Visualizzazioni nella scheda “Pazienti”
Elenco dei pazienti:
Nella scheda “Pazienti” viene visualizzato per primo l'elenco dei pazienti. I clienti possono essere inseriti nella scheda "Pazienti". Verrà generato un elenco che sarà disponibile in seguito durante la registrazione delle fatture. Per modificare i dati di base dei pazienti, fare clic sul simbolo “penna” a destra. Alcuni dati del paziente qui memorizzati vengono inseriti automaticamente nel modulo di fatturazione quando viene creata la fattura (ad esempio, la data dell'incidente, la cassa malattia, ecc.)
Vista dettagliata del paziente:
L'elenco dei pazienti è visibile per primo. È possibile selezionare un paziente specifico per visualizzare i documenti e le fatture salvati per quella persona. Fare clic sulla doppia freccia a sinistra del nome del paziente per aprire la vista dettagliata.
Si può passare avanti e indietro tra la visualizzazione dell'elenco dei pazienti e la visualizzazione dettagliata di un patiente specifico.
Modificare l'elenco dei pazienti nella scheda "Pazienti"
Aprite la scheda "Pazienti" per registrare i dati dei vostri clienti. Il risultato è un elenco di tutti i pazienti che è poi disponibile quando si compilano le fatture.
Per aprire la finestra di modifica dei dati del paziente, fare clic sull'icona “matita”.
L'elenco dei pazienti può essere ricercato. Inserire un nome per eseguire una ricerca.
E possibile scegliere quali informazioni della cartella del paziente devono essere visualizzate.
Nella parte inferiore della scheda “Pazienti”, fare clic sul pulsante “Gestire colonne” e selezionare le colonne desiderate.
Durante l'esportazione dei dati dei pazienti, vengono esportate solo le informazioni visibili qui.
Queste informazioni vengono visualizzate anche nella scheda “Allestire fattura” quando si seleziona un paziente.
Queste impostazioni vengono salvate nel browser.
Registrare un nuovo paziente
Per il paziente è necessario compilare obbligatoriamente solo i campi Sesso, Nome, Cognome, Via, NPA (codice postale, numero postale d'avviamento), Località e Data di nascita. Una volta compilati tutti questi campi, è possibile salvare il paziente.
Se non è possibile salvare, controllare i campi contrassegnati con la dicitura "Questo è un campo obbligatorio". Verificare di aver inserito una data di nascita.
Il campo NPA (codice postale) è compilato correttamente, anche se è evidenziato in rosso.
Fare clic sul pulsante verde "Registrare un nuovo paziente" per aprire il modulo in cui si possono inserire i dati del paziente. Sugli schermi piccoli, la scheda viene visualizzata in modo diverso. Potrebbe essere necessario cliccare prima sull’icona del menu (quadrato verde con tre punti) e poi su "Registrare un nuovo paziente".
Se un campo di inserimento è incorniciato in rosso, non significa che ci sia un errore. Il bordo rosso indica che il campo è stato modificato o che è stato inserito un nuovo valore.
Esempio: In questo esempio, il CAP, la località e l’indirizzo del paziente sono stati inseriti correttamente. Solo la data di nascita non è ancora stata inserita. Non appena il campo "Data di nascita" viene compilato, questi dati del paziente possono essere salvati.
Il numero OFS viene normalmente completato automaticamente dal sistema. Se ciò non avviene, può essere inserito in un secondo momento. L’inserimento del numero OFS è rilevante solo per le specializzazioni "Spitex", "Cure infermieristiche" e "Casa di cura". Le altre specializzazioni non richiedono questo dato.
Gli altri campi per i dati del paziente non devono ancora essere compilati obbligatoriamente in questa fase. Tuttavia, potrebbe essere necessario completare queste informazioni in seguito per poter creare le fatture. Ciò dipende dai requisiti del tipo di fatturazione scelto.
Non tutte le informazioni devono essere inserite. I campi obbligatori sono contrassegnati da un piccolo asterisco.
Si prega di inserire i dati del paziente così come riportati sulla tessera sanitaria.
Sulla tessera d’assicurato (TeA) della cassa malattia troverà le seguenti informazioni:
Il nome della cassa malattia
Nome e cognome della persona assicurata
Il numero della tessera d’assicurato a 20 cifre.
Il numero di assicurazione (numero della persona assicurata). Si tratta del numero interno presso l‘assicuratore, che però può avere lunghezza e formato molto diversi a seconda della cassa malati).
La data di nascita della persona assicurata
Sesso della persona assicurata
Il numero AVS, composto da 13 cifre. Il numero AVS deve essere inserito con i punti. (L'inserimento del numero AVS nei dati del paziente (in Medical Invoice) non è obbligatorio, ma consigliato, poiché il numero AVS del paziente deve essere specificato per molti tipi di fatturazione)
Se le fatture devono essere inviate all'assicurazione invalidità, è necessario inserire il numero AVS a 13 cifre del paziente.
Inserire la cassa malati o l’assicurazione infortuni
Per inserire la cassa malati o l’assicurazione contro gli infortuni è disponibile un elenco di selezione. Cliccare sulla piccola freccia a destra nel campo corrispondente per scegliere l’assicurazione appropriata. È possibile digitare nel campo per cercare nell’elenco disponibile.
Data della decisione, data infortunio
Utilizzate il calendario fornito per l'inserimento della data o inserite la data nel formato GG:MM:AAAA
Indirizzo e-mail del paziente
Quando si inviano le fatture, l'opzione “INVIARE IL LINK PER IL DOWNLOAD” è disponibile solo se qui è stato inserito un indirizzo e-mail.
Ecco la relativa finestra di dialogo nella scheda “Fatture”:
Codici postali
Se si inserisce un codice postale svizzero, il sistema propone un suggerimento (evidenziato in azzurro). Se si fa clic sul suggerimento, il “Luogo” viene inserito automaticamente. Per inserire il suggerimento, fare clic sullo sfondo azzurro.
È anche possibile che, dopo aver inserito un codice postale, vengano visualizzati due suggerimenti per la città o il paese. Selezionate la città o il paese corretto.
Per sovrascrivere un codice postale già inserito, è sufficiente cliccare nel campo e inserire il nuovo codice postale. Il codice postale precedente e il suggerimento corrispondente in azzurro scompaiono immediatamente quando si inizia a digitare.
La “Località” viene sovrascritta automaticamente quando si inserisce un nuovo codice postale svizzero. Tuttavia, è possibile cancellare o sovrascrivere la “Località” anche manualmente.
Se i dati sono stati modificati, ciò viene segnalato da un bordo rosso attorno al campo di immissione. Il bordo rosso attorno al campo di immissione non impedisce il salvataggio dei dati.
Formati speciali per indirizzi stranieri
È necessario inserire al minimo 4 caratteri (numeri, lettere, trattini o spazi).
Non appena vengono inseriti quattro caratteri nel campo “NPA”, il sistema genera un suggerimento che può essere salvato (i suggerimenti sono evidenziati in azzurro).
Le voci del campo “Località” devono essere cancellate o sovrascritte manualmente.
Esempio:
Una paziente si trasferisce da Zurigo a un altro Paese. Il suo codice postale precedente era 8004 (luogo Zurigo). Il nuovo codice postale è 405 in Senegal.
Il codice postale 8004 può essere cancellato facendo clic sulla piccola x. La località di Zurigo deve essere cancellata e modificata manualmente.
Il nuovo NPA è troppo corto. Il sistema non produce alcuna proposta. Non è possibile memorizzare il codice postale.
Se l'abbreviazione del Paese viene inserita prima del codice postale, in questo caso la lunghezza della voce risulta tra 4 e 9 caratteri. Ora il sistema produce una proposta (su sfondo azzurro). Questa proposta può essere memorizzata.
È inoltre possibile utilizzare gli spazi per completare una voce troppo corta.
La lunghezza massima dei codici postali è di 9 caratteri. Se si inseriscono più di 9 caratteri, non è possibile salvare. Non appena i caratteri in eccesso saranno stati eliminati, il sistema proporrà un altro suggerimento, sul quale si potrà cliccare e salvare.
È possibile inserire codici postali di un massimo di 9 caratteri. Se avete bisogno di più spazio, potete aggiungere qualcosa anche nel campo “Località”.
Tutela, secondo indirizzo postale
Se necessario, è possibile indicare un secondo indirizzo postale. Ad esempio, in caso di tutela o per i titolari della potestà genitoriale. Si prega di selezionare l'opzione corrispondente. Appariranno i campi per l'inserimento per i'indirizzo postale alternativo: del titolo, del nome, del cognome, della via, del CAP e della località.
Se necessario, si prega di scorrere leggermente verso il basso nella finestra di dialogo.
Una volta inserito l'indirizzo, è necessario decidere se questo deve essere utilizzato.
Attenzione:
Solo se è stata selezionata l'opzione “La tutela/tutore legale è il destinatario della fattura”, tutte le nuove fatture create saranno inviate a questo indirizzo.
Se nella cartella del paziente è stata selezionata l'opzione “Tutela legale / Il tutore legale è il destinatario della fattura”, sulla fattura verrà stampato l'indirizzo alternativo come destinatario della fattura (freccia gialla nell'immagine sottostante).
Anche l'indirizzo del paziente viene stampato sulla fattura (leggermente più basso e più piccolo).
Inserire indirizzi particolarmente lunghi (ufficio) come destinatari delle fatture
È possibile inserire il nome di un ufficio nella prima riga dell'indirizzo (campo Appellativo). L'appellativo e il nome possono essere inseriti insieme sulla seconda riga (campo Nome).
In ogni campo è possibile inserire fino a 35 caratteri.
Il campo "Appellativo" (verde) figura su una riga separata, mentre i campi "Nome" (giallo) e "Cognome" si trovano insieme sulla seconda riga dell'indirizzo.
Non dimenticate di salvare i dati inseriti.
Altre caselle nella scheda “Pazienti”
Le caselle “Assicurazione infortuni” (indicare il nome dell'assicurazione infortuni competente), “Numero infortunio” (numero sinistro) e “Data infortunio” (data sinistro) riguardano i casi di competenza dell'assicurazione infortuni o eventualmente dell'assicurazione militare.
I campi di immissione "Numero decisione" e "Data decisione" riguardano l'assicurazione invalidità. Se le fatture devono essere inviate all'assicurazione invalidità, è necessario indicare il numero AVS a 13 cifre del paziente e un numero di disposizione. Si prega di osservare le relative istruzioni: Numeri di disposizione dell'AI.
Numeri dei casi AI
Si prega di consultare questo link : Numero della decisione , numero del caso AI
Numero AVS
Il numero AVS del paziente è composto da 13 cifre. Deve essere inserito con i punti. Ciò significa che il numero di 13 cifre, insieme ai tre punti, comprende in totale 16 caratteri. Se ha inserito il numero AVS nel formato corretto e con la lunghezza corretta, ma il suo inserimento non viene comunque accettato, significa che ha digitato un numero AVS errato. La preghiamo di controllare attentamente che il numero AVS non contenga errori di battitura. Il numero AVS contiene una cifra di controllo che consente di individuare eventuali errori di battitura.
L’inserimento del numero AVS nei dati del paziente non è obbligatorio in Medical Invoice, ma è consigliato, poiché per molti tipi di fatturazione il numero AVS del paziente deve essere obbligatoriamente indicato. Se nei dati del paziente non è stato inserito alcun numero AVS, il campo corrispondente nelle fatture viene automaticamente compilato con un numero sostitutivo per soddisfare i requisiti dello standard di fatturazione 5.0.
Modificare i dati dei pazienti
Freccia verde: cliccare sul simbolo della "matita" per aprire la finestra di modifica.
Consultazione dei documenti scannerizzati del paziente
Fare clic sulla freccia a sinistra del nome del paziente per aprire la sua cartella. Qui è possibile verificare se sono già presenti dei documenti per questo paziente (prescrizioni, radiografie scansionate, ecc.)
Caricare le prescrizioni e altri documenti scansionati
Cliccando sulla doppia freccia a sinistra del nome del paziente si apre la vista dettagliata del paziente. Sono visibili diverse schede. Nella scheda “Documenti” è possibile caricare documenti digitalizzati, ad esempio prescrizioni, radiografie, ecc.
Istruzioni per il caricamento dei documenti scansionati: Caricare documenti
Eliminazione di pazienti e di documenti
Per questo serve il simbolo del "cestino". Se per il paziente in questione esistono fatture, il paziente non può essere eliminato. Bisognerebbe prima eliminare tutte le fatture una per una, cosa possibile solo per le fatture TG.
Le consigliamo di non eliminare i pazienti già registrati, perché così potrà ricostruire tutte le operazioni anche dopo molti anni.
Se le dà fastidio vedere i pazienti non più necessari nell’elenco, può aggiungere una "Z" davanti al cognome. In questo modo questi pazienti verranno mostrati in fondo alla lista.
I pazienti, i documenti e le fatture che fanno parte dell'invio delle fatture tramite Medidata non possono essere eliminati, poiché questo scambio di dati deve essere tracciabile in qualsiasi momento.
Si prega di consultare le nostre istruzioni in merito: Sopprimere fatture
Fatture nella scheda "Pazienti"
Tutte le fatture sono elencate nella scheda "Fatture", ma è anche possibile accedere alle fatture nella scheda "Pazienti".
Tuttavia, qui sono elencate solo le fatture associate al paziente selezionato. Le fatture possono essere modificate o inviate a partire da questa scheda.
Vista dettagliata del paziente - Elenco dei documenti
È possibile caricare documenti (ad esempio, prescrizioni mediche) in Medical Invoice. I documenti scansionati e caricati vengono sempre salvati con un paziente specifico. Nel corso del tempo, verrà creato un elenco dei documenti caricati.
Link al capitolo: Caricamento di documenti
Per passare alla vista dettagliata (con l'elenco dei documenti), clicchi sul pulsante a sinistra del nome del paziente selezionato.
I documenti già registrati possono essere rinominati (simbolo "matita").
Eliminare documenti: a tal fine è disponibile il simbolo “Cestino”, che però potrebbe essere disattivato e non cliccabile. Ciò si verifica quando il documento in questione è già stato utilizzato una volta per la fatturazione TP. In tal caso, il documento non può più essere eliminato, poiché lo scambio di dati tramite Medidata deve essere tracciabile in qualsiasi momento.
Per tornare alla finestra di modifica con i dati del paziente, chiudere l'elenco dei documenti cliccando sulla x.
Ulteriori dati nella scheda “Pazienti”
A seconda del Suo abbonamento e della della specializzazione che è stata memorizzata per il fornitore di prestazioni, potrebbero essere disponibili ulteriori dati.
Tab "Reporting"
Questa funzione consente di analizzare tutte le prestazioni fatturate presenti in un account. I dati ottenuti possono poi essere esportati in formato CSV e ulteriormente elaborati con un programma adeguato come Excel.
I dati possono essere consultati direttamente nella scheda "Reporting", oppure anche nel tab omonimo nella scheda "Pazienti".
Tab "Garanzie d'assunzione dei costi"
In questa scheda, nella vista dettagliata del paziente, vengono elencate le eventuali garanzie di copertura dei costi. Questa scheda è visibile per le aree "Spitex", "Cure infermieristiche" e "Casa di cura". Le altre aree non richiedono questa scheda.
