Come è possibile creare un documento che contenga tutti i dati di fatturazione desiderati e anche la chiusura dell'esercizio per un determinato anno?
Aprire un nuovo documento in Excel.
Nel conto Medical Invoice, aprire la scheda “Fatture”.
Nella scheda “Fatture” cliccare in basso a sinistra su “Gestisci colonne” e poi su “SELEZIONA TUTTO”.
Ora clicchi sul pulsante verde ESPORTA che si trova in alto a destra.
Si aprirà la seguente finestra, dove dovrà cliccare su “Apri file”.
A seconda delle impostazioni del computer e del browser, il file appena esportato si aprirà nel browser. È molto probabile che venga scaricato anche direttamente nella cartella dei download.
Passare ora al foglio Excel aperto.
In Excel, aprire la scheda “Dati”. Selezionare “Dati da testo/CSV”.
Si aprirà una finestra con le cartelle e i file del proprio computer. È possibile fare clic sul file CSV denominato "Medical_Invoice_export_Invoices" e quindi fare clic su "Importa" o "Apri".
Si aprirà una finestra in cui è necessario controllare il separatore. Per i dati delle fatture esportati, è necessario selezionare il separatore "Virgola".
Ora fare clic su “Carica”.
I dati si apriranno nel foglio Excel. Di solito sono già formattati come tabella.
Attenzione:
Se nel foglio di lavoro Excel una colonna di dati appare illeggibile perché contiene solo simboli di cancelletto, non si preoccupi. I simboli di cancelletto indicano semplicemente che la colonna è troppo stretta per i dati. Può tranquillamente ignorarli.
(Se alla fine dovesse essere necessario, è sempre possibile allargare le colonne.)
Elaborazione dei dati in Excel
Nel foglio Excel, nella colonna “Data del trattamento”, clicchi sulla piccola freccia e selezioni l'anno desiderato dal menu. Clicchi su “OK”.
Nel foglio Excel, nella colonna “Stato”, fare clic sulla piccola freccia e selezionare dal menu le fatture con lo stato Pagato. È anche possibile aggiungere lo stato “Pronto per stampare” se si desidera visualizzare l'intero fatturato dell'anno. Nel proprio account potrebbero essere presenti anche fatture con lo stato "Completato" o "Rifiutato". Se lo stato delle fatture è stato sempre aggiornato correttamente, è ora possibile selezionare semplicemente tutto ciò che si ritiene più opportuno.
Clicchi su OK. Ora l'elenco dovrebbe contenere solo le fatture che deve essere incluse nel fatturato dell'anno selezionato.
Se deve rimuovere singole fatture, può farlo ora. Basta selezionare la riga corrispondente nel foglio di lavoro Excel e quindi eliminarla o correggerla.
Ora deve eliminare tutte le colonne superflue dal foglio di lavoro Excel. Clicchi in alto sulla colonna desiderata per selezionarla. Nel mio esempio, seleziono la colonna E perché contiene l'assicurazione dei pazienti nel mio Excel. Per eliminare la colonna selezionata, clicco con il tasto destro del mouse sulla riga selezionata e seleziono “Elimina” (in alternativa, è possibile selezionare "Nascondi" invece di “Elimina”).
Eliminare tutte le colonne non necessarie dal foglio di lavoro Excel.
Cliccare ora nella prima cella vuota sotto la colonna “Totale”.
Passare alla scheda "Formule" e cliccare su "Somma automatica".
Ora il foglio Excel è pronto.
Salvare il foglio Excel nel formato corretto
Nel foglio Excel, fare clic sulla scheda “Layout di pagina” e selezionare l'opzione “Orizzontale” in “Orientamento”. In "Scale to fit" è possibile selezionare l'opzione che consente di adattare tutto alla larghezza di una pagina. La larghezza deve essere impostata su 1 e l'altezza su “Automatico”.
Nel foglio Excel, fare clic sulla scheda “File” all'estrema sinistra.
Si aprirà un menu. Selezionare l'opzione “Salva con nome”. Inserire un nome appropriato per il file e selezionare il formato desiderato. Nel mio esempio ho selezionato PDF.
Quindi fare clic su “Salva”.
Ora il documento per le imposte è pronto. Chiuda il foglio Excel e apra la cartella sul suo computer in cui ha salvato il nuovo documento.