Esistono due tipi di fattura:
Fatture TP - Terzo pagante
Possono essere inviate direttamente da Medical Invoice in formato digitale (tramite Medidata) (il destinatario è un assicuratore).
Fatture TG - Terzo garante
Sono redatte in formato PDF, quindi stampate e inviate per posta (il destinatario è il paziente).
Il processo e le denominazioni di stato per questi due tipi di fattura non sono uguali.
Fatture TG
Procedura usuale:
APERTO > PRONTO PER LA STAMPA > la fattura è stata pagata > PAGATO (o "PARZIALMENTE PAGATO")
Stato "APERTO"
Questa fattura non è ancora stata inviata o finalizzata. Pertanto, non esiste ancora una data di fatturazione.
Le fatture TG con stato “aperto” non possono essere modificate allo stato "pagato" o “parzialmente pagato”.
Queste fatture non sono incluse nella scheda "Fatturato".
Finalizzare, stampare
Stato "PRONTO PER LA STAMPA"
La fattura è stata finalizzata (la data della fattura è stata impostata).
È stata generata in formato PDF. Nella maggior parte dei casi, la fattura è già stata stampata e inviata per posta.
È possibile scaricare la fattura in qualsiasi momento e stamparla nuovamente o salvarla sul proprio computer.
Le fatture TG con stato "PRONTO PER LA STAMPA" possono essere modificate allo stato "pagato" o "parzialmente pagato".
Queste fatture vengono prese in considerazione nella scheda "Vendite".
Per aprire il menu, si deve cliccare sulla piccola freccia accanto all'etichetta di stato; a quel punto si aprirà il menu a tendina. Il menu a tendina contiene diverse voci tra cui scegliere.
Se lo stato della fattura TG e "PRONTO A STAMPARE", allora il menu a tendina contiene la voce "Pagato", la voce "Parzialmente pagato", "Correggere fattura" e "Seleziona azione".
L'opzione "Seleziona azione" apre lo stesso menu che si apre facendo clic sull'icona "Busta".
Pagamento delle fatture TG
Stato "PAGATO"
I pagamenti in entrata devono essere verificati sul proprio conto bancario. Se si è abbonati alla versione Pro, è anche possibile utilizzare la funzione di sincronizzazione automatica dei pagamenti utilizzando un file camt.054.
La fattura può poi essere impostata manualmente sullo stato "pagato". È possibile impostare la data di ricezione del pagamento.
La data di pagamento può essere modificata anche in un secondo momento:
Se lo stato della fattura TG e "Pagato", allora il menu a tendina contiene la voce "Parzialmente pagato", la voce "", "Corregi stato", "Impostare la data di pagamento" e "Seleziona azione".
Stato "PARZIALMENTE PAGATO"
A partire da questo stato, lo stato può essere modificato in "Pagato".
Le fatture con lo stato "PAGATO" e "PARZIALMENTE PAGATO" vengono prese in considerazione nella scheda "Fatturato".
Per aprire il menu, si deve cliccare sulla piccola freccia accanto all'etichetta di stato; a quel punto si aprirà il menu a tendina. Il menu a tendina contiene diverse voci tra cui scegliere.
Se lo stato della fattura TG e "Parzialmente pagato", allora il menu a tendina contiene la voce "Pagato", la voce "", "Corregi stato" e "Seleziona azione".
L'opzione "Seleziona azione" apre lo stesso menu che si apre facendo clic sull'icona "Busta".
Correggere una fattura TG
Se le fatture sono in stato "APERTO", è ancora possibile sopprimerle (utilizzando l'icona del "cestino")e correggerle.
Questo non è più possibile nello stato "PRONTO PER LA STAMPA". È tuttavia possibile correggere la fattura. Si consiglia comunque di non effettuare correzioni importanti.
Dopo la correzione, la fattura torna allo stato "APERTO".
Nota bene: la fattura viene rimossa dalla panoramica della scheda " Fatturato".
Modificare manualmente lo stato delle fatture TG
Per le fatture con stato "APERTO" non è possibile modificare manualmente lo stato.
Potete consultare in qualsiasi momento lo stato della vostra fattura TG cliccando, nella scheda "Fatture", sul simbolo dell’occhio (oppure sul simbolo della matita) e successivamente su "Decorso". Si aprirà quindi la finestra "Dettagli della fattura".
Problema: Una fattura TG è stata impostata per errore sullo stato "Parzialmente pagato", anche se non è ancora stata pagata.
Soluzione: Cliccate sullo stato della fattura TG. Si aprirà un menu a tendina. Selezionate "Correggi stato". Si aprirà quindi la finestra con i dettagli della fattura. In questa finestra vedrete un elenco dei diversi stati già attraversati da questa fattura TG. Nella finestra "Dettagli della fattura" potete reimpostare lo stato della fattura su "Pronto a stampare". Poi cliccare su "OK"
Problema: Una fattura TG è stata impostata per errore sullo stato "Pagato", anche se non è ancora stata pagata. Per errore è stata anche impostata la data di pagamento.
Soluzione: Cliccate sullo stato della fattura TG. Si aprirà un menu a tendina. Selezionate "Correggi stato". Si aprirà quindi la finestra con i dettagli della fattura. In questa finestra vedrete un elenco dei diversi stati già attraversati da questa fattura TG. Nella finestra "Dettagli della fattura" potete reimpostare lo stato della fattura su "Pronto a stampare". Successivamente cliccate su "OK". Anche la data della fattura impostata per errore verrà eliminata.
Problema: Desidero reimpostare lo stato della mia fattura TG, ma quando apro il menu a tendina, la voce "Correggi stato" non è presente.
Spiegazione: Se la vostra fattura TG si trova nello stato "Pronto a stampare" oppure nello stato "Aperto", la voce di menu "Correggi stato" non è disponibile.
Gli stati "Rifiutato", "Inviato" ed "Liquidato" sono disponibili solo per le fatture TP. Le fatture TG non possono avere questi stati.