Exportation des données relatives aux factures
Pour exporter les données des factures, il y a un bouton "Export" dans Medical Invoice. Vous le trouverez dans l'onglet "Factures" en haut à droite de la fenêtre. Cette fonction permet de réaliser une liste des factures.
Tous les factures de l'onglet "Factures" seront exportés.
Les détails qui peuvent être affichés dans la liste des factures sont tous exportés, qu'ils aient été sélectionnés ou non dans la fonction Gérer les colonnes.
La liste exportée peut être filtrée et triée selon vos besoins dans un programme adapté tel qu'Excel. Conseils pour le traitement dans Excel
Après avoir cliqué sur "Export" une boîte de dialogue apparaît avec un lien "Ouvrir le fichier". Si l'on clique dessus, la liste que vous venez de créer sera téléchargée sur votre appareil au format csv.
En fonction de la configuration que vous avez choisie pour votre ordinateur et votre navigateur, le fichier est placé dans un dossier de votre ordinateur (généralement dans le dossier "Download").
Les fichiers sont nommés selon ce modèle :
Medical_Invoice_export_Patients_2023-10-06.csv Medical_Invoice_export_Invoices_2023-10-06.csv
Toutes les factures seront listées. La fonction de filtre dans Medical Invoice n'a aucune influence sur ce point. La liste peut être retravaillée et triée dans un programme approprié (Excel ou Numbers pour Mac).
Avec la fonction "Export", il est possible d’exporter essentiellement uniquement les données de facturation qui peuvent être affichées dans l’onglet "Factures". Le contenu des factures (par exemple les codes tarifaires, les montants par position tarifaire, etc.) ne peut pas être exporté avec cette fonction. Si vous avez besoin de données plus détaillées, veuillez consulter l’onglet "Reporting".
Excel
Veuillez noter que la présentation des listes dans Excel n'est pas déterminée par Medical Invoice.
Vous devez vous-même choisir dans Excel les paramètres pour l'importation des données comme vous le souhaitez.
Pour éviter que vos données ne se mélangent dans Excel, vous pouvez procéder de la manière suivante :
Sauvegardez le fichier exporté de Medical Invoice sur votre ordinateur.
Ouvrez tout d'abord Excel
Sélectionnez l'onglet Données > texte/CSV
Dans la fenêtre "importation données" : cherchez le fichier CSV créé précédemment et importez les données vers Excel.
Dans la boîte d'importation Excel, veillez à bien choisir le séparateur que vous souhaitez utiliser (en général, il convient de choisir la virgule).
Importez les données dans votre Excel (bouton Charger ou Importer).
Fenêtre "importation données" :
(la fenêtre affiche les dossiers de votre propre système) :
La fenêtre suivante dans Excel permet de spécifier les conditions de l'importation :
Conseils pour le traitement dans Excel
Dans l'exemple ci-dessous, la liste a été filtrée en fonction de la date de facturation.
La coche pour l'année 2023 et pour les mois de janvier à mars 2024 a été supprimée. Il ne reste plus que le mois d'avril 2024 (marqué en jaune).
Si l'on clique sur OK, la liste n'affiche plus que les factures du mois d'avril 2024.
Lorsqu'une colonne d'Excel est en état filtré, les données ne sont plus toutes affichées. La colonne correspondante est mise en évidence dans Excel :
Pour afficher à nouveau toutes les données, il faut supprimer le filtre qui avait été mis en place :
Export des données relatives aux patients
Pour exporter les données relatives aux patients, il y a un bouton "Export" dans Medical Invoice. Vous le trouverez dansl'onglet "Patients" en haut à droite de la fenêtre. Cette fonction permet de réaliser une liste des patients.
Tous les dossiers de patients figurant dans l'onglet "Patients" seront exportés.
Seuls les détails visibles dans la liste des patients seront exportés.
Vous devez sélectionner les colonnes que vous souhaitez avant l'exportation.
Exemple : Dans un programme comme Excel, le résultat pourrait ressembler à l'image ci-dessous.
Répartir les noms des patients dans deux colonnes distinctes dans Excel
Le prénom et le nom de famille des patients sont exportés sur la même ligne. Dans Excel, cela peut poser des difficultés si la liste des patients doit être triée par nom de famille.
Pour fractionner le texte en colonnes dans Excel:
Veuillez sélectionner la ligne contenant le nom du patient dans Excel.
Allez dans l'onglet Données dans Excel.
Dans le groupe Outils de données, cliquez sur "Fractionner le texte en colonnes".
Dans l'assistant de conversion de texte d'Excel, choisissez "Délimité"
Sélectionnez les délimiteur « Espace » à la deuxième étape.
Cliquez sur "Terminer" et terminez la conversion de texte dans Excel.
Le nom et le prénom des patients apparaissent désormais dans deux colonnes distinctes de votre feuille de calcul Excel.
Diviser davantage l'adresse du patient
L'adresse du patient est exportée dans une seule colonne. Si vous souhaitez que la rue et le code postal/la localité apparaissent dans des colonnes séparées, vous pouvez sélectionner cette option lors de l'importation des données dans le fichier Excel :
Veuillez ouvrir un fichier Excel vide.
Dans Excel, veuillez cliquer d'abord sur “Data”, puis sur “From Text/CSV”.
Veuillez sélectionner le fichier précédemment exporté depuis Medical Invoice (le nom du fichier est similaire à celui-ci : Medical_Invoice_export_Patients_).
Veuillez cliquer sur "Import".
Veuillez sélectionner le séparateur “Semicolon".
Ne cliquez pas sur “Load”, mais sur “Transform Data”.
Une fenêtre correspondante s'ouvre dans Excel. Dans cette fenêtre, sélectionnez la colonne "Adresse", puis cliquez sur "Split Column" (Diviser la colonne".
Sélectionnez ensuite le séparateur (Delimitator). Choisissez la virgule comme séparateur pour diviser davantage la colonne "Adresse".
En cliquant maintenant sur "OK", les données de la colonne "Adresse" s'affichent dans deux colonnes. Les deux colonnes sont nommées "Adresse 1". et "Adresse 2".
Cliquez en haut à gauche de la fenêtre sur "Close & Load". La feuille de calcul Excel avec les données des patients s'ouvre.
Le processus en images :
La fenêtre qui s'ouvre dans Excel lorsque vous sélectionnez le fichier "Medical_Invoice_export_Patients_" et cliquez sur "Import" :
La fenêtre qui s'ouvre dans Excel lorsque vous cliquez sur « Transform Data » dans la fenêtre d'importation :
La colonne contenant l'adresse du patient peut être sélectionnée (marquée) dans cette fenêtre Excel. Cliquez ensuite sur “Split Column” (Diviser la colonne).
Sélectionnez la virgule comme séparateur (Delimiter), car la rue/le numéro et le code postal/la localité sont séparés par une virgule :
