Les actions groupées sont des opérations qui peuvent être appliquées simultanément à plusieurs factures. Par exemple, il est possible de sélectionner plusieurs factures TP et de les envoyer simultanément par voie électronique.
Dans l'onglet "Factures", différentes actions groupées sont disponibles. La barre contenant les boutons correspondants n'est toutefois visible qu'après avoir sélectionné au moins une facture.
Dès qu'au moins une facture est sélectionnée, les filtres de statut, le filtre temporel et les boutons "camt.054", "Export" et "Nouvelle facture" ne sont plus visibles. Il est donc important de sélectionner le filtre de statut et le filtre temporel appropriés avant de sélectionner la première facture.
Pièces jointes aux factures
Les éventuelles pièces jointes présentes dans une facture (fichiers scannés téléchargés, tels que des ordonnances ou des bulletins de livraison) ne sont pas traitées par les actions groupées.
Sélectionner les factures
Vous pouvez sélectionner les factures souhaitées en cochant la case dans la première colonne du tableau, devant la facture. La barre contenant les actions disponibles apparaît alors en haut et indique le nombre de factures déjà sélectionnées.
Par exemple, "2 factures sélectionnées" peut être affiché au début de la barre (tout à gauche). Cela signifie que, si des factures ont été sélectionnées mais ne sont pas visibles sur la page actuellement affichée du tableau parce que vous avez changé de page, leur nombre peut être consulté dans la barre des actions groupées.
Cocher plusieurs factures à la fois
Si vous cochez la case en haut de la première colonne, toutes les factures affichées sur la page seront sélectionnées. Par exemple, si 20 factures sont affichées par page, elles seront toutes sélectionnées simultanément.
Pour désélectionner toutes les factures sélectionnées en une seule fois, il est possible de cliquer sur le X tout à gauche de la barre des actions groupées.
Actions groupées disponibles
Les actions groupées disponibles dépendent du statut des factures sélectionnées et du fait qu'il s'agisse de factures TP ou TG.
Les actions groupées qui ne sont pas disponibles sont grisées.
Action groupée "ENVOYER ÉLECTRONIQUEMENT"
Cela concerne l'expédition aux compagnies d'assurance via MediData.
Cette action groupée est disponible uniquement pour les factures TP et les décomptes des coûts résiduels qui se trouvent au statut "NON ÉNVOYÉ".
Le calendrier s'affiche avec la date actuelle présélectionnée. Lors de l'envoi électronique de plusieurs factures, seule la date actuelle peut être sélectionnée comme date de facturation.
Si la date du traitement d'une facture TP sélectionnée se situe dans le futur, le message d'erreur suivant s'affiche : "L'envoi électronique n'est pas disponible pour une ou plusieurs factures sélectionnées".
Le message d'erreur "L'envoi électronique n'est pas disponible pour une ou plusieurs factures sélectionnées" s'affiche également si une facture TG a été sélectionnée par erreur ou si une spécialité qui ne permet pas l'envoi via MediData a été enregistrée dans la configuration principale.
Action groupée "MARQUER COMME ENVOYÉES MANUELLEMENT"
Cette action groupée permet de finaliser simultanément plusieurs factures TG et de générer et télécharger leurs PDF. Cette action groupée est disponible uniquement pour les factures TG qui se trouvent au statut "NON ÉNVOYÉ". Dans le cadre de ce processus, les factures TG sélectionnées passent au statut "PRÊT À IMPRIMER". Au cours du même processus, il est également possible d'envoyer des liens de téléchargement.
Le calendrier s'affiche avec la date actuelle présélectionnée. Pour l'action groupée "MARQUER COMME ENVOYÉES MANUELLEMENT", seule la date actuelle peut être sélectionnée comme date de facturation. Toutes les factures des patients sélectionnées sont finalisées simultanément.
La fenêtre de dialogue "Télécharger les PDF des factures" s'affiche ensuite. Elle permet de sélectionner simultanément, pour toutes les factures des patients sélectionnées, les options de langue et de position de l'adresse. Il est ensuite possible de générer les PDF en cliquant sur "Télécharger".
Cliquer ensuite sur "Ouvrir le fichier" : un fichier ZIP est téléchargé sur l'appareil de l'utilisateur (il se trouve généralement dans le dossier Téléchargements). Le nom du fichier ZIP est par exemple : invoices_2026-07-23.zip. Ce fichier ZIP contient toutes les factures des patients qui viennent d'être générées au format PDF.
Cliquer ensuite sur "Fermer". La fenêtre de dialogue "Envoyer les liens de téléchargement" s'ouvre. Il est alors possible d'envoyer des liens de téléchargement aux patients, mais uniquement aux patients pour lesquels une adresse e-mail a été enregistrée.
À la fin du processus, un message s'affiche en haut de l'écran : "n factures ont été marquées comme envoyées manuellement". Le nombre de factures traitées est indiqué. Ces factures ont désormais le statut "PRÊT À IMPRIMER".
Messages d'erreur possibles :
Un message d'erreur tel que "Les factures suivantes ne peuvent pas être marquées comme envoyées manuellement et seront ignorées : 2026000000001029 - Exemple Max : la facture n'a pas passé la validation d'envoi" s'affiche par exemple lorsque la facture concernée contient des prestations dont la date se situe à plus de 30 jours dans le futur. Les factures concernées sont exclues du processus. Seules les factures TG dont la date de traitement est autorisée sont traitées.
Un message d'erreur tel que "Les factures suivantes ne peuvent pas être marquées comme envoyées manuellement et seront ignorées : 2026000000001044 - Exemple Max : la facture doit être envoyée via MediData" s'affiche par exemple lorsqu'il s'agit d'une facture TP. Les factures concernées sont exclues du processus et seules les factures TG sélectionnées sont traitées.
Action groupée "TÉLÉCHARGER LES PDF (ZIP)"
Cette action groupée est disponible uniquement pour les factures qui ont déjà été finalisées et qui ne sont plus au statut "NON ÉNVOYÉ".
Le PDF de toutes les factures TG sélectionnées est généré. Le PDF des factures TP sélectionnées est également généré. Nous adapterons toutefois cette action groupée afin que, à l'avenir, la copie destinée au patient soit générée pour les factures TP.
Au début du processus, la fenêtre de dialogue "Télécharger les PDF des factures" s'affiche. Elle permet de sélectionner simultanément, pour toutes les factures sélectionnées, les options de langue et de position de l'adresse. Les PDF sont générés en cliquant sur "Télécharger".
Cliquer ensuite sur "Ouvrir le fichier" : un fichier ZIP est téléchargé sur l'appareil de l'utilisateur (il se trouve généralement dans le dossier Téléchargements). Le nom du fichier ZIP est par exemple : invoices_2026-07-23.zip. Ce fichier ZIP contient toutes les factures des patients qui viennent d'être générées au format PDF.
L'option "Envoyer les liens de téléchargement" est également proposée au cours du processus, mais uniquement pour les factures pour lesquelles une adresse e-mail du patient a été enregistrée.
Résolution des problèmes :
Si l'action groupée "TÉLÉCHARGER LES PDF (ZIP)" est grisée, vérifiez le statut de toutes les factures sélectionnées. Pour les factures des patients au statut "NON ÉNVOYÉ", il faut utiliser l'action groupée "MARQUER COMME ENVOYÉES MANUELLEMENT". Pour les factures TP au statut "NON ÉNVOYÉ", il faut utiliser l'action groupée "ENVOYER ÉLECTRONIQUEMENT".
Action groupée "ENVOYER LES LIENS DE TÉLÉCHARGEMENT"
Cette action groupée permet d'envoyer simultanément des liens de téléchargement pour plusieurs factures de patients (factures TG). Cette action groupée est disponible uniquement pour les factures TG qui ne sont plus au statut "NON ÉNVOYÉ".
Les liens de téléchargement peuvent être envoyés uniquement aux patients pour lesquels une adresse e-mail a été enregistrée.
Résolution des problèmes :
Si l'action groupée "ENVOYER LES LIENS DE TÉLÉCHARGEMENT" est grisée, vérifiez le statut de toutes les factures sélectionnées. Le statut ne doit pas être "NON ÉNVOYÉ". Vérifiez également si une facture TP a été sélectionnée par erreur.
Action groupée "SUPPRIMER"
Attention :
Ne supprimez pas de factures de votre compte Medical Invoice ! Cela crée des lacunes dans la numérotation des factures.
La suppression ne peut pas être annulée !
Cette action groupée est uniquement destinée à des cas exceptionnels spécifiques. Elle permet de supprimer simultanément plusieurs factures TG, à condition que leur statut soit "NON ÉNVOYÉ".
