Das Register "Konfiguration" ist in verschiedene Felder aufgeteilt:

Leistungserbringer, Zahlungsinformationen, Weitere Therapeuten, Rechnungskonfiguration, Rechnungsnummer und Rechnungssteller.

Wenn Sie schon wissen, zu welchem Thema Sie Informationen brauchen, dann können Sie in der Inhaltsübersicht direkt zum gewünschten Thema springen.

Im Register "Konfiguration", im Abschnitt "Leistungserbringer" werden die Adresse und der Name sowie die ZSR-Nummer eingetragen.

Wenn bei der Option "Leistungserbringer ist ein Unternehmen" ein Häklein gesetzt wird, dann muss das Feld "Vorname / zusätzlicher Name" nicht mehr obligatorisch ausgefüllt werden.

Bitte füllen Sie die Felder für den Namen gleich aus, wie diese auf Refdata hinterlegt wurden.

Die hier eingegebene Adresse des Leistungserbringers wird auf den Rechnungen aufgedruckt.

Die GLN des Leistungserbringers ist die gleiche, die bei der Erstellung des Kontos eingetragen wurde. Sie wurde automatisch eingetragen. Auch diese GLN nachträglich geändert werden. Eventuell müssen Sie hier die GLN der Filiale eintragen, in anderen Fällen muss die persönliche GLN des Leistungserbringers verwendet werden.

Hier muss auch die Fachrichtung ausgewählt werden (roter Pfeil). Die ausgewählte Fachrichtung bestimmt, welche Tarife zur Verfügung stehen, um die Leistungen zu erfassen.

Wenn keine ZSR-Nummer vorhanden ist, kann eine G999999 (Dummy-Nummer) eingetragen werden, da nicht bei allen Abrechnungsarten eine ZSR-Nummer vorgeschrieben ist. Unter Umständen funktioniert die von Ihnen gewählte Abrechnungsart nicht korrekt, wenn Sie eine Dummy-Nummer verwenden. Bei der Rechnungsstellung an die Invalidenversicherung wird im allgemeinen keine ZSR-Nummer benötigt. In diesem Fall können Sie die Dummy-Nummer G999999 verwenden. Das Feld "ZSR" darf nicht leer bleiben, sonst lässt dich die Konfiguration nicht speichern.

Nicht vergessen: Nach jeder Änderung muss diese gespeichert werden. Dazu bitte im Register "Konfiguration" ganz hinunter scrollen und auf die grüne Schaltfläche "Konfiguration übernehmen" klicken.

Falls die PLZ rot nach der Eingabe umrandet ist, macht das nichts. Sie können trotzdem die Konfiguration speichern. Kontrollieren Sie, ob Sie bereits alle anderen obligatorischen Felder (mit Sternchen markiert) ausgefüllt haben.
​

Wenn Postleitzahlen aus der Schweiz oder Liechtenstein eingetragen werden, dann erscheint eine Auswahl von Orten. Klicken Sie auf den vorgeschlagenen Ort, wird dieser automatisch ins Feld "Ort" eingetragen. Falls kein Vorschlag erscheint, muss der Ort von Hand eingetippt werden.

Bei ausländischen Postleitzahlen bitte im Feld "Land" das passende Land auswählen. Der Ort muss von Hand eingetippt werden.

Um eine falsche Eingabe zu löschen, auf das kleine x klicken.

Falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, bitte bei der entsprechenden Option ein Häklein setzen und die Mehrwertsteuer-Nummer eintragen.

Bitte das Format CHE123456789 oder das Format 123456 verwenden. Bitte achten Sie darauf, keinen Leerschlag am Ende einzufügen.

Sie wissen nicht, ob Sie Mehrwertsteuerpflichtig sind? Hier ein Link zur entsprechenden Seite der Eidgenössischen Steuerverwaltung: https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/mwst-steuerpflicht.htm

Im Endpreis für den Kunden muss die Mehrwertsteuer bereits enthalten sein, darum versteht sich der Endpreis (fälliger Betrag) auf der Rechnung sich immer inklusive Mehrwertsteuer. Die im Gesamtbetrag enthaltene Mehrwertsteuer und der geltende Mehrwertsteuersatz werden auf der Rechnung aufgedruckt.

Beispiel unten:

Die "ergänzende Bezeichnung" aus der Konfiguration wird auf dem Rückforderungsbeleg aufgedruckt. Dieser Eintrag ist nicht obligatorisch.

Der Kanton des Leistungserbringers wird im Abschnitt "Rechnungskonfiguration" eingegeben. Dies ist nicht der Kanton der versicherten Person. Der Kanton wird automatisch eingetragen und entspricht der Adresse des Leistungserbringers (Abschnitt "Leistungserbringer").

Beispiel, wie diese Angaben auf der Rechnung dargestellt werden:

Im Abschnitt "Zahlungsinformationen" wird die Bankverbindung eingetragen. Name, Postleitzahl und Ort des Bankinstituts.

(Sollten nach Eingabe der Postleitzahl keine Vorschläge angezeigt werden, versuchen Sie bitte, nach der Postleitzahl ein Leerzeichen hinzuzufügen.)

Die neue QR-Rechnung löst die bisherigen Einzahlungsscheine ab

Ab dem 1. Oktober 2022 sind nur noch QR-Rechnungen zulässig. Orange und rote Einzahlungsscheine können nicht mehr verwendet werden.

Bitte tragen Sie eine gültige IBAN ein.

Eine gültige QR-IBAN in der Schweiz hat immer 21 Zeichen und folgt diesem Format:

CHkk 3BBB BCCC CCCC CCCC C

Wenn das fünfte Zeichen eine 3 ist, dann handelt es sich um eine QR-IBAN.
​

In Medical Invoice wird automatisch ein Zahlteil mit QR-Code auf Ihre Patientenrechnungen aufgedruckt. Bei TP-Rechnungen werden diese Daten in der XML-Datei ebenfalls übermittelt.

Das generieren der Patientenrechnung mit dem Zahlteil kann von Ihnen manuell unterdrückt werden (diese Option haben Sie später im Druckdialog der Abrechnung). Es werden dann nur noch die "Leistungsübersicht zur Behandlung", der "Rückforderungsbeleg" und das "QR-Code Blatt" generiert.

Zusätzliche Informationen:

Das Feld "Zusätzliche Informationen" auf dem Einzahlungsschein wird automatisch mit dem Rechnungsdatum und der Rechnungsnummer ausgefüllt, egal ob eine QR-IBAN oder eine normale IBAN verwendet wird. Es kann kein eigener Text erfasst werden für das Feld "Zusätzliche Informationen".

Sie können bei Bedarf eine eigene Rechnungs-Referenznummer eingeben. Mit dieser können die Zahlungseingänge leichter identifiziert werden.

Wenn keine QR-IBAN verwendet wird, können Sie in der Konfiguration auswählen, ob eine RF-Referenznummer generiert wird oder nicht. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Option "Referenznummer generieren" im Abschnitt "Zahlungsinformationen". Wenn Sie ein Häklein setzen, dann wird automatisch eine RF-Referenznummer generiert, sonst nicht. Auch wenn Sie die Option der automatischen Generierung der Referenznummer nicht angewählt haben, so können Sie trotzdem von Hand eine eigene Referenznummer eintippen beim Erfassen der Rechnung.

Zahlteil mit RF-Referenz:

Zahlteil ohne RF-Referenz:

Das Feld "Identifikationsnummer " ist nur dann sichtbar, wenn eine QR-IBAN eingetragen wurde. Das Eintragen einer Identifikationsnummer im Im Abschnitt "Zahlungsinformationen" ist nicht obligatorisch. Wenn Sie es wünschen, können Sie hier eine beliebige Nummer einfügen. Diese Nummer wird dann die führenden Nullen der Referenznummer ersetzen.

Falls Sie kein Bankkonto benötigen, z. B. weil Ihre Kunden direkt bei Ihnen bezahlen, dann können Sie die fiktive IBAN CH1111111111111111115 eintragen.

Statt des Namens und der Adresse des Bankinstituts bitte xxxx oder 9999 eintippen.

Der so generierte QR-Code kann nicht zur Zahlung verwendet werden.

Die Erfassung von zusätzlichen Therapeuten ist freiwillig. Die entsprechenden Felder in der Konfiguration sind nicht obligatorisch.
Falls erwünscht, kann hier eine Liste von Angestellten erstellt werden. Therapeuten und Therapeutinnen, die im Angestelltenverhältnis arbeiten, brauchen eine eigene GLN.

Die Therapeutinnen und Therapeuten, die Sie in der Konfiguration eintragen, bilden eine Liste. Sie können später, bei der Erfassung der Rechnungen, ausgewählt werden.

Alle Therapeuten und Therapeutinnen, die im Angestelltenverhältnis arbeiten, benötigen eine eigene GLN.

Die erfassten Personen können auch wieder aus der Liste gelöscht werden, mit einem Klick auf das Symbol "Mülleimer".

Die hier erfassten TPW-Standard-Werte können, wenn erwünscht, später wieder geändert werden. Wenn Sie eine generelle Preisanpassung vornehmen möchten, müssen Sie den Taxpunktwert in der Konfiguration anpassen.

Standard-Taxpunktwert für Leistungen, die nach VVG (Zusatzversicherung) abgerechnet werden. Da die Leistungserbringer in diesem Bereich relativ frei sind in der Preisgestaltung, können Sie hier einen Standard-TPW eingeben, der z.B. ihrem gewünschten Stundenansatz entspricht (roter Pfeil).

Für weitere Informationen und Beispiele zur Berechnung des Stundenlohnes für Tarif 590, konsultieren Sie bitte den Artikel: Berechnung Standard-TPW für Stundenansatz

Bitte klicken Sie hier für Informationen zu den Zahlungs- und Mahnfristen und Mahngebühren: Mahnungen und Zahlungsfristen

Hier kann ein Startwert für die Nummerierung Ihrer Abrechnungen ausgewählt werden.

Wir empfehlen, einfach bei 1 anzufangen.

Alternativ könnten Sie auch einen Startwert mit Jahreszahl eingeben. Sie könnten z. B. immer am 1. Januar die aktuelle Jahreszahl mit einigen angehängten Nullen als Startwert eingeben.

Es können keine Buchstaben oder Sonderzeichen eingegeben werden bei der Nummerierung der Fakturen, nur Zahlen.

Die Rechnungsnummer wird vom System automatisch zugeteilt. Sie können lediglich den Startwert (die erste Rechnungsnummer) bestimmen.

Jede Abrechnung in Medical Invoice wird über die Rechnungsnummer eindeutig identifiziert. Es können keine zwei Rechnungen die gleiche Rechnungsnummer tragen. Man kann die Rechnungsnummer, die der Rechnung beim Erfassen automatisch zugeteilt wurde, nicht nachträglich ändern.

Bitte beachten Sie, dass man keine Rechnungen löschen sollte, da dadurch Lücken in der Nummerierung entstehen würden.

Wenn Sie Ihre Rechnungen direkt an die Versicherungen senden (digitale TP-Rechnungen über MediData), dann werden Sie in Medical Invoice manchmal über den gleichen Kanal Rückmeldungen der Versicherungen erhalten.

Setzen Sie hier ein Häklein, falls Sie über den Empfang der Rückmeldungen informiert werden möchten:

Sie erhalten von Medical Invoice ein entsprechendes E-Mail, sobald eine Rückmeldung eintrifft.

Sie können in Ihrem Konto jederzeit die E-Mails aktivieren oder deaktivieren, indem Sie oben rechts auf den kleinen Pfeil neben der E-Mail-Adresse klicken und dann auf "Einstellungen". Nachdem Sie ein Häklein bei der entsprechenden Option gesetzt haben, bitte auf "Speichern* klicken.

Pro-Abonnenten können ein eigenes Bild oder ein eigenes Logo auf die PDF-Rechnungen aufdrucken. Sie finden diese Option im Register "Konfiguration" im Abschnitt "PDF-Konfiguration".

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Logo wählen" klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Ordner auf Ihrem eigenen Computer öffnen können. Das ausgewählte Bild können Sie dann direkt hochladen. Es können Bilder in den Formaten .jpg, .jpeg, und .png hochgeladen werden.

Danach bitte auf die Schaltfläche "Übernehmen " klicken. Das Ergebnis wird in einer Vorschau angezeigt.
Das Logo wird auf Patientenrechnungen (TG) und Patientenkopien (TP) übernommen. Es wird nicht auf den TP-Rechnungen aufgeführt, da diese im Format XML versendet werden.

Normalerweise werden die Daten aus dem Abschnitt "Leistungserbringer" automatisch auch für die Adresse des Rechnungsstellers verwendet.

Falls Sie einen separaten Rechnungssteller erfassen möchten, bitte hier das Häklein entfernen. Danach kann, falls gewünscht, ein Rechnungssteller erfasst werden, der von den Daten im Feld "Leistungserbringer" abweicht. Zum Beispiel eine Praxis oder ein Institut.

In diesem Fall muss die IBAN überprüft werden. Diese muss mit den Daten des Rechnungsstellers übereinstimmen.

Bitte nicht vergessen, die vorgenommenen Änderungen zu speichern. Dazu bitte auf der Seite ganz hinunter scrollen und auf die grüne Schaltfläche "Konfiguration übernehmen" klicken.