Nous avons lancé une nouvelle fonctionnalité permettant de créer plusieurs factures simultanément. Cette fonctionnalité est encore récente et sera développée davantage si nos clients en expriment le besoin.
Important : Cette fonctionnalité n'est utile que pour les clients qui doivent générer un grand nombre de factures. Il faut que vous disposiez d'un logiciel permettant de créer automatiquement (par exemple à l'aide d'un script) un fichier CSV qui pourra ensuite être importé dans Medical Invoice.
Actuellement, nous recommandons l'importation CSV uniquement pour le tarif 904, car aucun prix n'y est enregistré. Dans Medical Invoice, nous ne pouvons pas contrôler les prix après l'importation.
Si vous disposez d'un ERP dans lequel la structure tarifaire est enregistrée et qui permet donc de générer les prix corrects, cette fonction pourrait vous convenir.
En principe, l'importation CSV fonctionne pour tous les tarifs, mais uniquement dans la mesure où les colonnes CSV disponibles sont suffisantes. Nous travaillons actuellement sur différentes adaptations afin d'étendre ces possibilités.
Si une facture est créée pour un patient qui n'existe pas encore dans le compte Medical Invoice, une entrée correspondante est générée automatiquement. (La recherche des patients est basée sur les noms et prénoms).
Il n'y a pas de validation du prix de la prestation indiquée (par exemple par rapport aux données tarifaires officielles).
La désignation de la loi doit être saisie en allemand. (KVG, UVG, IVG, MVG, VVG et non LAINF, LAA ou LAI).
Les informations fournies dans la configuration de Medical Invoice doivent correspondre à celles figurant sur les factures (GLN, RCC, etc.)
Importer des factures contenant plusieurs prestations
Il est désormais possible de saisir plusieurs prestations par facture.
Ajoutez toujours une ligne d'en-tête. L'ordre des colonnes est défini par la ligne d'en-tête. Les colonnes peuvent donc apparaître dans n'importe quel ordre.
Chaque ligne représente une facture avec une seule prestation OU une des plusieurs prestations appartenant à la même facture (voir les remarques concernant "invoiceId").
Pour créer une facture contenant plusieurs prestations, utilisez la colonne facultative "invoiceId" afin de regrouper les lignes consécutives. La première ligne d'un groupe doit contenir toutes les données de la facture (fournisseur de prestations, patient, loi, assurance, etc.). Dans les lignes suivantes ayant le même "invoiceId", seules les colonnes "therapistGln" à "dateTo" ainsi que les éventuelles valeurs de remplacement facultatives des points tarifaires doivent être renseignées. Les données de facturation des lignes suivantes sont ignorées.
Les lignes ayant le même "invoiceId" doivent être placées directement les unes à la suite des autres. Si le même "invoiceId" réapparaît après un autre identifiant de facture (invoiceId), l'ensemble de la facture correspondant à cet "invoiceId" est rejeté et une erreur est signalée sur la ligne concernée.
Si une ligne d'un groupe contient une erreur (champ obligatoire manquant, tarif non valide, chiffre tarifaire inconnu, etc.), l'ensemble de la facture est rejeté et une erreur est indiquée sur la ligne concernée. La facture n'est créée que lorsque toutes les lignes du groupe sont valides.
Seuls les tarifs basés sur un prix sont pris en charge.
(Pour un tarif qui n'est pas basé sur un prix, le nombre de points tarifaires pour une prestation est certes défini dans le catalogue tarifaire, mais la valeur d'un point tarifaire individuel (valeur du point tarifaire, VPT) est flexible. Le fournisseur de prestations (par exemple, un cabinet dentaire) peut définir lui-même la valeur par point tarifaire)Le prix indiqué pour les prestations importées n'est pas vérifié (par exemple, sur la base des données tarifaires officielles).
Exemple de fichier CSV
Nous mettons à votre disposition un fichier exemple que vous pouvez télécharger.
Veuillez ouvrir l'onglet "Factures" et cliquer sur le bouton vert NOUVELLE FACTURE. Sélectionnez ensuite l'option "Importation CSV". Dans la fenêtre suivante, cliquez sur le lien "Exemple de CSV" pour télécharger le fichier exemple.
Dans le fichier exemple, vous trouverez les informations nécessaires pour créer un fichier CSV conforme.
Si vous ouvrez le fichier sample-invoice-csv-import.csv dans Excel, les différents titres de colonnes apparaîtront dans les colonnes.
Par exemple :
Colonne A = providerGln
Colonne B = providerZsr
Colonne B = sex
Colonne B = firstname
etc.
Explications relatives aux différentes colonnes
providerGln : le GLN du prestataire. Il doit correspondre à la configuration existante dans Medical Invoice. Si plusieurs profils de configuration sont disponibles, seule la première configuration (la configuration principale) est prise en compte.
providerZsr : le numéro RCC du prestataire. Il doit correspondre à la configuration existante dans Medical Invoice. Si plusieurs profils de configuration sont disponibles, seule la première configuration (la configuration principale) est prise en compte.
sex : le sexe du patient en anglais et en majuscules (MALE ou FEMALE).
firstname : le prénom du patient.
lastname : le nom de famille du patient.
street : la rue indiquée dans l'adresse du patient (avec numéro).
zip : le code postal indiqué dans l'adresse du patient.
city : la ville indiquée dans l'adresse du patient.
birthdate : la date de naissance du patient.
ahvNumber : le numéro AVS du patient, y compris les points.
law : la loi en vertu de laquelle cette facture est traitée. La désignation doit être saisie en allemand. Cela signifie que KVG doit être saisi à la place de LAMAL, UVG à la place de LAA, MVG à la place de LAM, IVG à la place de LAI.
insuranceGln : le GLN de la compagnie d'assurance (par exemple 7601003002751 pour la CdC).
caseId : ce numéro correspond, par exemple, au numéro de décision dans le cas d'une facture TP à la CdC (loi LAI). Pour les factures LAI (IVG), seuls les numéros de cas à 6 ou 14 chiffres sont autorisés. Cette règle ne s'applique pas aux autres lois. Ce champ n'est pas autorisé pour les factures LAMal (KVG). Par conséquent, si le champ contient une valeur, celle-ci sera ignorée lors de l'importation des factures LAMal.
caseDate : la date du cas. Cette date correspond, par exemple, à la date de la décision dans le cas d'une facture TP adressée à la CdC (loi LAI). Ce champ n'est pas autorisé pour les factures LAMal. Par conséquent, si le champ contient une valeur, celle-ci sera ignorée lors de l'importation des factures LAMal.
treatmentReason : le motif du traitement est l'une des options suivantes : DISEASE, ACCIDENT, MATERNITY, PREVENTION, BIRTHDEFECT, UNKNOWN. Il doit être indiqué en anglais et en majuscules.
therapistGln : veuillez saisir ici le GLN du prestataire.
tariff : le code désignant la structure tarifaire utilisée pour la saisie des prestations (par exemple 904).
code : le code de la prestation facturée à partir du tarif indiqué précédemment (par exemple 905.010.1).
count : le nombre de prestations facturées. Ce chiffre correspond au champ "Nombre" ou "Quantité" lors de la saisie de la facture dans Medical Invoice.
session : la séance de la prestation facturée. Cela correspond au champ « Séance » lors de la saisie de la facture dans Medical Invoice. Normalement 1, sauf si plusieurs séances ont eu lieu le même jour, auquel cas les séances peuvent être numérotées dans ce champ.
externalFactor : correspond au champ "facteur externe" lors de la saisie des factures dans Medical Invoice. Modifie le prix en fonction du facteur correspondant.
price : le prix (par unité) de la prestation facturée.
remark : la remarque relative à la prestation facturée. Veuillez laisser ce champ vide.
dateFrom : la date à laquelle la prestation facturée a commencé.
dateTo : la date à laquelle la prestation facturée a pris fin.
invoiceReferenceNumber : le numéro de référence de la facture.
referrerZsr: Le numéro RCC du prescripteur/mandataire. Facultatif pour la plupart des rôles, obligatoire pour certains (par ex. physiothérapie, psychothérapie). Format : une lettre suivie de 6 chiffres (par ex. A123456). Si un numéro C est saisi, le numéro RCC de l'employeur correspondant est déterminé lors de l'importation et enregistré automatiquement.
referrerGln : Le GLN du mandataire/prescripteur/ordonnant. Facultatif. Lors de l'importation CSV, la referrerGln est automatiquement déterminée et ne doit être indiquée que si la referrerZsr n'est pas unique
Utilisez-le en complément de referrerZsr lorsque le même numéro RCC est enregistré pour plusieurs prescripteurs/mandataires afin de sélectionner le bon. S’il est fourni, il doit correspondre au GLN d’un prescripteur/mandataire associé au numéro RCC indiqué.
unitFactor:
technicalUnit:
technicalUnitFactor:
scaleFactor:
technicalScaleFactor:
technicalExternalFactor:
invoiceId: La première ligne contient les données au niveau de la facture ; dans les lignes suivantes, seules les colonnes relatives aux prestations doivent être remplies.
Si cela ne fonctionne pas, veuillez vérifier le format de la date. Actuellement, nous attendons la date au format yyyy-MM-dd ou dd.MM.yyyy
Si vous souhaitez effectuer un essai vous-même :
l'exportation d'une liste depuis Excel vers un fichier CSV peut parfois poser des problèmes. Veuillez vous assurer que vous créez un fichier CSV séparé par des points-virgules. Tout programme de traitement de texte, tel que WordPad, convient.
Veuillez supprimer les explications présentes dans le fichier exemple. La première ligne de votre fichier test doit contenir les en-têtes (les titres des colonnes).
Important : après l'importation, veuillez supprimer les factures test de votre compte Medical Invoice afin d'éviter qu'elles ne soient envoyées par erreur.
Dans la configuration de votre compte Medical Invoice, vous pouvez vérifier le GLN et le numéro RCC du prestataire.
Améliorations
Déjà implémenté:
Lors de l'importation CSV, les montants arrondis provoquaient parfois des messages d'erreur. Ce problème a été corrigé.
Lors de l'importation CSV, les positions TMA sont désormais automatiquement converties en prestations TARDOC et forfaits.
Lors de l'importation CSV, les colonnes sont désormais reconnues à partir de l'en-tête: l'ordre des colonnes n'a plus d'importance.
À partir du 02.06.2026: il est désormais possible de saisir plusieurs prestations par facture lors de l'importation CSV.
À partir du 19.05.2026: en cas de RCC ambigu, les prescripteurs peuvent désormais être attribués de manière univoque via la colonne GLN optionnelle
Les messages d'erreur liés aux médecins adresseurs dans l'importation CSV sont désormais correctement affichés dans la langue sélectionnée au lieu d'apparaître sous forme de clés techniques.
Les importations CSV reconnaissent automatiquement différents jeux de caractères et évitent les problèmes d'affichage des trémas et des caractères spéciaux.
L’importation CSV accepte désormais les noms de patients et les adresses contenant des points, des parenthèses, des traits d’union, des apostrophes et des chiffres, par ex. St. Ursen, Chapelle (Glâne), La Chaux-de-Fonds, O'Brien.
À partir de la prochaine version:
Les numéros de référence invalides seront signalés de manière claire, avec l'indication précise de la ligne concernée, au lieu d'apparaître sous la forme d'une "erreur système" générique.
Le diagnostic ICD-10 ne sera plus perdu et sera correctement enregistré.