Sammelaktionen sind Verarbeitungsschritte, die auf mehrere Abrechnungen gleichzeitig angewendet werden können. Zum Beispiel kann man mehrere TP-Rechnungen markieren und dann gleichzeitig elektronisch versenden.
Im Register "Abrechnungen" stehen verschiedene Sammelaktionen zur Verfügung. Der Balken mit den entsprechenden Schaltflächen ist aber erst dann sichtbar, wenn mindestens eine Abrechnung markiert wurde.
Sobald mindestens eine Abrechnung markiert wurde, sind die Statusfilter, der Zeitfilter und die Schaltflächen "camt.054", "Export" und "Neue Abrechnung" nicht mehr sichtbar. Es ist darum wichtig, zuerst den passenden Status- und Zeitfilter auszuwählen, bevor die erste Abrechnung markiert wird.
Anhänge an Abrechnungen
Eventuell bei einer Abrechnung vorhandene Anhänge (hochgeladene eingescannte Dateien wie Verordnungen oder Lieferscheine) werden mit den Sammelaktionen nicht verarbeitet.
Abrechnungen markieren
Man kann die gewünschten Abrechnungen markieren, indem man in der ersten Spalte der Tabelle ein Häklein vor die Abrechnung setzt. Oben erscheint daraufhin der Balken mit den verfügbaren Aktionen und es wird angezeigt, wie viele Abrechnungen bereits markiert wurden.
Zum Beispiel könnte "2 Abrechnungen markiert" am Anfang des Balkens geschrieben stehen (ganz links). Das heisst, wenn Abrechnungen markiert wurden, die auf der aktuell sichtbaren Seite der Tabelle nicht zu sehen sind, weil umgeblättert wurde, dann kann man dies im Balken mit den Sammelaktionen ablesen.
Um alle markierten Abrechnungen in einem einzigen Schritt zu deselektieren, kann ganz links im Balken der Sammelaktionen auf X geklickt werden.
Verfügbare Sammelaktionen
Welche Sammelaktionen verfügbar sind, hängt vom Status der markierten Abrechnungen ab, und auch davon, ob es sich um TP- oder TG-Rechnungen handelt.
Nicht verfügbare Sammelaktionen werden ausgegraut.
Sammelaktion "ELEKTRONISCH VERSENDEN"
Diese Sammelaktion ist nur für TP-Rechnungen und Restkostenabrechnungen verfügbar die sich im Status "OFFEN" befinden.
Es erscheint der Kalender, in dem das aktuelle Datum vorausgewählt ist. Beim elektronischen Versand mehrerer Abrechnungen kann nur das aktuelle Datum als Rechnungsdatum ausgewählt werden.
Wenn das Behandlungsdatum bei einer selektierten TP-Rechnung in der Zukunft liegt, dann erscheint die Fehlermeldung: "Elektronischer Versand ist für eine oder mehrere selektierte Abrechnung nicht verfügbar".
Die Fehlermeldung: "Elektronischer Versand ist für eine oder mehrere selektierte Abrechnung nicht verfügbar" erscheint auch dann wenn versehentlich eine TG-Rechnung markiert wurde, oder wenn in der Hauptkonfiguration eine Fachrichtung gespeichert wurde, die den Versand über MediData nicht zulässt.
Sammelaktion "ALS MANUELL VERSENDET MARKIEREN"
Mit dieser Sammelaktion können TG-Rechnungen gleichzeitig finalisiert und als PDF generiert und heruntergeladen werden. Diese Sammelaktion ist nur für TG-Rechnungen verfügbar die sich im Status "OFFEN" befinden. Die markierten TG-Rechnungen werden in diesem Prozess auf den Status "DRUCKBEREIT" gesetzt. Im Laufe des gleichen Prozesses können auch Download-Links versendet werden.
Es erscheint der Kalender, in dem das aktuelle Datum vorausgewählt ist. Bei der Sammelaktion "ALS MANUELL VERSENDET MARKIEREN", kann nur das aktuelle Datum als Rechnungsdatum ausgewählt werden. Es werden alle markierten Patientenrechnungen gleichzeitig finalisiert.
Danach erscheint das Dialogfenster "Rechnungs-PDFs herunterladen", in dem für alle markierten Patientenrechnungen gleichzeitig die Optionen Sprache und Adressposition ausgewählt werden können. Anschliessend kann mit einem Klick auf "Herunterladen" die PDFs generiert werden.
Danach auf "Datei öffnen" klicken: Es wird eine ZIP-Datei auf das Gerät des Benutzers heruntergeladen (normalerweise ist es im Download-Ordner zu finden. Der Name der ZIP-Datei lautet zum Beispiel: invoices_2026-07-23.zip
Diese ZIP-Datei enthält alle eben generierten Patientenrechnungen im Format PDF.
Danach auf "Schliessen" klicken. Es öffnet sich das Dialogfenster "Download-Links versenden". Nun können Download-Links an die Patienten gesendet werden, jedoch nur an jene Patienten, bei denen eine E-Mail-Adresse gespeichert wurde.
Am Ende des Prozesses erscheint am oberen Bildschirmrand eine Meldung: "n Rechnungen wurden als manuell versendet markiert". Dabei wird die Anzahl der verarbeiteten Abrechnungen angegeben. Diese Abrechnungen tragen nun den Status "DRUCKBEREIT".
Mögliche Fehlermeldungen:
Eine Fehlermeldung "Die folgenden Rechnungen können nicht als manuell versendet markiert werden und werden übersprungen: 2026000000001029 – Exemple Max: Rechnung hat die Versandvalidierung nicht bestanden" erscheint zum Beispiel, wenn die betreffende Rechnung Leistungen enthält, deren Datum mehr als 30 Tage in der Zukunft liegt. Die betroffenen Abrechnungen werden aus dem Prozess ausgelenkt. Es werden nur jene TG-Rechnungen weiter verarbeitet, die ein zulässiges Behandlungsdatum tragen.
Eine Fehlermeldung "Die folgenden Rechnungen können nicht als manuell versendet markiert werden und werden übersprungen: 2026000000001044 – Exemple Max: Rechnung muss über MediData versendet werden" erscheint zum Beispiel, wenn es sich bei der betreffenden Abrechnung um eine TP-Rechnung handelt. Die betroffenen Abrechnungen werden aus dem Prozess ausgelenkt und es werden nur die markierten TG-Rechnungen weiter verarbeitet.
Sammelaktion "PDF HERUNTERLADEN (ZIP)"
Diese Sammelaktion ist nur für jene Abrechnungen verfügbar, die bereits finalisiert wurden, und die sich nicht mehr im Status "OFFEN" befinden.
Es wird von allen markierten TG-Rechnungen das PDF generiert. Bei den markierten TP-Rechnungen wird ebenfalls das PDF generiert. Wir werden die Sammelaktion jedoch so anpassen, so dass bei den TP-Rechnungen in Zukunft die Patientenkopie generiert wird.
Am Anfang des Prozesses erscheint das Dialogfenster "Rechnungs-PDFs herunterladen", in dem für alle markierten Abrechnungen gleichzeitig die Optionen Sprache und Adressposition ausgewählt werden können. Mit einem Klick auf "Herunterladen" werden die PDFs generiert.
Danach auf "Datei öffnen" klicken: Es wird eine ZIP-Datei auf das Gerät des Benutzers heruntergeladen (normalerweise ist es im Download-Ordner zu finden. Der Name der ZIP-Datei lautet zum Beispiel: invoices_2026-07-23.zip
Diese ZIP-Datei enthält alle eben generierten Patientenrechnungen im Format PDF.Auch die Option "Download-Links versenden" wird im Laufe des Prozesses angeboten, jedoch nur für jene Abrechnungen, bei denen für den Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Fehlerbehebung:
Falls die Sammelaktion "PDF HERUNTERLADEN (ZIP)" ausgegraut ist, kontrollieren Sie den Status aller markierten Abrechnungen. Für Patientenrechnungen im Status "OFFEN" muss die Sammelaktion "ALS MANUELL VERSENDET MARKIEREN" verwendet werden. Für TP-Rechnungen im Status "OFFEN" muss die Sammelaktion "ELEKTRONISCH VERSENDEN" verwendet werden.
Sammelaktion "DOWNLOAD-LINKS VERSENDEN"
Mit dieser Sammelaktion können Download-Links für mehrere Patientenrechnungen gleichzeitig versendet werden. Diese Sammelaktion ist nur für TG-Rechnungen verfügbar die sich nicht mehr im Status "OFFEN" befinden.
Download-Links können nur an jene Patienten gesendet werden, bei denen eine E-Mail-Adresse gespeichert wurde.
Fehlerbehebung:
Falls die Sammelaktion "DOWNLOAD-LINKS VERSENDEN" ausgegraut ist, kontrollieren Sie bitte den Status aller markierten Abrechnungen. Der Status darf nicht "OFFEN" sein. Kontrollieren Sie auch, ob versehentlich eine TP-Rechnung markiert wurde.
Sammelaktion "LÖSCHEN"
Achtung:
Löschen Sie keine Abrechnungen aus Ihrem Medical-Invoice-Konto! Dabei entstehen Lücken in der Nummerierung der Abrechnungen.
Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!
Diese Sammelaktion ist nur für spezielle Ausnahmefälle gedacht. Es können damit mehrere TG-Rechnungen gleichzeitig gelöscht werden, vorausgesetzt, der Status ist "OFFEN".
