Ce guide s'applique uniquement à la spécialisation "Aides". Cela signifie que la spécialisation "Aides" doit être sélectionnée dans l'onglet "Configuration".
Lien vers le site de la Centrale de compensation (CdC) : https://www.zas.admin.ch/fr/moyens-auxiliaires-tarif-914
Bienvenue chez Medical Invoice
Vous êtes peut-être une entreprise artisanale ou un prestataire de services indépendant qui souhaite établir pour la première fois une facture à l'Assurance-invalidité ou éventuellement à une assurance-accidents.
Avec Medical Invoice, vous pouvez créer et envoyer une facture correcte rapidement, simplement et gratuitement.
Afin de ne pas perdre de temps inutilement, voici quelques conseils de nos collaboratrices du support :
Vous avez droit à un numéro GLN. Procurez-vous-en un. Sans GLN, ce n'est pas possible.
Vous devez créer la facture dans Medical Invoice. Cela se fait rapidement et facilement en remplissant le formulaire correspondant (dans l'onglet "Saisir décompte") de haut en bas.
Si cela ne se passe pas rapidement et simplement, demandez immédiatement de l'aide. Cliquez sur le point d'interrogation en haut à droite de votre compte.
Vous pouvez également interroger notre chatbot. Il peut parcourir toutes nos instructions en quelques secondes. Indiquez-lui que vous exercez dans la domaine "Aides" et à quelle assurance vous souhaitez envoyer la facture.
Vous trouverez de nombreuses informations utiles dans la communication écrite adressée au patient ou au client par l'assurance (décision).
Si vous n'arrivez pas à avancer, demandez à parler à l'un de nos collaborateurs du support. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.
Attention : même en tant qu’entreprise ou entreprise artisanale, vous avez besoin d’un GLN. Vous pouvez l’obtenir auprès de Refdata. Sans GLN, il n’est pas possible de continuer.
Les factures ne peuvent effectivement être établies que lorsque votre propre GLN valide a été saisie dans la configuration.
Configuration de la spécialisation
Si la spécialisation "Aides" est sélectionnée dans l'onglet ”Configuration", les tarifs suivants sont disponibles pour saisir les prestations :
Si la loi LAI a été sélectionnée : 914 Autres aides à l'AI
Si la loi LAA a été sélectionnée : 453 Ordonnance sur la remise de moyens auxiliaires AA (OMAA)
Tarif spécifique à l’assurance et le tarif 452 LiMA : Liste des moyens et appareils (MMR utilisation personnelle) sont disponibles pour toutes les lois.
Préalables
Avec Medical Invoice, vous pouvez créer une facture qui répond à toutes les exigences formelles de l'AI.
Si l'une de vos factures est rejetée, vous recevrez un message de rejet dans votre compte Medical Invoice. Vous pouvez y lire le motif du rejet et les coordonnées de la personne responsable au sein de la compagnie d'assurance. Vous pouvez alors corriger la facture et l'envoyer à nouveau, voir aussi : Factures rejetées
Le numéro d'identification du cas à 14 chiffres doit être indiqué sur la facture. Ce numéro se trouve dans la notification envoyée à l'assuré par l'office AI. Veuillez également vous référer à la section : Numéro de décision.
Créer une facture dans l'onglet "Saisir décompte"
Les données générales doivent d'abord être introduites dans le formulaire de facturation.
Des documents scannés peuvent également être joints à la facture.
Les prestations sont ensuite saisies dans le formulaire de facturation.
La facture complétée doit être sauvegardée.
Une fois sauvegardée, la facture peut être consultée dans l'onglet "Factures“ et envoyée à partir de cet onglet (voir la section Envoi de factures).
Remplir le formulaire de facturation
Passez à l'onglet "Saisir décompte"
Les données du fournisseur de prestations issues de la configuration principale sont automatiquement introduites dans le champ de saisie le plus en haut.
Sélectionnez ou saisissez une nouvelle personne dans le champ "Patient" (voir article Patients).
La date de la décision, le numéro AVS et le numéro de la décision sont automatiquement repris, s'ils ont déjà été enregistrés dans les données du patient.Sélectionnez la loi applicable.
La facturation à l'assurance (barre verte) est réglée automatiquement si la loi LAI a été sélectionnée. La facture est maintenant correctement adressée.
Des documents scannés peuvent être joints à la facture. Si les documents sont déjà présents, il suffit de cocher la case (voir l'article Télécharger les documents).
Adresser la facture
Assurance invalidité
Important :
La loi LAI doit être sélectionnée dans l'onglet "Saisir décompte". Ainsi, la facture sera correctement adressée.
Assurance accident
Si la loi LAA a été sélectionnée lors de la création de la facture, ce sont les tarifs qui sont disponibles :
453 Ordonnance sur la remise de moyens auxiliaires AA (OMAA)
452 LiMA: Liste des moyens et appareils (MMR utilisation personnelle)
Indiquer les prestations
Les éléments individuels qui sont ajoutés à la facture sont appelés prestations. Chaque facture peut contenir un nombre variable de prestations. Chaque prestation a une date de début. Il est également possible d'introduire les dates de début et de fin d'une prestation.
Sélectionner la date de la prestation
Il s'agit de la date à laquelle la prestation a été effectuée, et non de la date de facturation. La date de facturation n'est fixée qu'ultérieurement.
En règle générale, il est possible de sélectionner une date passée ou future. Cependant, il peut résulter impossible de fixer une date de facturation pour des dates futures. Par conséquent, la facture en question ne pourra pas être envoyée. La création de factures avec des prestations qui n'ont pas encore été effectuées entraîne normalement le rejet automatique de la facture. La sélection de la date a donc été limitée en conséquence.
Champ "Thérapeute"
Dans le champ "Thérapeute", la personne saisie comme "Prestataire" dans l'onglet "Configuration" est automatiquement introduite. Si nécessaire, les prestataires qui travaillent en tant qu'employés et qui ont été enregistrés comme tels dans la configuration du compte peuvent également être sélectionnés ici. Configuration
Champ "Tarif"
Si le tarif que vous recherchez n'est pas présent, veuillez vérifier la loi sélectionnée.
Champ "Chiffre tarifaire"
Cliquez sur le champ "Chiffre tarifaire" et commencez à taper. Une sélection correspondante apparaît immédiatement.
(Dans le tarif 914, pour l'indemnisation kilométrique en taxi ou en véhicule privé, vous pouvez par exemple effectuer une recherche avec les termes KM, frais de déplacement ou durée du voyage.)
Bien entendu, l'article que vous recherchez peut également être appelé à l'aide du chiffre tariffaire, si vous le connaissez déjà.
Le tarif 914 énumère de nombreux chiffres tarifaires différents pour l'assurance invalidité.
Le chiffre tariffaire doit être indiqué sur la facture pour chaque prestation. Les listes d'aides et les codes tarifaires correspondants sont publiés sur le site web du CdC. Cliquez ici pour accéder au site du CdC : Moyens auxiliaires CdC
Champ "Nombre"
Veuillez lire la désignation dans le champ "Chiffre tarifaire", cela vous donnera une indication sur ce que vous devez saisir dans le champ "Nombre". Si le champ "Prix" est disponible plus bas, le prix sera automatiquement multiplié par la quantité.
Si les chiffres que vous avez saisis changent comme par magie, cela est très probablement dû aux paramètres de votre souris. Il convient, dans ce cas, de sauter hors du champ de saisie à l'aide de la touche de tabulation.
Champ "Séance"
En règle générale, ce champ sert uniquement à numéroter les séances, au cas où plusieurs sessions auraient lieu le même jour.
Champ "Prix"
Indiquez le prix dans ce champ (ce champ n'est pas toujours disponible).
Champ "Facteur externe"
Le facteur saisi dans ce champ influence le prix.
(Exemples : Un facteur de 0.5 réduit le prix de 50 %. Un facteur de 1.1 l'augmente de 10 %. Un facteur de 0.75 entraîne une réduction de 25 %.)
Champ "Remarque"
Ce champ permet de saisir du texte.
Ajouter des prestations à la facture
Cliquez sur "Ajouter" pour ajouter des prestations à la facture.
Les prestations ajoutées seront listées. Si nécessaire, vous pouvez les supprimer en cliquant sur l'icône "Corbeille".
Plus en bas, deux autres zones de texte sont disponibles. En règle générale, ces zones restent vides.
Remplacer le numéro de référence
Vous pouvez saisir un numéro de référence spécifique dans cette zone. Cela vous permettra d'attribuer plus facilement les paiements entrants.
Vous pouvez maintenant enregistrer la facture.
Envoi
Pour envoyer la facture, passez à l'onglet "Factures".
Lien de l'article : Envoi de factures