Nuova funzionalità – Invio sicuro di documenti ai pazienti
In Medical Invoice è stata introdotta una nuova funzionalità che consente di inviare in modo sicuro ai pazienti documenti quali fatture pazienti (fatture TG) e copie per i pazienti.
L’invio avviene tramite un link di download al nostro portale pazienti.
I pazienti ricevono dal fornitore di prestazioni un’e-mail contenente un link, tramite il quale possono scaricare il documento in modo sicuro. Questa soluzione è più sicura rispetto al tradizionale invio via e-mail.
Requisiti:
Sul vostro dispositivo (computer) è installato un programma di posta elettronica (ad es. Outlook).
Nei dati del paziente (scheda “Pazienti”) deve essere memorizzato un indirizzo e-mail valido e corretto del paziente.
Assicurarsi che la data di nascita registrata per il paziente sia corretta (funziona come password per il download).
Il paziente deve scaricare il documento entro 30 giorni.
Procedura: finalizzazione e invio di una fattura TG
Nella scheda “Fatture” cliccare sul simbolo "Busta".
Selezionare “Inviare via e-mail/posta”.
Selezionare la data della fattura e finalizzare. I link per il download possono essere inviati solo per le fatture già finalizzate (stato “Pronta per la stampa” o “Inviata”).
Se necessario, selezionare la lingua e l'opzione "Senza polizza di versamento".
Il documento è stato generato. Fare clic sul pulsante “INVIARE IL LINK PER IL DOWNLOAD”.
Si aprirà una finestra in cui è possibile visualizzare l'indirizzo e-mail del paziente. Fare clic su "INVIARE". Il documento non viene inviato via e-mail, ma viene trasmesso solo il link.
(Se a questo punto clicca su “Annulla”, il link per il download non verrà inviato al paziente. La fattura avrà quindi lo stato “pronta per la stampa” o “inviata”, poiché è già stata finalizzata.)
Il link per il download è stato inviato. Il paziente riceverà ora l'e-mail corrispondente. Il mittente dell'e-mail è [email protected]
Il messaggio "Link per il download inviato con successo" indica semplicemente che il link è stato tecnicamente inviato.
Ricezione dell'e-mail e apertura del link per il download da parte dei pazienti
Come si presenta il messaggio e-mail con il link:
Il nome che compare nelle email del portale pazienti è quello indicato nella scheda "Configurazione" per il fornitore delle prestazioni.
Cliccando sul link contenuto nell'e-mail, sul dispositivo del paziente si aprirà automaticamente una pagina nel browser da cui potrà scaricare il documento. Si informa il paziente che il download può essere effettuato una sola volta.
Se il paziente ha cliccato su “Scarica fattura” nel portale pazienti, nella finestra successiva potrà inserire la sua data di nascita nel formato GG.MM.AAAA. La data di nascita del paziente funge da password per il download. Il paziente dovrà inoltre leggere e accettare l'informativa sulla privacy. Successivamente potrà cliccare sul pulsante “Verifica e continua”.
Se il download è andato a buon fine, il documento si aprirà automaticamente nel browser del dispositivo del paziente e potrà essere salvato.
Il documento scaricato si aprirà in una finestra separata del browser sul dispositivo del paziente. A seconda del browser utilizzato, l'aspetto potrebbe variare. Nella maggior parte dei casi, il documento verrà salvato anche nella cartella dei download sul dispositivo del paziente.
La procedura è pressoché identica per le copie dei pazienti.
Controllare lo storico degli invii
Per controllare quando è stato inviato un link di download, fare prima clic sul simbolo "Busta" a destra della fattura già finalizzata, e generare un PDF (non è necessario aprirlo).
Successivamente fare clic sul pulsante "INVIARE IL LINK PER IL DOWNLOAD" (non verrà inviato alcun link).
Lo storico degli invii viene visualizzato sotto forma di elenco nella finestra di dialogo "Invia link per il download", con la data, l’ora dell’invio e lo stato del rispettivo link.
Se desidera inviare un nuovo link, può procedere. Altrimenti, clicchi su ANNULLA.
Stato del link
Lo stato del link subito dopo l'invio è "In sospeso".
Se il link scade prima che il paziente scarichi il documento, lo stato del link cambia in "Scaduto". Il link scade dopo 30 giorni.
Una volta che il paziente ha scaricato il documento, questo sarà visibile nella finestra "Invia link per il download". Lo stato del link cambierà quindi in "Scaricato".
La finestra "Invia link per il download" visualizza anche la data di invio del link per il download e la data di download del documento.
Risoluzione dei problemi
In caso di eventuali problemi, si prega di verificare l'indirizzo e-mail e la data di nascita del paziente registrati nella scheda “Pazienti” nel account Medical Invoice.
Se il paziente dovesse cliccare nuovamente sul link der il download, verrà visualizzato un messaggio di errore: "Download non possibile. Questa fattura è già stata scaricata. Si prega di contattare (nome del fornitore di prestazioni) per un nuovo link."
Se il paziente (il destinatario del link per il download) inserisce la sua data di nascita in un formato errato, verrà visualizzato un avviso corrispondente.
Se il paziente inserisce una data di nascita errata o se la data di nascita inserita non corrisponde a quella memorizzata nei dati del paziente nell'account Medical Invoice, viene visualizzato il messaggio di errore: “La data di nascita inserita non è corretta”.
Se il paziente inserisce la sua data di nascita e clicca su “Verifica e continua” senza aver ancora accettato l'informativa sulla privacy, verrà visualizzato un avviso corrispondente.
Se nei dati del paziente è stato memorizzato un indirizzo e-mail errato o se la casella di posta del paziente è piena, l’e-mail con il link di download non può essere recapitata.
Purtroppo, in Medical Invoice non è possibile visualizzare un messaggio di errore in questi casi. Nel conto Medical Invoice appare sempre il messaggio: "Link per il download inviato con successo". Questo messaggio indica solo che l’e-mail con il link di download è stata inviata correttamente dal punto di vista tecnico, ma non che sia effettivamente arrivata al destinatario.
Si prega pertanto di assicurarsi che nei dati del paziente sia salvato un indirizzo e-mail corretto e aggiornato.
Se un paziente segnala di non aver ricevuto l’e-mail con il link, è possibile avviare l’invio nuovamente in qualsiasi momento. Qualora l’e-mail non arrivasse nemmeno dopo un nuovo invio, chiedere al paziente di controllare la propria casella di posta, in particolare la cartella spam, e di verificare che la casella di posta non sia piena.
Se i pazienti aprono il link di download ricevuto sul proprio cellulare, non è un problema. In questo caso, il file viene scaricato sullo smartphone e aperto nel browser. I pazienti possono salvare immediatamente il documento scaricato. Alcuni pazienti preferiscono inviare a se stessi via e-mail il documento scaricato sul proprio smartphone piuttosto che salvarlo normalmente nei propri documenti. Probabilmente ciò è dovuto al fatto che non sanno dove vengono salvati i download sul cellulare e come recuperarli. Inoltre, molte persone lavorano più comodamente su un laptop o un PC. Inviandosi il documento via e-mail, possono poi aprirlo, salvarlo o stamparlo da lì.
Cartella spam
Domanda:
Cosa fare se le e-mail con il link di download finiscono nella cartella spam dei pazienti?
Risposta:
La preghiamo di informare verbalmente i suoi pazienti che riceveranno la fattura tramite link di download e che la data di nascita del paziente corrisponde alla password. In questa occasione, chieda ai suoi pazienti di aggiungere il mittente [email protected] ai propri contatti / alla rubrica. In questo modo il problema dovrebbe di solito risolversi.
In alternativa, i pazienti possono controllare la propria cartella spam e contrassegnare un’e-mail erroneamente identificata come spam da [email protected] come "Non spam".
Questo è utile perché la maggior parte dei filtri e-mail moderni (come Gmail o Outlook) "imparano" da questa azione.
I pazienti devono aprire la propria cartella spam.
Devono aprire o selezionare l’e-mail del mittente [email protected].
Ora devono semplicemente cliccare sul pulsante "Non spam", "Non posta indesiderata" oppure "Sposta nella posta in arrivo" (a seconda del provider).