ajoutés. Cliquez sur l'icône en forme de crayon.

Vous pouvez aussi supprimer la prestation erronée de la facture. Supprimez une prestation individuelle à l'aide du symbole "poubelle" situé à droite de la prestation ajoutée.

Dans la plupart des cas, il n’est pas obligatoire de remplir les champs "Diagnostic" et "Commentaire". Il s’agit de champs situés dans l’onglet "Saisir le décompte", dans lesquels vous pouvez entrer un texte libre qui s’applique à l’ensemble de la facture. Ne pas confondre avec le champ "Remarque" lors de la saisie des prestations individuelles.

Le système génère automatiquement un numéro de référence de facture.

Lors de la saisie de la facture, il est possible d’entrer un numéro de référence personnalisé dans le champ "Remplacer le numéro de référence".
Dans l'onglet « Saisir décompte », cliquez dans le champ "Remplacer le numéro de référence" en bas et saisissez votre numéro.

Si un QR-IBAN a été enregistré dans la configuration, il s’agit d’une référence de facture structurée. Le QR-IBAN est reconnaissable au fait que le troisième chiffre (le cinquième caractère en partant de la gauche) est un 3.

Il est possible de remplacer le numéro de référence de facture généré automatiquement par le système. Veuillez saisir uniquement 26 caractères pour votre propre numéro de référence structuré. Le 27e caractère (chiffre de contrôle) est calculé automatiquement et ajouté par le système. Si vous souhaitez saisir un numéro de référence comportant moins de 26 caractères, vous pouvez simplement ajouter une série de zéros devant votre numéro.

Même si vous avez enregistré un IBAN normal dans la configuration, vous pouvez saisir votre propre numéro de référence de facture lors de la saisie du décompte. Sinon, le système génère automatiquement un numéro RF, par exemple : RF09 0000 0202 5000 0000 0012 2.

La référence que vous saisissez (sans QR-IBAN) ne doit pas dépasser 21 caractères. Elle sera dans tous les cas complétée par les lettres RF au début.

Qu’il s’agisse d’un numéro de référence QR ou d’une référence RF, le numéro de référence de facture saisi peut être vérifié en cliquant sur l’icône "Œil" (dans l’onglet "Factures"). Il est visible tout en haut de la fenêtre.

En cliquant sur le bouton "ENREGISTRER LA FACTURE", la facture est enregistré. Elle peut être modifié et envoyé dans l'onglet "Factures".

Après l'enregistrement, la facture n'a pas encore été envoyée. Elle est maintenant répertoriée dans l'onglet "Factures". Elle peut être envoyée à partir de là.

Flèche rouge : la liste comprend toutes les factures déjà créées. Les onglets en haut permettent de voir une version triée de la liste.

Flèches jaunes : le statut des factures est affiché ici. Les factures nouvellement créées ont le statut "non envoyé".

Flèche violette : utilisez l'icône "Crayon" pour modifier la facture. L'icône "Poubelle" pour supprimer et l'icône "Enveloppe" pour envoyer.

Il existe un filtre qui permet de masquer les anciennes factures.