Exportation des données relatives aux factures
Pour exporter les données des factures, il y a un bouton "Export" dans Medical Invoice. Vous le trouverez dans l'onglet "Factures" en haut à droite de la fenêtre. Cette fonction permet de réaliser une liste des factures.
Tous les factures de l'onglet "Factures" seront exportés.
Les détails qui peuvent être affichés dans la liste des factures sont tous exportés, qu'ils aient été sélectionnés ou non dans la fonction Gérer les colonnes.
La liste exportée peut être filtrée et triée selon vos besoins dans un programme adapté tel qu'Excel. Conseils pour le traitement dans Excel
Après avoir cliqué sur "Export" une boîte de dialogue apparaît avec un lien "Ouvrir le fichier". Si l'on clique dessus, la liste que vous venez de créer sera téléchargée sur votre appareil au format csv.
En fonction de la configuration que vous avez choisie pour votre ordinateur et votre navigateur, le fichier est placé dans un dossier de votre ordinateur (généralement dans le dossier "Download").
Les fichiers sont nommés selon ce modèle :
Medical_Invoice_export_Patients_2023-10-06.csv Medical_Invoice_export_Invoices_2023-10-06.csv
Toutes les factures seront listées. La fonction de filtre dans Medical Invoice n'a aucune influence sur ce point. La liste peut être retravaillée et triée dans un programme approprié (Excel ou Numbers pour Mac).
Avec la fonction "Export", il est possible d’exporter essentiellement uniquement les données de facturation qui peuvent être affichées dans l’onglet "Factures". Le contenu des factures (par exemple les codes tarifaires, les montants par position tarifaire, etc.) ne peut pas être exporté avec cette fonction. Si vous avez besoin de données plus détaillées, veuillez consulter l’onglet "Reporting".
Télécharger les factures au format PDF sur son propre appareil
Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les factures au format PDF à l'aide des "Actions groupées". Pour ce faire, sélectionnez les factures souhaitées sur le côté gauche dans l'onglet "Factures". Cliquez ensuite sur l'action groupée "TÉLÉCHARGER LES PDF (ZIP)".
La fenêtre "Télécharger les PDF des factures" s'affiche. Vous pouvez y sélectionner les options de langue souhaitées ainsi que la position de l'adresse.
Si vous avez sélectionné non seulement des factures patient, mais également des factures TP, vous pouvez aussi choisir si vous souhaitez générer une copie patient ou le PDF de la facture TP pour ces factures.
En cliquant sur "Télécharger", un fichier ZIP est généré.
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur "Ouvrir le fichier" pour télécharger le fichier ZIP sur votre propre appareil.
Le nouveau fichier s'appelle par exemple invoices_2026-10-07.zip ou un nom similaire. Il contient toutes les factures sélectionnées lors de cette opération.
Cela ne fonctionne pas pour les factures qui ne sont pas encore finalisées (statut "NON ENVOYÉ"). Si de telles factures ont été sélectionnées par erreur, le message d'erreur correspondant "Les factures suivantes ne possèdent pas de PDF et seront ignorées" s'affiche, et les factures qui ne sont pas encore finalisées sont ignorées.
Exportation des données relatives aux patients
Lors de l'exportation des données à partir de l'onglet "Patients", toutes les informations qui sont visibles dans la fenêtre au moment de l'exportation seront exportées. Avec la fonction "Gérer les colonnes", l'utilisateur peut déterminer lui-même quelles données doivent être affichées dans la liste des patients.
Excel
Veuillez noter que la présentation des listes dans Excel n'est pas déterminée par Medical Invoice.
Vous devez vous-même choisir dans Excel les paramètres pour l'importation des données comme vous le souhaitez.
Pour éviter que vos données ne se mélangent dans Excel, vous pouvez procéder de la manière suivante :
Sauvegardez le fichier exporté de Medical Invoice sur votre ordinateur.
Ouvrez tout d'abord Excel
Sélectionnez l'onglet Données > texte/CSV
Dans la fenêtre "importation données" : cherchez le fichier CSV créé précédemment et importez les données vers Excel.
Dans la boîte d'importation Excel, veillez à bien choisir le séparateur que vous souhaitez utiliser (en général, il convient de choisir la virgule).
Importez les données dans votre Excel (bouton Charger ou Importer).
Fenêtre "importation données" :
(la fenêtre affiche les dossiers de votre propre système) :
La fenêtre suivante dans Excel permet de spécifier les conditions de l'importation :
Conseils pour le traitement dans Excel
Dans l'exemple ci-dessous, la liste a été filtrée en fonction de la date de facturation.
La coche pour l'année 2023 et pour les mois de janvier à mars 2024 a été supprimée. Il ne reste plus que le mois d'avril 2024 (marqué en jaune).
Si l'on clique sur OK, la liste n'affiche plus que les factures du mois d'avril 2024.
Lorsqu'une colonne d'Excel est en état filtré, les données ne sont plus toutes affichées. La colonne correspondante est mise en évidence dans Excel :
Pour afficher à nouveau toutes les données, il faut supprimer le filtre qui avait été mis en place :
Export des données relatives aux patients
Pour exporter les données relatives aux patients, il y a un bouton "Export" dans Medical Invoice. Vous le trouverez dansl'onglet "Patients" en haut à droite de la fenêtre. Cette fonction permet de réaliser une liste des patients.
Tous les dossiers de patients figurant dans l'onglet "Patients" seront exportés.
Seuls les détails visibles dans la liste des patients seront exportés.
Vous devez sélectionner les colonnes que vous souhaitez avant l'exportation.
Exemple : Dans un programme comme Excel, le résultat pourrait ressembler à l'image ci-dessous.
Répartir les noms des patients dans deux colonnes distinctes dans Excel
Le prénom et le nom de famille des patients sont exportés sur la même ligne. Dans Excel, cela peut poser des difficultés si la liste des patients doit être triée par nom de famille.
Pour fractionner le texte en colonnes dans Excel:
Veuillez sélectionner la ligne contenant le nom du patient dans Excel.
Allez dans l'onglet Données dans Excel.
Dans le groupe Outils de données, cliquez sur "Fractionner le texte en colonnes".
Dans l'assistant de conversion de texte d'Excel, choisissez "Délimité"
Sélectionnez les délimiteur « Espace » à la deuxième étape.
Cliquez sur "Terminer" et terminez la conversion de texte dans Excel.
Le nom et le prénom des patients apparaissent désormais dans deux colonnes distinctes de votre feuille de calcul Excel.
Diviser davantage l'adresse du patient
L'adresse du patient est exportée dans une seule colonne. Si vous souhaitez que la rue et le code postal/la localité apparaissent dans des colonnes séparées, vous pouvez sélectionner cette option lors de l'importation des données dans le fichier Excel :
Veuillez ouvrir un fichier Excel vide.
Dans Excel, veuillez cliquer d'abord sur “Data”, puis sur “From Text/CSV”.
Veuillez sélectionner le fichier précédemment exporté depuis Medical Invoice (le nom du fichier est similaire à celui-ci : Medical_Invoice_export_Patients_).
Veuillez cliquer sur "Import".
Veuillez sélectionner le séparateur “Semicolon".
Ne cliquez pas sur “Load”, mais sur “Transform Data”.
Une fenêtre correspondante s'ouvre dans Excel. Dans cette fenêtre, sélectionnez la colonne "Adresse", puis cliquez sur "Split Column" (Diviser la colonne".
Sélectionnez ensuite le séparateur (Delimitator). Choisissez la virgule comme séparateur pour diviser davantage la colonne "Adresse".
En cliquant maintenant sur "OK", les données de la colonne "Adresse" s'affichent dans deux colonnes. Les deux colonnes sont nommées "Adresse 1". et "Adresse 2".
Cliquez en haut à gauche de la fenêtre sur "Close & Load". La feuille de calcul Excel avec les données des patients s'ouvre.
Le processus en images :
La fenêtre qui s'ouvre dans Excel lorsque vous sélectionnez le fichier "Medical_Invoice_export_Patients_" et cliquez sur "Import" :
La fenêtre qui s'ouvre dans Excel lorsque vous cliquez sur « Transform Data » dans la fenêtre d'importation :
La colonne contenant l'adresse du patient peut être sélectionnée (marquée) dans cette fenêtre Excel. Cliquez ensuite sur “Split Column” (Diviser la colonne).
Sélectionnez la virgule comme séparateur (Delimiter), car la rue/le numéro et le code postal/la localité sont séparés par une virgule :
Que faire si vous n'avez pas Excel ou Numbers ?
Si vous ne disposez pas d'un programme comme Excel ou Numbers (sur Mac), vous pouvez malgré tout continuer à traiter les données exportées. Cette méthode n'est toutefois intéressante que si vous n'avez que très peu de factures à traiter.
Vous pouvez utiliser pour cela un éditeur de texte. Les ordinateurs Microsoft Windows et Apple Mac disposent généralement de plusieurs éditeurs de texte simples préinstallés, qui peuvent être utilisés immédiatement sans achat ni téléchargement supplémentaire, par exemple WordPad ou TextEdit. Ces programmes peuvent également être utilisés pour continuer à traiter les factures exportées.
Exemple : comment rassembler les factures pour les impôts sans utiliser Excel
Dans votre compte Medical Invoice, allez dans l'onglet "Factures", puis cliquez sur "EXPORT" et ensuite sur "Ouvrir le fichier".
Sélectionnez ensuite le fichier exporté sur votre ordinateur. Normalement, vous le trouverez dans le dossier de téléchargement. Le nom du fichier exporté est "Medical_Invoice_export_Invoices_2026-10-05(1).csv" ou un nom similaire.
Ouvrez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le fichier sélectionné. Choisissez "ouvrir avec", puis sélectionnez une application appropriée, par exemple "WordPad" de Microsoft.
Dans un éditeur de texte simple, chaque facture apparaît sur sa propre ligne.
Les informations suivantes sont indiquées successivement de gauche à droite (séparées par des virgules) : N° de facture, Patient prénom, Patient nom, Date de naissance, Assurance, Date de la facture, Date du traitement, Montant, Frais de rappel, Total, Date de paiement, Statut, Tiers
Cela se présente par exemple comme ceci :
20230049, Marianne, Müller-Meier, 1970-01-01, , 2023-04-19, 2023-02-14,264.00, , 264.00, , Prêt à imprimer, GARANT
Dans cet exemple, le cinquième champ est vide, car aucune assurance n'est indiquée pour les factures adressées au patient. On voit simplement deux séparateurs (virgules) l'un à côté de l'autre.
Le sixième champ à partir de la gauche, qui contient la date de facture, est particulièrement important, car pour votre déclaration fiscale, vous souhaitez utiliser uniquement les factures correspondant à une année donnée.
Dans un éditeur de texte très simple, vos possibilités sont limitées, mais la fonction de recherche fonctionne presque toujours. Cliquez dans les données et appuyez sur les touches CTRL + F de votre clavier. Une fenêtre de recherche devrait s'ouvrir. Saisissez l'année recherchée.
Copiez toutes les factures dans lesquelles l'année recherchée apparaît dans un nouveau fichier, ou supprimez toutes les factures qui ne correspondent pas à l'année pour laquelle vous souhaitez établir votre déclaration fiscale. Veillez à prendre en compte uniquement la date de facture, qui figure en sixième position à partir de la gauche. La date de traitement ou la date de paiement ne devraient pas être prises en compte.
Vous pouvez ensuite rechercher les factures dont le STATUT ne convient pas. Par exemple, vous pouvez trier les factures ayant le statut "Rejeté".
Cette procédure demande un certain travail, mais si seules quelques factures sont concernées, vous pouvez procéder de cette manière sans utiliser un programme comme Excel.