Esportazione
In Medical Invoice è presente un pulsante "Esporta". Lo si trova nella scheda "Fatture" e nella scheda "Pazienti" in alto a destra della finestra. Questa funzione permette di creare una lista di pazienti oppure delle fatture.
Apparirà una finestra di dialogo con un link "Apri file". Facendo clic su questo link, l'elenco appena creato viene scaricato in formato csv. A seconda della configurazione che avete scelto per il vostro computer e il vostro browser, il file verrà collocato in una cartella del vostro computer (di solito nella cartella "Download").
Il nome è Medical_Invoice_export_Patients_2023-10-06.csv o Medical_Invoice_export_Invoices_2023-10-06.csv.
Esportazione dati delle fatture
Verranno elencate tutte le fatture. La funzione di filtro di Medical Invoice non ha alcuna influenza su questo aspetto. In ogni caso, l'elenco può essere rielaborato e ordinato con un programma appropriato (Excel).
Con la funzione "Export" è possibile esportare essenzialmente solo i dati di fatturazione che sono visualizzati nella scheda "Fatture". Il contenuto delle fatture (ad esempio i codici tariffari, gli importi per singola posizione tariffaria, ecc.) non può essere esportato con questa funzione. Se sono necessari dati più dettagliati, si prega di consultare la scheda "Reporting".
Scaricare le fatture in formato PDF sul proprio dispositivo
Se desiderato, è possibile scaricare le fatture in formato PDF tramite le "Azioni collettive". A questo scopo, selezionare le fatture desiderate sul lato sinistro nella scheda "Fatture". Fare quindi clic sull'azione collettiva "SCARICA PDF (ZIP)".
Viene visualizzata la finestra "Scaricare i PDF delle fatture", nella quale è possibile selezionare le opzioni relative alla lingua desiderate e la posizione dell'indirizzo.
Se sono state selezionate non solo fatture paziente, ma anche fatture TP, è inoltre possibile scegliere se generare una copia paziente oppure il PDF della fattura TP per queste fatture.
Facendo clic su "Scarica", viene generato un file ZIP. Nella finestra successiva viene visualizzato il messaggio "I PDF delle fatture sono stati creati con successo". Fare clic su "Apri file" per scaricare il file ZIP sul proprio dispositivo.
Il nuovo file si chiama, ad esempio, invoices_2026-10-07.zip o con un nome simile. Contiene tutte le fatture selezionate durante questa operazione.
Questa funzione non è disponibile per le fatture che non sono ancora state finalizzate (stato "APERTO"). Se tali fatture sono state selezionate per errore, viene visualizzato il relativo messaggio di errore "Le seguenti fatture non hanno un PDF e verranno ignorate", e le fatture non ancora finalizzate vengono ignorate.
Esportazione dati patienti
Quando si esportano i dati dalla scheda “Pazienti”, vengono esportate tutte le informazioni visibili nella finestra al momento dell'esportazione. Con la funzione “Gestire le colonne” l'utente può determinare autonomamente quali dati devono essere visualizzati nella lista dei pazienti.
Excel
Si noti che la presentazione delle liste in Excel non viene determinata da Medical Invoice.
Dovete effettuare voi stessi le impostazioni di Excel nel modo più adatto a voi. Per evitare che i dati vengano confusi, potete procedere come segue:
Salvare il file esportato da Medical Invoice sul proprio computer.
Aprire Excel
Selezionare la scheda Dati > testo/CSV
Nella finestra “Importa dati”: trovate il file CSV creato in precedenza e importate i dati in Excel.
Nella casella di importazione di Excel, scegliere il separatore preferito (in generale, conviene scegliere la virgola).
Importare i dati in Excel (pulsante Carica o Importa).
Finestra “Importazione dati” :
( nella finestra appaiono le cartelle del proprio sistema) :
La seguente finestra di Excel permette di specificare le condizioni di importazione:
Suggerimenti per l'elaborazione in Excel
Nell'esempio seguente, l'elenco è stato filtrato in base alla data della fattura.
Le spunte per l'anno 2023 e i mesi da gennaio a marzo 2024 sono stati rimossi. Rimane solo il mese di aprile 2024 (contrassegnato in giallo).
Facendo clic su OK, l'elenco mostrerà solo più le fatture del mese di aprile 2024:
Quando una colonna di Excel è stata filtrata, non vengono più visualizzati tutti i dati. La colonna corrispondente è evidenziata in Excel :
Per visualizzare nuovamente tutti i dati, è necessario rimuovere il filtro impostato:
Dati dei pazienti
Verranno esportati tutti i record dei pazienti che figurano nella scheda “Pazienti”.
Saranno esportati solo i dettagli che sono visibili nell'elenco. Occorre selezionare le colonne che si desidera siano visibili prima del esportazione.
Esempio: in un programma come Excel, il risultato potrebbe essere simile all'immagine seguente.
Distribuire i nomi dei pazienti in Excel su due colonne separate
Il nome e il cognome dei pazienti vengono esportati nella stessa riga. In Excel ciò può causare difficoltà se si desidera ordinare l'elenco dei pazienti in base al cognome.
Per separare il testo in una colonna in Excel:
Si prega di selezionare la colonna con il nome del paziente in Excel.
Selezionare la scheda Dati in Excel e quindi fare clic su “Testo in colonne”.
Nella finestra di dialogo, scegli il tipo di dati "Delimitato"di Excel,
Selezionare il carattere che separa i dati “Spazio” nel secondo passaggio.
Specificare la cella di destinazione.
Fare clic su Avanti e completare la conversione del testo in Excel.
Il cognome e il nome dei pazienti appariranno ora in due colonne separate nel foglio Excel.
Suddividere ulteriormente l'indirizzo del paziente
L'indirizzo del paziente viene esportato in un'unica colonna. Se desidera che la via e il CAP/località siano riportati in colonne separate, può selezionare questa opzione durante l'importazione dei dati nel file Excel:
Aprire un file Excel vuoto.
In Excel, fare clic prima su “Data” e poi su “From Text/CSV”.
Selezionare il file precedentemente esportato da Medical Invoice (il nome del file è simile a questo: Medical_Invoice_export_Patients_).
Fare clic su “Import”.
È necessario selezionare il separatore “Semicolon" (Punto e virgola).
Ora non cliccare su “Load”, ma su “Transform Data”.
Si aprirà una finestra corrispondente in Excel. In questa finestra è necessario selezionare la colonna “Indirizzo” e poi cliccare su "Split Column".
Selezionare quindi il separatore (Delimitator). Scegliere la virgola come separatore per dividere ulteriormente la colonna “Indirizzo”.
Cliccando ora su “OK”, i dati della colonna “Indirizzo” vengono visualizzati in due colonne. Le due colonne sono denominate “Indirizzo 1” e “Indirizzo 2”.
Cliccare in alto a sinistra nella finestra su “Close & Load”. Si apre il foglio di lavoro Excel con i dati dei pazienti.
La procedura in immagini:
La finestra che si apre in Excel quando si seleziona il file “Medical_Invoice_export_Patients_” e si fa clic su “Importa”:
La finestra che si apre in Excel quando si fa clic su “Transform Data” nella finestra di importazione:
In questa finestra di Excel è possibile selezionare (evidenziare) la colonna con l'indirizzo del paziente. Successivamente, fare clic su “Split Column”.
Come separatore (Delimiter) è necessario selezionare la virgola, poiché la via/il numero civico e il codice postale/la località sono separati da una virgola:
Cosa fare se non si dispone di Excel o Numbers?
Se non disponete di un programma come Excel o Numbers (su Mac), potete comunque continuare a elaborare i dati esportati. Tuttavia, questo metodo è consigliabile solo se avete poche fatture da elaborare.
A tale scopo potete utilizzare un programma di videoscrittura. Sui computer Microsoft Windows e Apple Mac sono generalmente preinstallati diversi semplici programmi di testo, che possono essere utilizzati immediatamente senza dover acquistare o scaricare nulla, ad esempio WordPad o TextEdit. Anche questi programmi possono essere utilizzati per continuare a elaborare le fatture esportate.
Esempio: come raccogliere le fatture per le tasse senza usare Excel
Nel vostro account Medical Invoice, andate alla scheda "Abrechnungen", quindi cliccate su "ESPORTAZIONE" e successivamente su "Aprire file".
Selezionate quindi il file esportato sul vostro computer. Normalmente si trova nella cartella dei download. Il nome del file esportato è "Medical_Invoice_export_Invoices_2026-10-05(1).csv" o un nome simile.
Aprite il menu contestuale facendo clic con il tasto destro del mouse sul file selezionato. Selezionate "aprire con" e quindi un'applicazione adatta, ad esempio "WordPad" di Microsoft.
In un semplice programma di testo, ogni fattura viene visualizzata su una riga separata.
Le informazioni seguenti sono elencate in sequenza da sinistra a destra (separate da virgole): Numero fattura, Paziente nome, Paziente cognome, Data di nascita, Assicuratore, Data fattura, Data del trattamento, Importo, Tassa di richiamo, Totale, Data di pagamento, Stato, Tiers
Ad esempio, può apparire così:
20230001, Anna, Musterfrau, 1980-01-01, , 2024-03-13, 2022-12-14,1.80, , 1.80, 2024-08-22, Pagato, GARANT
In questo esempio, il quinto campo è vuoto, perché nelle fatture indirizzate al paziente non è presente alcuna assicurazione. Si vedono semplicemente due separatori (virgole) uno accanto all'altro.
È particolarmente importante il sesto campo da sinistra, che contiene la data della fattura, perché per la dichiarazione fiscale si desidera utilizzare solo le fatture relative a un determinato anno.
In un programma di testo molto semplice le possibilità sono limitate, ma quasi sempre è disponibile la funzione di ricerca. Fate clic all'interno dei dati e premete i tasti CTRL + F sulla tastiera. Dovrebbe aprirsi una finestra di ricerca. Inserite l'anno che state cercando.
Copiate in un nuovo file tutte le fatture in cui compare l'anno cercato, oppure eliminate tutte le fatture che non appartengono all'anno per il quale desiderate presentare la dichiarazione fiscale. Fate attenzione a considerare solo la data della fattura, che si trova al sesto posto da sinistra. La data del trattamento o la data del pagamento non dovrebbero essere prese in considerazione.
Successivamente potete cercare anche le fatture con uno STATO non appropriato. Ad esempio, potete escludere le fatture con lo stato "Rifiutato".
Si tratta di una procedura piuttosto laboriosa, ma se sono interessate solo poche fatture, è possibile procedere in questo modo anche senza utilizzare un programma come Excel.