Desiderate inviare documenti scansionati insieme a una fattura?
In una prima fase i documenti vengono caricati.
In una seconda fase, questi possono essere allegati a una fattura.
I documenti possono essere caricati da due parti: nella scheda "Pazienti" e durante la registrazione della fattura nella scheda "Allestire fattura".
È possibile caricare documenti in formato PDF e file immagine (.jpg, .jpeg). Altri formati non possono essere utilizzati. Ad esempio, prescrizioni mediche, bolle di consegna o immagini radiografiche.
Upload nella scheda "Pazienti"
Selezionare il paziente corretto nella scheda "Pazienti" e fare clic su "Aggiungi documento".
Si apre una finestra di dialogo. Fare clic sul pulsante verde "Aggiungere un documento".
La finestra successiva fa parte del vostro sistema. A seconda del tipo di computer utilizzato, questa finestra può apparire anche diversa.
Selezionate qui il documento desiderato. Il documento selezionato appare quindi nella finestra di dialogo "Caricare documento".
Di seguito è riportato un esempio di un documento denominato "Bestell-Informationen.pdf":
Fare clic sul pulsante "Caricare" per caricare il documento.
Una volta che il documento è stato caricato con successo, appare un piccolo segno di spunta a destra del nome del documento.
Se i documenti sono troppo grandi, verrà visualizzato un messaggio di avviso (file troppo grande) e i documenti in questione non verranno caricati.
A questo punto è possibile caricare altri documenti con il pulsante "Aggiungere un documento", oppure chiudere la finestra.
I documenti caricati possono essere visualizzati nella scheda "Pazienti". Anche il nome del documento può essere modificato in questa scheda.
Upload nella scheda "Allestire fattura"
I documenti possono essere caricati anche durante l'inserimento della fattura. Tuttavia, il pulsante corrispondente "Upload" è disponibile solo dopo che il paziente è già stato selezionato.
Tutti i file che sono già stati caricati per un determinato paziente sono visibili anche nella scheda “Allestire fattura”.
Allegare documenti alla fattura
Questo vale solo per le fatture inviate in formato digitale.
La scheda "Allestire fattura" viene utilizzata per creare fatture e inserire le prestazioni.
Ma prima di tutto è necessario indicare un paziente. In seguito, sono disponibili tutti i documenti già caricati per questo paziente.
Tutti i documenti già caricati per un determinato paziente saranno allora visibili nella scheda "Allestire fattura".
Per inviare un documento specifico insieme alla fattura, è necessario selezionarlo qui.
Solo il documento selezionato (spuntato) verrà inviato insieme alla fattura.
Controllare quale documento è stato inviato con la fattura
Nella scheda "Fatture" è presente una colonna denominata "Allegati". Questa colonna mostra a colpo d'occhio se un documento è stato allegato alla fattura TP oppure no. Il nome del documento allegato compare nella colonna "Allegati".
In caso contrario, viene visualizzata la dicitura "Nessun documento".
Soluzioni per problemi:
Documento troppo grande
La dimensione del file è limitata a 5 MB.
I file possono risultare troppo grandi se i documenti vengono scansionati a colori o con la massima risoluzione. Si consiglia di ripetere la scansione a qualità normale o di ridurre le dimensioni del documento prima di caricarlo.
Impossibile trovare il documento caricato
L'elenco dei documenti caricati viene salvato insieme ai dati del paziente. Tuttavia, l'elenco può anche essere consultato e filtrato anche nella scheda “Allestire fattura”.
Si prega di verificare se l'elenco dei documenti è stato filtrato.
Se l'elenco non è stato filtrato, l'icona “Imbuto” appare nera e senza cerchio.
Nel corso del tempo, l'elenco può crescere e contenere sempre più documenti. A questo punto i documenti non appariranno più tutti nella stessa pagina. Il vostro documento potrebbe trovarsi nella seconda pagina dell'elenco.
È inoltre possibile visualizzare un numero maggiore di documenti o cercare un documento specifico in base al nome:
Non dimenticate di rimuovere il termine di ricerca utilizzato dopo aver completato la ricerca. Finché il piccolo simbolo dell'imbuto è cerchiato in verde, l'elenco è ancora filtrato.
Se l'elenco non è filtrato, il simbolo “imbuto” appare nero e senza cerchio.
È inoltre possibile modificare l'ordinamento dell'elenco in base al nome del file e alla data di creazione. Fare clic sulla piccola freccia per invertire l'ordine:
Scansione di documenti con l'applicazione Sumex Companion
Può scaricare questa app sul suo cellulare e utilizzarla per scansionare i documenti e caricarli direttamente sul suo conto Medical Invoice.
L'applicazione Sumex Companion è attualmente disponibile solo nell'App Store svizzero (per iPhone) e su Google Play.
Link diretto a Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.sumex.capturing.companion
L'applicazione Companion serve a scannerizzare i documenti con lo smartphone.
I documenti scansionati con l'applicazione vengono registrati direttamente con il paziente nel proprio account Medical Invoice.
Nell'esempio seguente, nella scheda “Pazienti” è stato selezionato il paziente Exemple Anna. Sulla destra sono visibili alcuni documenti già salvati per il paziente.
Ecco il nuovo documento dopo la scansione con l'applicazione Companion. Facendo clic sull'icona “matita”, è possibile modificare il nome del documento (Scan_2024_09_26_15-31.pdf).
Scansione e caricamento dei documenti
Selezionare il paziente corretto nella scheda “Pazienti”.
Fare clic sul pulsante “Aggiungi un documento
Nella finestra di dialogo successiva, selezionare l'opzione “Scansione tramite cellulare”.
Sullo schermo del computer appare un codice QR. Se non si lavora al computer, ma sul cellulare, è sufficiente fare clic sul pulsante “Apri Sumex Companion” (potrebbe essere necessario scorrere la pagina per vedere il pulsante).
Fare clic sul segno + nell'applicazione Companion e avviare la scansione del documento.
Selezionare Scansione (non PDF) per scansionare un nuovo documento.
È possibile terminare la scansione dopo una pagina, ma è anche possibile scansionare documenti di più pagine, se lo si desidera.
A questo punto il nuovo documento deve essere caricato.
Se accanto al documento compare una piccola spunta verde, significa che è stato correttamente registrato nel vostro account Medical Invoice.
Chiudere l'applicazione Companion e tornare al proprio account Medical Invoice. Troverete il documento appena scansionato associato al paziente selezionato.
