Seuls les documents au format PDF et les fichiers image (.jpg, .jpeg) peuvent être téléchargés. Par exemple, des ordonnances, des bons de livraison ou des radiographies.
Vous souhaitez envoyer des documents numérisés avec une facture ? Cette procédure se déroule en deux étapes :
La première étape est de télécharger les documents.
La deuxième étape est de les joindre à une facture.
Les documents peuvent être téléchargés à deux endroits différents. Dans l'onglet "Patients" et pendant la saisie de la facture dans l'onglet "Saisir décompte".
Télécharger les documents dans l'onglet "Patients"
Dans l'onglet "Patients", sélectionner le bon patient et cliquer sur "UPLOAD".
Une boîte de dialogue apparaît. Veuillez cliquer ici sur le bouton "Ajouter ordonnance".
Une boîte de dialogue apparaît. Veuillez cliquer ici sur le bouton "Ajouter ordonnance".
La fenêtre suivante appartient à votre propre système. Selon le type d'ordinateur que vous utilisez, cette fenêtre peut se présenter différemment.
Sélectionner ici le document souhaité. Ensuite, le document sélectionné apparaît dans la boîte de dialogue de Medical Invoice.
Ci-dessous, l'exemple de document intitulé "sms_4.jpg"
En cliquant sur le bouton "Télécharger", le document est chargé :
Lorsque le document a été téléchargé avec succès, une petite coche apparaît à droite du nom du document.
On peut alors charger d'autres documents ou fermer la fenêtre.
Si les documents sont trop volumineux, un message d'avertissement s'affiche (Fichier trop volumineux) et les documents concernés ne sont pas téléchargés.
Documents chargés:
Les documents chargés peuvent être consultés dans l'onglet "Patients". Le nom du document peut également être modifié dans cet onglet.
Téléchargement dans l'onglet "Saisir décompte"
Les documents peuvent être téléchargés même pendant la saisie de la facture. Si le bouton correspondant "Upload" n'est pas disponible, cela signifie que vous n'avez pas encore sélectionné de patient pour la facture.
Tous les fichiers qui ont déjà été téléchargés pour un patient donné sont visibles dans l'onglet "Saisir décompte".
Joindre les documents à la facture
Ceci ne s'applique qu'aux factures qui sont envoyées sous forme numérique (via MediData). Les documents numérisés ne peuvent pas être joints aux factures des patients (facture-TG).
L'onglet "Saisir décompte", permet d'établir les factures et de saisir les prestations.
Mais tout d'abord, un patient doit être indiqué. Ensuite, tous les documents qui ont déjà été téléchargés pour ce patient sont disponibles.
Pour envoyer un document spécifique avec la facture, il faut le sélectionner ici.
Seul le document pour lequel une case a été cochée sera envoyé avec la facture :
Vérifier quel document a été envoyé avec la facture
Dans l'onglet "Factures", vous trouverez votre facture. Une colonne intitulée "Pièces jointes" permet de voir en un coup d'œil si un document a été joint à la facture TP.
Le nom du document joint apparaît dans cette colonne. Sinon, la mention "Aucun document" s'affiche.
Solutions aux problèmes :
Document trop grand
La taille des fichiers est limitée à 5 MB.
Les fichiers peuvent s'avérer trop volumineux si les documents sont numérisés en couleur ou en pleine résolution. Il est recommandé de scanner à nouveau en qualité normale ou de réduire la taille du document avant de le télécharger.
Solutions pour réduire la taille des fichiers:
Compression PDF : des programmes tels qu'Adobe Acrobat ou Power PDF proposent des fonctions d'optimisation des fichiers PDF qui permettent de réduire leur taille.
Optimiser les images : pour les images contenues dans les fichiers, il est possible de réduire la qualité de l'image avant de numériser le document.
Supprimer les données superflues : vérifiez que votre document ne contient pas de contenu inutile et supprimez-le avant de le numériser.
En résumé, si vous rencontrez ce message d'erreur, vous devez soit réduire la taille de vos fichiers, soit utiliser un service de partage de fichiers pour envoyer des fichiers volumineux.
Voici les étapes pour enregistrer une image au format JPEG :
Ouvrez votre image: Dans votre logiciel de retouche d'image, ouvrez l'image que vous souhaitez enregistrer au format JPEG.
Choisissez "Enregistrer sous": Allez dans le menu "Fichier" et sélectionnez "Enregistrer sous".
Sélectionnez le format JPEG: Dans la liste des formats de fichier, choisissez "JPEG".
Nommez et enregistrez: Choisissez un nom pour votre fichier et un emplacement où vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur "Enregistrer".
Options JPEG (facultatif): Une fenêtre d'options JPEG peut s'ouvrir, vous permettant de régler la qualité de l'image et le niveau de compression. Un niveau de compression élevé réduira la taille du fichier mais peut diminuer la qualité de l'image.
Confirmez: Cliquez sur "OK" pour enregistrer l'image avec les paramètres choisis.
En enregistrant au format JPEG, vous obtiendrez un fichier compressé, idéal pour le partage en ligne et l'envoi par email, car il prend moins de place.
Le document téléchargé ne peut être trouvé
Veuillez vérifier si la liste des documents a été filtrée.
Si la liste n'est pas filtrée, l'icône "Entonnoir" apparaît en noir et sans cercle.
Lorsque la liste des documents téléchargés augmente, les documents ne seront plus tous affichés sur la même page. Il se peut que votre document se trouve sur la deuxième page de la liste.
Il est également possible de visualiser un plus grand nombre de documents ou de rechercher un document spécifique par son nom :
N'oubliez pas de supprimer le terme de recherche utilisé après avoir effectué la recherche. Tant que le petit symbole de l'entonnoir est entouré de vert, la liste est toujours filtrée.
Si la liste n'est pas filtrée, le symbole de l'entonnoir apparaît en noir et sans cercle.
Vous pouvez aussi changer le tri de la liste en fonction du nom du fichier et de la date de création. Cliquez sur la petite flèche pour inverser l'ordre :
Numérisation des documents avec l'application Sumex Companion
Vous pouvez télécharger et utiliser cette application sur votre téléphone portable pour scanner des documents et les télécharger directement dans votre compte Medical Invoice.
L'application Sumex Companion n'est actuellement disponible que dans l'App-Store suisse (pour iPhone) et sur Google Play.
Lien direct vers Google-Play : https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.sumex.capturing.companion
L'application Companion vous permet de numériser vos documents à l'aide de votre smartphone.
Les documents scannés avec l'application sont directement enregistrés dans votre compte Medical Invoice auprès du patient.
Dans l'exemple ci-dessous, la patiente Exemple Anna a été sélectionnée dans l'onglet "Patients". Sur la droite, on peut voir quelques documents qui ont déjà été enregistrés auparavant chez la patiente.
Voici le nouveau document après qu'il ait été scanné avec l'application Companion. En cliquant sur l'icône "crayon", il est possible de modifier le nom du document (Scan_2024_09_26_15-31.pdf).
Scanner et télécharger des documents
Sélectionner le bon patient dans l'onglet "Patients".
Cliquer sur le bouton "Ajouter un document"
Dans la boîte de dialogue suivante, veuillez sélectionner l'option "Scan par natel".
Un code QR apparaît sur l'écran de l'ordinateur. Vous pouvez le scanner avec votre application Companion.
Si vous ne travaillez pas sur l'ordinateur, mais sur votre téléphone portable, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Ouvrir Sumex Companion" (vous devrez éventuellement faire défiler la page vers le bas pour voir le bouton).
Cliquez sur le signe + dans l'application Companion et commencez à numériser le document.
Veuillez sélectionner Scan (pas PDF) pour numériser un nouveau document.
Vous pouvez arrêter la numérisation après une page, mais vous pouvez aussi numériser des documents de plusieurs pages si vous le souhaitez.
Puis, le nouveau document doit être chargé.
Dès qu'une petite coche verte apparaît à côté du document, cela signifie qu'il a été enregistré avec succès dans votre compte Medical Invoice.
Fermez l'application Companion et retournez à votre compte Medical Invoice. Vous trouverez le document que vous venez de numériser avec le patient que vous avez sélectionné.
