Paramètres importants
Spécialisation
La spécialisation doit être enregistré dans l’onglet "Configuration", section "Fournisseur de prestations".
Sélectionnez la spécialisation "Soins infirmiers".
Choisir l'option "Facturation standard" ou "Facturation des coûts résiduels"
Dans l'onglet "Saisir décompte", il est nécessaire de sélectionner l'option correspondante "Facturation des coûts résiduels" (l'option STANDARD permet de créer un décompte normal) :
Loi
Dans l’onglet "Saisir décompte", la loi correcte doit être sélectionnée afin que les tarifs correspondants soient disponibles.
Spécialisation "Soins infirmiers"
Avec la loi LAMal (assurance de base), et la spécialisation "Soins infirmiers", les tarifs suivants sont disponibles:
Tarif 532 (Prestations de soins ambulatoire). Exemple d'une chiffre tariffaire du tarif 532: 53201 Evaluation, conseils et coordination selon l’art. 7a al. 1 let. a OPAS
Tarif 454 (LiMA: Liste des moyens et appareils MMR soins). Exemple d'une chiffre tariffaire du tarif 454: 05.09.05.00.1 Bandage de compression de l'épaule, sans pelote
Tarif 970 (Forfaits pour prestations autres que des soins). Exemple d'une chiffre tariffaire du tarif 970 : 97003.001 Forfaits pour prestations médicales
En principe, les prestations listées dans l’ordonnance sur les prestations de l’assurance des soins, OPAS, art. 7 (OPAS 7), sont regroupées dans la structure tarifaire 532 sous les trois catégories 53201, 53202 et 53203. Pour la saisie des prestations LAMal, ces positions du tarif 532 doivent être utilisées.
Tarifs disponibles avec la loi LAA, LAI et LAM et la spécialisation "Soins infirmiers":
Tarif 334 (Tarif des soins infirmiers indépendants). Exemple d'une chiffre tariffaire du tarif 334: 33401 a) Prestations d'évaluation et de conseil, assuré AI, par tranche de 5 minutes
Tarif 454 (LiMA: Liste des moyens et appareils MMR soins). Exemple d'une chiffre tariffaire du tarif 454: 05.09.05.00.1 Bandage de compression de l'épaule, sans pelote
Avec la loi LCA et la spécialisation "Soins infirmiers", les tarifs suivants sont disponibles:
Tarif 590 (médecine complémentaire LCA)
Tarif 595 (Prévention et promotion de la santé LCA)
Tarif 999-Autres
Tarif spécifique à l’assurance
Création de la facture
Aller dans l’onglet "Saisir décompte".
Sélectionner ou créer un patient
Choisir le mode de facturation "Standard"
Choisir la loi LAMal (ou une autre loi)
Pour une facture TP (à l’assurance) : sélectionner "Assurance" comme destinataire et choisir la caisse-maladie dans la liste
Pour une facture TG (au patient) : sélectionner "Patient" comme destinataire (avec la loi LCA, il est uniquement possible de créer des factures TG)
Choisir "Lieu de traitement"
Si désiré, sélectionner l’option "Facturer des prestations de soins sans prescription médicale"
Si vous ne sélectionnez pas l’option"Facturer des prestations de soins sans prescription médicale", un "mandataire" (Médecin / institution référente) doit être enregistré.
Saisir les prestations avec les dates
Enregistrer la facture
Saisir le "Médecin / institution référente" (mandataire)
Dans l’onglet "Saisir décompte", l’option "Facturation directe des prestations" peut être activée. Dans ce cas, aucun mandataire ne doit plus être saisi.
Activez cette option si les prestations ont été fournies sans ordre médical dans le cadre de l'initiative concernant les soins infirmiers.
Médecin / institution référente (Mandataire) dans Medical Invoice
Le mandataire est la personne ou l’entité (médecins, institutions) qui a ordonné le traitement ou établi la décision.
Dans Medical Invoice, dans certains cas, un mandataire peut être saisi dans l’onglet "Saisir décompte". La saisie d’un mandataire n’est pas obligatoire dans tous les cas.
Avec la loi LAMal et le domaine de spécialité "Soins infirmiers" un mandataire doit être saisi, sauf si l’option "Facturation directe des prestations" a été activée. Dans ce cas, le champ de saisie du "Médecin / institution référente" (mandataire) est masqué.
Avec la loi LAA, AI ou AM et le domaine de spécialité "Soins infirmiers" le mandataire doit être saisi dans tous les cas.
Avec la loi LCA et le domaine de spécialité "Soins infirmiers" la saisie du mandataire est facultative.
Le médecin référent (Mandataire) ne doit pas être saisi manuellement dans Medical Invoice. Une liste est mise à disposition et comprend tous les médecins et toutes les institutions (cabinets médicaux, hôpitaux) autorisés à agir en tant que mandataire. Cette liste correspond au registre RCC.
Les médecins exerçant en tant que salariés utilisent un numéro C, qui est lié au numéro RCC de leur employeur. En tant que médecin référent, c’est donc l’employeur, à savoir le cabinet médical ou l’hôpital, qui doit être indiqué.
Conseil : recherchez un "Médecin / institution référente" dans le registre dans Medical Invoice en saisissant le code postal du cabinet ou demandez à l'hôpital ou au cabinet quel numéro GLN ou RCC vous devez indiquer sur la facture.
Données supplémentaires dans l'onglet "Patients"
Selon l'abonnement et la spécialisation enregistrée pour le fournisseur de prestations, des données supplémentaires peuvent être disponibles.
Financement résiduel
Les spécialisations "Soins infirmiers" et "Aide et soins à domicile" (Spitex) ont besoin de certains montants par tarif pour recevoir le financement résiduel pour les contributions communales. Ces montants peuvent être consultés dans l'onglet "Patients", sous "Financement résiduel" (auparavant, ces montants étaient indiqués dans la facture, au bas de la page, dans le champ des commentaires).
Facturation numérique des coûts résiduels
Dans certains cantons (Soleure, éventuellement Nidwald et Bâle-Campagne), il sera possible à partir de février 2026 de créer la facturation des coûts résiduels dans Medical Invoice et de l’envoyer numériquement via Medidata.
Pour ce faire, veuillez sélectionner dans l’onglet "Saisir décompte". le mode de facturation "Facturation des coûts résiduels".
Ensuite, les champs de saisie nécessaires apparaîtront. Vous pouvez choisir le débiteur (destinataire alternatif de la facture pour la facturation des coûts résiduels) dans la liste disponible. Actuellement, seuls les cantons de Soleure et de Nidwald sont concernés :
Sélectionner le lieu de traitement (en général chez le patient)
Si souhaité, sélectionner l’option "Facturer des prestations de soins sans prescription médicale".Si vous ne sélectionnez pas l’option"Facturer des prestations de soins sans prescription médicale", un prescripteur (Médecin/institution référente) doit être enregistré (explications plus en haut sur cette page).
Saisir les prestations avec les données correspondantes.
Veuillez sélectionner la date de la prestation et la durée de la prestation en minutes.Vous devez saisir vous-même les prix. Ceux-ci peuvent varier selon les cas et les communes.
Enregistrer la facturation des coûts résiduels.
Copier un décompte existant
Pour créer la facturation des coûts résiduels, il est également possible de copier un décompte de soins existant. Pour ce faire, cliquer sur l’icône "Enveloppe" afin d’ouvrir le menu "Sélectionner une action". Cliquer ensuite sur "Décompte des coûts résiduels". Le formulaire de décompte correspondant s’ouvre dans l’onglet "Saisir décompte". Les données du patient sont déjà saisies et les prestations sont visibles (sans prix) en bas dans une liste.
Attention : pour saisir les prestations pour les coûts résiduels, il faut d’abord sélectionner le destinataire dans le champ "Débiteur (destinataire alternatif de la facture)".
Si, lors de la saisie des prestations pour la facturation des coûts résiduels, le prix normal apparaît déjà, cela signifie que le destinataire dans le champ "Débiteur (destinataire alternatif de la facture)" n’a pas encore été sélectionné.
Dans un premier temps, seule une version très simple de la facturation numérique des coûts résiduels sera implémentée dans Medical Invoice. Cette première version constitue toutefois la base de développements ultérieurs, qui dépendront également des progrès réalisés par les cantons dans le domaine du financement numérique des coûts résiduels.
Dans cette phase initiale, la facturation numérique des coûts résiduels ne peut pas encore être générée automatiquement. Les fournisseurs de prestations doivent reprendre manuellement les prestations figurant sur la facture originale et saisir également les prix. Ceux-ci peuvent varier d’une commune à l’autre et dépendre d’autres facteurs. Les fournisseurs de prestations doivent se renseigner auprès des instances compétentes afin d’obtenir les prix corrects applicables à leur cas et les appliquer dans la facturation numérique des coûts résiduels.
Numéro OFS de commune
Dans l'onglet "Patients", un nouveau champ de saisie pour le numéro OFS est désormais disponible. Il se peut que lors de l’enregistrement de la facture, le message d’erreur suivant apparaisse : "Un numéro OFS valide est requis pour le patient". À l’extrême droite du message d’erreur, un lien permet d’ouvrir directement les données du patient afin de saisir le numéro OFS de la commune.
Si plusieurs numéros OFS sont possibles pour le code postal du patient, une sélection s’affiche, permettant de choisir le numéro OFS correct. Dans certains cas, les limites communales sont définies de telle manière que différents numéros de maison dans une même rue peuvent avoir des numéros OFS différents.
Dès que le numéro OFS est enregistré, le formulaire de facture s’ouvre automatiquement à nouveau.
Si un numéro OFS incorrect a été saisi dans les données du patient, ou suite à un changement d'adresse, il se peut que le numéro OFS ne puisse pas être modifié immédiatement. Dans ce cas, vérifiez les données du patient après l'établissement de la facture finale et ajustez le numéro OFS en conséquence.
Numéro OFS pour le fournisseur de prestations
Dans la configuration, un numéro OFS peut être défini pour le fournisseur principal de prestations (section "Fournisseur de prestations"). Le numéro OFS correct est généralement attribué automatiquement par le système. Si l'adresse du fournisseur de prestations ne permet pas une attribution automatique du numéro OFS, une sélection de numéros OFS possibles est affichée. Veuillez cliquer sur la petite flèche à droite dans le champ de saisie et choisir le numéro OFS approprié. Le champ pour le numéro OFS se trouve dans la configuration du fournisseur de prestations entre les champs "Rue" et "RCC".
Propositions de solution en cas de messages d'erreur éventuels :
Le champ "Numéro OFS" est un nouveau champ de saisie. Si les données d'adresse précédemment enregistrées pour le fournisseur de prestations ne permettent pas une attribution automatique à un numéro OFS spécifique, il peut arriver que, dans la configuration, les champs de saisie pour l'adresse du fournisseur de prestations soient temporairement marqués comme incorrects et que la configuration ne puisse pas être enregistrée. Veuillez cliquer dans les champs correspondants et corriger si nécessaire l'adresse du fournisseur de prestations. Sélectionnez le numéro OFS correct et enregistrez la configuration.
Si le champ "Numéro OFS" n'est pas visible dans la configuration, dans les données du fournisseur de prestations, veuillez vérifier l'entrée dans le champ "Spécialité". Le champ OFS n'est présent que si la spécialité "Soins infirmiers", "Établissement médico-social" ou "Spitex" a été enregistrée. Ce champ de saisie n'est pas disponible dans les autres disciplines, car le numéro OFS n'est nécessaire que pour la facturation des frais résiduels. Dans les autres spécialités, ce champ de saisie n'est pas présent.
Les abonnés PRO peuvent créer différents profils de configuration (configurations de cabinet). Le numéro OFS doit être saisi dans chaque profil de configuration (pour les spécialités "Soins infirmiers", "Établissement médico-social" ou "Aide et soins à domicile").
Message d'erreur lors de l'enregistrement de la facture : tant qu'aucun numéro OFS correct n'a été enregistré dans le profil de configuration, les factures créées avec ce profil de configuration ne peuvent pas être enregistrées. Dans ces cas, un message d'erreur apparaît dans l'onglet "Saisir décompte". Vérifiez la configuration, enregistrez le numéro OFS correct et assurez-vous dans l'onglet "Saisir décompte" que le bon profil de configuration est sélectionné.