Dieser Leitfaden gilt ausschliesslich für das Fachgebiet „Hilfsmittel“. Das heisst, im Register "Konfiguration" muss die Fachrichtung "Hilfsmittel" gewählt werden.
Link zur Seite der ZAS: https://www.zas.admin.ch/de/hilfsmittel-tarif-914
Willkommen bei Medical Invoice
Möglicherweise sind Sie ein Handwerksbetrieb oder ein einzelner Leistungserbringer, der zum ersten Mal eine Rechnung an die Invalidenversicherung oder vielleicht auch an eine Unfallversicherung stellen möchte.
In Medical Invoice können Sie schnell und einfach (und kostenlos) eine korrekte Rechnung erstellen und versenden.
Damit Sie keine unnötige Zeit verlieren, hier ein paar Tipps von unseren Supportmitarbeiterinnen:
Sie haben Anrecht auf eine GLN. Besorgen Sie sich eine. Ohne geht es nicht.
Sie müssen die Rechnung in Medical Invoice erstellen. Das geht schnell und einfach, wenn Sie das entsprechende Formular (im Register "Abrechnung erstellen") der Reihe nach von oben nach unten ausfüllen.
Wenn es nicht schnell und einfach geht, dann fragen Sie bitte sofort nach. klicken Sie oben rechts im Konto auf das Fragezeichen
Sie können auch unseren Chatbot fragen. Er kann in Sekundenschnelle alle unsere Anleitungen für Sie durchsuchen. Sagen Sie dem Chatbot, in welcher Fachrichtung Sie tätig sind, und an welche Versicherung Sie die Rechnung schicken möchten.
Sie können viele notwendige Infos auf der schriftlichen Mitteilung der Versicherung an die Patienten / Kunden finden (Verfügung).
Verlangen Sie nach einem unserer Supportmitarbeiter, falls Sie nicht weiterkommen. Wir unterstützen Sie gerne.
GLN
Achtung: Auch als Unternehmen oder Handwerksbetrieb benötigen Sie eine GLN. Diese können Sie bei Refdata beziehen. Ohne GLN ist das Erstellen korrekter Rechnungen nicht möglich.
Rechnungen dürfen erst dann erstellt und versendet werden, wenn die eigene gültige GLN in der Konfiguration eingetragen wurde.
Die Invalidenversicherung verlangt zwingend die GLN des Leistungserbringers.
Konfiguration der Fachrichtung
Wenn im Register "Konfiguration" die Fachrichtung "Hilfsmittel" gewählt wurde, dann stehen in Medical Invoice die folgenden Tarife zur Verfügung:
Wenn das Gesetz IVG angklickt wurde: 914 Andere Hilfsmittel IV
Wenn das Gesetz UVG angklickt wurde: 453 Verordnung über die Abgabe von Hilfsmitteln UV (HVUV)
"Versicherungsspezifischer Tarif" und Tarif 452 MiGeL: Mittel und Gegenstände Liste (HVB Selbstanwendung) stehen bei allen Gesetzen zur Verfügung.
Gesetz auswählen:
Bei der Rechnungserfassung muss zuerst das zutreffende Gesetz ausgewählt werden, damit die korrekten Tarife erscheinen. Zum Beispiel muss für die Invalidenversicherung das Gesetz IVG gewählt werden.
Voraussetzungen
Sie können mit Medical Invoice eine Abrechnung erstellen, die allen formalen Anforderungen der Versicherung entspricht.
Sollte trotzdem eine Ihrer Abrechnungen zurückgewiesen werden, dann erhalten Sie in Ihrem Medical Invoice-Konto eine sogenannte Rückweisungsmeldung. Sie können darin den Rückweisungsgrund lesen und auch die Kontaktdaten der zuständigen Person bei der Versicherung. Die Rechnung können Sie dann korrigieren und erneut versenden.
Bitte beachten Sie dazu auch das Kapitel: RückweisungenAuf der Abrechnung für die IV muss die 14-stellige Fallnummer (Verfügungsnummer, Mitteilungsnummer) angegeben werden. Die Fallnummer befindet sich in der Mitteilung, die der versicherten Person von der IV-Stelle zugeschickt wird.
Bitte beachten Sie dazu auch das Kapitel: Verfügungsnummern der IV
Adressierung der Abrechnung
Invalidenversicherung
Wichtig:
Im Register "Abrechnung erfassen" muss das Gesetz "IVG" ausgewählt werden. Damit ist die Abrechnung bereits korrekt adressiert. Das kantonale Büro der IV wird durch die ersten drei Zahlen der Verfügungsnummer bestimmt.
Neben dem Tarif 914 wird auch noch der Tarif 452 (MiGeL: HVB Selbstanwendung) aufgeführt.
Unfallversicherung
Wird das Gesetz UVG ausgewählt um die Rechnung zu erstellen, dann stehen die Tarife 453 "Verordnung über die Abgabe von Hilfsmitteln durch die Unfallversicherung" und 452 "MiGeL: HVB Selbstanwendung" zur Verfügung.
Tarif 914 "Andere Hilfsmittel IV"
Im Tarif 914 für die Invalidenversicherung werden viele verschiedene Tarifziffern aufgelistet.
Auf der Abrechnung muss für jede Leistung die offizielle Tarifziffer aus dem Tarif angegeben werden.
Auf der Seite der ZAS werden Listen mit Hilfsmitteln und den zugehörigen Tarifziffern veröffentlicht. Bitte klicken Sie hier, um auf die Seite der ZAS zu gelangen: ZAS-Hilfsmitteltarif
Zum Beispiel:
Prothesen
Hilfsmittel für den Kopfbereich (z.B. Perücken)
Brillen und Kontaktlinsen (für IV)
Motorfahrzeuge (z.B. Autoumbauten)
Hilfsmittel für blinde und hochgradig sehbehinderte Personen
Gehhilfen (auch Unterhalt)
Hilfsmittel am Arbeitsplatz, im Aufgabenbereich, zur Schulung und Ausbildung sowie bauliche Vorkehren zur Überwindung des Arbeitsweges
Hilfsmittel für die Selbstsorge (z.B. Treppenlift)
Hilfsmittel für den Kontakt mit der Umwelt
Punktschriftunterricht, O&M Training, Individuelles Smartphone - Tablet Training
Wenn Sie im Register "Abrechnung erfassen" das Gesetz "IVG" ausgewählt haben, dann steht Ihnen neben dem Tarif 914 auch noch der Tarif 452 (MiGeL: HVB Selbstanwendung) zur Verfügung.
Grundsätzliches zur Rechnungserstellung in MIC
Zuerst werden die allgemeinen Daten in das Rechnungsformular eingetragen.
Man kann auch eingescannte Dokumente an die Abrechnung anhängen.
Danach werden die Leistungen erfasst und im Rechnungsformular gespeichert.
Die fertige Abrechnung muss gespeichert werden.
Nach dem Speichern kann die Abrechnung im Register "Abrechnungen" angesehen und von dort aus versendet werden (s. Kapitel Rechnungsversand)
Rechnungsformular ausfüllen
Wechseln Sie ins Register "Abrechnung erfassen"
Oben werden automatisch die Daten des Leistungserbringers aus der Konfiguration eingetragen (Hauptkonfiguration).
Im Feld "Patienten" eine Person auswählen oder neu erfassen (s. Artikel Patienten). Jene Daten, die bereits bei den Patientendaten gespeichert wurden, werden automatisch eingetragen.
Die 14-stellige Fallnummer der IV muss auf der Rechnung angegeben werden (s. Kapitel Verfügungsnummern).
Wählen sie das zutreffende Gesetz aus. Für Invalidenversicherung muss man "IVG" anklicken. Nun stehen Ihnen die richtigen Tarife und Tarifziffern zur Verfügung.
Die Rechnungsstellung an Versicherung (grüner Balken) ist automatisch eingestellt, wenn das Gesetz IVG gewählt wurde. In anderen Fällen muss die richtige Versicherung aus der Liste ausgesucht werden.
Sie können eingescannte Dokumente (Verfügung) an die Rechnung anhängen. Bei schon vorhandenen Dokumenten genügt es ein Häklein zu setzen (s. Artikel Dokumente hochladen)
Leistungen erfassen
Datum der Leistung auswählen
Damit ist das Datum der Leistungserbringung gemeint, nicht das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst später gesetzt.
Therapeut
Hier wird automatisch der Leistungserbringer eingetragen, der in der Konfiguration gespeichert wurde. Falls erforderlich, können Sie hier auch Leistungserbringer auswählen, die im Angestelltenverhältnis tätig sind und als solche in der Kontokonfiguration gespeichert wurden. (Siehe Kapitel Konfiguration: Andere Therapeuten )
Tarif
Falls der gesuchte Tarif nicht erscheint, kontrollieren Sie bitte das weiter oben ausgewählte Gesetz.
Tarifziffer
Klicken Sie in das Feld hinein und fangen Sie an zu schreiben (Zahlen oder Buchstaben). Es wird Ihnen eine passende Auswahl geliefert. Die weiter unten erscheinenden Eingabefelder sind von der gewählten Tarifziffer abhängig.
Natürlich kann die gesuchte Position auch über die Tarifziffer aufgerufen werden, wenn Sie diese bereits kennen.
(Für Kilometer-Entschädigung mit Taxi oder Privatfahrzeug können Sie zum Beispiel mit den Begriffen "KM", "Fahrspesen" oder "Reisezeit" suchen.)
Anzahl
Lesen Sie bitte die Bezeichnung im Feld "Tarifziffer", dies wird oft einen Hinweis darauf liefern, was Sie im Feld "Anzahl" eingeben müssen. Falls weiter unten das Feld "Preis" vorhanden ist, dann wird automatisch der Preis mit der Anzahl multipliziert.
Falls sich die eingegebenen Zahlen wie von Zauberhand verändern, dann liegt das sehr wahrscheinlich an Ihren Mauseinstellungen. Springen Sie in diesem Fall mit der Tabulator-Taste aus dem Eingabefeld heraus.
Sitzung
Im Feld "Sitzung" muss normalerweise nichts eingetragen werden, es kann auf 1 stehen bleiben. Im Normalfall dient dieses Feld nur dazu, die Sitzungen zu nummerieren, falls mehrere am gleichen Tag stattfinden).
Preis
In diesem Feld den Preis eintragen (dieses Feld ist nicht immer vorhanden).
Externer Faktor
In diesem Feld kann bei Bedarf ein Faktor eingegeben werden, der den Preis beeinflusst. (0.5 würde den Preis halbieren, 0.9 hätte eine Reduktion von 10% zur Folge).
Leistungen hinzufügen
Klicken Sie auf "Hinzufügen" um die eben erfassten Leistungen der Abrechnung hinzuzufügen.
Die hinzugefügten Leistungen werden aufgelistet. Falls nötig, können sie mit einem Klick auf das Symbol "Mülleimer" gelöscht und neu erfasst werden.
Weiter unten stehen zwei zusätzliche Textfelder zur Verfügung. Diese bleiben in der Regel leer.
Referenznummer überschreiben
Sie können auf der Rechnung eine eigene Referenznummer erfassen. Dies wird Ihnen später die Zuordnung der Zahlungseingänge erleichtern.
Abrechnung speichern
Nun können Sie speichern. Um die Rechnung zu versenden, bitte ins Register "Abrechnungen" wechseln.
Link zum Artikel: Rechnungsversand