Le champ supérieur du formulaire de facturation (onglet "Saisir décompte") est intitulé "Configuration de la facturation".

Le prestataire est automatiquement saisi dans le champ "Configuration de la facturation". À cette fin, les données du fournisseur des prestations sont reprises de la configuration principale.

Fonction Pro : si plusieurs configurations ont été enregistrées, il est nécessaire de sélectionner au préalable la configuration souhaitée.

Lien vers la page : Profils de configuration

Cherchez et sélectionnez un patient à partir de votre propre liste des patients ou enregistrez-le à l'aide des icônes situées à côté.

Le deuxième champ en partant du haut dans le formulaire de facturation (onglet "Saisir décompte") s'intitule "Patient". Dans ce champ, il est nécessaire de saisir un patient.

Si vous avez déjà créé une liste de patients (dans l'onglet "Patients"), vous pouvez cliquer sur le champ "Patient" et commencer à saisir.

Toutes les entrées correspondantes de votre liste de patients existante s'affichent. Veuillez cliquer sur l'un des patients affichés pour le sélectionner.

Dans l'exemple suivant, une recherche a été effectuée pour trouver un patient nommé « Exemple » dans la liste des patients existants. Il est également possible d'enregistrer un nouveau patient (icône +) ou de modifier une entrée existante (icône "crayon").

Le patient sélectionné s'affiche avec différentes données. Vous pouvez choisir les données que vous souhaitez afficher et celles que vous ne souhaitez pas afficher. Pour ce faire, veuillez utiliser la fonction "Gérer les colonnes" dans l'onglet "Patients".

Veuillez sélectionner la loi LAA si la prestation est couverte par l'assurance obligatoire contre les accidents selon la LAA.

De nombreuses caisses d'assurance maladie proposent une couverture accident facultative pour les personnes qui ne sont pas actives professionnellement. Dans ce cas, il est nécessaire de choisir la loi LAMal et non la LAA.

La loi ne constitue pas le motif du traitement.

Le "motif du traitement" (maladie, accident, maternité, etc.) peut être sélectionné plus bas dans le formulaire de facturation.

Si vous avez précédemment sélectionné la loi "LAA", un champ apparaîtra dans lequel vous devrez saisir le nom de l'assurance. Veuillez cliquer dans le champ. Vous pouvez commencer à saisir le nom de l'assurance et les suggestions correspondantes s'afficheront immédiatement.

Une liste de toutes les assurances LAA affiliées à MediData (liste des participants MediData) est disponible dans ce champ. La liste est mise à jour régulièrement.

Si vous ne trouvez pas l'assurance que vous recherchez, veuillez vérifier que vous avez sélectionné la loi appropriée. Seule la loi LAA permet de sélectionner les assureurs qui proposent l'assurance obligatoire contre les accidents.

Si l'assurance accident que vous avez sélectionnée ne peut pas recevoir de factures électroniques :

La plupart des assurances accident sont connectées à MediData. Si vous sélectionnez une assurance accident dans la liste qui n'est pas connectée à MediData, un message correspondant s'affichera lors de l'envoi de la facture. Vous avez alors la possibilité de créer la facture au format PDF et de l'envoyer par courrier postal.

Les champs "Numéro accident" et "Date accident" dans le formulaire de facture (onglet "Saisir décompte") n'apparaissent que si la loi LAA a été sélectionnée. Il n'est pas obligatoire de saisir numéro et date de l'accident, mais nous le recommandons.

Si la loi LAA et une assurance accidents ont été sélectionnées plus haut dans le formulaire de facture, l'adressage à l'assurance se fait automatiquement. Dans le champ "Facturation à l'intention de", l'option ASSURANCE est alors présélectionnée et ne peut pas être modifiée.

Le paramètre par défaut pour le motif de traitement est "Inconnu". Sélectionnez le motif de traitement approprié Maladie, Accident, Grossesse, Prévention ou Infirmité congénitale, ou laissez le paramètre à "Inconnu".

Ce terme fait référence à l'organisme (médecin, institution) qui a demandé le traitement ou à l'auteur du document. Le médecin référent ne doit pas être mentionné dans tous les cas. Cela dépend de la spécialisation et de la loi choisie.

Si vous souhaitez ajouter un "Médecin/institution référente", veuillez cliquer sur le champ correspondant "SÉLECTIONNER DANS LE RÉPERTOIRE".

Une liste vous permettant de trouver le médecin ou l'établissement souhaité est disponible. Nous vous invitons à effectuer votre recherche principalement à l'aide du numéro RCC ou du nom du cabinet médical.

Si vous ne trouvez pas le "Médecin/institution référente" que vous recherchez, il est possible qu'il s'agisse d'un médecin qui ne dispose que d'un numéro C. Ces médecins ne peuvent facturer qu'à l'aide du numéro RCC du médecin-chef, de l'hôpital ou du cabinet médical.

Le répertoire RCC enregistré dans Medical Invoice est le répertoire officiel des codes créanciers. Cela signifie qu'il est toujours à jour. Ce n'est que dans des cas tout à fait exceptionnels qu'il peut être nécessaire de saisir manuellement un médecin référent (par exemple, si un numéro RCC n'a été attribué que 1 à 2 jours auparavant).

Si nécessaire, il est également possible de saisir l'AI comme "Médecin/institution référente".

Par exemple : Rapports médicaux, décision, prescription médicale, ordonnance médicale

Dans quelques cas, il est nécessaire de fournir certains documents avec la facture.

Lorsque l'on joint un document scanné à la facture, en certain cas il faut indiquer la personne ou l'institution qui a émis ce document.

Les documents se rapportent toujours à un patient spécifique. Ils sont donc classés dans l'onglet "Patients". Cependant, les documents peuvent également être téléchargés lors de la saisie de la facture.

Si des documents sont disponibles pour le patient concerné, ils peuvent être joints à la facture.

Lien vers le chapitre : Télécharger des documents

Les services (traitements, prestations) doivent être enregistrés individuellement et ajoutés au formulaire de facturation.

La date de la prestation n'est pas la même chose que la date de la facture. La date de la facture n'est définie qu'au moment de l'envoi de la facture. Lorsque vous saisissez les prestations, vous devez indiquer la date à laquelle la prestation a été fournie. La saisie d'une période n'est autorisée que pour certains tarifs.

Le thérapeute exécutant est saisi ici. Il s'agit de la personne qui a fourni la prestation. Par défaut, on saisit ici la personne ou le cabinet dont le GLN a été enregistré dans la configuration du compte comme fournisseur de prestations.

Si d'autres thérapeutes ont été saisis dans le compte, ils peuvent être sélectionnés ici. Les thérapeutes supplémentaires sont mentionnés sur la facture dans la liste partner, avec leur GLN et leur nom.

Veuillez consulter : Configuration des thérapeutes supplémentaires

Veuillez vérifier le champ suivant intitulé "Tarif". Si plusieurs structures tarifaires s'appliquent à votre spécialisation, vous pouvez passer d'un tarif à l'autre en utilisant la petite flèche située à l'extrême droite du champ.

En règle générale, chaque prestation doit correspondre à un chiffre d'un tarif "officiel". Ici, vous pouvez sélectionner les tarifs disponibles pour votre spécialisation.

Ici, on peut trouver le chiffre qui convient à partir du tarif. Il suffit de cliquer dans le champ et de commencer à écrire. Une sélection correspondante s'affiche.

Chaque prestation est facturée en unités de temps. Dans de nombreux tarifs, cela correspond à 1 minute. Dans d'autres structures tarifaires, les prestations sont facturées par tranches de 5 minutes. Dans d'autres tarifs, il peut s'agir de forfaits ou de tranches de 10 minutes.

Veuillez indiquer dans le champ "Nombre" combien de ces unités de temps doivent être facturées.

A ne remplir que si plusieurs séances ont eu lieu le même jour. Dans ce cas, vous pouvez numéroter les séances ici.

Le système calcule automatiquement le prix sur la base de la VPT que vous avez enregistrée dans la configuration et de votre indication dans le champ "Nombre".

La VPT (valeur du point tarifaire par défaut) peut être déterminé dans l'onglet "Configuration". Dans le domaine de la LAA, le VPT doit normalement être défini sur 1.

Dans certains tarifs, le prix peut être modifié ici.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la configuration des valeurs du point tarifaire

Il est possible de saisir un facteur par lequel le prix doit être réduit.

Exemples :

Le champ de saisie "Remarque" est le dernier champ disponible lors de l'enregistrement des prestations. Vous pouvez y décrire la prestation plus en détail ou y ajouter une référence.

Pour enregistrer des prestations qui doivent faire référence à un autre prestation, il est possible d'utiliser le bouton PLUS situé à droite des prestations déjà ajoutés.

Saisie des prestations de référence

En cliquant sur le bouton "Ajouter", la prestation est reprise dans le décompte.

Les prestations ajoutées sont présentées sous forme de liste.

La durée de la prestation est mentionnée ici. L'icône "Poubelle" permet de supprimer une prestation saisie.

Correction d'une prestation ajoutée :

Les prestations individuelles ne peuvent pas être corrigées. Il est nécessaire de les supprimer de la facture et de les saisir à nouveau. Vous pouvez également commencer par saisir la nouvelle prestation et l'ajouter à la facture, puis supprimer la prestation erronée de la facture.

Dans la plupart des cas, il n'est pas obligatoire de remplir ces champs.

Il est possible de remplacer le numéro de référence généré automatiquement par le système. Si un QR-IBAN a été saisi dans la configuration. Dans le QR-IBAN, le troisième chiffre (le cinquième caractère à partir de la gauche) est un 3.

Il est alors possible de saisir son propre numéro de référence pour la facture. Veuillez n'entrer que 26 chiffres. Le 27e chiffre (chiffre de contrôle) est calculé automatiquement. Si vous souhaitez introduire un numéro plus court que 26 chiffres, vous pouvez simplement insérer une série de zéros devant votre numéro.

Si vous n'avez pas saisi de QR-IBAN dans la configuration, ce champ ne sera pas visible.

En cliquant sur le bouton "ENREGISTRER LA FACTURE", la facture est enregistré. Elle peut être modifié et envoyé dans l'onglet "Factures".

Après l'enregistrement, la facture n'a pas encore été envoyée. Elle est maintenant répertoriée dans l'onglet "Factures". Elle peut être envoyée à partir de là.

Veuillez également consulter la section : Envoyer factures

La facture TP est envoyée à l'assurance via MediData au format XML. Si elle est créée au format PDF, trois parties sont générées :

"Facture client avec code QR ", "Facture TP" et "Feuille de code QR Tiers Payant".

Une copie de la facture TP envoyée peut être créée et transmise au patient. La copie destinée au patient ne comprend qu'une seule partie, appelée "Copie patient de la facture TP".